Управленческие решения на предприятии

• Отсутствие  механизма  бюджетирования  деятельности  предприятия,  позволяющего  проводить  предварительный  сравнительный  анализ  принимаемых  решений,  рассчитывать  плановые,  экономически  оправданные  показатели  затрат,  прогнозировать  результаты  деятельности  и  обосновывать  перспективное  решение,  проводить  анализ  отклонений  фактических  показателей   от  плановых  и  выявлять  их  причины.
• Отсутствие  прозрачной системы  учёта  затрат,  позволяющей  определить  не  только  их  достоверную  величину,  но  и  проанализировать  их  по  видам,  статьям,  местам  возникновения,  носителям,  центрам  ответственности  и  в  других  разрезах,  необходимых  для  осуществления  адекватного  контроля  деятельности  и  управления.
• Несовершенство  системы  внутренней  отчётности.
• Отсутствие  механизма  оценки  рентабельности   направлений  деятельности   отдельных  продуктов.
• Отсутствие  процедур  проведения  анализа  и  принятия  управленческих  решений,  связанных  с  вопросами  формирования  производственной  программы,  ценообразования,  оценки  инвестиционных  проектов.
• Недостаточный  уровень  ответственности  и  мотивации  персонала  за  снижение  уровня  затрат  и  повышение  эффективности  деятельности  как  своего  подразделения,  так  и  предприятия  в  целом.
• Отсутствие  чёткого  механизма  управления  подразделениями  предприятия  (системы  контрольных  показателей,  регламента  их  планирования,  получение  отчётов,  анализа  и  оценки,  стимулирования).

Важно и управление за исполнением исполнения управленческих решений.9

Ответственность  за  правильное  и  своевременное  решение  вопросов,  отражённых  в  документах  несут в ООО офис-менеджер и делопроизводитель, отвечающий за контроль над исполнением документа, а также исполнители, которым поручено исполнение задания.  Исполнитель  определяется  по  классификатору  распределения  обязанностей  в  ООО. 

Контроль  за  сроками  исполнения  документов  ведёт  служба ДОУ в ООО.

Контроль  исполнения  включает  постановку  на  контроль,  проверку  своевременного  доведения  документа  до  исполнителя,  предварительную  проверку  и  регулирование  хода  исполнения,  учёт  и  обобщение  результатов  контроля  документов, информирование  руководителя.  Организация  контроля  исполнения  должно  обеспечивать  своевременное  и  качественное  исполнение  документов.

Контроль  за  сроками  исполнения  документов  в ООО в соответствии с инструкцией по делопроизводству и  подразделяется  на  следующие  технологические  операции:

• фиксация  всех  поставленных  на  контроль  документов,  которая  производится  в  процессе  регистрации;
• проверка  своевременного  доведения  документа  до  исполнителя;
• корректировка  данных  о  контролируемых  документах  при  изменении  сроков  исполнения,  передачи  документов  от  исполнителя  к  исполнителю.  Данная  операция  заключается  в  заполнении  раздела  «Ход  исполнения»;
• напоминание  исполнителям  и  руководителям  подразделений  о  наличии  неисполненных  документов  и  поручений;
• информирование  исполнителей  о  состоянии  и  ходе  исполнения  документов;
• внесение  данных  об  исполнении  документов;
• анализ  состояния  дел  и  уровень  исполнительской  дисциплины  по  организации  в  целом,  по  специалистам,  видам  документов,  по  структурным  подразделениям.

Контроль  за  исполнением  является  главным  процессом  делопроизводства в ООО.   Если  на  контроль  ставится  внутренний распорядительный  документ,  то  контролируется  каждый  пункт  такого  документа,  каждое  поручение  или  задание,  отражённое  в  нём. 

Существуют  методические  рекомендации  по  перечню  типовых  сроков  исполнения  документов,  которые  отражены  в  приложении  к  ГСДОУ.  Данный  перечень  типовых  сроков  является  только  методической  рекомендацией,  но  не  является  обязательным  для  негосударственной организации.

В  сроковом  контроле  в делопроизводстве в ООО выделены следующие технологические операции:  текущий  контроль,  предупредительный  и  итоговый  контроль.

Текущий  контроль  заключается  в  ежедневной  подготовке  сведений  о  документах,  срок  исполнения  которых  истекает  на  текущий  день.  Ответственный делопроизводитель в ООО  за  контроль  исполнения,  ежедневно  в  начале  рабочего  дня  выявляет  и  составляет  список  документов,  срок  исполнения  которых  истекает  в  этот  день.  Текущий  контроль  показывает,  какие  дела  должны  быть  завершены  сегодня.  Контроль  за  сроками  исполнения      предусмотрен  в    инструкции  по делопроизводству в ООО.  В  случае  срыва  сроков  офис-менеджер  докладывает об  этом  соответствующему директору или генеральному директору ООО.

В  ходе  предупредительного  контроля  делопроизводитель составляет  сводки  и  предупреждает  исполнителей  по  документам,  срок  исполнения  которых  истекает  через  два-три  дня.  Систематическая  проверка  исполнения  документов  позволяет  налаживать  в  ООО  исполнительскую  дисциплину.  Если  в  ходе  исполнения  документа  выявляется  невозможность  его  своевременного  исполнения,  то  об  этом    докладывается одному из директоров ООО,  который  имеет  право  на  перенос  срока  исполнения  документа.  При   перенесении  срока  исполнения  документа,  новый  срок  вносится  в электронную  регистрационную  картотеку, а также в срочную картотеку на бумажном носителе. 

