Управление персоналом на примере предприятия ООО "Качество"

и  тактические решения (директора)

 

Кладовщик, старший     нижний уровень

продавец, бухгалтер   оперативные и краткосрочные решения

 

Рядовые сотрудники    уровень исполнения

 

Рис. 2. Иерархия менеджмента ООО «Качество».

 

Для анализа функциональных взаимосвязей внутри предприятия нами была разработана матрица распределения  ответственности и горизонтальное описание бизнес-процессов предприятия (см. приложение 1,2). По столбцам матрицы  указываются структурные подразделения  и должностные компании. В клетках  матрицы ответственности указывается, кто в какой работе принимает  участие, и кто за какую работу отвечает. При этом используются следующие  обозначения.

О- ответственный за работу;

И-исполнитель работы.

 

 Дерево бизнес процессов

О	И	И
И	О	И
И	И	О

Дерево организационной

структуры 

Рис . 3. Матрица распределения  ответственности.

При горизонтальном описании бизнес-процессов показываются, как  эти работы между собой взаимосвязаны, в какой последовательности они  выполняются, какие информационные и материальные потоки между ними движутся.

Проанализируем основные бизнес-процессы ООО «Качество» на управляемость. Для этого обратимся к матрице ответственности. Основную ответственность за осуществление бизнес-процессов по продаже продуктов со склада несет коммерческий директор, он отвечает за закупку продуктов и их реализацию. На него одного возложены функции по поиску поставщиков и формированию клиентской базы, а так же функции по проведению переговоров и заключению договоров. Если на первом этапе деятельности предприятия усилий одного человека по данным направлениям было достаточно, то на данный момент стоит задуматься над внедрением должности менеджера по продажам, который возьмет на себя блок по формированию клиентской базы, переговоры с потенциальными клиентами и подписание договоров. Это позволит коммерческому директору более тщательно анализировать предложения от поставщиков, находить более выгодные варианты сотрудничества, что позволит уменьшить нагрузку на него, но и оптимизировать показатели себестоимости продаж со склада «Качество». Исполнительные функции в рассматриваемых бизнес-процессах, такие как закупка, хранение и реализации продуктов со склада, распределены оптимально.

Ответственность за осуществление  бизнес-процессов по продаже продуктов  через магазин «Качество» несет  заведующий магазином, он отвечает за закупку,   продуктов их хранение и реализацию через магазин. При  этом основные исполнительские функции  возложены на старшего продавца, он осуществляет формирование заявок на продукцию, оприходование товара, размещение продуктов на складе магазина и витринах магазина. Основную ответственность  за осуществление бизнес-процессов  по продаже остального ассортимента через магазин «Качества» несёт  также заведующий магазина, он отвечает за закупку остального ассортимента продовольственных товаров, их хранение и реализацию через магазин. При этом основные исполнительские функции возложены также на старшего продавца, он осуществляет формирование заявок на продукцию, оприходование товаров, размещение товара на складе магазина и витринах магазина. Анализируя бремя ответственности, мы видим, что на старшего продавца возложена большая нагрузка, он должен не только формировать заявки по всему ассортименту, а значит и анализировать наличие остатка товара по всем товарным позициям, но и оформлять приход товара, осуществлять его приёмку, контролировать размещение товара на витрине и на складе магазина, следить за сроками годности продукции и своевременно оформлять возвраты товара. На наш взгляд, целесообразно некоторые функции распределить между продавцами магазина, например, вменить им в обязанность приём товара по количеству и качеству, контроль за сроками годности, формировать ежедневные отчёты об остатках продукции в магазине. Также необходимо пересмотреть форму оплаты труда торгового персонала, заинтересовать его в увеличении объёма реализации, что позитивно отразится на динамике выручки.  

При осуществлении работ, включаемых в основные бизнес-процессы, благодаря централизованной системе 1С, недостатка в полной, своевременной  и достоверной информации сотрудники подразделений предприятия также  не испытывали. Единственным отрицательным  моментом является отсутствие возможности у коммерческого директора оперативно обновлять информацию о существующих поставщиках и их предложениях, а также составлять информационную базу о потенциальных клиентах. Что ещё раз доказывает необходимость внедрения дополнительной штатной единицы-менеджера по продажам.

Анализ социально-демографической  структуры коллектива организации.

На данный момент, численность  работников ООО «Качество» составляет 28 человек. Состав и структура работников предприятия представлена в таблице 2.

Таблица 2.

Состав и структура  работников предприятия ООО «Качество» в динамике с 2010 по 2012гг.

Категории работников	2010		2011		2012
	Чел.	%	Чел.	%	Чел.	%
Руководящие работники	4	16,67	4	16,67	4	14,29
Административный персонал	6	25,00	6	25,00	8	28,57
Торговый персонал	10	41,67	10	41,67	12	42,86
Технический обслуживающий  персонал	4	16,67	4	16,67	4	14,29
Всего	24	100,00	24	100,00	28	100,00

 

Дадим качественную характеристику персонала. Прежде всего, стоит заметить, что компания ООО «Качество» достаточно молодая. Как в плане существования  на рынке, так и в плане среднего возраста сотрудников фирмы. Но, несмотря на столь молодой возраст компании, следует отметить высокий уровень  профессиональной подготовке сотрудников. Практически все сотрудники компании имеют профильное образование, около 70% сотрудников имеют высшее образование (см. таблицу 3).

Таблица 3.

Структура работников ООО  «Качество» по образовательному уровню с 2010 по 2012гг.

Уровень образования	2010		2011		2012
	Чел.	%	Чел.	%	Чел.	%
Высшее	10	41,67	10	41,67	12	42,86
Средне-специальное	10	41,67	10	41,67	11	39,29
Начально-профессиональное	2	8,33	2	8,33	3	10,71
Без специального образования	2	8,33	2	8,33	2	7,14
всего	24	100,00	24	100,00	28	100,00

 

Из таблицы 3 видно, что  уровень образованности сотрудников  растет. Это связанно с повышением требованием к сотрудникам, устраивающимся на работу, и с необходимостью повышения  квалификации.

В целом, по предприятию уровень  образования соответствует занимаемой должностью, все сотрудники, занимающие руководящие посты -от начальника подразделений до директора имеют высшее образование, более половины начальников подразделений имеют профильное образование, бухгалтер имеет высшее образование по соответствующей специальности. Большинство сотрудников с высшим образованием поступили на фирму, не имея опыта работы, сразу после окончания ВУЗа, не имеют специального образования только работники, мало квалифицированным трудом.

Данные по социально-демографическому составу сотрудников ООО «Качество» представлены в таблице 4.

 

 

Таблица 4.

Социально-демографическая  структура работников ООО «Качество» в динамике с 2010 по 2012гг.

Социально-демографические  характеристики	2010		2011		2012
	Чел.	%	Чел.	%	Чел.	%
Пол:
Мужчины	12	50,00	12	50,00	16	57,14
Женщины	12	50,00	12	50,00	12	42,86
Возраст:
20-30	15	62,50	15	62,50	15	53,57
30-40	5	20,83	5	20,83	9	32,14
40-50	3	12,50	3	12,50	4	14,29
Старше 50 лет	1	4,17	1	4,17
Семейное положение:
Состоит в браке	16	66,67	16	66,67	18	64,29
Не состоит в браке	8	33,33	8	33,33	10	35,71
всего	24	100,00	24	100,00	28	100,00

 

Анализ данных таблицы 4 свидетельствует  о том, что кадровый состав сотрудников  ООО «Качество» молодеет. По сравнению  с 2010годом на текущий момент для  сотрудников в возрасте от 20 до 40 лет возросла на 2,38% и составляет большую часть кадрового состава  предприятия. Доля сотрудников старше 40 лет уменьшилась и на текущий  момент составляет 14,29%.

По половому признаку в  кадровом составе ООО «Качество» наблюдается незначительное преобладание мужчин, причем их доля в общем составе  за 3 года увеличилась на 7,14%.

Большая часть сотрудников  предприятия состоит в браке-64,29%, за последний год доля несколько  сократилась -на 2,38%.

Организация и  технология работы кадровой службы.

На текущий момент специального подразделения, выполняющего функцию  управления кадрами, на предприятии  не существует.

Все вопросы, связанные с  поиском персонала, набором персонала, оформлением кадровой документации и отчетности, решает заместитель  директора.

Заместитель директора ООО «Качество» использует в своей деятельности следующие методы управления персоналом: методы планирования потребности в кадрах;

-методы поиска и вербовки  кадров; метод отбора кадров; методы  аттестации персонала; метод организации  обучения и повышения квалификации  персонала; методы мотивации персонала.

Планирование потребности  в кадрах ООО «Качество» осуществляется на основании анализа штатного расписания и числа рабочих мест. Дополнительная потребность в персонале рассчитывается на основании планов руководства  по расширению деятельности и формированию новых структурных подразделений. Потребность в административно-управленческом персонале определяется из расчета  необходимости возмещения убывающих  работников и потребностями предприятия.

Основными методами поиска кадров, применяемых в ООО «Качество», относятся: размещении информации о  существующих вакансиях на сайте  кадровых агентств, размещение объявлений в СМИ.

При отборе персонала применяются  следующие методики: анкетирование, анализ резюме и рекомендации, собеседование.

Одним из инструментов качественного  контроля персонала в компании являются квалификационные испытания. Испытания работников проводятся на экзаменационных заседаниях Квалификационной комиссии (КВК), состоящий их директора, заместителя директора и коммерческого директора предприятия. С работниками отказавшимися пройти квалификационные испытания по инициативе администрации, может быть расторгнут трудовой договор по инициативе работодателя, как с работником, не удовлетворяющим производственных требований.

Рабочие заседания КВК созываются для проведения:

- вступительных испытаний  работнику. Это квалификационные  испытания работника, вновь принятого  на работу и прошедшего месячную  адаптацию в должности;