Создание автоматизированного рабочего места менеджера организации

 

Задачами анализа основных производственных показателей деятельности предприятия  являются: контроль над ходом выполнения программы по качеству продукции  и оказания услуг; сравнение показателей  выполнения производственной программы  цепным способом.

Процесс организации работы менеджера на российских предприятиях протекает  в условиях экономической нестабильности и отсутствия четких перспектив развития. Наиболее характерный недостаток работы менеджеров –  слабая вовлеченность конкретных исполнителей в процесс бюджетирования и управления (принятия решений), сложность формирования гибкой системы оценки результатов деятельности структурных подразделений (цехов, отделов, служб и др.).

Проблемы  организации работы менеджера определяются следующими положениями: предприятия  вовлечены в непрерывный процесс  развития, скорость  и направление  которого  могут варьироваться  применительно к индивидуальным целям развития организации; каждое предприятие вносит  в такой  процесс  собственный опыт развития; предприятие взаимодействует с  деловой средой.

На предприятии  ООО «Восток» существуют слабые места  в организации деятельности менеджера  компании

Таблица 4 - Проблемы организации деятельности менеджера в организации

Слабые позиции деятельности, выявленные при анализе внутренней среды  предприятия	Слабые позиции на рынке, выявленные при анализе конкурентной среды
1. Темпы роста объема реализации  услуг имеют тенденцию к снижению	1.Уровень использования полезной  площади ниже, чем у сильных  конкурентов
2. Отсутствие тенденции к снижению  затрат на 1 руб. реализованных  услуг	3. Отсутствие возможностей по  привлечению дополнительной рабочей  силы, слабость рекламных мероприятий
3. Снижение прироста уровня рентабельности  деятельности в %	4.Репутация на рынке ниже, чем  у сильных конкурентов
4. Снижение прироста уровня рентабельности  продаж в %
5. Отсутствие должного планирования, организации деятельности со  стороны менеджера организации

 

Примечание. Таблица составлена автором на основании  произведенного выше анализа.

 

Для более эффективной деятельности предприятия порекомендуем вести  четкую систему организации рабочей  деятельности менеджера организации. У ООО «Восток» возникли системные проблемы в управлении, поэтому, основным направлением в разработке мероприятий такое стратегическое направление, как – повышение эффективности организации управления предприятием за счет организации автоматизированного рабочего места менеджера организации.

Выбранное направление подразумевает  результативность, или успешность менеджмента, где критериями эффективности являются такие количественные показатели, как  объем реализованных услуг, прибыль, рентабельность. 

 

 

3 Организация автоматизированного  рабочего места менеджера компании  ООО «Восток»

 

Основной  проблемой и недостатком в  планировании на предприятии ООО  «Восток» является отсутствие системы  автоматизированного планирования на предприятия, а, соответственно, отсутствие хорошо организованного авторизированного  рабочего места менеджера.

Можем предложить в качестве мероприятия улучшающего деятельность предприятия и работу менеджера  организации внедрить систему автоматизированного  планирования при помощи программы  IPI-менеджер.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 3 - Проект автоматизации рабочего места менеджера  ООО «Восток»

 

Эффективная организация рабочего места менеджера  на предприятии ООО «Восток»  должна будет включать осуществление  следующих мероприятий:

- учет всех  объектов планирования и мероприятий  по планированию и их группировка  по плановым комплексам в соответствии  со структурой системы планирования, а также учет объектов контроля, работ по контролю и контрольных  комплексов;

- определение  состава участников, времени и  мест проведения совещаний по  планированию и контролю;

- передача  субъектам планирования исходных  данных (контрольные цифры, прогнозы  состояния внешней среды, результаты  анализа деятельности предприятия), инструктивных материалов, нормативно-методической  документации;

- установление графиков  разработки разделов плана, их  координации и  утверждения  планов;

- установления графика  проведения совещаний контрольного  характера (обсуждение результатов).

