Тайм-менеджмент

БАЛТИЙСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ "ВОЕНМЕХ"

им.  Д. Ф.  УСТИНОВА

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВая  работа

 

 

по курсу     Основы менеджмента

                                                                   

 

на тему    Тайм-менеджмент

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

ст. группы Р-171

Силичева А.С.

 

 

Проверил:

Иванова Т.Д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

САНКТ-ПЕТЕРБУРГ

2008 г.

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………………..3

ГЛАВА 1. 7 базовых шагов к эффективной  организации рабочего времени………5

1. Анализ нерационального использования времени……………………..5

1.1.1. Хронофаги – поглотители времени…………………………...6

1.2. Постановка целей. Технология SMART………………………….……..7

1.3.  Планирование……………………………………………………………..9

1.3.1.   Закон Паркинсона……………………………………………..10

1.3.2.  Метод «Альпы»………………………………………….…….10

1.4. Принципы и правила расстановки приоритетности дел………………12

1.  Принцип Парето………………………………………………12

1.4.2.  ABС-анализ…………..………………………………………..13

1.4.3. Принцип Эйзенхауэра…………………….…………………..14

1.5.  Технология делегирования……………………………………………...15

1.6. Организация……………………………………………………………...17

1.6.1. Правила начала, середины и завершения рабочего дня…….17

1.6.2. Техника саморазгрузки……………………………………….18

1.6.3.  Оптимальный ритм работы…………………………………...19

4. Организация рабочего пространства………………………...20

1.7. Контроль………………………………………………………………….20

1.7.1.  Технология контроля времени……………………………….20

1.7.2.  Метод «пяти пальцев» (по Л.Зайверту)……………………...21

ГЛАВА 2. Тайм-менеджмент в России. Корпоративный тайм-менеджмент. ……23

2.1.  Особенности тайм-менеджмента в России…………………………….23

2.2. Командный тайм-менеджмент и мотивация…………………………...24

2.3.  Внедрение тайм-менеджмента в фирму………………………………..26

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………………..29

Список использованных источников………………………………………………...30

Выбрать время - значит, сберечь время,

а что сделано  несвоевременно,

сделано понапрасну.

 

Бэкон Ф.

 

 

Кто выиграл  время, тот выиграл все.

 

Мольер Ж.

ВВЕДЕНИЕ

 

Время – это  ограниченный и дорогой ресурс. Его  ход невозможно замедлить или  остановить. Редко у кого есть время, чтобы сделать все задуманное. С ситуацией постоянной нехватки времени сталкиваются все, независимо от должности, статуса, сферы деятельности – генеральные директора компаний, руководители отделов и подразделений, специалисты и рядовые сотрудники. Как же научиться грамотно и максимально эффективно использовать своё время? Ответ на этот вопрос дают приемы тайм-менеджмента (ТМ).

Управление временем (англ. Time Management) – междисциплинарный  раздел науки и практики, посвященный  изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности [№7]. Его основной идеей является выполнение работы с меньшими затратами в лучших условиях с более качественными результатами. При этом без спешки и стрессовых ситуаций, с большей удовлетворенностью от работы. Как результат – повышение мотивации труда, рост квалификации, меньшая загруженность работой, отсутствие ошибок при выполнении профессиональных функций и достижение целей кратчайшим путем.

Почему ТМ стал актуальным именно сегодня? Это связано, прежде всего, с тем, что в несколько раз увеличилась нагрузка на сотрудников и руководителей компаний. Масштаб ежедневных дел рядового управленца вырос так, что ему стало не хватать времени как на работе, так и в личной жизни. Некоторые руководители пытаются исправить ситуацию путем таких непопулярных мер, как увеличение времени рабочего дня, что, фактически, лишает работников драгоценных часов отдыха и семейной жизни.

Самое интересное, что  если важность ТМ осознают многие руководители, то времени на практическое применение его методик хватает далеко не у каждого. В результате страдает эффективность работы, и снижается работоспособность сотрудников. Конечно, это не просто и стоит не дешево, но время – это бесценный ресурс, который невозможно восполнить.

