Значение информации в менеджменте

 

Введение.

Управление – это прежде всего процесс принятия определённых решений. Но в основе принятия почти всякого решения лежит обозначенный самим человеком круг альтернатив. В свою очередь, формирование и выбор конкретной альтернативы производится на основе имеющейся информации. Следовательно, информация – основа управленческой деятельности, незыблемый фундамент, без которого практически всякая осмысленная человеческая деятельность, в том числе и управленческая, становится неэффективной и хаотической. Именно в связи с исключительной важностью информации, в данной курсовой работе значительное внимание будет уделено структуре информации, её классификации и другим не менее важным вопросам.

Информационные единицы способны объединяться в потоки. Потоки информации, циркулирующие в системах управления, непрерывно возрастают. Так, на современном  среднем предприятии, согласно данным, предоставленным М. И. Крулькевич, месячный объём технической, экономической и учётной информации достигает около 500 тыс. документострок. Но вся информация должна быть переработана, что требует выполнения десятков миллионов вычислительных, логических операций.

Именно в связи с огромными  потоками информации в системах управления и необходимостью её своевременной  переработки возникла задача автоматизации  этих систем.

Внедрение современной вычислительной техники в системах управления на различных уровнях и в различных  звеньях существенно повышает их эффективность. Новые информационные технологии привносят совершенно революционные возможности в менеджмент, открывая тем самым неизведанные горизонты управления. В связи с этим, в ходе курсовой работы будет рассмотрен и проанализирован не менее важный, чем информационный вопрос, вопрос информационного обеспечения и информационных технологий.

"Новая информационная революция уже идёт. Началась она в бизнесе, и началась с информации, необходимой бизнесу. Но она, несомненно, затронет все общественные институты. Она радикально изменит смысл, который вкладывают в понятие "информация" – пишет Питер Ф. Друкер.

 

 

1. Значение  информации в менеджменте.

1.1 Структура экономической информации.

Становление рыночных отношений определяется повышением уровня управления экономикой. Управление можно рассматривать  как информационный процесс, происходящий между органами управления, управляемым  объектом и внешней средой.

Под информацией понимается совокупность различных сообщений об изменениях, происходящих в системе и окружающей среде [8].

Процесс управления включает сбор, обработку  и передачу информации для выработки  управляющих решений. Информация является предметом труда и одновременно средством и продуктом труда  в управленческой деятельности. При  рассмотрении структуры информации выделяются отдельные ее элементы, которые могут быть и простыми и сложными. Простые элементы не поддаются дальнейшему расчленению; сложные образуются как сочетание  различных элементов и представляются информационными совокупностями [8]. Структурные элементы называются информационными единицами. Выделяют несколько подходов к структуризации экономической информации, один из которых - логический - позволяет установить структурные элементы в зависимости от функционального назначения информации и ее особенностей. Выделяют следующие структурные единицы: реквизит, показатель, информационные сообщения, информационный массив, информационный поток, информационная система [8]. Информационной единицей низшего уровня являются реквизиты, из которых формируются более сложные структуры информации. Реквизиты отражают отдельные свойства объекта, включают в себя сочетание цифр или букв, имеющих смысловое содержание и не поддающееся дальнейшему делению. Буквенная информация может быть представлена в виде кодовых обозначений (например, код подразделения). При машинной обработке синонимами понятия "реквизит" являются "поле", "элемент", "атрибут". Реквизиты не однозначны по своему содержанию и подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Реквизиты-признаки характеризуют качественную сторону объекта, а реквизиты-основация количественную. Например, в качестве реквизита признака выступает наименование подразделения и его код, а реквизиты-основания - количество работающих. Каждый документ включает любое число реквизитов-признаков и реквизитов-оснований. Однородные реквизиты-признаки объединяются в номенклатуру (например, номенклатура продукции). В документах обычно выделяются доминирующие реквизиты-признаки, т. е. те, по которым производится группировка. Ими могут быть коды подразделений, продукции и др. Каждый реквизит имеет форму и содержание. Форма - это наименование реквизита, например, наименование продукции. Содержание отражает его конкретное значение (чугун). Одному наименованию реквизита может соответствовать множество его значений. Реквизиты неоднородны по характеру выполняемых над ними действий. Реквизиты-признаки подлежат логической обработке; реквизиты-основания - арифметической. Реквизиты, объединяясь, образует структурную единицу более высокого уровня. Сочетание одного основания и всех относящихся к нему признаков образует показатель.

Показатель - логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления. Приведем пример построения показателя выпуска чугуна с номенклатурным номером 824 в мае в количестве 200 тонн. Структура показателя может  быть представлена так, как показано на рис. 1.1. [8]

 

 

Рисунок 1.1.- Структура показателя

 

Показатель является минимальной  по составу информационной совокупностью  для образования самостоятельного документа. В документах, как правило, содержится большое количество показателей. Даже в одной строке можно выделить несколько различных по структуре  показателей. При организации базы данных показатели как единицы информации формируют ее содержание. Каждый показатель имеет множество значений и рассчитывается по своему алгоритму. Совокупность показателей, содержащихся в документе, образует информационное сообщение. Группа однородных документов, объединенных по определенному  признаку (например, отчетному периоду), составляет информационный массив (файл). Файл является основной структурной  единицей при автоматизированной обработке. Запись информации в память ПК осуществляется по файлам, где выделяют файлы постоянной и переменной информации. Массивы  по различным признакам могут  объединяться в потоки, используемые при решении различных комплексов задач управления. Отношение информации к той или иной функции управления дает основание выделить сложную  структуру информации как информационную подсистему. Информационная система  охватывает всю информацию экономического объекта и является структурной  единицей высшего уровня.

