Влияние современных технических средств на эффективность коммуникационных процессов

Системы обратной связи

Такие системы составляют часть системы  контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов  системы обратной связи -- перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Опрос работников - один из вариантов системы обратной связи.

Информационные  бюллетени публикации и видеозаписи  организации

Крупные организации издают ежемесячные  бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В подобные ежемесячные бюллетени могут  входить статьи с обзором предложений  по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или услуг, которые  намечено предложить потребителям в  скором времени, подборка «работник  месяца», ответы руководства на вопросы  рядовых сотрудников.

Технология  видеозаписи - еще одно средство формирования информационных каналов, которое позволяет  работникам фирмы составить собственное  суждение о стиле и особенностях руководителей, возглавляющих компанию.

Современная информационная технология

Персональный  компьютер оказал мощное воздействие  на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие  рассылают и получают. Электронная  почта дает работникам возможность  направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Последние  нововведения в системах телефонной связи позволяют одному человеку направить несколько сообщений  разным людям, а затем позвонить  и получить ответы на исходные сообщения. В ходе видеоконференций люди, находящиеся  в разных местах, в том числе  и в разных странах, обсуждают  всевозможные проблемы.

Рис. 4. Характеристика помех в процессе управления

10. Современные информационные технологии осуществления коммуникации

Развитие  информационных технологий способствовало изменению способа коммуникации и обмена информации между членами  организации. Это позволило расширить  возможности менеджера следить  за производительностью групп или  отдельных работников, повысить скорость принятия решений и обмен информацией. Наибольшее влияние на способ передачи и обмена информацией между организациями  оказали два изобретения в  информационных технологиях - создание компьютерных сетей и средств  беспроводной связи.

Современные средства коммуникации, которые могут  использовать организации:

- электронная почта,

- голосовая почта,

- факс,

- телеконференция,

- видеоконференция,

- электронный обмен данными,

- интрасети, или внутренние сети.

11. Качество коммуникаций и эффективность управления

Ф. Котлер подразделяет процесс разработки эффективных коммуникаций на 8 составляющих:

1) определение контактной аудитории;

2) определение целей коммуникации;

3) создание обращения;

4) выбор каналов коммуникаций;

5) формирование общего бюджета,  выделяемого на продвижение;

6) принятие решения о средствах  продвижения;

7) оценка резервов продвижения;

8) координация процесса.

За  последние годы все большую популярность завоевывает концепция интегрированных  коммуникаций.

Все эти составляющие влияют на качество коммуникаций и эффективность управления.

Коммуникации  имеют огромное значение для успеха организаций, на коммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени, но опросы показали, что около 70% руководителей считают  коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. По данным зарубежных исследований результативность горизонтальных коммуникаций достигает 90%, вертикальных - 20-25% (такое  количество исходящей от руководителей  информации доходит до работников и  правильно понимается ими).

Недостаточную эффективность вертикальных (как  восходящих, так и нисходящих) коммуникаций подтверждают данные о том, что ближайший  начальник рабочих (бригадир), покидая  кабинет первого руководителя предприятия, выносит только 30% информации, а начальник  цеха - около 40%. Коммуникации снизу  вверх еще более неэффективны, так как до начальства доходит  не более 10% информации. Это говорит  о том, что не используются все  возможности в организации коммуникаций.

Руководителю  приходится осмысливать большие  объемы информации, но не вся она  оказывает влияние на принятие решений. Обмен информацией, которая оказывает  влияние на процесс управления, носит  название эффективных коммуникаций. Эффективный менеджер - это тот, кто из общего потока коммуникаций умеет быстро отобрать эффективные, т.е. полезные для процесса управления.

Российские  менеджеры выделяют десять заповедей  успешной коммуникации.

Перед коммуникацией четко определите идеи, вкладываемые в послание.

Проанализируйте истинную цель каждой коммуникации.

