Управление инновационным проектом «Галактика» посредством матрицы РАЗУ

1. разбивка проекта на поддающиеся управлению блоки;
2. распределение ответственности за различные элементы проекта и увязка работ со структурой организации (ресурсами);
3. точная оценка необходимых затрат – средств, времени и материальных ресурсов;
4. создание единой базы для планирования, составления смет и контроля за затратами;
5. увязка работ по проекту с системой ведения бухгалтерских счетов в компании;
6. переход от общих целей к конкретным заданиям, выполняемым подразделениями организации;
7. определение комплексов работ (подрядов).

Процесс структуризации проекта – это, по сути, построение иерархической структуры работ (ИСР), то есть последовательное многоуровневое расщепление цели на работы, которые необходимо выполнить для того, чтобы достичь цель (рис. 1.1)

 

 

Рис.1.1 Пример иерархической структуры работ

 

При построении ИСР необходимо соблюдать следующие принципы:

1. работы нижнего уровня являются способом достижения работ верхнего уровня;
2. у каждой родительской работы может иметься несколько дочерних работ, достижение которых автоматически обеспечивает достижение родительской работы;
3. у каждой дочерней работы может быть только одна родительская работа;
4. декомпозиция (разбиение) родительской работы на дочерние производится по одному критерию;
5. на одном уровне дочерние работы, декомпозирующие родительскую должны быть равнозначны;
6. при построении иерархической структуры работ на различных уровнях можно и следует применять различные критерии декомпозиции;
7. последовательность критериев декомпозиции работ следует выбирать таким образом, чтобы как можно большая часть зависимостей и взаимодействий между работами оказалась на самых нижних уровнях ИСР;
8. на верхних уровнях работы должны быть автономны.

        Немаловажным обстоятельством является также то, что декомпозиция работ прекращается тогда, когда работы нижнего уровня удовлетворяют следующим условиям. В первую очередь, работы должны быть ясны и понятны менеджеру и участникам проекта, то есть должны являться достаточно элементарными. Также должен быть понятен конечный результат работы и способы его достижения. К тому же временные характеристики и ответственность за выполнение работ должны быть однозначно определены.

Рассмотрение процесса структуризации как неотъемлемой составляющей природы проектной деятельности показало, что, во-первых, процесс структуризации проекта является довольно важным, а в некоторых случаях даже необходимым условием реализации инновационного проекта. Во-вторых, структуризация здесь служит более эффективному управлению инновационным проектом («это управление изменениями, деятельность, направленная на реализацию проекта с максимально возможной эффективностью при заданных ограничениях во времени, денежных средствах (и ресурсах), а также качеству конечных результатов проекта»[1]), а также облегчению работы над проектом. А в-третьих, видно, что кроме всего остального структуризация проекта является ещё и средством, инструментарием, обеспечивающим достижение целей проекта.

 

1.4. Классификация проектов

 

         Для достаточно целостного представления о природе проекта считаю необходимым рассмотреть различные его типы с целью рассмотрения их особенностей.

      Каждый конкретный проект определяют четыре классификационных признака: масштаб; сроки реализации; качество; ограниченность ресурсов. Кроме того, необходимо учитывать место и условия реализации проекта.

       Принято выделять следующие специальные виды проектов:

• инвестиционные;
• масштабные (малые, мегапроекты);
• краткосрочные;
• бездефектные;
• мультипроекты;
• монопроекты;
• модульные;
• международные.

        Для инвестиционных проектов следует учитывать, что инвестиции могут охватывать как полный научно-технический и производственный цикл создания продукции (ресурса, услуги), так и его элементы (стадии): научные исследования, обучение, реорганизация производства и т.д. Для краткосрочных проектов характерным является тот факт, что заказчик обычно идет на увеличение окончательной (фактической) стоимости проекта, поскольку более всего заинтересован в скорейшем его завершении. Для бездефектных проектов в качестве доминирующего фактора используется повышенное качество, а потому их стоимость обычно весьма высокая. Примером может служить проект строительства атомной станции. Термин «мультипроекты» используется в случае реализации нескольких взаимосвязанных проектов.

 

5. Матрица разделения административных задач управления (РАЗУ)

 

       Матрица ответственности представляет собой графо-аналитический инструмент, с помощью которого устанавливается ответственность исполнителей за совокупность работ по проекту.

       Первые упоминания об этом инструменте встречаются уже в 60-х гг. XX века. Матрица ответственности используется не только в проектном, но и в функциональном и процессном управлении.

       Однако в управлении проектом матрица ответственности является обязательным инструментом и четко согласована с другими инструментами.  
        Матрицу РАЗУ можно рассматривать как средство согласования входов и выходов системы. Ее составляют следующие элементы:

• в наименованиях столбцов располагаются входы — функциональные подразделения, службы, должности участников проекта;
• в графах наименований строк перечисляются задачи, т.е. виды деятельности, составляющие процесс управления проектом;

в поле матрицы условными знаками обозначаются функции преобразования, связывающие совокупности входов и выходов

        Матрица разделения административных задач управления обеспечивает в первую очередь наглядность планирования работ конкретно для определенных должностных лиц либо подразделений организации. И среди функций управления (преобразования) при проектировании матрицы РАЗУ выделяют:

1. ответственность за решение той или иной задачи управления проектом;
2. содержание деятельности исполнителя по реализации задачи;
3. содержание деятельности исполнителя по подготовке и техническому обслуживанию реализации задачи.

 

 

 

 

 

 

 

Матрица ответственности может называться также

 

 

Среди англоязычных  наименований наиболее распространенными являются:

 

 

        Основным англоязычным наименованием является Responsibility Assignment Matrix (RAM).