В рамках выбранного основного направления - повышение эффективности организации  управления предприятием, а также  выявленных слабых сторон деятельности предприятия, наметим проектный  комплекс мероприятий (рис. 3.1):

• мероприятие по автоматизации системы планирования – внедрение программы IPI-менеджер;
• мероприятия, направленные на рост объемов реализации услуг – реклама и изменение ценовой политики (предоставление скидок).

Система управления задачами IPI.MANAGER™  предоставляет уникальные возможности  по управлению предприятием и оптимизации  расходов, поэтому данное решение  активно применяется во всех сферах бизнеса. Уникальные решения и инновации  в сфере организации службы поддержки (service desk, helpdesk), интегрированные CRM-решения, функциональный планировщик задач, системы контроля исполнения и многое другое были воплощены нашими программистами в IPI.MANAGER™. Система управления задачами IPI.MANAGER™ с успехом используется во всех сферах предпринимательской деятельности, являясь немаловажным элементом системы управления предприятием.

Основное значение системы управление предприятием – это возможность  существенно повысить эффективность  его работы за счет оптимизации и  стандартизации всех бизнес-процессов, улучшения качества предоставляемых  услуг, придание прозрачности всем процессам  его функционирования, а также  уменьшения сроков выполнения заказов  за счет контроля исполнения поручений. Программа IPI.MANAGER™ относится к  многофункциональным информационным системам управления организацией, позволяя достичь каждую из заявленных целей  за максимально короткий срок.

Информационная система для  предприятия включает определенное количество функций и параметров, позволяющих создавать проекты  и входящие в них задачи, для  каждой из которых можно назначить  одного или нескольких исполнителей. Таким образом, большинство процессов  по управлению предприятием значительно  упрощаются и становятся совершенно прозрачными и легкими для  их анализа. При этом IPI.MANAGER™, в отличие  от большинства систем управления предприятием, позволяет выполнять гибкую настройку  всех модулей непосредственно под  Вашу ситуацию. Благодаря разнообразию элементов системы управления проектами, можно легко скоординировать  между собой деятельность различных  отделов компании, а также внешних  участников: партнеров, заказчиков, аутсорсинговые компании и т.д.

Основными преимуществами IPI.MANAGER™ являются:

• На базе системы управления предприятием IPI.MANAGER™ можно контролировать работу сразу нескольких его отделов.Среди них, например, службы технической поддержки, отдел по работе с клиентами, службы логистики и системы контроля заказов и т.д.
• Жесткий контроль сроков исполнения поручений и их осуществления на всем этапе работы. Благодаря графическим элементам интерфейса программы IPI.MANAGER™ можно легко отслеживать состояние готовности любой задачи или проекта.
• Возможность включения в систему управления предприятием сервиса CRM – системы управления взаимоотношениями с клиентами. При этом любой из них представлен в программе собственной визиткой и историей взаимодействия с компанией. Каждому клиенту могут быть присвоены права доступа в систему, благодаря чему он может в любое время получить необходимую информацию о готовности работы.
• Возможность интеграции с веб-сайтами через формы поддержки, а также возможность создании заданий через почтовый робот. Благодаря этому существенно упрощается процесс обратной связи со всеми внешними клиентами и партнерами предприятия.

Рассчитаем экономическую эффективность  предложных мероприятий.

Основанием для принятия решения  по данному мероприятию являются выявленное начало процесса торможения развития хозяйственной деятельности предприятия ООО «Восток», что может в последствии привести и к банкротству предприятия. В немалой степени повлиять на изменение такой ситуации могут такие инструменты планирования, как тактический и стратегический маркетинг.

 Однако с начала деятельности  предприятия и включительно по  отчетный год  функции планирования  были возложены частично на  управляющего системой управления (директора), частично на главного  бухгалтера и зам.генерального  директора. 

Тот факт, что основная функция  менеджмента (а соответственно и  менеджера – руководителя организации) – планирование была выделена отдельным  структурным подразделением в структуре  управления предприятия,  но в виду большого объема работы планово-экономического отдела, планирование на предприятии не проводилось должным образом, что говорит об ориентации деятельности его хозяйственной деятельности не на долгосрочный, а на краткосрочный результат.