Проанализируйте всё физическое и человеческое окружение  при любой коммуникации.

Проконсультируйтесь с другими при планировании коммуникации.

Обратите  самое пристальное внимание на интонацию  и основное содержание сообщения.

Воспользуйтесь  возможностями, когда они представляются, включить в сообщение нечто полезное и ценное для его получателя.

Постоянно держите в поле зрения то, как  срабатывает коммуникация.

Устанавливайте  коммуникацию не только на сегодня, но и на завтра.

Добивайтесь, чтобы дела установки не противоречили  словам.

Учитесь умению слушать.

Выводы и предложения

Коммуникация - это обмен информацией между  людьми. Осуществление коммуникаций - это связующий процесс, необходимый  для любого важного управленческого  действия. Между организацией и ее окружением, между выше и ниже расположенными уровнями, между подразделениями организации необходим обмен информацией. Основными элементами коммуникационного процесса являются отправитель, сообщение, канал и получатель. Этапы процесса -- разработка идеи, кодирование и выбор канала, передача и расшифровка. Обратная связь, т.е. реакция получателя, показывающая, понята или не понята переданная информация, помогает преодолеть шум. Плохая обратная связь и неумение слушать мешают эффективному обмену информацией.

Руководитель  может повысить эффективность межличностных  обменов, проясняя идеи до того, как  сообщать их, учитывая возможные различия -- семантики и восприятия, -- представляя значение языка поз, жестов и интонаций, используя эмпатию и поощряя формирование обратной связи. Обмен информацией в организации можно улучшить, создав системы обратной связи, регулируя информационные потоки, предпринимая управленческие действия, способствующие формированию восходящих и боковых ветвей информационного обмена, развертывая системы сбора предложений, печатая материалы информативного характера для использования внутри организации и применяя достижения современной информационной технологии.

Заключение

Актуальность  коммуникации в настоящее время  возрастает. Чем эффективней процесс  обмена информацией, тем больше открывается  возможностей для эффективной работы.

Эффективность принятия управленческих решений непосредственно  зависит от эффективности коммуникационных процессов в организации.

Коммуникации  важны для руководителей по следующим  причинам:

1. Руководители тратят большую  часть времени на коммуникации;

2. Коммуникации необходимы для  эффективности управления;

3. Коммуникации необходимы для  подтверждения авторитета и выражения  воли руководителя;

4. Хорошо налаженные коммуникации  содействуют обеспечению организационной  эффективности. Если организация  эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех  других видах деятельности.

Основными элементами коммуникационного процесса являются отправитель, сообщение, канал  и получатель.

Этапы процесса - разработка идеи, кодирование  и выбор канала, передача и расшифровка.

От  эффективности коммуникационных процессов, их организации зависит скорость и эффективность принятия управленческих решений, поэтому руководителю организации  следует больше уделять внимания совершенствованию информационной системы, увеличению скорости и достоверности  передаваемых данных, выбирать элементы информационной системы согласно свойственным его предприятию особенностям.

В соответствии с поставленными задачами я:

  изучила сущность коммуникационного  процесса;

  раскрыла понятие «информационные  технологии»;

проанализировала  внутрифирменные коммуникации и  коммуникации между организацией и  внешней средой;

  изучила структуру, а также  элементы и этапы процесса  коммуникации;

  выявила роль обратной связи;

  изучила особенности межличностных  коммуникаций;

  выделила способы совершенствования  коммуникации в организации;

  проанализировала основные современные  информационные технологии, используемые  в коммуникационном процессе;

  выявил влияние качества коммуникации на эффективность управления;

  сделала выводы и предложения.

Таким образом, могу сделать вывод, что  цель, поставленная в изучении данной темы, достигнута - проанализированы ключевые понятия и составляющие элементы процесса коммуникации в организации, и выявлено влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией

Список используемой литературы

1. Басовский Л.Е. Менеджмент: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М,2010.

