Сравнительная характеристика видов контроля

К окончанию рабочего дня  заместители начальника вагонного  депо докладывают руководству о  проделанной работе за день работе, о вопросах которой удалось и  не удалось решить. Если поставленное на утренней планёрке задание не решено, то начальником депо рассматривается  проблема, по причине которой вопрос не был разрешён, а также обсуждаются  варианты и предложения выхода из сложившейся ситуации.

Руководителям приходится перебирать многочисленные комбинации потенциальных  действий для того, чтобы найти  правильное действие для данной организации, в данное время и в данном месте. По сути, чтобы организация могла  четко работать, руководитель должен сделать серию правильных выборов  из нескольких альтернативных возможностей. Выбор одной из альтернатив —  это решение. Следовательно, принятие решения — это выбор того, как и что планировать, организовывать, мотивировать и контролировать. В самых общих чертах именно это составляет основное содержание деятельности руководителя.

Основными требованиями для  принятия эффективного объективного решения  или даже для понимания истинных масштабов проблемы является наличие  адекватной точной информации. Единственным способом получения такой информации является коммуникация, т.е. процесс  обмена информацией, ее смысловым значением  между двумя и более людьми. Прочность и качество отношений  между людьми — будь это друзья, члены семьи или коллеги —  в основном представляют собой функцию  того,

Однако если рассматривать  контроль за деятельностью железнодорожного транспорта всей железнодорожной отрасли  можно отметить следующий аспект.

Во многом деятельность каждого  отдельно предприятия железнодорожной  отрасли зависит от профессионального  опыта работы. И не на всех предприятиях складывается вышеуказанная схема  контроля, следовательно, на руководство  ОАО «Российские железные дороги»  в лице президента компании В.И. Якунина ложится вся полнота ответственности за деятельностью и контролем всей железнодорожной отрасли.

Контроль за деятельность ОАО «РЖД» (рис. 19) ведётся советом директоров, ревизионной комиссией и советом учредителей. В состав акционерного общества включены департаменты по различным отраслям деятельности железнодорожного транспорта. Департаменты возглавляют руководители, назначаемые на должность Президентом ОАО «РЖД», который в свою очередь и осуществляет контроль за деятельностью последних. Президент ОАО «РЖД» контролирует также в свою очередь начальников ЖД дорог. Филиалов – ОАО «РЖД».

В подчинении у начальников  ЖД дорог руководители служб и  отделов ЖД хозяйства, которые напрямую контролируются начальниками ЖД дорог  и руководителями департаментов  ОАО «РЖД». Контроль исполнения решений и указаний Президента ОАО «РЖД» осуществляется следующим образом: после выхода в свет ведомственного указания касающегося конкретного вопроса ЖД отрасли оно доводится до сведения путём направления телеграммы в адрес всех руководителей департаментов ЖД дорог, предприятий и отделов. Для исполнения полученного указания устанавливаются конкретные конечные сроки. Контроль за исполнением указания в конкретные сроки возлагаются на контрольные отделы.

 

 

 

 

 

Контроль за деятельностью  Локомотивного депо осуществляется руководителем наряду с повышением мотивации и качества труда работников Локомотивного депо. Большое внимание уделяется постоянному оснащению цехов, пунктов, новой техникой и технологиями. Совершенствуются подвижной состав.

В данной организации контроль осуществляется (рис. 20):

• путём проведения ежедневных утренних планерок, дней безопасности, дней охраны труда, дней качества, дней мастера, а также проведение кадровых дней.
• проведения анализа хозяйственной деятельности, которая формирует информацию обратной связи в системе управления Локомотивного депо.
• благодаря процессу коммуникации между людьми. Информация в процессе коммуникации передается не только для того, чтобы могли приниматься здравые решения, но также и для того, чтобы они могли выполняться.
• при помощи ревизионной комиссии и советом учредителей.
• за счёт контрольных отделов, которые осуществляют контроль над исполнением указаний в конкретные сроки.
• благодаря общественному собранию из представителей предприятия. На данном собрании разбираются конкретные случаи, произошедшие на предприятии.
• при помощи средств автоматического контроля.

 

3.3. Методы усовершенствования контроля на примере предприятия Локомотивного депо

 

Контроль на производстве – это достаточно сложный процесс, который требует от руководителя отлаженных, скоординированных действий, направленных на повышение уровня эффективности  работы каждого из сотрудников и  в конечном итоге предприятия  в целом.

В реальной жизни на предприятии  возникают проблемы, которые могут  быть устранены только при наличии  эффективного контроля.

Необходима координация  деятельности организации, т.е. процесс  распределения деятельности во времени, приведение ее отдельных элементов  в такое сочетание, которое позволило  бы наиболее эффективно и оперативно достичь поставленной цели.

Таким образом, руководитель должен произвести распределение обязанностей (ответственности). В секторе Локомотивного депо все работники знают друг друга, в связи с этим легко создается рабочий коллектив, в котором осуществление контроля над их работой не представляется сложной проблемой. Но на линиях Локомотивного депо с высокой степенью специализации и распределения обязанностей достижение требуемого уровня контроля потребует от руководителя депо определенных усилий. Следовательно, контроль должен быть возложен на заместителей руководителя, которые будут контролировать определённые участки Вагонного депо

Обязательно должна быть создана  на предприятии координация деятельности и средств связи. Руководитель производства будет передавать указания или иную информацию через средства связи, и  будет уверен, что его сообщение  правильно понято и своевременно получено. Также важным является и  обратный процесс передачи информации — от подчиненного к руководителю. На этом этапе не должно быть сбоев, низшее звено всегда должно знать, какая  информация нужна руководству для  принятия тех или иных решений. Поэтому необходимо решать проблему повышения квалификации профессиональных работников предприятия.

Необходимо создать один из видов контроля – это надзор над деятельностью с помощью комиссий. Комиссия будет представлять собой группу лиц, на которых будет возложено решение специальных задач, в том числе и контроль над работниками и самим руководителем по отдельным вопросам. Например, реализация активов предприятия, понижение дебиторской задолженности и т.д.

Следует избегать чрезмерного  контроля. Руководство не должно перегружать  персонал многочисленными формами  контроля, иначе это будет поглощать  все его внимание. Контроль должен осуществляться не чаще и не тщательнее, чем это необходимо. Иначе, по понятным причинам, это может раздражать сотрудников.

Нужно устанавливать высокие, но реальные, достижимые цели. Четко  поставленная цель уже сама точно  говорит, чего ждет от персонала руководство. Однако согласно мотивационной теории ожидания, нельзя ориентировать сотрудников  на такие цели, которые они считают  нереальными. Завышенный стандарт воспринимается персоналом как нереальный, несправедливо  высокий; он может разрушить мотивацию  работников на эффективный труд. Заниженная цель может оказывать демотивирующее воздействие на персонал, так как  достижение ее не составляет никакого труда. Хороший руководитель должен иметь чувство меры и устанавливать  цели высокие, но достижимые.

За успешно выполненную  работу следует вознаграждать. Если руководство предприятия хочет  добиться, чтобы персонал работал  с полной самоотдачей в интересах  дела, оно должно справедливо вознаграждать  сотрудников за хорошо проделанную  работу. Согласно теории ожидания, существует четкая взаимосвязь между результативностью  и вознаграждением. Это управленческое требование более или менее четко  реализуется в сфере бизнеса. В так называемой бюджетной сфере  с застойных времен действует принцип уравнительности. Все премиальные средства делятся поровну, независимо от вклада сотрудника в общее дело. Премия есть периодическая выплата работникам денежных сумм сверх основного должностного оклада в целях поощрения достигнутых успехов в труде и стимулирования повышения эффективности их деятельности.

Из всего вышеизложенного  следует вывод, что для Локомотивного депо необходимы следующие методы для использования эффективного контроля:

• поддержание включения подчиненных в контроль их собственной деятельности. Самоконтроль часто оказывается самым лучшим контролем;
• сосредоточение контроля на результатах, а не на деятельности и внешнем виде работников;
• регулярно переоценивать контроль, чтобы убедиться, что он все еще необходим и соответствует ситуации;
• включать подчиненных в разработку методов и осуществление контроля;
• остерегаться подчиненных, которые выступают против контроля, потому что они не хотят быть слишком ограниченными или «потерять свободу». Их сопротивление на самом деле может происходить из желания избежать четкой ответственности за результаты деятельности.

