Управление коммуникациями в организации

2. По форме общения,  коммуникации в организации происходят  при помощи устной речи, то  есть вербальные.

3. По каналам общения,  наряду с формальными коммуникациями  присутствуют и неформальные, которые  можно определить как «вероятностная  цепочка». Этот вид неформальной  коммуникации самый распространенный  для такого типа организаций.

Кроме того, неформальные коммуникации распространяются на празднованиях дней рождений, встречи «Нового года», «Восьмого марта» коллективных поздравлениях с новорожденным ребенком. Ежегодно в организации отмечается «день создания компании «Экспрес». На данные мероприятия принято собираться всем коллективом. Также организуются совместные поездки на туристическую базу и выход на природу. Такой системой коммуникаций руководитель оградил себя от излишних сплетней и пересудов, организовал эффективную передачу формальной (деловой) информации между отделами, сократил, на сколько это возможно, утечку информации. В тоже время обеспечил вниманием своих подчиненных и предоставил всевозможные пути для «обратной связи». Также подчиненные с помощью такой организации коммуникаций могут видеть в своих начальниках не только приказывающих руководителей, но и просто людей; это достигается на коллективных праздниках.

4. По пространственному  расположению каналов или организационному  признаку коммуникации в компании «Экспрес» происходят по горизонтальному признаку из-за малого количества структурных единиц, но периодически возникают и вертикальные коммуникации.

В конце каждого месяца начальники отделов в письменном виде докладывают  о проделанной работе директору. Также в этом докладе возможны предложения, пожелания, просьбы, как самих докладчиков, так и рядовых работников, которые находятся у них в подчинении. Предварительно их просьбы и пожелания обсуждаются с их начальниками. Таким образом, в организации организованы восходящие вертикальные коммуникации.

Руководитель, рассмотрев, доклады  менеджеров, в первых числах следующего месяца организовывает с помощью  секретаря собрание, на котором по каждому пункту докладов дает указания на дальнейшую работу, а также распоряжается  и передает информацию, поступившую к нему из внешней среды. На этом же собрании присутствует главный бухгалтер фонда для получения информации о произведённых расходах или предстоящих расходах, доходах и т.п. Таким образом, налажены вертикальные нисходящие коммуникации. Также нисходящие и восходящие коммуникации осуществляются на ежегодных собраниях всего трудового коллектива компании «Экспрес», где обсуждаются успехи, достижения, неудачи и перспективы, как организации, так и сотрудников.

Горизонтальные коммуникации в  основном протекают неформальным образом, непосредственно через общение между сотрудниками. Таким образом, основными видами коммуникаций в компании «Экспрес» являются: коммуникации межличностные, вербальные, горизонтальные, а также имеют неформальный характер в связи с особенностями структуры и специфики деятельности.

Поток информации в организованной социальной системе является существенным элементом ее эффективного функционирования. Значительную часть задачи по управлению любой организацией составляет создание коммуникативной сети и гарантия обеспечения поступления правильной информации нужным людям в нужное время. Необходимо разработать такую коммуникативную сеть, чтобы в ней органично могли сочетаться устойчивость и динамизм, управляемость и спонтанность, новый и прежний опыт.

Для того чтобы наладить коммуникации внутри организации компании «Экспрес», необходимо учесть:

1. Профессиональные и  социальные группы работников.

2. Средняя продолжительность  работы сотрудников в организации.

3. Способ, как наладить  организационные коммуникации с «отдаленными» работниками (рядовыми работниками, занимающиеся обслуживанием сторонних лиц).

Вместе с тем, менеджеру среднего звена следует себе уяснить, что  для руководителя он является в роли и партнера, и исполнителя, и оппонента  при решении возникшей проблемы. Поэтому в коммуникационном процессе ему необходимо проявлять поведенческую гибкость – уметь менять стиль поведения в соответствии с ситуацией, на первое место ставить не собственные амбиции, а интересы дела, уверенно, доказательно отстаивать свою точку зрения. Ведь именно они являются уникальным и самым «дешевым» источником информации о положении в коллективе, на основе которого планируется вся работа. Менеджеры на местах проводят политику и идеи, которые разрабатываются руководителем и правлением.

Таким образом, осуществлять коммуникации внутри организации следует  несколькими способами, такими как:

1. Личная беседа с  сотрудниками,

2. Рассылка циркуляров.

3. Распространение информации, используя электронные каналы  связи.

Для формирования в сознании персонала положительного имиджа и доведение до сотрудников ключевых сообщений следует применять следующие формы внутриорганизованных коммуникаций:

1. Листок новостей.

2. Квартальные, годовые  отчеты сотрудников (аналог отчета  всей организации).

3. Доска объявлений.

4. Страница организации  в Интернете.

5. Общие собрания работников.

При информационном взаимодействии с  сотрудниками решаются такие ключевые задачи, как делегирование полномочий, воспитание чувства гордости за свою организацию. Как было ранее замечено, показателем зрелости, и эффективности коммуникативных процессов в коллективе является социально-психологический климат. Благоприятный социально-психологический климат в компании «Экспрес», в основном, характеризуется на данный момент следующими положениями:

1. Ценности и отношения  в коллективе соответствуют, главным  образом, ценностям и задачам  общества, то есть социально одобряются, и одновременно соответствуют  ценностям и задачам организации.

2. Существует достаточная  взаимная информированность по значимым вопросам.

Благоприятный социально-психологический  климат необходимо поддерживать постоянно. Упущение этого условия приводит к огрубению мышления, при котором  служащие постепенно группируются, протестуя  против сложившейся ситуации.