Снятие  документов  с  контроля  в ООО осуществляется  только  после  полного  исполнения  документа.  Результат  исполнения  документа отмечается в регистрационной и срочной электронных картотеках, а также в журнале регистрации и срочной картотеке на бумажном носителе.10

Итоговый  контроль  в ООО заключается  в  аналитической  работе  по  обобщению  результатов  работы  сотрудников  или  ООО  в  целом. В  сущности,  он  является  обобщением  всего  документооборота  ООО за  определённый  период.  На  основе  итогового  контроля  составляются  отчётные  сводки  исполнения  заданий.  На  основании  этих  отчётов  директора и генеральный директор   могут составить  чёткое  представление  о  работе  отдельных  сотрудников  ООО  и  о  работе  по  отдельным  направлениям.

Для контроля за исполнением документов используется автоматизированная форма учета управленческих документов и их состояние в процессе исполнения.

 

4. Анализ и повышение  эффективности делового общения

 

4.1 Понятие, функции

 

Деловое общение - это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач. Специфической особенностью названного процесса является регламентированность, т. е. подчинение установленным ограничениям, которые определяются национальными и культурными традициями, профессиональными этическими принципами.

Деловой этикет включает в себя две группы правил:

- нормы, действующие в  сфере общения между равными  по статусу, членами одного коллектива (горизонтальные);

- наставления, определяющие  характер контакта руководителя  и подчиненного (вертикальные).

Общим требованием считается приветливое и предупредительное отношение ко всем коллегам по работе, партнерам, независимо от личных симпатий и антипатий.11

Регламентированность делового взаимодействия выражается также во внимании к речи. Обязательно соблюдение речевого этикета - разработанных обществом норм языкового поведения, типовых готовых "формул", позволяющих организовать этикетные ситуации приветствия, просьбы, благодарности и т. д. (например, "здравствуйте", "будьте добры", "разрешите принести извинения", "счастлив, познакомиться с Вами"). Эти устойчивые конструкции выбираются с учетом социальных, возрастных, психологических характеристик.

Общение как взаимодействие предполагает, что люди устанавливают контакт друг с другом, обмениваются определенной информацией для того, чтобы строить совместную деятельность, сотрудничество.

Чтобы общение как взаимодействие происходило беспроблемно, оно должно состоять из следующих этапов:

- Установка контакта (знакомство). Предполагает понимание другого  человека, представление себя другому  человеку;

- Ориентировка в ситуации общения, осмысление происходящего, выдержка паузы;

- Обсуждение интересующей  проблемы;

- Решение проблемы.

- Завершение контакта (выход  из него).

Служебные контакты должны строиться на партнерских началах, исходить из взаимных запросов и потребностей, из интересов дела. Бесспорно, такое сотрудничество повышает трудовую и творческую активность, является важным фактором технологического процесса производства, бизнеса.

Известны три основные функции делового общения:

1. Информационно-коммуникативная функция (накопление, формирование, передача и прием информации).
2. Регулятивно-коммуникативная (корректировка поведения, а также способы воздействия на собеседника: убеждение, внушение, подражание, заражения).
3. Эффективно-коммуникативная (становление эмоциональной оболочки человека).12

 

 

 

4.2. Виды делового  общения

 

По способу обмена информацией различают устное и письменное деловое общение.

Устные виды делового общения, в свою очередь, разделяются на монологические и диалогические.

К монологическим видам относятся:

- Приветственная речь;

- Торговая речь (реклама);

- Информационная речь;

- Доклад (на заседании, собрании).

Диалогические виды:

- Деловой разговор - кратковременный  контакт, преимущественно на одну  тему.

- Деловая беседа - продолжительный  обмен сведениями, точками зрения, часто сопровождающийся принятием решений.

- Переговоры - обсуждение  с целью заключения соглашения  по какому - либо вопросу.

- Интервью - разговор с  журналистом, предназначенный для  печати, радио, телевидения.

- Дискуссия;

- Совещание (собрание);

- Пресс-конференция.

- Контактный деловой разговор - непосредственный, "живой" диалог.

- Телефонный разговор (дистантный), исключающий невербальную коммуникацию.13

В прямом контакте и непосредственной беседе наибольшее значение имеют устная и невербальная коммуникации.

 

Беседа или передача сообщений по телефону являются самыми распространенными формами коммуникаций, их отличает непосредственный контакт и большое разнообразие способов общения, что позволяет без труда сочетать деловую (формальную) и личную (неформальную) части всякого сообщения.

Письменные виды делового общения - это многочисленные служебные документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др.

По содержанию общение может быть разделено на:

- Материальное - обмен предметами  и продуктами деятельности;

- Когнитивное - обмен знаниями;

- Мотивационное - обмен побуждениями, целями, интересами, мотива-ми, потребностями;

- Деятельностное - обмен  действиями, операциями, умениями, навыками.

По средствам общения возможно деление на такие четыре вида:

- Непосредственное - осуществляемое  с помощью естественных органов, данных живому существу: руки, голова, туловище, голосовые связки и т.д.;

- Опосредованное - связанное  с использованием специальных  средств и орудий;

- Прямое - предполагает личные  контакты и непосредственное  восприятие друг другом общающихся  людей в самом акте общения;

- Косвенное - осуществляется через посредников, которыми могут выступать другие люди.

 

4.4. Эффективность  делового общения

 

Эффективное деловое общение является одним из основных постулатов, которого следует придерживаться для успешной деятельности фирмы. Человек, обладающий необходимыми компетенциями, но не умеющий правильно взаимодействовать с окружающими, вряд ли добьется успеха и построит карьеру. Чтобы создать и поддерживать теплую атмосферу в коллективе, уметь преодолевать разногласия, как между сотрудниками, так и с партнерами со стороны, нужно обучать своих сотрудников правильно общаться.