Влияние современных технических средств на эффективность коммуникационных процессов

 «Влияние современных технических средств на эффективность коммуникационных процессов »

Содержание

Введение

1   Коммуникационные процессы

1.1 Сущность коммуникационных процессов

1.2 Понятие «информационные технологии»

 

3. Внутрифирменные коммуникации

4. Коммуникации между организацией  и внешней средой

5. Структура коммуникационных процессов

6. Элементы и этапы процесса  коммуникации

7. Роль обратной связи

8. Особенности межличностных коммуникаций

9. Совершенствование коммуникации  в организации

10. Современные информационные  технологии осуществления коммуникационных  процессов

11. Качество коммуникаций и эффективность  управления

Выводы и предложения

Заключение

Список используемой литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Коммуникации в организации - это  взаимодействие между людьми, которое  включает в себя процесс обмена информацией  и передачи сведений между отдельными людьми или их группами. Организационная  коммуникация - это процесс, с помощью  которого руководители развивают систему  предоставления информации большому числу  людей внутри организации и отдельным  индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит инструментом в координации  деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую  информацию на всех уровнях управления.

Коммуникация - это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных  решений, и доводит принятые решения  до сотрудников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться  ошибочными, люди могут неверно понимать цели, которые ставит перед ними руководство, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяется качество решений и то, как они будут  реализованы.

Коммуникация  является жизненно важной системой организации: если каким-то образом ликвидировать  потоки сообщений в организации, то она прекратит свое существование.

Поэтому данная тема является весьма актуальной.

Целью изучения данной темы является: анализ ключевых понятий и составляющих элементов процесса коммуникации в  организации и выявление влияния  процесса коммуникаций на эффективность  управления организацией.

Задачи, поставленные мной в достижении данной цели:

1) изучить сущность коммуникационного  процесса;

2) раскрыть понятие «информационные  технологии»;

3) проанализировать внутрифирменные  коммуникации и коммуникации  между организацией и внешней  средой;

4) изучить структуру, а также  элементы и этапы процесса  коммуникации;

5) выявить роль обратной связи;

6) изучить особенности межличностных  коммуникаций;

7) выделить способы совершенствования  коммуникации в организации;

8) проанализировать основные современные  информационные технологии, используемые  в коммуникационном процессе;

9) выявить влияние качества коммуникации  на эффективность управления;

10) сделать выводы и предложения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1   Коммуникационные  процессы

1.1 Сущность коммуникационных процессов

Коммуникация - процесс обмена информацией, ее смысловым значением между  двумя или более людьми. Обязательным условием коммуникации является наличие  реципиента - получателя информации. Коммуникатор - человек, служащий источником коммуникации, сам по себе не осуществляет коммуникацию. Субъектами могут выступать отдельные личности, тогда коммуникация будет осуществляться путем передачи идей, факторов, мнений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме (письменно, жесты, поза, тон голоса) с целью получения определенной реакции. Также субъектами могут быть группы и организации.

Обмен информацией необходим при  реализации любой из функций менеджмента. Он является важнейшим условием принятия обоснованных решений.

Эффективность работы менеджера напрямую зависит от эффективности его  коммуникаций и навыков делового общения.

Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis» означающего «общее». Коммуникация может быть определена как передача значения или смысла понимания с помощью символов.

Коммуникации в организации - это  сложная многоуровневая система, охватывающая саму организацию, ее элементы, ее внешнее  окружение.

Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т. е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. По общему признанию, коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная система» единого организма фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях. Менеджеры должны в совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют работу «чужими руками».

Роль коммуникаций очевидна как  на малых фирмах, так и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности  коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

Опыт как Российских, так и  зарубежных компаний показывает, что  эффективность коммуникаций зависит, прежде всего, от психологического настроя  коллектива. Там где руководитель использует метод «кнута и палки» наблюдается нервозность и разрозненность коллектива, а следствием этого - плохая производительность труда, высокая  текучесть кадров, отсутствие инициативности, постоянные сплетни, зависть и т.п. Все эти факты не могут привести ни к чему другому кроме затухания  предприятия и в конечном итоге  даже банкротству.

Однако если руководитель проводит собрания в коллективе, где обсуждаются  те или иные проблемы развития, применяет  методы поощрения за инициативу, труд и т.п., создает условия для  свободного выражения своего мнения, пусть даже не совпадающего с мнением  руководства, то в этом случае персоналу  легко работать на данном предприятии. Люди осознают в этом случае свою значимость и стараются использовать весь свой потенциал и интеллект для  достижения процветания организации. На таком предприятии сотрудники уверены в своем будущем, в  том, что их проблемы можно открыто  обсудить на собрании, внести какие-то идеи, за которые они будут морально и материально вознаграждены. Таким  предприятиям легче вынести экономические  и политические кризисы в стране, т. к. в сплоченном коллективе сотрудники будут помогать друг другу пережить трудности.

Поскольку в нашей стране появление  и становление коммуникаций (как  и всего менеджмента) произошло  не так давно (10 лет - это небольшой  период), то огромную роль в дальнейшем их развитии играет правильный подход к изучению опыта компаний зарубежных стран и современных российских предпринимателей

 

 

 

1.2 Виды коммуникаций

Коммуникации отражают различные  виды интересов, определяющих результаты деятельности человека.