      Матрица ответственности обычно имеет вид таблицы, в которой по горизонтальным строкам изображают отдельные работы, функции и процессы, а по вертикальным столбцам — структурные единицы, такие как подразделения, должности или иные организационные образования (комитеты, советы и пр.).

      На пересечении столбцов и строк ставят условный знак, обозначающий степень ответственности структурной единицы за выполнение указанной работы (функции или процесса) или какой-либо ее части.            

      Наиболее простым вариантом матрицы ответственности является таблица, в которой используется только один условный знак, с помощью которого обозначают ответственность сотрудника или подразделения за выполнение указанной работы в целом, без выделения какой-либо части этой работы (функции, процесса) (табл. 1)

 

 

 

 

Таблица 1. Матрица ответственности проекта разработки программного обеспечения

Ответственный исполнитель Работы	Руководитель  проекта	Системный  аналитик	Консультант	Программист	Тестировщик	Тех. писатель	Дизайнер
Подготовка договорной документации	Х
Разработка устава проекта	Х
Разработка календарного плана	Х
Выявление требований пользователей			Х
Разработка технического задания		Х
Согласование технического задания			Х
Разработка технического проекта		Х
Генерация программного кода				Х
Разработка графического дизайна							Х
Тестирование программы					Х
Подготовка руководства пользователя						Х

 

        Матрицу ответственности можно представить как изображение организационного пространства в трех измерения. Первое измерение  представляет собой области деятельности, второе – организационно-структурные единицы, третье – степень участия структурного подразделения в той или иной части общей деятельности (рис. 1.2).

Рис. 1.2  Трехмерное изображение матрицы ответственности

         В проектном управлении матрица ответственности согласовывает структуру разбиения работ по проекту с организационной структурой управления проектом.

       С помощью матрицы ответственности на все работы назначается свой ответственный исполнитель, и при этом каждый исполнитель имеет объем ответственности, соответствующий его должностным обязанностям, правам, полномочиям и материальному вознаграждению.

 

2. Организационный инструментарий управления проектом

2.1. Виды организационного  инструментария

 

       В рассмотренной  части  была освещена природа проекта и связанной с его реализацией деятельность. При этом был затронут вопрос о структуризации работ по достижению целей проекта. Очевидно, что подобная деятельность, как уже было отмечено выше, служит повышению эффективности проектной деятельности по разным параметрам (стоимость, сроки и пр.). Среди элементов проектной деятельности можно назвать и организационный инструментарий. Рассмотрим виды организационного инструментария.

 

2.2 Сетевые матрицы

 

      Сетевые матрицы - более высокий уровень научной разработки «сетевых графиков»

      Инновационный проект состоит из многих стадий и этапов, выполняемых различными исполнителями. Этот сложный процесс должен быть четко скоординирован и увязан во времени. К системам планирования и управления предъявляются следующие требования:

1. способность оценить текущее состояние;
2. предсказать дальнейший ход работ;
3. помочь выбрать правильное направление для воздействия на текущие проблемы с тем, чтобы весь комплекс работ был выполнен в установленные сроки согласно бюджету.

       На данном этапе происходит определение последовательности выполнения работ, входящих в состав ИСР, результатом чего является сетевой график. Этот график представляет информационно-динамическую модель, отражающую взаимосвязи между работами, необходимыми для достижения конечной цели инновационного проекта. Сетевой график является также полезным при разработке крупных систем, в которых заняты многие исполнители работ, для оперативного руководства разработками.

       На сетевом графике изображаются все взаимосвязи и результаты всех работ, необходимых для достижения конечной цели разработки, в виде ориентированного графа, т.е. графической схемы, состоящей из точек – вершин графа, соединенных направленными линиями – стрелками, которые называются ребрами графа. Продолжительность работ может быть определена при наличии норм трудоемкости работ – соответствующим расчетом; при отсутствии норм трудоемкости – экспертно. На основании сетевого графика и оценки продолжительности работ рассчитываются основные параметры графика.

      Возможно два подхода к построению сетевых моделей. При первом – стрелками на графике изображаются работы, а вершинами – события. Такие модели относят к типу «Работа-стрелка» и называют сетевыми графиками. При втором подходе, наоборот, стрелкам соответствуют события, а вершинам – работы. Такие модели относят к типу "Работа-вершина" и называют сетями предшествования (каждая последующая работа связана с предшествующей ей). На Рис. 2.1 и 2.2 показаны примеры данных типов моделей.

Рис.2.1 Сетевая модель типа «Работа-стрелка» – Сетевой график

 

Рис.2.2 Сетевая модель типа "Работа-вершина" – Сеть предшествования

Таким образом, сетевые матрицы:

• представляют весь процесс осуществления проекта в наглядной форме,

выявляют состав и структуру работ и приемлемые средства и методы их выполнения;

• анализируют взаимосвязи между исполнителями и работой;
• готовят научно обоснованный скоординированный план выполнения всего комплекса работ по проекту для более эффективного использования имеющихся ресурсов и сокращения сроков.

 

2.3  Информационно-технологическая модель (ИТМ)

 

       ИТМ – это модель процесса управления, содержащая стандартизованное описание порядка и условий решения задач управления проектом. Главное предназначение — описание технологии управления проектом, то есть фиксация последовательности и взаимосвязи решения всего комплекса задач по управлению проектом.

Выделяют следующие этапы разработки ИТМ:

• разрабатываются информационные таблицы (рис. 2.3);
• формируются информационно-технологические модели на базе информационных таблиц: ответственность за решение той или иной задачи управления проектом; содержание деятельности исполнителя по реализации задачи; содержание деятельности исполнителя по подготовке и техническому обслуживанию реализации задачи – функции преобразования, встречающиеся в матрице РАЗУ;
• формируется сводная модель управления проектом, являющаяся эффективным организационным инструментом для построения системы обеспечения целевых функций управления.