Создание автоматизированного рабочего места менеджера организации

На этот вопрос лучше ответить, используя примеры, пусть даже абстрактные. К примеру, планирование закупок позволяет  всегда держать на складе необходимый  товар и при этом более эффективно использовать складские помещения. Если товарный ассортимент исчисляется  десятками тысяч наименований, то руководитель предприятия, на котором  блок закупок автоматизирован, будет  иметь явные преимущества, поскольку  эффективно управлять таким ассортиментом "на глазок" невозможно. Можно  привести бесчисленное количество примеров. В целом же выделим такие преимущества:

• снижение издержек,
• в некоторых случаях повышение имиджа предприятия,
• увеличение количества обслуженных покупателей (розничные магазины массового обслуживания),
• уменьшение воровства персонала,
• уменьшение пересортицы,
• более эффективное управление запасами или ассортиментом и т.д.

Является  ли перспективным использование  системы автоматизации на предприятии  определяется в первую очередь перспективами  и потребностями самого предприятия. Очень важным фактором является гибкость и масштабируемость автоматизированной системы. Ведь если программный комплекс не способен развиваться вместе с  предприятием, то это большой минус  для всего предприятия в целом.

На сегодняшний  день основная проблема всех крупных  организаций, использующих автоматизированные системы, состоит в том, что система  не может развиваться также быстро, как это происходит в голове у  менеджера. Поэтому перспективы  конкретной системы определяются не только возможностями самой системы, но способностью руководства автоматизируемого  объекта спрогнозировать тенденции  роста предприятия и четко поставить цели, преследуемые введением той или иной автоматизированной системы.

Автоматизированное  рабочее место (АРМ) руководителя - проблемно  ориентированный программно-технический  комплекс, включающий технические и  программные средства, информационное и методическое обеспечение, для  решения задач пользователя (руководителя) в некоторой предметной области  непосредственно на его рабочем  месте в режиме диалога с ЭВМ.

АРМ руководителя обобщает и дает возможность директору  предприятия пользоваться информацией  всех рабочих мест на предприятии: АРМ  главного бухгалтера, АРМ начальника планово-экономического отдела, АРМ  начальника отдела материально-технического снабжения и т.д. (рис. 1).

Рисунок 1 - Автоматизированное рабочее место руководителя

 

Таким образом, директор имеет возможность держать  под контролем все операции, совершаемые  сотрудниками предприятия, принимать  решения по изменению и улучшению  деятельности предприятия, планировать  и прогнозировать дальнейшую деятельность, проводить диагностику и анализ полученных результатов.

АРМ руководителя предназначено для повышения  эффективности работы пользователя. Принципиальной особенностью обработки  информации с применением АРМ  является привлечение потребителей информации или конечных пользователей (руководителей, специалистов, служащих) непосредственно, без помощи программистов, к активному использованию вычислительной техники.

При проектировании АРМ руководителя возможны конструктивные решения на базе универсальных ЭВМ  типа ЕС, малых ЭВМ семейства СМ, профессиональных персональных ЭВМ. При  всех вариантах проектирования АРМ  пользователь должен иметь возможность  использовать лично устройства, позволяющие  ему выполнять должностные функции.

К таким устройствам  относятся алфавитно-цифровые или  графические дисплеи, устройства ввода-вывода, накопители на магнитных носителях. Опосредованное использование могут  находить устройства связи ЭВМ между  собой и с ЭВМ верхнего уровня, средства передачи и приема информации на расстоянии.

Экономический эффект от внедрения АРМ складывается из двух составляющих:

1. повышение качества управленческих решений, принимаемых с помощью информации, предоставляемой АРМ.
2. эффект, получаемый за счет снижения трудоемкости выполнения личной работы сотрудников.

С помощью  АРМ руководителя целесообразно  решать задачи, ограниченные по своим  информационным связям на входе и  выходе с другими задачами, т. е. локальные  в информационном отношении задачи.

АРМ руководителя присущ диалоговый метод решения  задач, позволяющий использовать производственный опыт руководителей и специалистов при решении задач с недостаточно четко формализованным алгоритмом.

Проектирование  и внедрение АРМ руководителя основывается на принципах проектирования систем обработки данных, основными  из которых являются: принцип максимальной ориентации на конечного пользователя (реализация данного принципа достигается  созданием средств адаптации  АРМ к уровню подготовки пользователя и возможностью его обучения (самообучения) непосредственно на данном АРМ); принцип  проблемной ориентации - обеспечивает ориентацию АРМ на решение определенного  класса задач, объединенных общей технологией  обработки данных, единством режимов  работы и эксплуатации; принцип соответствия информационным потребностям пользователя.

К определению  состава и функций АРМ руководителя следует приступать только после  установления информационных потребностей пользователя, которые обеспечивают выполнение им возложенных на него функций.

Итак, обязательным условием разработки эффективного АРМ руководителя является совместное участие будущего пользователя и разработчика в этом процессе. Это обеспечивает лучшее осознание всех проблемных ситуаций, стимулирует творческую деятельность пользователя АРМ и способствует повышению качества разработки АРМ.

