Влияние современных технических средств на эффективность коммуникационных процессов

Сервер веб-доступа к DIRECTUM. Доступ с помощью браузера из любой точки мира к документам, задачам, заданиям и т.д.

Предметно-ориентированный  инструмент разработки IS-Builder. Модификация и разработка новых карточек электронных документов, справочников и отчетов; встроенный язык программирования; настройка форм карточек и событий; интеграция с другими системами.

Преимущества использования  электронного документооборота

Первый вопрос, который возникает  перед принятием решения о  внедрении системы документооборота: "А что нам это даст?". И  речь здесь идет, в первую очередь, о получении реальной отдачи от внедрения электронного документооборота на предприятии.

Итак, какие принципиальные преимущества имеют системы электронного документооборота по сравнению с бумажным документооборотом  компании?

 Основные особенности  электронного документооборота:

1. оперативность поиска нужного документа: время поиска необходимого документа сокращается с нескольких часов до нескольких секунд;
2. ускорение обмена информацией внутри организации: передача документов в электронной форме не требует физического перемещения бумаг и происходит мгновенно;
3. надежный контроль за прохождением документа: система сохраняет информацию о всем жизненном цикле документа , а также пользователях, ответственных за данный документ;
4. снижение рисков утраты или порчи документа: поскольку пользователи работают с электронными копиями документов, риски утраты и порчи оригинала сводятся к минимуму;
5. снижение риска несанкционированного доступа к документам: надежность и безопасность хранения электронных версий документа по сравнению с бумажными аналогами позволяет осуществить надежную защиту и контролировать доступ к документам;
6. отсутствие необходимости многократного копирования и распечатки: согласование и подписание всех внутренних документов организации не требует "твердых копий", что значительно снижает затраты на расходные материалы;
7. резкое снижение стоимости архивного хранения электронных документов и оперативность доступа к архивной информации: при общей тенденции к повышению долговечности и надежности электронных носителей и их стремительном удешевлении происходит экономия как за счет стоимости носителя, так и за счет площадей, занимаемых архивом;
8. система напоминаний пользователям о выданных заданиях: электронный документооборот уведомляет пользователей о приближении контрольных точек, тем самым исключая "забывчивость" сотрудников;
9. инструмент для оценки загрузки и эффективности работы персонала: поскольку все действия пользователей фиксируются в системе,  существует возможность оценить степень загруженности каждого сотрудника и его исполнительность;
10. накопление корпоративных знаний, ускоренное обучение и взаимозаменяемость сотрудников: система единого хранилища документов и заданий с функцией полнотекстового поиска позволяют оперативно выбирать документы по  интересующим вопросам, при смене сотрудников необходима лишь корректировка прав доступа.