Теоретические основы управленческой гибкости

 

2.2 Управленческая гибкость  как система управления.

 

   Управленческая гибкость в анализе инвестиционных проектов имеет целью оптимизировать движение финансовых и денежных потоков, а также эффективно решать проблемы, возникающие между хозяйственными субъектами в процессе реализации инвестиционного проекта. Ответ на вопрос, как искусно руководить этим движением и отношениями, составляет содержание Управления проектом.

   Успешность  выполнения  проекта  определяется тем,  насколько эффективно  осуществляется его  замысел, в  котором сконцентрированы интересы всех тех, кто работает над  его реализацией. Но  эффективная реализация  замысла проекта  возможна только  при  согласованном  целенаправленном развитии  всех процессов, обеспечивающих эту реализацию, т.е. при  эффективном управлении процессом выполнения проекта.

   Проект можно определить как  систему связанных между собой  элементов. Связи между элементами  проекта,  возникая и развиваясь  во  времени, формируют  процесс его  реализации. Иначе говоря, процесс  выполнения проекта есть процесс реализации определенных связей  между всеми  его элементами.  С  этих  позиций  понятие  управления   проектами  можно определить следующим образом:                                   

   Система управления  проектом  представляет  собой  определение,  установление, регулирование и развитие  связей между  элементами проекта,  обеспечивающих достижение поставленных  перед проектом целей”.

   Реализация  большинства  проектов зависит  от того, насколько велики ресурсы,  позволяющие достичь  поставленной перед проектом цели, и как они используются. Отсюда возникает проблема оптимального управления ресурсами. Однако управление ресурсами  является  частью проблемы  управления проектами  и связано с предметным подходом к управленческой деятельности.       

   Управление  является  чрезвычайно   сложным  видом  деятельности  в любой области экономики.  Управление реализацией проектов  в  этом смысле  - не  исключение. Поэтому  принцип системности по  отношению  к управлению  процессом реализации  проектов, т.е. взгляд на него как на систему,  вполне естественен. (8)

  Управление проектом, как и любой другой вид управления включает в себя стратегию и тактику управления. Под стратегией понимаются общее направление и способ использования средств для достижения поставленной цели. Этому способу соответствует определенный набор правил и ограничений для принятия решения. Стратегия позволяет сконцентрировать усилия на тех вариантах решения, которые не противоречат принятой стратегии, отбросив все другие варианты. Тактика — это конкретные методы и приемы для достижения поставленной стратегией цели. Задачей тактики управления является выбор наиболее оптимального решения и наиболее приемлемых в данной хозяйственной ситуации методов и приемов управления.

   Управление проектом как система  управления состоит из двух  подсистем: управляемой подсистемы (объекта управления) и управляющей  подсистемы  (субъекта управления).

2.3 Планирование  управленческой гибкости в анализе управления проектами. 

   Планирование управленческой гибкости является основополагающей функцией в деятельности по  управлению процессом  реализации проекта, что имеет подтверждение многолетней практикой работы в этой области. Планированию  подлежат  выполнение  проектных   работ,  закупка технологии, материалов и  оборудования, строительные  и монтажные работы, сдача объектов в эксплуатацию и т.д.                (1)

   Планы работы над проектом  могут структурироваться в соответствии с разделением проекта на  процессы, отражающие  логику развития проекта от его начальных этапов до завершения работ над проектом.                                  

   Для каждой фазы проекта разрабатываются  календарные планы  (графики) выполнения  работ. Графиками  выполнения  работ  регламентируются  затраты   ресурсов  и сроки  проведения  работ.  План реализации  проекта и  связанные с ним  графики  должны  в  случае необходимости  пересматриваться с учетом изменяющихся условий его выполнения.

  Сущность  планирования  разработки и реализации  проекта состоит:

  1)  в определении и согласования  во времени содержания всех  работ по выполнению проекта;

  2)   в определении эффективных методов  и способов использования ресурсов  всех видов, необходимых для реализации проекта;

  3) в  установлении эффективного взаимодействия  между всеми участниками и исполнителями проекта.

   Планы разрабатываются на всех  этапах реализации проекта: от  разработки концепции проекта,  при принятии решений по выполнению  проекта и разработке его отдельных частей и этапов, включая составления контрактов и заканчиваются при его завершении. В процессе планирования определяются все необходимые параметры реализации проекта, в том числе продолжительность его выполнения в целом и отдельных частей, потребность в финансовых, материальных и трудовых ресурсах, объемах работ и срокам привлечения различных организаций: проектных, финансовых и т.д. Плановые расчеты должны обеспечить реализацию проекта в установленные сроки, с минимально-возможными затратами, при высоком уровне исполнения.

  Процесс  планирования реализации проекта  является непрерывным; он продолжается  в течении всех фаз осуществления  проекта до его завершения  и охватывает все виды работ  : проектирование, закупку материалов  и оборудования, подписания контрактов, создания продукции и т.д.

   План реализации проекта определяется  исходя из размеров и сложности  самого проекта, а также его  особенностей.      

