Тайм-менеджмент

Все рассмотренные выше 10 договоренностей  просты и естественны. Сложность  в том, что эти мысли, как правило, всегда остаются в головах, они не материализованы, а значит, ими нельзя управлять. Командные договоренности начинают работать только в том случае, когда все члены команды совместно их принимают и соглашаются с ними. Самый эффективный способ – это совместное обсуждение. Достаточно собрать всех, кто работает в одной комнате, и обсудить те вопросы и мысли, которые у всех в головах. Таким образом и рождается тот самый список командных договоренностей эффективной работы в одной комнате.

2.3.   Внедрение тайм-менеджмента в фирму

Освоив личный ТМ, руководители часто  задумываются над тем, как передать его подчиненным, как с помощью ТМ повысить эффективность всей фирмы. Главной идеей распространения этих технологий является следующий принцип: “Правильно построенная система обеспечивает эффективность включенных в нее людей”.

Корпоративный ТМ предлагает взаимодополняющий подход: “От личного времени сотрудников – к самостоятельной оптимизации ими бизнес-процессов”. Даже на работе личное время сотрудника продолжает оставаться единственным невосполнимым ресурсом человека. Увидев потери этого ресурса из-за окружающего беспорядка, сотрудник сам начинает совершенствовать бизнес-процессы. Причем зачастую такая оптимизация снизу более эффективна, чем традиционная оптимизация сверху.

Типична следующая логика распространения ТМ в компании: освоение ТМ первым лицом, обучение сотрудников, внедрение корпоративных ТМ-стандартов.

Однако зачастую случается  так, что личного примера руководителя недостаточно, нужно систематическое  обучение ТМ. Кроме привычного привлечения  внешних тренеров, для этого можно  подготовить внутрикорпоративного тренера. Преимущества такого подхода – относительно низкие финансовые затраты, легкость организации обучения новых сотрудников.

Но обучение сотрудников  силами их руководителей тоже полезно. Затраты времени менеджеров окупаются  тем, что, обучая других, они и сами глубже исследуют тему. Оптимально сочетать участие в обучении руководителей и тренеров.

Следующий после обучения этап распространения ТМ – формализация полученных знаний и их закрепление  в виде корпоративных стандартов. Обычно этот процесс включает: диагностику (анализ расходования времени в целом внутри компании), постановку задач, разработку стандартов отчетности и планирования, пилотное внедрение и оценку результатов. Продукты, разрабатываемые в ходе этого процесса, целесообразно рассматривать на трех уровнях:

1. “Язык”: глоссарий, формализующий основные понятия (приоритетность, срочность, крайний срок и т. п.).

2. “Правила”, опирающиеся на язык: формализованные и неформальные командные и корпоративные ТМ-стандарты и регламенты.

3. “Вещи”, воплощающие правила: стандартные формы обзора задач, бумажные и электронные таблицы для делегирования, личные и командные настройки электронных органайзеров.

При успешно внедренной системе корпоративного ТМ события  в компании становятся планируемыми и предсказуемыми, все находятся в едином информационном и временном пространстве.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

На основании данной курсовой работы можно сделать вывод: грамотная  реализация процессов ТМ позволяет  выявить значительные ресурсы времени, не изменяя кардинальным образом  привычного жизненного уклада. Особое внимание следует обратить на то, что ТМ относится в большей степени к правильной организации рабочего времени, нежели чем к его экономии. Стремиться нужно к рациональному распределению временных ресурсов согласно личным интересам и возможностям, а также требованиям бизнеса.

Максимальный эффект достигается  тогда, когда планы руководителя согласованы с планами подчиненных. Это задает единый ритм работы в  компании, приводит к общей слаженности  и, как следствие, к достижению желаемых результатов. Только сочетание личного ТМ и корпоративного направит компанию к успеху. Индивидуальное понимание каждым сотрудником необходимости рационального использования рабочего времени увеличит качество и скорость работы организации в разы. ТМ нельзя навязать силой, в компанию его следует внедрять постепенно с помощью обучающих программ для персонала.

Однако ТМ предлагает огромное количество методик, не каждая из которых подойдет именно вам. Только ознакомившись со всеми основными  стратегиями эффективного управления временем, вы сможете подобрать для себя именно ту, которая удовлетворяет вашим требованиям и пожеланиям.

Из данной работы видно, что к основным этапам рационализации рабочего времени относятся следующие: постановка целей, планирование, расстановка приоритетов, организация работы и контроль. Все они равнозначны, и только их совместное применение поможет достичь основной цели ТМ – способности управлять временем.

В заключение, ТМ часто  называют еще одним временным  «модным течением», но это далеко не так. Данная работа подтверждает острую необходимость использования ТМ для большинства из нас.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Архангельский Г.А. «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы». – СПб.: Питер, 2008г.
2. Зайверт Л. «Ваше время в Ваших руках: советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время». – М.: Интерэксперт, 1999г.
3. Кноблаух Й. Велтье Х. «Управление временем». – М.: Омега-Л, 2008г.
4. Паркинсон С.Н. «Законы Паркинсона: Сборник». Пер. с англ. // Сост. и авт. предисл. В.С. Муравьёв. – М.: Прогресс, 1999г.
5. Трейси Б. «Результативный тайм-менеджмент. Эффективная методика управления собственным временем». – М.: SmartBook, 2008г.
6. «Время сопротивляется управлению. Тайм-менеджмент с трудом приживается в России» // Андрей Руденко, «Ведомости», 16.06.2005г.
7. http://www.ubo.ru/ - информационный портал «УралБизнесОбразование».
8. http://www.b-seminar.ru/ - независимый информационный портал «Business Seminar».
9. http://management.web-standart.net/ - журнал «Управление компанией».