Именно поэтому основными задачами данной работы, наряду с рассмотрением  классических приемов и методов  сознательного управления течением времени, являются изучение способов эффективного внедрения ТМ в фирму, а также  выявление специфических особенностей ТМ в России.

Цель данной работы – нахождение ответа на вопрос: «как эффективно и грамотно организовать рабочее время?»

ГЛАВА 1. 7 базовых шагов к эффективной организации рабочего времени

 

1.1.   Анализ нерационального использования времени

 

Первый шаг к тому, чтобы научиться лучше управлять временем, состоит в выяснении того, как вы обычно проводите своё время. Самого акта отслеживания времени часто бывает достаточно для того, чтобы выявить ваши бессознательные привычки и впоследствии разобрать их более подробно.

На протяжении недели следите за тем, что вы делаете  каждый день. Ведите подробный деловой  ежедневник. Попробовав это лишь однажды, вы немедленно получите огромную порцию знания о том, на что на самом деле уходит ваше время. В течение всего  дня записывайте время начала и завершения всякой своей деятельности. Задумайтесь об использовании секундомера с целью фиксирования временных интервалов для каждой деятельности. Вы можете делать это в течение только своего рабочего дня или в продолжение всего дня.

В конце дня распределите все куски времени по общим  категориям и выясните, какой процент  вашего времени был потрачен на каждый тип вашей деятельности. Если хотите быть точными, проделывайте это в  течение.

Будьте настолько внимательны  к деталям, насколько это возможно. Отметьте, сколько времени у вас уходит на электронные письма, чтение тематических конференций в Интернете, навигацию по сети, телефонные звонки, еду и т.п.

Возможно, вы будете удивлены, узнав  о том, что тратите лишь малую  часть своего рабочего времени, делая то, что привыкли считать собственно работой. Исследования показали, что средний офисный работник выполняет только 1,5 часа чистой работы в день. Остальное время уходит на общение, перерывы на кофе, принятие пищи, разговоры не по делу, перебирание бумаг и множество других занятий, не относящихся к работе. Средний офисный работник на полной занятости даже не начинает заниматься настоящей работой до 11 утра, а «закругляться» начинает около 15:30 [№8].

Анализируя отчет по своей деятельности, вы сможете обнаружить и устранить все утечки времени, а также ненужные задачи. Кроме того, вы узнаете время, в которое вы наиболее продуктивны и сможете выполнять самую трудоемкую работу именно в это время.

 

1.1.1.   Хронофаги – поглотители времени

 

При проведении полного анализа рабочего времени особое время стоит уделить поглотителям времени, так называемым хронофагам. Термин «хронофаг» обозначает любые отвлекающие объекты, которые мешают заниматься тем, что запланировано.

Различают внутренние и внешние помехи.

Помехи извне — это плоды нашего рабочего окружения, события, отвлекающие внимание и лишающие контроля над временем. К внешним хронофагам относятся: задержки при выходе из дома, задержки в дороге, болтовня с коллегами, неполадки с компьютером и доступом в Интернет, электронная почта (спам), совещания, поиск папок, ручек и т.п., телефонные звонки, курсы повышения квалификации, посетители, прослушивание сообщений голосовой почты.

Кроме внешних поглотителей времени  существуют и внутренние, которые съедают ваше время изнутри: ваши черты характера и личные качества, вызывающие простои в работе, а в результате приводящие к стрессу и осознанию того, что вы ничего не успеваете. Избавляться от них нужно, но это будет более проблематично, чем избавление от внешних убийц. Внутренние помехи являются частью нашей жизни, и от привычек очень тяжело избавляться.

Среди внутренних помех можно отметить: неумение отказывать и говорить «нет», привычка хвататься за все и сразу, неверная оценка сроков и объемов  работ, желание всегда быть полезным и помогать всем, природная медлительность, отсутствие привычки вести записи, излишняя общительность, нежелание устанавливать крайний срок для задания/работы, привычка приступать к работе, не обеспечив себя всем необходимым, не умение расставлять приоритеты, привычка каждые 5-10 минут проверять почту (блоги, форумы, RSS), недостаток отдыха (постоянное неработоспособное состояние), привычка полностью полагаться на память, природная рассеянность, привычка откладывать ежедневные дела на конец дня, неумение следить за выполнением проекта, привычка курить.

