Создание автоматизированного рабочего места менеджера организации

Следует также  учитывать различные аспекты  фактора времени.

При оценке эффективности  решений следует учитывать неполноту  исходной и производной информации, возможность ее случайного или сознательного  искажения и другие подобные факторы.

Каждый информационный проект следует оценивать поэтапно, помня, что наиболее достоверны оценки первых этапов работы и наименее - последние, сильно отдаленные во времени. Недооценка факторов времени, неопределенности и  риска приводит к искаженной общей  оценке информационного проекта, что, в свою очередь, может крайне негативно  сказаться на его практической реализации или даже привести к провалу всего  проекта.

Таким образом, начинать процесс автоматизации  на предприятии нужно не с разработки системы, а с оценки своих потребностей и возможностей. Затем с учетом этих факторов создавать наиболее подходящую с позиций социально-экономической эффективности информационную систему.

Информационное  обслуживание для подавляющего большинства  предприятий является деятельностью  вспомогательной, поэтому довольно трудно заранее, еще на этапе выбора системы, просчитать ожидаемый эффект. Гораздо проще сделать оценку качественную, оперируя понятиями "работает - не работает".

Основными критериями оценки эффективности выступают  деньги (затраты на автоматизацию) и  время (период, в течение которого будут достигнуты конкретные результаты). Результатом должен являться максимум отдачи от автоматизации на единицу  затраченных средств в течение  фиксированного времени.

Основной  критерий выбора информационной системы - функциональная полнота системы. Система  должна уметь выполнять все основные операции учета на предприятии, а  также, возможно, некоторые специфические  операции, характерные для конкретных типов предприятий (торговых, страховых, посреднических и т. д.).

Исходя из сказанного выше, можно достаточно легко сформулировать ряд общих  критериев, которыми надо руководствоваться  при выборе. Существуют и локальные  критерии, достаточно специфичные для  каждого типа предприятий. Назовем  основные критерии.

1. Система  должна быть понятной. Разработанная  система должна быть понятной  сотрудникам фирмы. Функциональные  возможности системы и реализация  должны соответствовать основным  бизнес-процессам, происходящим  на предприятии.

2. Система  должна быть удобной. Разрабатываемая  система может считаться удобной  только тогда, когда она удобна  для конкретного человека, именно  его оценка должна быть решающей. Конечно, люди разные и оценки  комфортности работы с той  или иной системой не могут  быть одинаковыми. Одни (в первую  очередь, пожилые и неискушенные  пользователи) скорее всего выберут простую и понятную систему, а сложную работу захотят делать вручную. Другие (более молодые и уже знакомые с компьютером) предпочтут пусть и сложную в эксплуатации, зато с большими функциональными возможностями систему. Не исключен и путь постепенного усиления системы по мере роста компьютерной квалификации специалиста. Зато противопоказан обратный подход: "разработаем сложную систему, а людей потом научим". Такое решение может привести к настоящей катастрофе, и виноват будет не исполнитель, а тот начальник, который ему эту систему навязал.

3. Система  должна быть надежной. Следует,  прежде всего, правильно понимать  проблему надежности системы  автоматизации. В принципе любая  система ненадежна - компьютер  воспринимает абсолютно одинаково  и миллионы долларов, и копейки:  любая информация для компьютера  не более чем последовательность  электрических сигналов или, если  перевести на язык информатики,  нулей и единиц. Программа, если  она хоть как-то тестирована  (впрочем, известны случаи, когда  на рынок выбрасывались системы,  вообще неспособные отличить  символьную информацию от числовой), будет защищать вас от грубых  ошибок. Однако это вовсе не  означает, что в системе предусмотрены  также интеллектуальные средства  анализа и защиты информации. Так как же оценивать с позиций  надежности разрабатываемую систему?  Эта задача распадается на  три самостоятельные части².

Во-первых, система  должна отслеживать все виды случайных  ошибок, нарушающих ведение учета. Во-вторых, в ней должны быть предусмотрены  средства защиты от случайной или  намеренной порчи информации. Иными  словами, система обязана либо проинформировать вас о возможности потери информации, либо отказаться выполнять запрещенную  операцию. Кроме того, желательны средства защиты от несанкционированного доступа. Наконец, система должна быть устойчива  к сбоям и поломке оборудования. Возможны разные решения: автоматическое сохранение базы данных в процессе работы, обязательная выгрузка копии на съемные диски, специальные средства восстановления данных. Важно, чтобы эти средства существовали и работали.

