Управленчиские решения

3) По источникам можно  выделить информацию внешнюю  и внутреннюю. Здесь же можно  выделить входящую и исходящую  информацию, дифференцируемую по  уровням системы управления. Данный вид классификации играет важную роль в проектировании информационных систем.

4. В управленческой деятельности информация претерпевает различную обработку, в результате чего появляется новая информация. В связи с этим по степени переработки выделяют первичную и производную информацию.
5. Информация может быть классифицирована и по времени ее активного использования. Здесь можно выделить постоянную и переменную информацию. Постоянная часто используется в форме нормативных и регламентационных актов, долгосрочных заданий и пр. Переменная - это текущая, оперативная информация, используемая в течение сравнительно короткого промежутка времени (рисунок 1).

Рисунок 1 - Классификация  управленческой информации [10] Условно-постоянная информация остается неизменной или подвергается незначительным изменениям в течение длительного промежутка времени и многократно используется для решения задач управления. Это та информация, которая характеризует состав производимой продукции, технологию производства, цены и т.д. Часто одна и та же условно-постоянная информация используется для решения разных задач управления, поэтому целесообразно создавать    централизованный    информационный    фонд    предприятия    для удовлетворения  всех информационных потребностей  всех пользователей -работников аппарата управления.

Переменная информация отражает свойства и количественные характеристики разовой производственной операции. Как правило, эта информация используется в одном цикле обработки  для оперативного управления и регулирования хода производства. Она «живет» лишь незначительный промежуток времени, затем «исчезает», обновляется уже с другим значением. Следовательно, для того чтобы оперативно принимать решения, необходимо вовремя ее отслеживать и фиксировать.

6) По роли выделяют отчетную, плановую и контрольную информацию.

7)    По характеру  работы возможно разделение информации  на статистическую, бухгалтерскую,  по кадрам, процессам и пр.

8)    По качеству  можно указать на достоверную,  вероятностно-достоверную, недостоверную и ложную информацию.

Помимо этого информация может быть классифицирована по виду ее носителя (печатный текст, микрофильм, кинофильм, видеофильм, машинный носитель); по возможности использования (необходимая, достаточная, избыточная); по времени  поступления (периодическая, постоянная, эпизодическая, случайная) и др. Классификация информации служит важнейшим приемом информационного обеспечения процесса разработки управленческих решений, формирования и совершенствования системы организации, а также комплексного системного обоснования альтернатив.

1.3. Информационная система организации,  ее формирование и развитие.

Информационное обеспечение  процесса принятия решений в организации  управления осуществляется посредством  функционирования информационной системы [10].

Информационная система - это средство организации информационного  обеспечения процесса управления, способствующее своевременному поступлению необходимой  и достоверной информации во все  звенья системы управления, нуждающиеся  в ней. Потребности управленческих звеньев в управленческих решениях можно представить следующим образом (рисунок 2).

Потребности управленческих звеньев в информации

Уровень управления	Управленческая ответственность	Необходимая информация	Область использования информации
Высшее звено уппавления	Увеличение  про-изво лительности: рост, накопление истто тттл гтя ние ресурсов;   выживание всей организации	' Данные о среде  и тенленпиях паз-вития; прогнозы, сяоттнтле отчеты об операциях; уведомления  об исключительных проблемах	Установление опганизаттионньтх целей, формиро- яяние ппяитики определение ограничений, ппинятие   петтте-ний, касающихся стратегических планов и управления   организацией
Спелнее звено уппавления	Размещение   пе-сурсов в соответствии с гасппе-леленными заяя-ниями.   установление   опепати-hmy ттттяттгт  КОНТРОЛЬ операций	Свояки о результатах операций и уведомления   об исключительных ситуациях, относящихся к лелу яейгттшя^ и пе- шениях   других руководителей спелнего звена	Установление оперативных  планов.     кон-тполъ. состав пение    опепатив-ньтх сволок по пя сппе пе ттению ресурсов.о действиях и петтте-ниях лля япугих УППЯКЛЯЮПТИХ среднего звена
Нижнее ■звено уппавления	Производство тоияпоя и vcrrvr я ппелелах бюджетов,    установление потребности r npp.vnrav   ттрпе- возке и хранении материалов	Сводные отчеты о    тезяимоттеист-виях. отчеты по ппоблемам. оперативные планы. ттпотте ттлгптл   КОНТРОЛЯ, действия и решения	Составление УИРЛПМПР.НИЙ      О состоянии пабо--ты. оппеяеление  потребности   в песллпгяу