При обработке информации реквизиты-признаки и реквизиты-основания часто называют данными. Данными принято называть информацию, представленную в формализованном  виде, позволяющем передавать ее, хранить  на различных носителях и обрабатывать.

Таким образом, каждому показателю соответствует множество конкретных значений - данных, которые после  автоматизированной обработки приобретают  экономический смысл, снова становятся информацией, которая используется для формирования управляющих решений.

 

 

1.2. Классификация управленческой информации.

 

Менеджмент обеспечивается огромным объемом информации, размер которой  постоянно увеличивается. Например, в сфере управления крупного предприятия  обращается несколько десятков тысяч  показателей, несколько миллионов  материальных и трудовых нормативов, а в ходе производства создаются  тысячи документов, над которыми выполняются  различные операции, преобразования. Для упрощения работы с информацией  важна ее классификация.

Управленческую информацию различные  специалисты классифицируют по различным признакам. Согласно Г. А. Титоренко она различается :

1. По источникам возникновения: первичная и производная (промежуточная, командная, отчетная);

2. По способу фиксации: устная и документированная;

3. По способу выражения: цифровая и алфавитная;

4. По характеру фиксации данных: фиксируемая и не фиксируемая;

5. По направлению движения: входящая и исходящая;

6. По стабильности: переменная и условно-постоянная (прейскуранты цен, нормативы);

7. По функциям управления;

8. По принадлежности к сферам деятельности и функциям управления:

конструкторская, технологическая, финансовая, бухгалтерская, планово-экономическая, оперативно-производственная.

Некоторые авторы придерживаются иной точки зрения. Так, например,

 А. Кузьмин и О. Мельник,  всё-таки не противореча вышеизложенной  классификации, предлагают несколько  иной подход. Они различают информацию :

1. По полноте: полная, частичная, излишняя;
2. По периоду действия: разовая, периодическая, долгосрочная;
3. По содержанию: планово-экономическая, финансовая, отчётная, бухгалтерская, технологическая, справочная, административная и т. д.
4. По уровню достоверности: достоверная и недостоверная.

Кроме того, классифицируя информацию, необходимо рассмотреть следующие  понятия.

Релевантная информация, согласно М. Х. Мескону, – данные, отбираемые под конкретную задачу, лицо, цель и период времени. Иными словами – это информация, необходимая для решения конкретной задачи. Релевантная информация имеет исключительно важное значение в процессе управления. Именно поэтому значительная часть управленческой деятельности направлена именно на выделение релевантной информации из общего потока данных.

Слухи – информация, передаваемая по неформальным каналам сообщения [16].

Шум – фактор или совокупность факторов, искажающих информацию [1].

Подводя небольшой итог, необходимо подчеркнуть то, что важно различать  информацию и данные.

Информацией мы называем данные, преобразованные  в форму, которая является значимой и полезной для людей. Данные, напротив, являются потоками сырых фактов, представляющих результаты, встречающиеся в организациях или физической среде прежде, чем  они были организованы и преобразованы  в форму, которую люди могут понимать и использовать.

 

1.3. Источник информации. Информационные потоки.

Пытаясь определить понятие "информационный поток", сперва необходимо дать определение понятию "источник информации".

Источник информации – это элемент  информационной системы, способный  распознавать состояние управляемого объекта и в меньшей среде  и вырабатывать сообщения, однозначно описывающие эти состояния [10].

Источником информации может быть человек или технические средства.

Основной характеристикой источника  информации является так называемый поток информации, определяемый как  количество информации, вырабатываемой источником в единицу времени. Например, количеством символов в единицу  времени. Поток информации – чрезвычайно  важный компонент любой информационной системы (ИС), речь о которых пойдёт чуть позже. Рассмотрим основные аспекты  информационных потоков в менеджменте.

 

1.4. Особенности характеристик информационных потоков на разных уровнях управления.

Такие особенности вытекают из наличия  иерархий аппарата управления по уровням  обработки информации.

На первом уровне осуществляется сбор первичных данных, выявление и  регистрация сведений, характеризующих  объект или процесс.

На втором уровне производится группировка  и обобщение первичных данных с целью получения укрупненных  показателей. Результаты обработки  предоставляются в виде сводок, отчетов, документов, в которых содержится информация, необходимая для выполнения функций контроля, анализа, планирования и управления. Третий уровень обеспечивает выделение информации, необходимой  для решения стратегических и  сложных тактических задач управления [10].

Особенность системы управления в  том, что высший ее уровень решает стратегические задачи, связанные с  перераспределением ресурсов в крупных  масштабах. Решение тактических  задач этот уровень может только контролировать. На низшем уровне решаются задачи тактического характера при  наличии детальной информации о  состоянии объекта. Имеющиеся у  него кадровые и информационные ресурсы  не позволяют решать долгосрочные задачи.

Эта особенность системы управления не всегда отражается в информационной системе. Часто потоки информации, идущие от низших уровней к высшим, представляют одни и те же сведения, которые лишь суммируются и обобщаются по мере продвижения к верхним уровням, Поэтому увеличивается дублирование и снижается коэффициент использования  информации. Вместе с тем информацию по мере ее движения к верхнему уровню необходимо агрегировать, интегрировать  и сжимать.

При движении информации "вниз" элементы системы управления генерируют дополнительную информацию, причем иногда в значительно больших объемах.

Степень интеграции и наоборот степень  генерации (размножения) характеризуется  коэффициентом k, который равен [10]: