Современные технологии управления персоналом

Другой источник информации - сами работники со своим мнением по тем или иным вопросам, материалы социологических исследований (анкетирование, интервью и др.), результаты психофизиологических исследований (тестирование работников) и т.п. В данном случае важно обеспечить защиту социологической информации, носящей конфиденциальный характер. Прежде всего, это касается мнений работников при изучении межличностных отношений в коллективе.

Информация  о персонале включает совокупность всех оперативных сведений, а также их обработку для кадрового планирования.

К ее оформлению предъявляется ряд требований:

• простота - информация должна содержать только данные и в том объеме, которые необходимы в конкретном случае;
• наглядность - сведения должны быть немногословны, т.е. представлены таким образом, чтобы можно было быстро определить главное, для этого используют таблицы, графики, цветное оформление материала;
• однозначность - сведения не должны допускать двоякого толкования;
• сопоставимость - сведения приводятся в сопоставимых единицах и относятся к поддающимся сравнению объектам как внутри организации, так и вне ее [18, с.53];
• преемственность - сведения о кадрах за разные временные периоды должны иметь одну методику подсчетов и одинаковые формы представления;
• актуальность - сведения должны быть свежими, предоставляются оперативно и своевременно [18, с.54].

Информационное  обеспечение службы управления персоналом можно подразделить на внемашинное и внутримашинное. Такая классификация информационного обеспечения может быть использована только при условии, что в подразделениях службы управления персоналом имеются средства вычислительной техники (например, персональные компьютеры).

Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документацию.

Внемашинная информационная база представляет собой  совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно, без применения средств вычислительной техники.

Во внемашинной  сфере в процессе управления обмен  информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами.

Внемашинное информационное обеспечение позволяет  провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов [12, с.163].

Внутримашинное  информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов. Основным элементом внутримашинного информационного обеспечения является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависит от типа машинного носителя. Поэтому на логическом уровне оценивается структура информационного массива, а на физическом уровне осуществляется реализация информационной базы с использованием современных технических средств [12, с. 165].

Основными путями повышения качества информационного  обеспечения управления персоналом предприятия, как показывает анализ его современного состояния, являются:

• дальнейшая интеграция кадровой, экономической и социологической информации;
• повышение оперативности внесения изменений в информационные файлы;
• существенное расширение информации, касающейся характеристики рабочих мест, содержания самой работы, определяющих требований к работнику, что позволит взаимоувязать наем нового работника с характеристиками вакантных рабочих мест (должностей);
• обеспечение работников при найме информацией о возможной оплате труда, профессионально-квалификационном продвижении и другими сведениями, необходимыми для своевременной оценки выполнимости ожиданий работника от нового места работы;
• повышение компьютерной грамотности работников кадровых служб и др.

Основу технического обеспечения системы управления персоналом организации составляет комплекс технических средств (КТС) - совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники [12, с. 166].

Решить задачи управления с минимальными трудовыми  и стоимостными затратами, с заданной точностью и достоверностью, в установленные сроки позволяет КТС. Эффективность функционирования службы управления персоналом при использовании КТС должна обеспечиваться как за счет повышения производительности труда персонала службы, так и, что значительно важнее, за счет возможности использования экономико-математических методов решения задач управления на основе более полной и точной информации.

Исходными данными для выбора технических средств являются: характеристики задач, предназначенных для решения службой управления персоналом организации; характеристики технологического процесса обработки информации; технические характеристики оборудования, которое может быть использовано как составная часть КТС службы управления персоналом.

Основными характеристиками задач, которые должны учитываться при выборе оборудования, являются:

• носители входной и выходной информации (документы, типизированные бланки, машинные носители информации и т.д.);
• объем входной и выходной информации по указанным носителям;
• объемы вычислительных работ;
• сроки выполнения работ по решению задач управления персоналом;
• формы и способы предоставления результатов решения задач пользователям [12, с. 166].

При выборе оборудования следует учитывать назначение и  состав комплектов оборудования, а также производительность при выполнении технологических операций; надежность работы; совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров; стоимость оборудования; состав и количество обслуживающего персонала; площадь, требуемую для размещения оборудования.

В настоящее  время в техническом оснащении  службы управления персоналом основным направлением совершенствования является более широкое применение высоконадежных микропроцессорных технических средств. К их числу относятся технические средства, предназначенные для cборa, передачи, хранения, накопления, обработки и выдачи пользователям результирующей информации.

В соответствии с последовательностью стадий технологического процесса преобразования информации все  технические средства, которые могут быть использованы в службе управления персоналом, можно разделить на пять групп: сбора и регистрации, передачи, хранения, обработки и выдачи информации.

Средства  сбора и регистрации информации: устройства подготовки данных, регистраторы информации, устройства сбора информации. Назначение этой группы технических средств - преобразование формы информации в вид, удобный для дистанционной передачи и дальнейшей обработки.

Средства  передачи информации: системы телетайпной, телефонной, факсимильной связи. Предназначены для передачи информации в пространстве.

Средства  хранения информации: внешние запоминающие устройства персональных компьютеров, картотеки. Предназначены для передачи информации во времени.

Средства  обработки информации (средства вычислительной техники) составляют основу КТС службы управления персоналом. Они предназначены для преобразования исходных данных в результирующую информацию, необходимую для принятия управленческих решений.

Средства  выдачи информации: печатающие устройства, знаковые индикаторы, видеотерминальные устройства (дисплеи), графопостроители и пр. Они предназначены для преобразования информации в вид, удобный для восприятия человеком.

Техническое обеспечение службы управления персоналом может потребовать значительных капитальных вложений. Следует помнить о том, что техническое обеспечение является наименее гибкой частью системы управления. Поэтому ошибки в выборе технических средств и комплектовании технической базы могут привести к серьезным, трудно поправимым последствиям.

Немаловажное  значение в управлении персоналом предприятия  имеет нормативно-методическое и правовое обеспечение системы управления персоналом.

Нормативно-методическое обеспечение  системы управления персоналом – это совокупность документов организационно-регламентирующего, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке компетентным соответствующим органом или руководством предприятия            [13, с. 97].

Нормативно-методическое обеспечение состоит в организации разработки и применения методических документов, а также в ведении нормативного хозяйства в системе управления персоналом.

На основе типовых документов с учетом особенностей деятельности предприятия специалисты службы управления персоналом разрабатывают следующие документы для внутреннего использования:

1) организационно-распорядительные документы:

• правила внутреннего трудового распорядка, которые регулируют трудовой распорядок в организации и содержат такие основные разделы, как: порядок приема и увольнения рабочих и служащих; основные обязанности рабочих и служащих; основные обязанности администрации; рабочее время и его использование; поощрения за успехи в работе; ответственность за нарушения трудовой дисциплины;
• коллективный договор - соглашение, заключаемое трудовым коллективом с администрацией предприятия по урегулированию их взаимоотношений в процессе хозяйственной деятельности в течение календарного года;

2) организационно-методические и методические документы:

• положение по формированию кадрового резерва на предприятии;
• положение по организации адаптации работников;
• рекомендации об организации подбора и отбора персонала;
• положение по урегулированию взаимоотношений в коллективе;
• положение об оплате и стимулировании труда;
• инструкция по соблюдению правил техники безопасности и др.;

3) организационно-регламентирующие документы:

• положение о подразделении - документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения кадровой службы: его задачи, функции, права, ответственность. Типовая структура положения включает такие основные разделы, как задачи, оргструктура, функции, права, ответственность подразделения и взаимоотношения его с другими звеньями предприятия;
• должностные инструкции;

4) нормативно-справочные документы:

• маршрутно-технологическая карта;
• операционно-технологическая карта;
• технологическая карта управленческих процедур;
• оперограмма;
• программа выпуска деталей;
• сменно-суточные задания [12, с. 98];

5) документы технического, технико-экономического и экономического характера:

• временные санитарные нормы и правила работников;
• бизнес-план;
• смета затрат на производство;
• отчет о численности работников предприятия;
• система стандартов по технике безопасности;
• типовые нормы времени на разработку конструкторской документации;
• рекомендации Международной организации труда о продолжительности рабочего времени и периодах отдыха [13, с. 99].

Ответственность за обеспечение  системы управления персоналом нормативно-методическими документами несут соответствующие подразделения аппарата управления организации (отдел стандартизации, отдел организации управления, юридический отдел).

Правовое обеспечение организационной  подсистемы управления персоналом - формирование и использование средств и форм юридического воздействия на органы и объекты управления персоналом с целью повышения эффектности деятельности предприятия [13, с. 99].

Правовое  обеспечение системы управления персоналом предполагает решение двух основных задач:

• правовое регулирование трудовых отношений, складывающихся между работодателями и наемными работниками;
• защита работников, их прав и законных интересов, вытекающих из трудовых отношений [18, с. 40].