Определенная часть администрации  должна следить за ежедневным ходом  выполнения операций. Творческий подход к делу должен поощряться, путём  премирования работников денежными  премиями и в меру ценными подарками.

Большинство из перечисленных  методов уже нашли своё отражение  в деятельности Локомотивного депо. Свидетелями этого являются производственные экономические показатели данной организации за последние годы.

 

Заключение

Контроль не только позволяет  выявлять проблемы и реагировать  на них так, чтобы достичь намеченных целей, но и помогает руководству  решить, когда нужно вносить радикальные  изменения в деятельности организации.

Анализ результатов исследования позволяет сделать следующие  выводы:

• контроль является одной из основных функций менеджмента;
• контроль позволяет избежать в будущем неудовлетворительных результатов деятельности и создать необходимые предпосылки для стимулирования персонала;
• цель контроля – предотвращение ошибок;
• выделяют три основных вида контроля – это предварительный, текущий и заключительный, помимо них так же выделяют: внешний, внутренний, стратегический, оперативный, структурный, финансовый и контроль по выходу ;
• эффективность функционирования Локомотивного депо зависит от подготовленности персонала к работе с современным оборудованием, которое позволяет развить производственные мощности депо и увеличить выпуск вагонов из плановых видов ремонта.

Изучение поставленных в  работе проблем, выводы, к которым  привели результаты исследования, дают основания сформулировать рекомендации для исследуемого предприятия. Среди  них:

• самоконтроль,
• сосредоточение контроля на результатах, а не на деятельности и внешнем виде работников предприятия;
• включение подчиненных в разработку методов и осуществление контроля;
• определенная часть администрации должна следить за ежедневным ходом выполнения операций.

Процесс контроля, в общем  случае, состоит в следующих этапах:

• установление стандартов
• измерение фактических результатов
• проведение корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

 Необходимость контроля  объясняется неопределенностью  в поведении внутренней и внешней  среды организации и, как следствие,  возможность отклонений фактического  хода планируемых процессов от  желаемых (запланированных). Поэтому,  в случае, если фактические результаты  существенно отличаются от показателей,  установленных планом, необходимо  вмешательство в ход управляемого  процесса. Это, с одной стороны,  дает возможность своевременного  предупреждения возникновения кризисных  ситуаций. С другой, позволяет поддерживать  успех, если ситуация развиваются  в благоприятном для организации  направлении.

Главное не забывать, что  контроль всего лишь инструментальный элемент системы управления, являющийся непрерывным процессом, совпадающий в своем развитии с производственным циклом.

 

 

Признак классификации	Элементы класса внутреннего контроля
Форма контроля	1.Финансовый  контроль. 2.Административный  контроль..
Время осуществления  контрольных действий.	1. Предварительный  контроль 2. Текущий контроль. 3. Заключительный контроль.
Область контроля (т.е. кого (или что) контролируем).	1. Человеческие  ресурсы. 2. Материальные  ресурсы. 3. Финансовые  ресурсы.
Источники данных контроля.	1. Документальный контроль. 2. Фактический контроль. 3. Автоматизированный контроль.
Характер контрольных  мероприятий.	1. Плановый контроль. 2. Внеплановый контроль.
Полнота охвата объекта контроля.	1. Сплошной контроль. 2. Не сплошной контроль.
Методические  приёмы контроля.	1. Общенаучные методические приёмы  контроля (анализ, синтез, индукция, дедукция, редукция, аналогия, моделирование,  абстрагирование, эксперимент и  др.). 2. Собственные эмпирические методические  приёмы контроля (инвентаризация, контрольные  замеры работ, контрольные запуски  оборудования, формальная и арифметическая  проверки, встречная проверка, способ  обратного счёта, метод сопоставления  однородных фактов, служебное расследование,  экспертизы различных видов, сканирование, логическая проверка, письменный  и устный опросы и др.). 3. Специфические приёмы смежных  экономических наук (приёмы экономического  анализа, экономическо-математические  методы, методы теории вероятностей  и математической статистики.