Отсутствие автоматизированной системы  планирования на предприятии ООО  «Восток» свидетельствует об отсутствия стратегического подхода к развитию хозяйственной деятельности. Поэтому, специалисту планово-экономического отдела необходимо делегировать функции  планирования  различным специалистам через данное ПО.

Отметим, что оперативный и стратегический маркетинг  должен быть направлен  не только на максимизацию прибыли  и минимизацию затрат, но и на более полное удовлетворение нужд потребителей в услугах общественного питания, что позволит упрочить положение  предприятия в конкурентной среде.

Календарный план-график внедрения  проектных мероприятий по совершенствованию  системы планирования на предприятии  отражен в таблице 4.

Таблица 4 - Календарный график работ  по внедрению проектных мероприятий  ООО «Восток»  на 2013 г.

Проектируемые мероприятия	Срок внедрения	Ответственная служба, лицо	Преимущества внедрения
1.Внедрение  системы автоматизированного рабочего  места менеджера	1 квартал 2013 г.	Планово-экономический отдел	1.Совершенствование  плановых функций менеджмента  организации
2. Обучение персонала пользованию данной программы	2 квартал 2013 г.	Планово-экономический отдел	1.Сокращение  темпов движения информационных  потоков в коллективе 2. Увеличение производительности  труда персонала 2. Рост объемов реализации услуг 3. Четкое планирование деятельности  на перспективу

Примечание. Таблица составлена автором на основании  предложение по внедрению автоматизированного  рабочего места менеджера организации

 

Результат от внедрения проектируемых  мероприятий в конечном итоге  может быть выражен либо в виде прироста прибыли, либо в виде прироста объема реализации услуг, либо в виде снижения издержек производства и обращения (себестоимости реализованных услуг).

Затраты на приобретение и внедрение  новой программы автоматизированного  планирования IPI-менеджер отражены в таблице 4.

Таким образом, внедрение автоматизированной программы планирования деятельности на предприятия обойдется компании в 240,2 тыс.руб. На эту сумму будет  уменьшена прибыль от продаж компании.

 

Таблица 5 - Затраты на внедрение  автоматизированной программы планирования на предприятии

Статья затрат	Сумма, тыс.руб.
Приобретение программного обеспечения	162,3
Установка программного обеспечения	25,3
Обучение персонала	52,6
ИТОГО затрат	240,2

Примечание. Таблица составлена автором на основании  предложение по внедрению автоматизированного  рабочего места менеджера организации

        

       По данным строительной  компании «Горизонт» внедрение  системы автоматизированного планирования  деятельности позволило предприятию  повысить производительность труда  на 15%. Таким образом, производительность  труда ООО «Восток» в 2011 году  составит: 656,12*1,15 = 754,54 тыс.руб./чел. Учитывая, что в 2011 году не планируется  увеличение численности работников, то выручка составит: 511*754,54 = 385569,9 тыс.руб. Прибыль от продаж  в 2011 году составит: 66226,6-240,2 = 65986,4 тыс.руб.

Расчет влияния показателей  эффективности на результаты хозяйственной  деятельности.

Таблица 6 - Основные технико-экономические  показатели деятельности предприятия  по проекту (план на 2013 г.)

Показатели	Годы		Отклонение, (+, -)	Темп изменения, %
	2012 (факт)	2013 (план)
А	1	2	3	4
Объем реализации услуг, тыс. руб.	335278,8	385569,9	50291,1	115,00
Производительность труда, тыс. руб./чел.	656,12	754,54	98,42	115,00
Фонд заработной платы, тыс. руб.	110042,1	110042,1	0	100,00
Себестоимость реализованных услуг, тыс. руб.	306386,1	352343,3	45957,2	115,00
Затраты на 1 руб. реализованных , коп.	91	91	0	100,00
Прибыль от продаж, тыс. руб.	28892,73	65986,4	37093,7	228,38
Рентабельность продаж, %	9,43	17,1	7,67	-
Среднегодовая численность работающих, чел.	511	511	0	100,00