Рисунок 2 - Потребности  управленческих звеньев в информации [10]

Развитие   информационных   потребностей   организаций   существенно

видоизменило   требования   к   информационному   обеспечению   процессов

управления. Вместо общей  информации о состоянии внешней среды требуется

более  специфическая  и целенаправленная информация.  Это  находит  свое отражение в  типе собираемых данных, - начиная с  периодических отчетов о тенденциях рынка в целом (статистический уровень) и систематических данных о поведении отдельных клиентов в сфере закупок и потребления (динамический уровень) и кончая информацией, полученной на основе конкретных сделок с клиентом в индивидуальном порядке. Информационная система включает в себя следующие элементы:

-    Информационные ресурсы, т.е. вся информация, которая циркулирует в

системе,   массивы   накопленной   информации,   всевозможные   архивы   на

t

разных носителях и  т.д., а также методики, инструкции и программы, регламентирующие процессы прохождения информации в системе, ее обработку, хранение, представление.

-    Материальные  ресурсы, в том числе носители  информации, технические средства  сбора, передачи, обработки информации.

-    Каналы циркулирования  информации.

-    Определенный  контингент работников.

Исходя из элементов информационной системы, мы можем определить ее следующим образом: информационная система экономического объекта - это совокупность средств и методов, способствующих реализации всего комплекса операций по обеспечению процесса принятия решения необходимой информацией.

В современных условия  информационные системы обслуживают  процесс подготовки и принятия решений  и выполняют следующие задачи: обработка данных; обработка информации; обработка знаний; реализация интеллектуальной деятельности.

Основными принципами информационной системы организации являются:

-    Определение  требований к  содержанию  информации  и  ее характеру в зависимости  от целей.

-    Выработка  системы хранения, использования,  предоставления информации в  централизованном и децентрализованном управлении.

-    Определение  потребностей в технических средствах  (в том числе компьютерной технике)  в фирме в целом и в каждом  хозяйственном подразделении.

-    Разработка  программного обеспечения, создание  и использование банка данных.

-    Проведение многовариантных расчетов в процессе разработки программ маркетинга, при планировании, контроле, сборе и обработке цифровой информации.

-    Автоматизированная  обработка и выдача текстовой  информации.

-    Обеспечение  копировальными устройствами, телексами, всеми средствами связи и коммуникаций в рамках фирмы в целом и ее отдельных подразделений.

-    Автоматизация  административно-управленческого труда  на основе использования компьютерной  техники.

-    Современные  информационные системы предоставляют  их пользователям возможность:

-    со своего  рабочего места осуществлять  поиск в базе данных необходимой  информации;

-    решать проектные,  плановые и другие управленческие  задачи по их постановкам (описаниям)  и исходным данным независимо  от сложности математических моделей;

-    с помощью  аккумулированных в компьютере  знаний о предметной области  распознавать и диагностировать  планы действий, выдвигать и проверять  гипотезы, выделять закономерности  в результатах наблюдений, в том  числе там, где математические  модели трудно использовать.

Составной частью любой  информационной системы является компьютер. Широкое распространение компьютеров  позволяет менеджерам всех уровней  использовать в своей деятельности большие объемы информации. Например, управляющий современного супермаркета может получать ежедневную, еженедельную, ежеквартальную или годовую информацию о том, какие виды товаров

продаются, по какой цене, в каких количествах, что нужно  перезаказать, каковы текущие затраты  и доходы, какими они могут быть в следующем году и т.д. Часть  этой информации получают автоматически, когда контролер с помощью компьютеризированного кассового аппарата считывает записанную на упаковке (в виде бар-кода) информацию о товаре.