4. Система  должна быть адекватной. Наша  современная экономика характеризуется  обилием изменений в правилах  бухгалтерского, налогового, управленческого  учета. В этих условиях разрабатываемая  автоматизированная система достаточно  быстро может оказаться неадекватной  текущему положению дел. В системе  должна существовать возможность  настройки в соответствии с  текущими требованиями. Это означает, что система изначально разрабатывается  как легко адаптируемая, мобильная  и гибкая.

5. Структурная  перестройка управления предприятием (реинженеринг) первична по отношению  к комплексной автоматизации.  Тезис о том, что внедрение  на предприятии информационной  системы автоматически обеспечит  позитивные сдвиги в управлении, просто несостоятелен, так как  без этого внедрить систему  в полном объеме невозможно. ³

Функционирование  систем автоматизации связано с  накоплением и обработкой информации. Под информацией понимается совокупность знаний о фактических данных и  зависимостях между ними. В ЭВМ  понятия информации и данных часто  отождествляются. Но если быть точными, то данные – это информация, представленная в форме, необходимой для ввода  ее в ЭВМ, хранения, обработки и  выдачи потребителям.

Информация, вводимая в систему автоматизации, а также выдаваемая системой пользователю, представляется в виде документов. Документ – это материальный объект, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленную установленным  порядком, имеющую в соответствии с действующим законодательством  правовое значение и предназначенную  для передачи и использования. Источником информации для систем автоматизации являются люди и документы, потребителем – люди (пользователи).

Пользователей систем автоматизации можно разделить  на три категории: администраторы системы, отвечающие за ее эксплуатацию, прикладные программисты, разрабатывающие прикладные программы для решения различных  задач, и конечные пользователи, составляющие наиболее многочисленную группу потребителей информации. Конечным называется пользователь, обращающийся к системе для получения  необходимых ему данных. Естественно, что им может быть как неспециалист в области вычислительной техники, так и любой программист.

Обращение пользователей  к системе автоматизации осуществляется в виде запросов. Запрос – это  формализованное сообщение, поступающее  на вход системы и содержащее условие  на поиск данных и указание о том, что необходимо проделать с найденными данными.

Интерпретация введенных запросов, выполнение действий, указанных в них, формирование и  вывод сообщений и документов составляют основные этапы работы системы  автоматизации. В целом под системой автоматизации понимается совокупность информационных массивов, технических, программных и языковых средств, предназначенных для сбора, хранения, поиска, обработки и выдачи данных по запросам пользователей.

Системы автоматизации  можно классифицировать по ряду признаков. В основу классификации, приведенной  на рисунке, положены наиболее существенные признаки, характеризующие возможности  и особенности современных систем автоматизации

 

 

 

1.2 Особенности  автоматизации рабочего места  менеджера-руководителя

 

 

Чтобы определить, хороший ли Вы руководитель можно  провести следующий тест. Нужно в  течение 10-15 минут ответить на следующие  вопросы:

1. Сколько  стоит ваше предприятие?

2. Какой процент  доходов вашего предприятия тратится  на зарплату?

3. Сколько  денег прошло через расчетные  счета вашего предприятия за  последний месяц? 

4. Каков ваш  суммарный долг другим предприятиям  и сколько должны вам? 

5. На какую  сумму доходов вы можете рассчитывать  в следующем месяце?

Если эти  вопросы вызывают затруднения, срочно нужно принять меры для повышения  своей информированности. Не владея стратегической информацией, руководитель не может в полной мере управлять  своим предприятием.

Какая же информация чаще всего нужна руководителю?

Прежде всего, это сжатый отчет о состоянии  предприятия, который должен помочь руководителю получить оперативную  информацию по всем аспектам деятельности предприятия:

1. Финансовое  состояние предприятия. 

2. Движение  денег. 

3. Структура  доходов и расходов предприятия. 

4. Расчеты  с поставщиками и клиентами. 

5. Состояние  складов. 

6. Планирование  будущих доходов и расходов.

Не следует  путать баланс для руководителя с  тем балансом, который ежеквартально  составляется бухгалтерией в рамках отчетности перед налоговой инспекцией. Общим между этими балансами  является только подход, основанный на общих принципах учета, использующихся во всем мире более 500 лет. Принципиальные различия между балансом для руководителя и бухгалтерским балансом:

- В балансе для руководителя используются исключительно данные оперативного учета.