Коммуникации делятся на 2 большие  группы: внешние и внутренние.

Внешние коммуникации - коммуникации между организацией и внешней средой. Факторы внешней среды очень сильно влияют на деятельность организации.

Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в данной организации отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтобы профсоюз не появился. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения.

Внутренние коммуникации - коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями. Они могут быть формальными и неформальными.

Формальные коммуникации - коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов.

На неформальных коммуникациях более подробно остановимся чуть позже.

И так, рассмотрим основные виды внутренних коммуникаций.

1) Коммуникации между уровнями

Между организационными уровнями информация перемещается путем вертикальных коммуникаций. Они могут быть нисходящими - когда информация передается с высшего уровня на низший, например, когда подчиненных информируют о приоритетах, заданиях, рекомендуемых процедурах и т.д.

Кроме нисходящих коммуникаций, организации  необходимы восходящие. Например, банковский кассир, заметив, что новый компьютер работает медленнее старого и клиентам приходится ждать дольше, и, зная, что «качественное обслуживание клиентов - главная задача банка», по всей вероятности, известит об этом своего непосредственного начальника, который, в свою очередь, проинформирует менеджера банка по операциям, а тот - вице-президента.

Качество восходящих коммуникаций сильно влияет па производительность компании. Приведем реальный пример из практики. Один инженер изобрел новый  метод раскроя листового металла  для крыльев самолета и сообщил  об этом непосредственному начальнику. Если бы он ворвался в кабинет вице-президента с требованием внедрить новый  метод, реакция наверняка была бы негативной. Но менеджер решил внедрить изобретение и сообщил о нем  на более высокий уровень руководства, поскольку для таких перемен  необходимо одобрение директора  завода. Иными словами, идея, возникшая  на низшем уровне, должна была подняться  на самый верх, последовательно пройдя через все уровни менеджмента. Вот  пример коммуникаций, нацеленных на повышение  конкурентоспособности организации  путем повышения ее производительности.

Конечно, на любом уровне могло  быть принято решение не внедрять новую идею. И если предположить, что идея была действительно хорошей, то сообщение инженеру об этом решении  стало бы для него сигналом о том, что организация не хочет, чтобы  он мыслил, как новатор, и в будущем  выдвигал новые предложения. В результате организация могла бы упустить большие  возможности. А описанная в примере  конкретная идея за пять лет позволила  компании сэкономить в 13,5 млн. долл.

Восходящие коммуникации выполняют также функцию снабжения менеджеров информацией о происходящем на более низких уровнях. Благодаря им менеджеры узнают о текущих и потенциальных проблемах и предлагают корректировочные меры. В последнее время менеджеры используют новую форму восходящих коммуникаций - рабочие группы, регулярно собирающиеся раз в неделю для обсуждения и решения производственных и сервисных проблем. Восходящие коммуникации, как правило, осуществляются в форме отчетов, предложений и пояснительных записок.

2) Коммуникации между отделами (подразделениями)

Кроме вертикальных, организациям нужны горизонтальные коммуникации. Организация состоит из множества подразделений, для координации задач и действий которых необходимы коммуникации. Чтобы добиться движения организации в желательном направлении, менеджеры должны обеспечить совместную деятельность всех ее частей.

Например, в какой-либо бизнес-школе представители разных подразделений периодически общаются, обсуждая учебные программы, требования к выпускникам, сотрудничество в сфере исследований и консультаций и услуги для местного сообщества. В больницах персонал разных уровней и подразделений должен обмениваться информацией с целью распределения ресурсов, координации деятельности рабочих групп, контроля над затратами и т.д. В розничной торговле региональные менеджеры по сбыту, как правило, периодически встречаются для обсуждения проблем координации стратегий сбыта и для обмена информацией о продуктах. Горизонтальные коммуникации часто связаны с использованием специальных комитетов или рабочих групп.

Горизонтальные коммуникации полезны  еще и тем, что они стимулируют  формирование взаимоотношений на одном  и том же организационном уровне, которые являются важным элементом  удовлетворенности людей своей  работой.

3) Коммуникации между менеджером и подчиненными

Возможно, самым явным элементом  коммуникаций в организации является общение между менеджерами и  их подчиненными. Хотя они относятся  к вертикальным коммуникациям, о  которых уже было сказано, рассмотрим их отдельно, поскольку они составляют львиную долю управленческих коммуникаций (как показали исследования, две  трети).

Форм таких коммуникаций существует очень много: разъяснение задачи, объяснение приоритетов и ожиданий; привлечение работника к решению задач отдела; обсуждение проблем эффективности; совершенствование и развитие подчиненных; сбор информации о потенциальных или реальных проблемах; оповещение людей о предстоящих изменениях, ознакомление с идеями подчиненных и т.д.

4) Коммуникации между менеджером и рабочей группой

Кроме коммуникаций между менеджером и подчиненным, в организации  существуют также коммуникации между  менеджером и его рабочей группой, нацеленные на повышение ее эффективности. Поскольку в этом процессе участвуют  все члены группы, каждый имеет  возможность поделиться мыслями  о новых задачах и приоритетах  отдела, о том, как работать сообща, о предстоящих изменениях и их возможных последствиях для данной группы и других подразделений, о  проблемах и достижениях и  о новаторских идеях.