   При осуществлении проекта выделяют  обычно четыре основных плана.  Рассмотрим содержание каждого из них. (8)

   Концептуальный план. Определяются цели и задачи проекта, рассматриваются различные возможные варианты организации производства и пути достижения поставленных целей, оцениваются положительные и отрицательные стороны каждого варианта, устанавливаются все направления реализации проекта с укрупненной структурой работ, проводится оценка стоимости необходимых ресурсов и потребности в них. Такой вид плана обычно называют бизнес – планом. Это первый и основной план определяющий во многом судьбу всего проекта. К его разработке следует отнестись со всей серьезностью. На этом этапе планирования должны быть четко определены конечные результаты и дана их оценка.

   Стратегический план. Определяет поэтапное планирование реализации проекта. Обычно стратегический план проекта устанавливает:

   1) целевые этапы и основные  точки контроля, сроки ввода объектов  и объемы выпуска продукции;

   2)  сроки завершения комплекса  работ;

   3)  организации – исполнителей  и порядок их взаимодействия;

   4) поэтапные потребности в поэтапных, трудовых и финансовых ресурсах.

   Текущий план. Уточняет сроки выполнения работ, потребности в ресурсах, сроки выполнения работ по отдельным исполнителям.

   Оперативный план. Еще более детализирует задания исполнителем на небольшие отрезки времени: месяц, декаду (неделю), сутки. Планы детализируются по отдельным комплексам работ и исполнителям. Это подготовительные, проектные, строительные работы, освоение производства. Этот план может корректироваться с учетом возникающих изменений.

   Сам процесс планирования проекта  состоит из этапов, которые включают  в себя:

   1)  определение    целей,    задач     и     основных     экономических 

показателей проекта;

   2)  сруктуризацию проекта;

   3)  принятие организационных решений;

   4)  разработку сетевой модели  проекта;

   5)  оценку реализуемости проекта,  оптимизацию его параметров по  срокам,  ресурсам и другим  критериям;

   6)  расчет потребности в ресурсах;

   7) оформление и утверждения планов  и бюджетов;

   8) доведение плановых заданий до исполнителей;

   9) подготовку и утверждение форм  отчетов.

   Все эти этапы зависят от  масштабов, типа и стоимости проекта. (1)

2.4  Функции управления  проектом.

 При  рассмотрении  и оценки деятельности   по  управлению проектами можно выделить ряд аспектов  (подходов). Наиболее  распространенные  из  них:  функциональный, динамический, предметный.                                                     

Функциональный  аспект  отражает  общий подход к проблеме управления  и предполагает  рассмотрение основных  функций управления (видов управленческой деятельности):                        

1. анализ;

2. планирование;

3. организация;

4. контроль;

5. регулирование.                                                  

Функции  управления считаются центральным понятием: они выполняются  на всех  уровнях управленческой деятельности, в каждой фазе реализации  проекта, для всех его процессов и управляемых объектов (элементов).

Последовательность  функций  управления  образуют  своеобразный цикл, представленный на рис.3.:

 
 
 
 

Рис.3. Функции  менеджмента.

Регулирование   представляет  собой   как  бы   следующий  уровень управления и  начинает новый цикл:                      

1. Анализ  отклонений  фактического  состояния   дел  от   плана;

2. Планирование работ   по   ликвидации   отклонений;

3. Организация   деятельности   по   ликвидации   отклонения;

4. Контроль  выполнения откорректированных  планов и т.д.                     

  Анализ состояния, в котором находится проект, требуется  в каждый момент, когда появляется необходимость вмешаться в ход выполнения  работ. С анализа  начинается вся  работа над  проектом, анализу  подлежат все  элементы проекта:  сроки выполнения работ, степень риска,  финансы, кадры,  ход проектирования, поставок и  выполнения строительных  и монтажных  работ, качество результатов и т. д.

  Планированию  подлежат  выполнение  проектных   работ,  закупка технологии, материалов и  оборудования, строительные  и монтажные работы, сдача объектов в эксплуатацию и т.д.               

  Планы работы  над проектом  могут структурироваться  в соответствии с разделением проекта на  процессы, отражающие  логику развития проекта от его начальных этапов до завершения работ над проектом.                                  

  Каждый из этих этапов (или работ внутри этого  этапа) представляет собой самостоятельный уровень  в структуре  процесса реализации проекта.

  Для каждой  фазы проекта  определяется стоимость  и рассчитываются  календарные  планы  (графики) выполнения  работ. Графиками  выполнения  работ  регламентируются  затраты   ресурсов  и сроки  проведения  работ.  План реализации  проекта и  связанные с ним  графики  должны  в  случае необходимости  пересматриваться с учетом изменяющихся условий его выполнения. (3)

  Важнейшим  направлением   планирования  является   оценка  стоимости  проекта.  Для  планирования стоимости  проекта применяются четыре  типа  оценок,  которые последовательно  уточняют стоимость проекта  в  зависимости 

от  степени готовности  проектных  работ:

оценка  жизнеспособности;

 факторная   оценка;

приближенная  оценка;

окончательная оценка.                                        

Выполнение  разработанных  планов реализации  проекта обеспечивается организационной  деятельностью. Успех любого проекта  во многом зависит от  правильного подбора персонала. Поэтому основной задачей организационной деятельности  является  создание коллективов для работы над выполнением проекта и обеспечение их эффективного труда.                                                          

Динамический  подход к управлению проектом  предполагает  рассмотрение   во  времени процессов, связанных с основной деятельностью по  выполнению проекта. Укрупнено эти процессы таковы: