Управленческая ситуация. Организационно – управленческий анализ деятельности МОУ для детей дошкольного и младшего школьного возраста «

1.2 Классификация и моделирование управленческих ситуаций

1.2.1 Характеристика ситуаций

Классифицируя управленческие ситуации, целесообразно исходить, прежде всего, из причин их возникновения, так как возникновение ситуаций обусловлено либо изменениями во внешней среде, либо изменениями в процессе реализации целей организации.

Целевая направленность в описании деятельности производственной организации и ее внешней среды должна быть главной при выявлении признаков возникающих ситуаций. Все ситуации связаны в первую очередь либо с реализацией ранее установленной цели (выполнение производственной программы, реконструкция, повышение квалификации кадров и пр.), либо с формированием новых целей (процесс развития системы).

Однако существует еще и третий вид процессов, которые условно называют адаптивными или переходными. В таких процессах различаются определенные этапы накопления проблем и знаний, необходимых для их решения. Типичным примером ситуаций, возникающих в переходных процессах, является изменение отдельных свойств продукции.

1.2.2 Проблема описания ситуаций

Следующий шаг – корректное описание ситуаций. В этой связи необходимой найти или разработать приемлемую для этой цели классификацию информационных потоков.

Первым признаком классификации является разбиение информации по шкалам: номинальная, позволяющая определить черты объекта в множестве других сообщений; порядковая, дающая представление о доминировании объектов в ряду сообщений; количественная, которая устанавливает единицы измерения объекта.             

Второй признак классификации – логическое содержание сообщений об объектах, их свойствах и отношениях.

Третий признак – отношение информационных потоков к целевой функции хозяйственной системы.

Четвертый признак – отношение информационных потоков к данной системе управления. На основе этого признака выделяют внешние и внутренние сообщения.

Пятый признак – характер преобразований относительно рассматриваемой системы. На его основе все сообщения относятся к видам процедур (эвристическим, расчетным, моделирования), параметрам (времени, субъектам и объектам управления), типу преобразований (агрегирование, фильтрование и т.п.).

Шестой признак – временной, он характеризует состояние хозяйственных систем относительно времени события, цикла управления и периодичности поступления сообщений.[4]

1.2.3  Модели управленческих ситуаций

Необходимость моделирования ситуаций обусловлена многообразием факторов, определяющих класс возникающей и развивающейся (в случае несвоевременного разрешения) ситуации. Разработка моделей возникновения и развития управленческих ситуаций позволяет заранее оценивать их возможные параметры и таким образом обоснованно выбирать эффективные пути решения ситуационных задач управления.

Гомоморфизм – это отражение соответствия одного множества элементов (реальной системы) в другое (модель реальной системы), которое обладает свойством однозначности. Иными словами каждому элементу реальной системы соответствует элемент модельной системы. Обратное утверждение неверно: не существует однозначного соответствия между элементами модели и элементами реальной системы.[4]

Учитывая иерархическую природу возникновения и развития ситуаций, в целях адекватного отображения функционирования производственной организации необходимо формирование набора иерархически связанных моделей управленческих ситуаций. При формировании системы моделей можно использовать три вида стратегии:

Стратегия «снизу вверх» предполагает моделирование процессов возникновения ситуаций, начиная с нижнего уровня производственной технологии, т.е. разработку модели простейших отдельных технологических процессов с последующей их увязкой и переходом к моделированию более высоких уровней производственной иерархии. [4]

Стратегия «сверху вниз» требует, прежде всего, формирования моделей ситуаций высшего уровня управления, а затем их разукрупнения и детализации до уровня отдельных технологических процессов.

Третья стратегия формирования моделей предполагает одновременной создание комплекса моделей как сверху, так и снизу. Она требует особого внимания к понятийному единству и совместимости моделей всех уровней иерархии.

Для прогнозирования управленческих ситуаций, можно использовать основные положения методологии «деревьев неполадок», так как прогнозируемое событие – отказ нормального функционирования системы – является нежелательным.

1.3 Циклы и методы разрешения управленческой ситуации

В процессе разрешения ситуаций выбирают способ целесообразной деятельности исходя из следующих вариантов: источник ситуации, как и объект воздействия, находится внутри производственной организации; источник ситуации – во внешней среде, а объект воздействия – во внутренней; источник ситуации может находиться как вовне, так и внутри производственной организации, а объект воздействия – во внешней среде.

Выбор определенного вида деятельности в процессе управления можно называть выбором стратегии управления. Под стратегией управления в данном случае понимается принятие предварительного решения о выборе объекта управленческого воздействия. Стратегии могут быть подразделены на три вида: регулирование, адаптация, средообразование. Признаком разделения стратегий управления является отношение процесса управления к среде – внешней или внутренней. Процесс управления осуществляется в рамках одной из трех указанных стратегий или их сочетаний.

Регулирование представляет собой вид управленческой деятельности, направленный на стабилизацию или изменение состояния подсистем производственной организации в связи с возникновением в них различного рода ситуаций и осуществляемый путем воздействия на каждую подсистему или на все вместе. Адаптация – это вид управленческой деятельности, вызванный изменениями характеристик внешней среды и осуществляемый путем изменения параметров одной или всех подсистем организации. Средообразование – это вид управленческой деятельности, воздействие которой обращено на внешнюю среду с целью ее изменения в благоприятном для данной организации направлении.[4]

Как и всякий другой вид управления, процесс разрешения ситуации реализуется в рамках определенных циклов управления, начиная с этапа идентификации ситуаций и кончая этапом их разрешения.

1.3.1 Типы циклов управления

Разнообразие реализуемых процедур, возможных источников возникновения ситуаций и выбираемых во внешней и внутренней средах организации объектов воздействия может быть упорядочено путем введения понятия элементарного цикла ситуационного управления, т.е. цикла разрешения ситуации. Под элементарным циклом понимается операционная цепь, которая связывает источник ситуации во внутренней или внешней среде организации с одним из выбираемых объектов воздействия

Исходя из полноты анализа связей и взаимодействий системы управления, можно утверждать, что в любой организации ситуационное управление не реализуется вне набора элементарных циклов управления. Любой реальный цикл управления можно представить как наложение параллельно или последовательно реализуемых элементарных циклов вплоть до всей их суммы.

Каждому элементарному циклу управления соответствует определенный вид процедуры и операционная цепь входящих в нее информационных преобразований.

Само по себе множество этих циклов еще не определяет типа управленческой процедуры, связанной с разрешением определенной ситуации, а лишь отражает потенциальную способность организации к адаптивности.

1.3.2 Методы разрешения ситуаций

Одним из факторов, влияющих на выбор метода решения ситуационных задач управления, является объем знаний о самой ситуации и о путях ее разрешения. Соотношение между объективно необходимыми и имеющимися знаниями существенным образом сказывается на процедуре управления, т.к. определяет разнообразие взаимодействий между подсистемами организации в связи с реализацией процессов получения или упорядочения необходимых для управления знаний.

В настоящее время разработано значительное количество моделей и методов принятия сложных решений.

Выбор метода разрешения ситуации определяется объемом, достоверностью и оценкой информации, характеризующей возникшую проблему. Здесь возможны следующие варианты:

- состояние среды однозначно и строго определено;

- состояние среды многозначно и поддается вероятностной оценке;

- состояние среды многозначно и не поддается вероятностной оценке.

Метод реактивного реагирования основан на однозначности отношения множества ситуаций и множества поведений: каждая ситуация вызывает одну и только одну определенную реакцию. Управляющая система применяет метод реактивного реагирования тогда, когда ситуация характеризуется четкими, известными ей причинно-следственными отношениями.

Метод аналогов основан на многократном использовании зафиксированного в тезаурусе организации опыта разрешения тех ситуаций, которые возникали в ней или вне нее. Для применения этого метода необходимо заблаговременно создавать запас решений по аналогии, а также иметь специальный поисковый аппарат, способный по определенным признакам осуществлять поиск аналога.

Суть исследовательского метода состоит в формировании комбинаций управленческих решений и методов их реализации на основании представления о возможном поведении подсистем организации и внешней среды в результате реализации этих комбинаций. Такое представление может быть получено путем моделирования решений и их результатов.[4]

В практике достаточно распространен и интуитивный метод. Он не базируется на какой-либо строгой последовательности операций, хотя здесь имеет место логическая проверка сущности явления, его сопоставление со структурой известных ситуаций.

2 Организационно-управленческий анализ деятельности Муниципального образовательного учреждения для детей дошкольного и младшего школьного возраста «Начальная школа – детский сад №16» города Байкальска

2.1 Общая характеристика предприятия

МОУ для детей дошкольного и детей младшего школьного возраста «Начальная школа – детский сад №16» является одним из нескольких МОУ города Байкальска, оказывающим образовательные услуги.

«Начальная школа – детский сад №16» руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами, нормативными документами Министерства образования, Законами об образовании.

МОУ имеет свой отдельный и сводный баланс, расчетный счет, круглую печать со своим наименованием, указанием местонахождения и полным наименованием Муниципальное Образовательное Учреждение  для детей дошкольного и детей младшего школьного возраста «Начальная школа – детский сад №16». МОУ может иметь штампы и бланки со своим наименованием.

Местоположение МОУ: область Иркутская, район Слюдянский, город Байкальск, переулок Пионерский, дома №№№1, 12, 13.

Цели и политика МОУ направлены на формирование компетентности дошкольников и младших школьников в различных областях, обеспечить успешность детей в дальнейшем обучении.

Согласно положению о МОУ «Начальная школа №16», основными задачами МОУ являются:

      Формирование ключевых компетенций посредством использования  в учебно-воспитательном процессе школы-сада современных образовательных технологий;

      Развитие интеллектуально-познавательной деятельности дошкольников и младших школьников на основе реализации компетентного подхода в воспитании и образовании детей.

МОУ использует в своей деятельности новую технику, современные средства и методы работы с детьми.

Штат работников основной деятельности МОУ за 2010 г. составил 49 человек, из них 3 – работники аппарата управления.

Качественный состав работников показан на рисунке 1.

Рисунок 1 - Качественный состав работников по возрасту

Как видно из рисунка, 20% всего персонала составляют работники в возрасте 30 – 40 лет, 37% - работники в возрасте 41 – 50 лет, 41% - в возрасте 51 – 60 лет, 2% -в возрасте 61 – 70 лет.

2.1.1 Характеристика факторов внешней среды организации

В Факторы внешней среды входят как факторы внешней среды прямого воздействия, так и косвенного воздействия.

К фактором внешней среды прямого воздействия относятся следующие факторы:

Потребители: потребителями данной организации являются жители микрорайонов Строитель, Красный ключ, Утулик города Байкальска.