Управление коммуникациями в организации

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

Введение……………………………………………………………………………………….…3

1 Понятие и сущность коммуникации в организации………………………………...6

1.1Коммуникации и их значение в процессе деятельности организации………6

2. Сравнительный анализ коммуникативных моделей………………………….10

2 Анализ коммуникационных процессов в компании «Nestle» ………………….29

2.1 Деятельность компании…………………………........................................................29

2.2 Анализ коммуникаций в компании  «Nestle» …………………………...............30

3 Рекомендации по улучшению коммуникационных процессов в компании «Nestle» и их оценка эффективности…………………………………………………37

3.1 Рекомендации по улучшению  коммуникационных процессов……………….37

3.2 Оценка эффективности предложенных мер по улучшению коммуникационных процессов ………………………….........................................40

Заключение…………………………………………………………………………………….43

Список использованных источников…………………………........................................45

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Наш мир постоянно развивается, однако те изменения, которые произошли в сфере коммуникаций, представляют собой особый феномен. За последние десятилетия появились электронная и голосовая почта, факсимильные аппараты, сотовые телефоны, Интернет и даже технологии видеоконференций. Например, использование электронной почты позволило резко снизить количество заметок, писем и телефонных звонков, которыми работники традиционно обменивались друг с другом. Однако при этом происходящее не способствовало изменению основного смысла коммуникативных связей: они по-прежнему остаются процессом, протекающим, по меньшей мере, между двумя людьми или группами.

Коммуникации в организационном контексте включают взаимодействие между людьми. Внутренние коммуникации играют особую роль в групповой динамике. Без коммуникаций нет общения, обмена информацией, а без этого не может быть и группы. Таким образом, коммуникации выступают как определяющее условие для формирования группы и ее жизнедеятельности.

Актуальность данной темы обусловлена тем, что коммуникации имеют огромное значение для успеха организаций, опросы показали, что 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. Согласно ещё одному опросу американских исследователей 250 тыс. работников 2000 самых разных компаний считают, что обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем в организациях. Эти опросы показывают, что неэффективные коммуникации - одна из главных сфер возникновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, мы должны учиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Примерно 70% своего рабочего времени сотрудники тратят на коммуникации, т.е. на общение с другими людьми (сослуживцами, клиентами.) Коммуникация – это нечто гораздо большее, чем просто передача смысловых значений, она должна включать в себя еще и их понимание.

Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией, поэтому коммуникации и называют связующими процессами. Руководителю приходится осмысливать большие объемы информации, среди которой есть информация, не влияющая на процесс управления. Поэтому в работе делается акцент на эффективность коммуникаций, т.е. обмен информацией, которая оказывает непосредственное влияние на управление организацией. В повседневной работе руководитель должен использовать информацию от различных доступных источников – вышестоящих руководителей, подчиненных, руководителей того же уровня, заказчиков, поставщиков и т.д. Процессы коммуникаций позволяют руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения поставленных целей. Эффективный менеджер – это тот, кто из общего потока коммуникаций умеет быстро отобрать эффективные, т.е. полезные для процесса управления.

Выбранной для исследования компании в значительной степени требуется проводить систематический анализ коммуникационных потоков, так как она имеет много филиалов в стране, а так же между стран. Вследствие этого возникает множество барьеров на пути коммуникаций, из чего вытекает не эффективная работа предприятия.

Объект исследования– Nestlé S.A. - Стратегическое объединение Нестле

Предмет  исследования - управление коммуникациями в организации.

Цель -  изучить теоретические основы управления коммуникациями в организации.

Для достижения цели нами определены следующие задачи:

а)  изучение теоретических основ и современных тенденций понятий и сущности коммуникаций в организации;

б) описать особенности коммуникаций в организации на примере «Nestlé»;

в)  раскрыть технологии управления коммуникациями в компании «Nestlé»;

г) разработать мероприятия по совершенствованию коммуникаций в компании «Nestlé».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Понятие и сущность коммуникации в организации

 

1.1 Коммуникации и их значение в процессе деятельности организации 

 

Современный отрезок пути развития коммуникации как социологического, психологического, межкультурного, экономического феномена заставляет взглянуть на этот процесс в первую очередь с точки зрения потребности общественного производства, в котором традиционные факторы (земля, труд, капитал) действуют только при условии эффективного использования коммуникации.

Под коммуникациями понимается обмен информацией, знаниями, интеллектуальной собственностью. В процессе специализации управленческого труда коммуникации выделились в самостоятельный вид профессиональной деятельности, цель которых – формирование и эффективное развитие всех видов капитала организации. Достигается эта цель с помощью применения специальных коммуникационных технологий, методов, инструментов, механизмов.

С появлением работ Н. Винера, К. Шеннона, У.Р. Эшби, наших отечественных ученых А.И. Берга, А.Н. Колмогорова и др., термин коммуникация получил широкое распространение в самых разных отраслях науки и стал едва ли не самым многозначным. К началу 1960-х гг. только в зарубежной философской и социологической литературе насчитывалось около сотни определений коммуникации. Можно с уверенностью сказать, что сегодня таких определений существует на порядок больше. Поэтому каждый, кто интересуется результатами научных исследований в данной области, сталкивается с богатым спектром точек зрения, аспектов, срезов, попыток общетеоретического и специального подхода к исследованию и пониманию коммуникации. Разнообразность понятия «коммуникации», с точки зрения различных авторов можно увидеть в таблице 1.

 

Таблица 1 –  Понятие «коммуникации», с точки зрения разных авторов

Виханский  О.С.	Латфуллина Г.Р	Чаусов Н.Ю	Фролов С.С.	Кремлева С.О	Д.Льюис и Н.Гауэр
От лат. «communis», что означает «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.[6, С.528]	Обмен идеями, мнениями и информацией в устном и письменном виде посредством символов. При этом передаваемая информация должна быть значима для участников коммуникации. Цель коммуникации – добиться от предпринимающей стороны точного понимания отправленного сообщения.[17, С.464]	Обмен информацией, на основе которого руководитель принимает решения и доводит их до сотрудников организации.[29, С.440]	От лат. – «communicatio» - делать общим, сообщать, беседовать связывать ) появился в научной литературе в начале XX века ( хотя, вероятно, первая модель коммуникации была предложена Аристотелем, выделившим такие компоненты процесса коммуникации, как оратор, речь и аудитория).[28, С.221]	Деятельность, имеющая цель, необязательно осознаваемую, предполагающая одного или более участников и заключающаяся в посылке и получении разного рода сообщений, которые используют различные каналы, могут искажаться под воздействием шума, существуют в некотором контексте, оказывают определенный эффект на адресата и оставляют возможности для обратной связи».	Передача сигналов между организмами или частями одного организма, когда отбор благоприятствует продуцированию и восприятию сигналов. В процессе коммуникации происходит изменение информации и взаимная адаптация субъектов».

 

Приведенные определения (а это лишь малая их часть) свидетельствует о многоаспектности понятия «коммуникация», в котором можно условно выделить следующие значения:

-Универсальное, при котором коммуникация рассматривается как способ связи любых объектов материального и духовного мира;

- Техническое, соответствующее представлению о коммуникации как о пути сообщения, связи одного места с другим, средствах передачи информации;

-Биологическое, широко используемое в биологии. При исследовании сигнальных способов связи у животных, птиц, насекомых и т.д.;

-Социальное, используемое для обозначения и характеристики многообразных связей и отношений, возникающих в человеческом обществе.

Теория коммуникации обращается именно к последнему значению коммуникации, т.е. к социальной коммуникации - специфической форме взаимодействия людей по передаче информации от человека к человеку при помощи языка и других знаковых систем.

Существуют, так же, разные подходы к понятию «коммуникация», разделяющихся на две парадигмы: механистическую и деятельностную. В механистической парадигме под коммуникацией понимается однонаправленный процесс кодирования и передачи информации от источника и приема информации получателем сообщения. В деятельностном подходе коммуникация понимается как совместная деятельность участников коммуникации (коммуникантов), в ходе которой вырабатывается общий (до определенного предела) взгляд на вещи и действия с ними. Под парадигмой здесь подразумевается система близких взглядов ряда ученых, совпадающих по своим основополагающим принципам

Рассматривая существенные различия двух подходов, нужно отметить, что для механистического подхода характерно рассмотрение человека как механизма (механицизм = «философия заводной игрушки»), действия которого могут быть описаны определенными конечными правилами, контекст внешней среды коммуникации здесь рассматривается как шум, помеха. Для другого подхода характерны процессуальность, континуальность, контекстуальность. В целом, последний подход более близок к реальности жизни и более гуманистичен. В то же время, для некоторых прикладных применений теории коммуникации не вредно пользоваться механистическими метафорами (обмен информацией), не забывая при этом об условности этого термина.

Коммуникации играют особую роль в групповой динамике. Без коммуникаций нет общения, а без общения не может быть и группы. Таким образом, коммуникации выступают как определяющее условие для формирования группы и ее жизнедеятельности.

Поэтому менеджеру надо хорошо знать средства коммуникации, уметь правильно ими пользоваться в процессе общения, преодолевать коммуникативные барьеры непонимания.

Работа менеджера любого уровня невозможна без отлаженной системы коммуникаций. Под коммуникацией понимается процесс передачи информации от одного человека к другому с помощью приборов, жестов, речи или в письменной форме. Менеджер обменивается информацией с руководителями, коллегами, подчиненными и потребителями. Он ставит резолюции на документах и записывает свои замечания, отправляет и получает сообщения по электронной почте, просматривает отчеты, готовит презентации, проводит собрания групп, произносит речи и сообщает о своих решениях другим людям.[4, С.213]

Путем коммуникаций информация передается руководителям, а решения – их исполнителям. Без коммуникаций не может быть организации, так как без них невозможно обеспечить координацию деятельности людей. Оценки показывают, что до 80% времени руководителей всех уровней расходуется на те или иные коммуникации. Но осуществляются они далеко не эффективно: 75% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями.

Коммуникации по своей природе - это контакт, связь с целью обмена идеями, мнениями и информацией в устном или письменном виде посредством символов или действий. Передаваемая информация должна быть значима для участников коммуникации. Цель коммуникации - добиться от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения. В коммуникациях всегда участвуют элементы, без которых коммуникационный процесс не может происходить.[11, С.124]

По крайней мере, необходимо два лица - отправитель и получатель.

Отправитель - это любой индивид (сотрудник), имеющий определенные идеи, намерения, информацию и цель коммуникации.

Отправитель формулирует смысл того, что и почему он хочет передать другому участнику процесса коммуникации.

Кодирование - перевод информации отправителя в комплекс коммуникационных символов (слов, действий, выражения лица и т.п.). Основной формой кодирования выступает язык коммуникаций.

Сообщение - информация, которую отправитель передает желаемому получателю, формируется в результате кодирования. Отправитель ставит своей целью выражение сообщения в вербальной или невербальной форме.

Каналы, по которым передается сообщение в организации, различны. Информация может передаваться путем личного общения, телефонных переговоров, групповых встреч, передачи сообщений по факсу, докладных и служебных записок, документов, графиками производства и отгрузки продукции и т.д.

Получатель - индивид, воспринимающий сообщение отправителя.