Основной вред хронофагов заключается  в том, что они стремятся отнять и заполнить собой все время, отвлекая от тех занятий, которые  считаются важными. Представим, сколько  времени уходит на то, чтобы пойти и налить горячей воды в чашку из кулера или прогуляться до канцелярии за пачкой бумаги, которая закончилась. Минута за минутой расходуется время, и день перетекает в вечер. Только осознание того, что хронофаги существуют и насколько они сильны, поможет достичь наилучшей эффективности в борьбе с ними.

 

1.2.   Постановка целей. Технология SMART.

 

Постановка целей – это четкая формулировка наших намерений, потребностей или задач, помогающая направить  дальнейшие действия на их эффективное  выполнение. Для чего нужно ставить цели? Почему это так важно? Цели позволяют сотрудникам, менеджерам и компании осмыслить выполнение текущих операций, дел, функций, измерить их эффективность и дают возможность найти основу для дальнейшего совершенствования. Постановка целей помогает в дальнейшем ориентироваться в том, какие методы управления временем следует применять, а какие применять не следует.

Общепризнанной классикой международного менеджмента и обязательным навыком  любого менеджера является технология постановки целей SMART. Впервые SMART-критерии постановки целей предложил использовать Питер Друкер (Peter Drucker) в своей работе “Практика менеджмента” (”The Practice of Management”, 1954). SMART (англ. умный) – это стандарт постановки целей и задач, который учитывает пять важнейших характеристик целей [№9]. Цели должны быть:

1. конкретными (Specific)

Цель должна быть чётко сформулирована. Иначе в конечном итоге может  быть достигнут результат, отличающийся от запланированного. При постановке такой цели необходимо ответить на несколько вопросов:

• Кто: кто вовлечен?
• Что: что я хочу выполнить?
• Где: определить местоположение.
• Когда: установить временные рамки.
• Условия: определить требования и ограничения.
• Почему: особые причины, прибыль или поощрение, полагающееся при достижении цели.

Объем специфичной цели должен быть не менее 5-10 слов, но и не более 250 слов (одна страница текста – максимум).

2. измеримыми (Measurable)

Если у цели не будет каких-либо измеримых параметров, то будет невозможно определить, достигнут ли результат. Вы не можете управлять тем, что невозможно измерить. Когда вы измеряете свой прогресс, вы не сворачиваете с пути, достигаете установленных временных сроков, оптимизируете ресурсы, координируете приоритеты.

Практика  показывает, что критерий измеримости наиболее сложный в технике SMART.  Измеримость степени достижения целей (задач) означает, что нужно представить не только то состояние, которого нужно добиться, но и то, которое характерно для действующего периода. То есть для того, чтобы наметить плановый показатель по данной задаче и быть уверенным в измеримости процесса и в достижении результата, как правило, необходимо иметь статистические данные по данному критерию за предыдущий период.

 

3. достижимыми (Achievable)

Цели используются в качестве стимула для решения задач и, таким образом, дальнейшего продвижения вперёд за счёт достижения успеха. Цель должна попадать под определение "трудно, но выполнимо".

4. ориентированными на результат (Result-oriented)

Цели должны характеризоваться  исходя из результата, а не проделываемой работы. Таким образом достигается эффективность.

5. соотносимыми с конкретным сроком (Timed)

При постановке цели первое наиболее традиционное решение по временной  составляющей задачи – указание даты крайнего срока ее исполнения (deadline).

 

1.3.   Планирование

 

Планирование – это одна из основных функций менеджмента. В широком  смысле планирование – это деятельность, направленная на определение целей  и задач организации, а также  распределение и перераспределение  ресурсов для реализации поставленных задач. В узком смысле – это процесс составления специальных документов, цель которых состоит в сочетании и координации работы, организации и повышении ее эффективности [№3].