Управление инновационным проектом «Галактика» посредством матрицы РАЗУ

 

Наименование задачи, решаемой в процессе управления	Содержание информации, необходимой для решения задачи	Источники информации, необходимой для решения задачи	Документ, получаемый в результате решения	Исполнители задачи (документа)	Срок исполнения задачи	Потребители данного документа
1	2	3	4	5	6	7

Рис.2.3 Пример информационной таблицы при построении ИТМ

 

     Для построения информационно-технологической модели необходимо:

1. выделить целевые функции управления, что отображается в строках первого (левого) столбца таблицы;
2. определить обеспечивающие подсистемы (они указываются в наименовании остальных столбцов);
3. установить место каждой задачи (из информационных таблиц) в модели. Для этого следует проверить соответствие задачи целевой функции управления обеспечивающей подсистеме и записать ее в соответствующий квадрат матричной модели.

          В результате получается сводная модель управления проектом, которая позволяет проанализировать выполнение всех целевых функций управления и построить классификатор работ по исполнителям. Он представляет собой практически должностную инструкцию исполнителя, по которой удобно работать специалисту и которая легко контролируется руководством.

 

2.4 Применение матрицы ответственности

 

       В настоящее время используются много разновидностей матрицы ответственности. Они могут отличаться друг от друга по уровню детализации работ (функций, процессов) и структурных единиц. Например, на этапе разработки концепции проекта «Галактика» бывает вполне достаточно использовать матрицу ответственности, в которой весь проект представлен в виде укрупненных комплексов работ, соответствующих модели жизненного цикла проекта (табл.2).

       Укрупнение деятельности сопровождается укрупненным представлением структурных подразделений. В качестве ответственных исполнителей  выступают не структурные подразделения, а целые организации — участники проекта «Галактика».

        Однако ответственность имеет адресный характер, т.е. каждое структурное подразделение или самостоятельная организация имеет одного руководителя, на которого возлагается изображаемая в матрице ответственность.

      Мы не указываем структурные подразделения, группы структурных подразделений, организацию или их совокупность, у которых отсутствует руководитель, несущий ответственность за деятельность вверенного ему структурного подразделения или организации, поскольку этого делать нельзя.

 

Таблица 2..  Матрица ответственности по укрупненным комплексам работ

 

Структурные подразделения Фазы проекта	А	В	С	D	E	F
Выявление требований	S	R	A	P
Функциональное проектирование	S		A		P
Технологическое проектирование	S		R	I		P
Создание изделия		R	S		P	P
Испытания			S	I	A	P

 

P – участие в работе (participant);

А — ответственность (accountable);

R — проверка (review);

I — предоставление материалов (input);

S — подпись (sign-off).

       Множество разновидностей матрицы ответственности образуется по причине использования различных символов, обозначающих степень ответственности или характер участия структурной единицы в выполнении работы по «Галактика».

       Наиболее применимый вариант, в котором используется только один символ, представлен в табл.1. Как видно из таблицы, ответственность понимается однозначно и целостно — каждая структурная единица несет ответственность за достижение результатов своей работы в «Галактика».

       Но чаще всего выполнение даже простой работы по проекту «Галактика» затрагивает сразу несколько подразделений, при этом каждое из них вносит свой вклад в решение задачи и несет ответственность наряду с другими подразделениями.

      Для обозначения различных видов ответственности, соответствующих видам участия структурной единицы в выполнении работы, используют большее количество символов. Например, табл.3 представляет собой матрицу ответственности, в которой используются следующие русскоязычные символы:

О  — ответственный исполнитель;

С   — соисполнитель;

И  — получатель информации;

прочерк — не принимает участия.

 

Таблица 3. Матрица ответственности с четырьмя  русскоязычными символами

 

       В матрице ответственности могут использоваться и англоязычные символы, соответствующие начальным буквам слов, обозначающих виды деятельности (табл. 4):

Е – execution (исполнение);

А – approval (утверждение);

С – consultation (согласование);

S – supervision (контроль).

 

 

Таблица 4. Матрица ответственности с англоязычными символами

 

Ответственный исполнитель Работы	Генеральный директор	Руководитель проекта	Директор по маркетингу	Коммерческий директор	Финансовый директор
Проведение маркетинговых  исследований (анализ рынков, анализ покупателей,   анализ конкурентов и пр.)	S	C	E	C	C
Разработка ценовой политики проекта	S	C	C	C	E
Планирование и реализация рекламных  мероприятий и связей с общественностью	S	C	E	C	C

 

      При использовании матриц ответственности руководствуемся целесообразностью использования тех или иных символов. Сложность матрицы ответственности в проекте «Галактика» соответствует сложности решаемых задач, иными словами, «окупается» в методическом плане.

     Существует практика использования матрицы ответственности не только для отображения системы ответственности в проекте «Галактика», но и для отображения информационно-технологических связей между отдельными участниками выполнения работы. Однако матрица ответственности не имеет полноценных возможностей для отображения сложных информационно-технологических связей между отдельными операциями, так как ее основное назначение – наглядно представить систему ответственности.