Компьютеры могут давать управляющим информацию, необходимую  для контроля любого -типа, которая помогает им сравнивать плановые и фактические результаты, рано обнаруживать расхождения в них и вносить коррективы для разрешения возникших проблем.

Благодаря компьютерной технике, менеджеры могут принимать  решения, основываясь на информации, подготавливаемой внутри компаний. Внутрифирменные базы данных позволяют менеджеру получать сведения о его бизнесе, рынках сбыта, уровне конкуренции, ценах и, наконец, составлять прогнозы всего за несколько часов.

Информационные базы данных включают в себя весь комплекс статистических показателей, характеризующих хозяйственную деятельность фирмы в целом и ее производственно-сбытовых подразделений, а также фактологический материал относительно всех факторов, оказывающих влияние на состояние и тенденции развития фирмы. Статистические показатели для базы данных, охватывающие те сведения, которые необходимы для глубокого всестороннего экономического анализа результатов и перспектив функционирования фирмы, тщательно разрабатываются и уточняются. Обычно при формировании базы данных решаются вопросы их хранения и обновления, обоснованной увязки, взаимной согласованности, возможности проведения сравнений и сопоставления оценок, хранимых в базе данных. Это имеет существенное значение при объединении первичных данных в укрупненные группы (файлы) со своими реквизитами. Базы данных непрерывно обновляются на определенной систематизированной основе, с учетом требований управляющих - основных пользователей.

Во многих организациях созданы базы данных, в которых  хранится подробная информация о кадровом составе работников. Она постоянно обновляется, систематизируется по самым разнообразным признакам. Выбор информации делается с выводом на печатающее устройство компьютера, что позволяет следить за укомплектованностью штатов, перемещением кадров внутри организации, набором и увольнением работников, повышением их квалификации.

Пользование базой данных, введенных в компьютер, заметно  ускоряет прием информации из круга  источников первичной информации и  обеспечивает возможность выбора правильного управленческого решения.

С помощью пакетов  прикладных программ можно получить также полную и достоверную нормативную  информацию по всем разделам российского  законодательства на базе использования  универсальной справочной системы  по нему.

Выводы

1)  Информация в  разработке управленческих решений  представляет собой совокупность  сведений о состоянии управляемой,  управляющей систем и внешней  среды.

2)  Информация классифицируется  на экономическую, организационную,  социальную, техническую; по форме  передачи она разделяется на визуальную, аудио-, аудиовизуальную; по форме предоставления - на цифровую, буквенную, кодированную; по источникам информация бывает внешняя, внутренняя; повремени получения — постоянная и переменная.

3)  Характеристики  качества информации: а) полнота; б) достоверность и точность; в) актуальность; г) ценность, полезность.

4)  Информация может  быть преобразована в цифровую  форму.

5)  Информация может  использоваться многократно.

6)  В современных  условиях применение информационных  систем для разработки управленческих решений основано на использовании информационных баз данных и пакетов прикладных программ.

2.   Анализ   информационного   обеспечения   в   ООО   ТД   «Слада»   для разработки управленческих решений.

2.1. Краткая  характеристика предприятия.

000 ТД «Слада» была  организована 22 сентября 2004 года.

Организационно-правовая форма 000 ТД «Слада» - общество с ограниченной ответственностью.

000 ТД «Слада» находится  в городе Екатеринбурге, ул. Селькоровская  82 «А».

В приложении А представлена характеристика персона предприятия с указанием возраста и стажа сотрудников.

Из рисунка 3 видно, что  структура предприятия простая  линейно-функциональная.

Рисунок 3 - Организационная  структура 000 ТД «Слада» 000 ТД «Слада»  создано согласно уставу, с целью, удовлетворения потребностей покупателей, в продаваемой ею продукцией, в выполнении работ