- Строки баланса руководителя определяются потребностями управления, а не методическими указаниями финансовых органов.

Баланс для  руководителя позволяет анализировать  данные учета по нескольким учетным  предприятиям в различных валютах  и разных масштабах, в нескольких учетных периодах (от дня до года), а также сравнивать данные текущего периода с данными предыдущих периодов.

Компактно представленная в балансе информация может детализироваться в любом разрезе до требуемой  руководителю степени подробности.

Кроме опыта, знаний, интуиции руководителю желательно получить ответ на вопрос: "Откуда пришли деньги за последний год (полугодие, квартал), и куда они ушли?". При  этом лучше, чтобы виды прихода и  статьи расхода денег определил  он сам. Эта информация может подсказать руководителю, на чем целесообразнее зарабатывать и на чем следует  экономить.

Как собрать  для руководителя эту информацию? Казалось бы, получать необходимую  информацию руководитель может от своих  заместителей, которые, в свою очередь, собирают ее от своих помощников и  т.д. до рабочих мест специалистов склада, кассы, отдела сбыта. Причем на каждом этапе информация обрабатывается и  поступает к руководителям разного  уровня во все более укрупненном  виде. Здесь сразу видны два  недостатка: на прохождение и обработку информации через несколько рук требуется время, да и полного доверия к данным при ручной обработке быть не может.

Если же информация непосредственно с мест своего возникновения  поступает в интегрированную  базу данных, то руководитель может  запросить оперативные сводки в  любой момент и получить их в приемлемое время без посредников.

Многие возразят, что, даже имея автоматизированные системы  в подразделениях (бухгалтерия, склад, сбыт и т.д.), руководители не получают нужной информации. К сожалению, эта  ситуация достаточно типична. Проблема здесь в том, что большинство  разработчиков информационных систем начинает автоматизацию снизу, с  рабочих мест специалистов, так и  не доходя до руководителя. При этом система решает главным образом  проблемы исполнителей.

Если же в  первую очередь автоматизируется рабочее  место руководителя, затем - его заместителей, и только после этого создаются (подключаются) автоматизированные подсистемы служб сбыта, снабжения, складов  и т.д., то система будет прежде всего решать проблемы руководства. Кроме того, при проектировании "от руководителя" может выясниться, что автоматизация некоторых  подразделений предприятия вообще нецелесообразна.

При такой  технологии руководитель предприятия  становится не только главным потребителем информационной системы, но и ее соавтором. Директор будет одним из самых  заинтересованных лиц в создании системы, поэтому успех проекта  практически гарантирован.⁴

Автоматизированное  рабочее место (АРМ) — это совокупность программных и технических средств, установленных на рабочем месте  пользователя для автоматизации  его работы. Современные АРМ строятся в основном на базе ПЭВМ, установленных на рабочих местах служащих и имеющих широкий набор периферийных средств.

К достоинствам такой автоматизации можно отнести:

• Сравнительно низкую стоимость;
• Невысокую потребляемую мощность;
• Относительную простоту обслуживания;
• Использование простых языков общения с ПК;
• Возможность подключения к ЛВС и к широкомасштабной вычислительной сети;
• Возможность пользования информационными ресурсами из БД;
• Повышение оперативности и качества информации;
• Освобождение персонала от рутинных работ;
• Сокращение численности служащих и т.д.

Какова роль автоматизации в управлении предприятием?

По мере роста  рынка в определенной сфере деятельности растут и требования потребителей продуктов  этой сферы, и, как следствие, в целях  повышения конкурентоспособности  предприятия вынуждены улучшать внутреннюю организационную структуру, повышать уровень сервиса, внедрять новые технологии. При этом очень  большое количество бизнес-процессов, происходящих на предприятии, носят  цикличный характер и вполне поддаются  алгоритмизации. Автоматизированная система  позволяет полностью или частично заменить человека на операциях такого рода. Автоматизация позволяет внедрить в организации комплекс, позволяющий  координировать действия персонала, хранить  большие массивы информации, предоставлять  данные, необходимые для принятия решения без участия человека.

Какие преимущества дает руководителю использование системы  автоматизации в управлении предприятием?