Высокая эффективность  АРМ руководителя должна обеспечить превращение их в надежные и доступные  средства накопления опыта управленческих работников, анализа, оценки и выработки  наиболее рациональных экономических  решений.

 

2 Анализ необходимость  создания автоматизированного рабочего места менеджера В ООО «ВОСТОК»

2.1 Организационно-экономическая  характеристика предприятия

 

ООО «Восток» было организовано в 2005 году в г. Сургуте.

Основное направление деятельности предприятия – строительство  новых и отделка существующих зданий и сооружений. Коллектив предприятия  формируется из высоко квалифицированных  специалистов. На предприятии проводятся мероприятия по совершенствованию  профессионализма работников. Основными  конкурентами ООО «Восток» являются: ООО «СОГАЗ», ООО «Ренессанс»  и другие. В настоящее время  ООО «Восток» занимается строительством и отделкой домов и квартир. На территории предприятия действует  деревообрабатывающий цех, который  занимается выпуском столярных изделий, отличительная черта которых  – высокое качество, современный  дизайн и относительно невысокая  цена, т.е. продукция, выпускаемая этим цехом вполне конкурентно способная  на рынке. Помимо деревообрабатывающего  цеха имеется, так же, механический цех и гараж строительной техники, оказывающей услуги населению, тоже, по вполне приемлемой цене.

Организационная структура управления ООО «Восток» относится к линейно-функциональной организационной структуре. Главные  понятие этого типа структуры  управления – рациональность, ответственность  и иерархичность. Структура представлена в на рис. 2. Данная организационная  структура имеет развитую иерархию управления, что приводит к развитой цепи команд, к многочисленным правилам и нормам поведения, жесткому разделению трудовых функций.

 

Рисунок 2 – Организационная структура  предприятия ООО «Восток»

 

Объем выполненных работ за рассматриваемый  период растет и в 2010 году по сравнению  с 2009 годом возрастает на 63%.

Таблица 1 - Объем выполненных работ

Показатели	Ед. изм.	Годы			Абсолют. изменение, тыс.руб.
		2010	2011	2012	2011 к 2010	2012 к 2011
А	1	2	3	4	5	6
Объем выполненных работ (выручка)	тыс. руб	15728	204998	335278	189270	130280
Численность	чел.	73	258	511	185	253
Выработка на одного трудящегося	тыс. руб	215,45	794,57	656,12	579,12	-138,45

Примечание. Таблица составлена автором по данным компании ООО «Восток».

 

Конечная деятельность предприятия характеризуется количеством  произведенной и реализованной  продукции.

Основными направлениями  и задачами анализа является оценка динамики, структура выпущенной продукции, анализ ритмичности производства, соотношения  валовой и товарной продукции, произведенной  и реализованной продукции, состава и ассортимента выпущенной продукции, положения продукта на рынке сбыта, выполнения договорных обязательств, влияние производственных факторов, структуры и цен на стоимость выпущенной продукции.

Анализ реализации продукции  представлен в таблице 2.

 

 

Таблица 2 - Анализ реализации продукции за 2012 год, тыс.руб.

Показатели	Товарная продукция	Реализованная продукция	% реализации
А	1	2	3
Сдано в эксплуатацию 1 жилой многоквартирный  дом	264000	213450	80,852
Сдано в эксплуатацию 7 коттеджей	58000	58000	100
Ремонтные работы	125000	63828,8	51,063
Итого	447000	335279	75,006

Примечание. Таблица составлена автором по данным компании ООО «Восток».

 

Анализ реализации продукции  показал, что процент реализации в 2010 году составил 75,006 %. Наибольший процент  реализации наблюдается по многоквартирному дому (98 %), а наименьший - по ремонтным  работам (51,063 %).

2.2 Порядок работы  менеджера организации

 

Менеджер организации, в нашем случае руководитель предприятия  занимается организацией работы всего  предприятия, планирует деятельность подчиненных, контролирует выполнение работы. Руководитель организации текущее планирование осуществляется посредством комплекса взаимосвязанных планов и служит для оперативного управления хозяйственной деятельностью фирмы.

Текущие планы позволяют  гибко и непрерывно реагировать  предприятию  на возможные изменения  рынка. Непрерывность планирования обеспечивается ежеквартальным составлением плана на последующие 12 месяцев.

На основе системы  планов, разработанных предприятием ООО «Восток», осуществляются организация запланированных работ, контроль и оценка результатов, а также мотивация деятельности задействованного персонала.

Таблица 3 - Распределения функций на предприятии  ООО «Восток»

Отделы  и секции Функции	Генеральный директор	Зам. генерального директора	Главный бухгалтер
А	1	2	3
Планирование	Планирование договоров	Планирование, распределение товарных фондов и доставка материалов	Планирование основных финансовых показателей
Организация	Определение миссии предприятия, принципы работы	Определение видов деятельности	Проведение ревизии производства предприятия
Учет и анализ	Содействие в проведении ревизии	Учет заключенных договоров поставки от поставщиков	Анализирует использование финансовых показателей
Контроль	Осуществляет контроль за работой  предприятия	Осуществляет контроль за поставкой  и распределением материалов	Контроль за использованием финансовых показателей