Для развития коммуникаций внутри организации  также необходимо поддерживать культуру общения, для чего следует развивать  следующие социально-психологические  умения:

1) поддерживать общение,  стимулировать активность партнера;

2) психологически точно  определять «точку» завершения общения;

3) максимально использовать  социально-психологические характеристики  коммуникативной ситуации, в рамках  которой разворачивается общение;

4) прогнозировать реакции  партнеров на собственные действия  и психологически настраиваться на эмоциональный тон собеседника;

5) овладевать и удерживать  инициативу в общении и провоцировать  «желательную реакцию» партнера  по общению;

6) формировать и «управлять»  социально-психологическим настроением  партнера и преодолевать психологические барьеры в общении;

Для достижения коммуникативной задачи руководителю необходимо четко распределить между исполнителями функции  и ответственность, следует осуществить  организационные меры, которые призваны обеспечить воплощение в жизнь принятого  решения. Организационные меры призваны, прежде всего:

Во-первых, они должны сформировать у всех участников процесса реализации решения однозначное  понимание глобальной цели и сопряженных  с нею специфических и частных  целей, тем самым определить место  каждого отдела и служащего в общем процессе. Очень важно, чтобы все исполнители осознали связи, необходимые для хода процесса, и включились в поиск оптимальной структуры этих связей.

 Во-вторых, организационные  меры обеспечивают каждому исполнителю  получение информации о тех новых знаниях или навыках, которые понадобятся ему лично для эффективного участия в реализации решения.

Таким образом, проведенные мероприятия  по улучшению коммуникационного  процесса внутри компании «Экспрес» должны принести положительный эффект при работе руководителя со своими сотрудниками, улучшению микроклимата в организации, преодоление коммуникационных барьеров, а значит повышению производительности и эффективности труда.

Совершенствование коммуникационного  процесса в современных организациях вызывает отрицательное отношение людей к этим нововведениях. Отрицательные моменты внедрения новых информационных систем и технологий в том, что отношение к ним изменяется в, зависимости от: уровня знаний пользователя в области прикладных задач информационных технологий и от потенциальных возможностей сокращения непроизводственных операций. Очень часто персонал не образован, не стимулирован, не готов. К тому же, внедрение информационных технологий часто разрушает неформальные связи.

В любом случае внедрение информационных технологий приводит к изменению организационной структуры предприятия в рамках подразделений, реализующих функции производства и появление новых структурных, подразделений, ответственных за автоматизацию и интеграцию.

2.3. Внешние  коммуникации в компании «Экспрес».

В2В для компании. «Экспрес» - крупнейшая компания, работающая на рынке сотового ритейла и одна крупнейших операторов связи. Основными направлениями деятельности компании являются осуществление розничной торговли сотовыми телефонами, цифровыми фотоаппаратами, телефонами DECT, персональным аудио, аксессуарами, подключение к операторам связи и оказание информационных услуг клиентам.

Сегодня «Экспрес» - это:

- 50 салонов связи и 600 сотрудников в 15 странах Заподной Африки;

- Оборот компании в 2010 году - 3 млн USD;

- Выручка компании в 2010 году - 2 млн USD.

Компания «Евросеть» вошла в ТОП -20 крупнейших розничных компаний рейтинга «ТОП 100 Африканские компании». В качестве основного показателя, определяющего место компании в итоговом рейтинге, использовался показатель выручки компании в 2008 году.

В2Gдля компании «Экспрес».

Общество является юридическим  лицом. Общество имеет в собственности  обособленное имущество, учитываемое  на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде, в арбитражном и третейском судах.

Общество приобретает  права юридического лица с момента  его государственной регистрации. В своей деятельности Общество руководствуется законодательством Российской Федерации, а также настоящим Уставом.

Общество имеет круглую  печать, содержащую его полное фирменное  наименование на французиком, английском и португальском языке и указание на место нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов. Общество может иметь штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации.

Общество является коммерческой организацией, основной целью деятельности которой является получение максимальной совокупной прибыли Общества и поддержания  ее финансовой устойчивости в условиях конкуренции на мировом рынке.

Общество осуществляет в установленном законодательством Западной Африки порядке следующие виды деятельности:

В2Sдля компании «Экспрес».

В начале деятельности компании название «Экспрес» обозначалось бордовым цветом на белом фоне. Свой нынешний вид с корпоративным желтым цветом логотип обрел в 1998 году.

Бренд «Экспрес» олицетворяет национальную сеть салонов сотовой связи, охватывающую всю Россию и ряд зарубежных стран. Визитной карточкой салона является его местонахождение, ярко оформленная вывеска и витрина. Тщательно подобранный персонал олицетворяет целую философию качественного обслуживания клиентов компании. И даже форма одежды персонала – ярко желтая.

В2Р для компании «Экспрес».

Для компании «Экспрес» главным приоритетом остается клиент. Поэтому вся политика продаж строится исключительно исходя из платежеспособности потенциальных покупателей и спроса на товары и услуги, предоставляемые группой компаний.

Коммуникация – это важная составляющая успешной деятельности любого предприятия, независимо от того, малая это фирма или крупная компания. Без коммуникации ни одна организация не может полноценно функционировать.

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Коммуникации представляют собой контакты, связи с целью обмена идеями, мнениями и информацией в устном или письменном виде посредством символов или действий. Цель коммуникации - добиться от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения.

Успех коммуникации заключается в  реальном получении отправленного  сообщения. Чем ближе декодированное сообщение к намерению, выраженному отправителем, тем более эффективна коммуникация.