      Для соединенного представления информационно-технологических связей между операциями и ответственности за их выполнение считаем целесообразным  использование других моделей и инструментов.

 

2.5 Построение матрицы ответственности в проекте «Галактика»

 

      Для решения ряда задач (прежде всего при разработке систем стимулирования) требуется знать матрицу связей между различными должностными позициями (подразделениями, службами) с одной стороны и конечными результатами деятельности предприятия — с другой. При построении матрицы ответственности обычно учитываем как те связи, которые фактически существуют, так и те, которые должны бы быть, но отсутствуют. Система позволяет получить матрицу ответственности по проекту «Галактика» вполне объективно, не обращаясь к экспертным оценкам. Для этого устанавливаются связи между результатами деятельности (например, выполнением плановых показателей), деловыми качествами работников, находящихся на разных должностных позициях (например, занимающихся планированием, снабжением,  мастеров  и  т. д.).

 

      Оценка качества управления в проекте «Галактика». Данная задача решается вполне объективно — путем математических преобразований матрицы ответственности. При этом считается, что чем больше положительных связей между деловыми качествами работников и результатами хозяйственной деятельности предприятия, тем выше качество управления. Наличие же большого числа отрицательных связей говорит об обратном. (Действительно, если все усилия добросовестного работника только идут во вред предприятию, значит, в системе управления что-то разладилось: или работник делает не то, что нужно, или показатели, на которые ориентирована деятельность   предприятия,   надуманные...)

      Следует иметь в виду, что здесь субъектом управления, качество которого оценивается, является не руководство предприятия, а вышестоящая инстанция, определяющая структуру предприятия, планирующая его деятельность, устанавливающая показатели деятельности на систему стимулирования. Решив данную задачу, можно стимулировать повышение качества управления посредством обоснованного премирования. Может оказаться целесообразным, чтобы премию за качество стратегического управления автоматически   начисляла   ЭBM.

       Выбор организационных форм. При проектировании «Галактика» требовалось сравнить различные организационные формы (например, производственное объединение, самостоятельное предприятие или концерн) с целью выбора наилучшего из них.

      Стимулирование научного управления. В условиях проектирования «Галактика», когда невозможно перевести организацию на самофинансирование и самостимулированне, предлагаем построить специальную систему стимулирования, опирающаяся на динамику фактического состояния матрицы ответственности. При этом ориентация управленческих кадров на отдаленные результаты деятельности может быть достигнута включением в расчеты соответствующего  временного лага.

       Расчет экономической эффективности. Сегодня прогнозирование экономической эффективности различных социальных мероприятий (в частности, работы с кадрами руководителей и специалистов) по своей обоснованности нередко не имеет научных обоснований и достаточного инструментария.

       Нами установлены зависимости между результатами хозяйственной деятельности и деловыми   качествами в проекте «Галактика»,  то  с  помощью  уравнений  регрессии можно оценить экономическую эффективность положительных изменений деловых качеств (например, роста знаний).

      Таким образом, налицо возможность выбора социальных мероприятий, воздействующих па деловые качества руководителей и специалистов и дающих наибольший  экономический  эффект.

 

 

 

 

2.6 Правила заполнения матрицы РАЗУ (на примере проекта «Галактика»)

 

       Наиболее проработанной разновидностью матрицы ответственности является матрица разделения административных задач управления — матрица РАЗУ. В этой матрице использованы символы, отражающие три принципиальных аспекта выполнения каждой работы.

Принятие решения по работе:

Я   — единоличное принятие решения;

! — участие в коллективном принятии решения с правом решающей подписи;

Р — участие в коллективном принятии решения без права решающей подписи.

Управление работой: ' П  — планирование;

О — организация;

К — контроль;

X — координация;

А — активизация.

Выполнение работы и ее техническое и информационное обслуживание:

С   — согласование и консультирование;

Т   — выполнение рабочих операций;

М — подготовка предложений;

И  — получение информации;

±  — выполнение расчетных операций;

прочерк — неучастие в выполнении работы.

       При заполнении символами матрицы РАЗУ необходимо придерживаться нескольких логических правил. В каждой строке:

• символы «!» и «Р» всегда должны соприсутствовать в строке. 11рм этом символ «!» может присутствовать только один раз, символ «Р» — более одного раза. Если в строке присутствует символ «!» без символов «Р» или символы «Р» без символа «!», то это является ошибкой;
• символ «Я» должен присутствовать в строке только один раз;
• символ «Я» и группа символов по коллегиальному решению «!» и «Р» являются взаимоисключающими. По работе может приниматься решение либо коллегиально, либо единолично, но никак ни коллегиально и единолично одновременно;
• символы принятия решения должны присутствовать в строке обязательно;
• символы управления работой — «П», «О», «К», «А» обязательно должны присутствовать в каждой строке один или несколько раз, символ «X», т.е. символ координации, можно опускать в случае, если работа предполагает участие не более трех структурных единиц;
• символ «Т», изображающий выполнение рабочих операций, обязательно должен присутствовать в каждой строке. Таких символов может быть более одного. При этом ответственного исполнителя выделяют специальным образом, например, подчеркиванием, кружком, жирным шрифтом или курсивом.