Создание автоматизированного рабочего места менеджера организации

Тема 1. Создание автоматизированного рабочего места менеджера организации.

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение 3

1 Теоретические основы организации автоматизированного рабочего места 5

1.1 Понятие автоматизации рабочего места 5

1.2 Особенности автоматизации рабочего места менеджера-руководителя 15

2 Анализ необходимость создания автоматизированного рабочего места менеджера В ООО «ВОСТОК» 23

2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия 23

2.2 Порядок работы менеджера организации 26

3 Организация автоматизированного рабочего места менеджера компании ООО «Восток» 30

Заключение 38

Список использованных источников 40

 

Введение

 

Компьютеры помогают в  обработке больших объемов информации. С целью обеспечения возможности  взаимодействия человека с компьютером  в интерактивном режиме появляется необходимость создания автоматизированного  рабочего места (АРМ), она представляет собой совокупность программно-аппаратных средств, обеспечивающих взаимодействие человека с ЭВМ.

С точки зрения возможности  использования АРМ для решения  задач менеджера, оно должно отвечать следующим требованиям: своевременное  и правильное обеспечение информацией; минимальное время ответа на запросы  пользователя, так как может быть большое число клиентов или товаров; адаптация к уровню подготовки пользователя и его профессиональным запросам, поскольку могут быть работники  с разным уровнем квалификации; простота работы на АРМ и легкость общения, надежность и простота обслуживания; возможность быстрого обучения пользователя; возможность работы в составе  вычислительной сети, поскольку большое  число данных хранится в базах  данных (БД) и могут обрабатываться дистанционно.

При построении структуры  АРМ менеджера нами предлагаются следующие программные компоненты, которые будут входить в его  состав. Microsoft Office - для обработки  тестов, электронных таблиц. 1С:Предприятие 8. CRM., базовая версия, которая позволяет автоматизировать процессы управления взаимоотношениями с клиентами и поставщиками в компаниях малого бизнеса и у индивидуальных предпринимателей. БД, позволяющая хранить информацию. Специализированное программное обеспечение, связанное с конкретной предметной областью, в которой работает менеджер. Это может быть «Конструктор туров» и «Реализация турпродукта» для менеджера по туризму, «Прогноз продаж» для менеджера по продажам, «Аналитический блок» для менеджера по рекламе и т.д. Оснащение специалистов такими АРМ позволяет повысить производительность труда учрежденческих работников, сократить их численность и при этом повесить скорость обработки информации и ее достоверность, что необходимо для эффективного планирования и управления, что определяет актуальность темы курсовой работы.

Цель данной работы – определение  порядка создания автоматизированного  рабочего места менеджера организации.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

- рассмотреть теоретические  основы автоматизации рабочего  места,

- изучить на примере  конкретного предприятия необходимость  создания автоматизированного рабочего  места менеджера,

- разработать проект создания  автоматизированного рабочего места  менеджера и определить его  целесообразность.

Объектом исследования в  данной курсовой работе является рабочее  место менеджера организации. Предмет  исследования – автоматизация рабочего места менеджера организации.

Методическая  база исследования. В процессе подготовки курсовой работы, в соответствии с  ее целью и задачами использовались аналитические методы, сравнительные  методы, а также применялся системный  подход.

Эмпирической  базой исследования послужила внутренняя информация ООО «ВОСТОК».

 

 

1 Теоретические основы организации автоматизированного рабочего места

1.1 Понятие автоматизации рабочего  места

 

 

Процесс автоматизации  представляет собой совокупность методических, языковых, технических и программных  средств, позволяющих организовать работу конечных пользователей в  некоторой предметной области.

Основные  преимущества автоматизации и новой  технологии переработки информации сказываются там, где приходится выполнять повторяющиеся задачи, предусматривающие запрограммированные  решения, либо задачи с большим объемом  вычислений или чисто механического  труда. Такие задачи составляют достаточно большую часть работы, которую  многие люди считают творческой или  оригинальной. Компьютерная техника  позволяет ускорить почти любой  творческий процесс. Результатом освоения людьми компьютерной техники и новых  информационных технологий обычно является развитие творчества, поскольку значительно  облегчается перебор различных  вариантов.

К учреждениям, основным видом продукции которых  является информация, можно отнести  финансово-бухгалтерские подразделения, издательства, рекламные конторы  и т.п. Разработка систем автоматизации  для данных типов предприятий  и учреждений становится актуальной задачей на современном этапе  развития индустрии.

Процесс автоматизации  деятельности предприятия включает такие этапы как разработка технического задания, описание и проектирование бизнес-процессов, создание базы данных, кодирование пользовательского  интерфейса, тестирование и отладка  системы автоматизации. Дальнейшее развитие системы автоматизации  предусматривает анализ и сопровождение  системы. На этапе эксплуатации системы  также может потребоваться произвести перепроектирование системы автоматизации в соответствии с изменениями бизнес-структуры предприятия.

В настоящее  время мы являемся свидетелями компьютерной революции. Компании, занимающиеся перепроектированием  бизнеса, разукрупняются и организационно – приспосабливают управление среднего слоя к изменениям и реализуют  решения, которые приближают их к  передовому уровню. Выполняя больше работы с меньшим количеством людей, такие организации вынуждены  серьезно относиться к разделению полномочий.

Инструментом, который можно использовать для  непосредственного распределения  полномочий между индивидуумами  и коллективами является компьютерная система, которой могут управлять  напрямую как коллектив, так и  каждый индивидуально. Результатом  являются распределенные компьютерные системы, которые поддерживают децентрализованное принятие решений и управляются  уполномоченными служащими, акцентирующими свое внимание на качестве продукции  и возможности быстрого реагирования на потребности пользователя.

Современная экономика немыслима без эффективного управления. Успех управления во многом определяется эффективностью принятия интегрированных решений, которые  учитывают самые разносторонние факторы и тенденции динамики их развития.

Важная категория  интегрированных решений – система  обработки информации предприятия. Одна из основных целей систем обработки  данных заключается в повышении  эффективности работы компании, учреждения или организации. Система обработки  данных должна:

- Обеспечивать  получение общих или детализированных  данных по итогам работы.

- Позволять  легко определять тенденции изменения  важнейших показателей.

- Обеспечивать  получение информации, критической  по времени, без существенной  задержки.

- Выполнять  точный и полный анализ данных.

Анализ деятельности предприятий позволяет классифицировать задачи, решаемые предприятием.

Наиболее  простые задачи образуют класс полностью  формализованных (или хорошо структурированных) процедур, выполнение которых, кроме  затрат времени, трудностей для исполнителей не представляет. Эти задачи легко  стандартизируются и программируются. К таким задачам относятся: учет и контроль, оформление документов, их тиражирование и рассылка и  т.п.

Второй (промежуточный) класс задач составляют слабоструктурированные задачи, содержащие неизвестные или  неизмеряемые компоненты (количественно  не оцениваемые). Для этих задач характерно отсутствие методов решения на основе непосредственных преобразований данных. Постановки задач базируются на принятии решения в условиях неполной информации. В ряде случаев на основе теории нечетких множеств и приложений этой теории удается построить формальные схемы решения.

Третий класс  задач содержит неформализуемые  процедуры, базирующиеся на неструктурированной  информации, которая определяется высокой  степенью неопределенности. К таким  задачам относится большинство  проблем прогнозирования, перспективного планирования и т.п. Основой решения  этого класса задач остаются творческий потенциал человека и различные  атрибуты его деятельности (информированность, квалификация, талант, интуиция и т.п.).

Можно выделить три группы работников организаций. Первая группа – руководители, решающие, как правило, задачи третьего класса и в меньшей степени задачи второго класса. Творческий элемент  деятельности максимален, а рутинное содержание должно быть минимизировано. Эти работники обладают наибольшей ответственностью за принятие решений и являются одними из основных потребителей агрегированных (обобщенных) информационных ресурсов организации.

Вторую группу составляют специалисты – работники  учреждения, которые решают задачи второго класса и формируют интеллектуальный базис организации. Эффективность  функционирования организации в  основном определяется продуктивностью  деятельности специалистов, особенно в вопросах создания новой информации. Творческий аспект в работе специалистов высокий и варьируется в достаточно широких пределах в зависимости  от конкретного содержания текущих  задач. Специалисты обеспечивают практически  всю информационную подготовку для  принятия решения руководителем. Они  являются основными исполнителями  документов, определяют их качество. Доля рутинной работы должна быть очень  незначительной (хотя на практике обычно это не происходит).

Третья группа – технические работники (обслуживающий  персонал), которые выполняют всю  рутинную работу (задачи первого класса). В эту группу входят младшие специалисты  работа которых регламентирована, но требует понимания обрабатываемой информации. К этой группе относятся  также работники, обладающие чисто  производственными навыками (машинистки, стенографистки, телефонистки и т.п.), ведущие регламентованную работу, не требующие полного понимания  обрабатываемой информации. Основной критерий продуктивности их работы –  оперативность и своевременность  информационной обработки, а также  поддержание высокой пропускной способности организации с минимальным  количеством сбоев и ошибок.¹

Таким образом, у организации имеются производственные задачи и исполнители этих задач. Остается определить требуемые организации  технологические процессы автоматизации.

Особенности ведения учета и автоматизации  бизнес-процессов на малом предприятии.

Существует  несколько подходов к автоматизации  предприятий. Можно постепенно закрывать  узкие участки, приобретая готовые  программные продукты для решения  отдельных задач (бухгалтерского или  складского учета, планирования и т.д.). Можно разрабатывать информационную систему силами собственных специалистов. Наконец, уже имеется возможность  заказать разработку под ключ комплексной  информационной системы у фирмы-интегратора, обладающей современной технологией  и солидным опытом (системный подход).

Деятельность  предприятия будет эффективной  только при наличии общей информационной системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и производством. Таким образом, задача практически  любой компании заключается в  создании и внедрении комплексных  систем управления, которые позволят заказчику перейти от кусочной автоматизации  к интегрированным системам, обеспечат  работу в едином информационном пространстве и предоставят необходимую информацию для планирования и прогнозирования, анализа и принятия управленческих решений.

В этой связи  при системном подходе к автоматизации  предприятий на первый план выходят  такие параметры системы, как  надежность, масштабируемость, безопасность.

Приступая к  разработке любой информационной системы, нужно принимать во внимание все  возможные последствия, включая  негативные. Переход на новую информационную технологию может, в частности, вызвать  жесткое сопротивление со стороны  исполнителей и нижних звеньев управления, обусловленное чисто психологическими (нежелание перемен) или объективными социальными причинами (страх увольнения из-за некомпетентности). Очевидно, что  чем значительнее изменение, тем  сильнее реакция на него.

Количество  ресурсов, которым располагает предприятие  в каждый момент времени, является объективно ограниченным. Поэтому при разработке информационной системы следует  исходить из того, что использование  любого ресурса целесообразно только тогда, когда оно дает положительный  эффект. Руководители предприятий часто  допускают ошибку в оценке ресурсов (особенно трудовых), что приводит к  многочисленным и иногда непоправимым сбоям в оптимально разработанной  информационной системе.

Оцениваемые альтернативы информационных решений  и способы их оценки должны быть сопоставимы по ряду признаков: реализуемости, т. е. возможности обеспечения решения  ресурсами всех видов в необходимых  объемах; полноте учета всех затрат и результатов, отсутствию повторного счета (иной раз пытаются суммировать  общий эффект с частными результатами); степени достоверности применяемых  показателей и критериев оценки.