2. Веснин В.Р. Менеджмент: учеб. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2006.

3. Веснин В.Р. Менеджмент в  схемах и определениях: Учеб. пособие. - М.: Проспект, 2008.

4. Веснин В.Р. Основы менеджмента:  Учебник. - М.: Проспект, 2010.

5. Воронина Э. М. Менеджмент  предприятия и организации/Московский  государственный университет экономики,  статистики и информатики. - М., 2004.

6. Гольдштейн Г.Я. Основы менеджмента:  Учеб. пособие, 2-е изд., перераб. и доп. - Таганрог: изд-во ТРТУ, 2003.

7. Друкер Питер Ф. Энциклопедия менеджмента: Пер. с англ. - М.: Издательский дом «Вильямс», 2004.

8. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учеб. пособие. - 5-е изд., стереотип. - Мн.: Новое знание, 2002.

9. Лафта Дж.К. Менеджмент: Учеб. пособие - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ТК Велби, 2005.

10. Менеджмент: учебник/О. С. Виханский, А.И. Наумов, 4-е изд., перераб. и доп. - М.: Экономистъ, 2005.

11. Мэскон М. Основы менеджмента. Перевод с англ. - М.: Издательство «ДЕЛО», 1997.

12. Общий и специальный менеджмент: Учебник/ общ. Ред. А.Л. Гапоненко,  А.П. Панкрухин. - М. Изд-во РАГС, 2001.

13. Сладкевич В.П., Черняковский А. Д. Современный менеджмент (в схемах): Опорный конспект лекций. - 3-е изд., стереотип. - К: МАУП, 2003.

14. Тронин Ю.Н., Масленченков Ю. С. Менеджмент и проектирование фирмы: Учеб. пособие для вузов. - М: ЮНИТИ-ДАНА, 2002.

15. Хансейкер Ф., Алессандра Э. Искусство управления людьми. - Пер. с англ. В. Калашникова. - М.: ФАИР-ПРЕСС, 2004.

3.3. Современные коммуникационные  технологии в организации

 

    Достижение современных  информационных технологий –  управленческие

информационные системы; их задача – оптимизация процессов  генерации,

обработки и передачи информации. Данные системы включают в себя

компьютеры, их программное  обеспечение, обрабатываемые данные, основной

персонал и пользователей.

    Многие организации  используют новые информационные  технологии для

совершенствования процесса внутренних коммуникаций. Примером может

служить практика применения внутриорганизационных видеоконференций,

создание страниц Интернета, доступных всем работникам, формирование

адресной сети электронной  почты.

    Современная система  персональных телекоммуникационных  услуг

использует цифровую компьютерную электронику, способную передавать

данные, графические изображения  и видеоматериалы.

    Современные телекоммуникационные  технологии доступны многим

современным организациям: определители номера телефонного абонента,

электронная почта, голосовые, интеллектуальные автоответчики, электронные

доски объявлений и т. п.

 

 

 

 

причем, независимо от типа документооборота – бумажного или  электронного.

Программа "1С:Документооборот", созданная компанией "1С", предназначена для обеспечения сохранности, быстроты доступа, облегчения поиска и повышения эффективности работы с внутренними и официальными документами.  Данный программный продукт позволяет работать с любыми типами документов, начиная от офисных или содержащих текстовую, графическую, аудио- и видеоинформацию, и заканчивая приложениями, архивами и документами проектировочных программ.

Программа может применяться  на любом предприятии, независимо от его отраслевой направленности. Она  одинаково хорошо подойдет для применения как в коммерческой фирме с  малым количеством пользователей, так и в большом государственном  предприятии.

Программный продукт является "детищем" программы "1С: Архив 3", уже много лет применяемой в большом количестве организаций.

Новые возможности

Программное обеспечение  создается на базе программы "1С: Предприятие 8.2". Более качественная организация электронного документооборота обусловлена обновленными возможностями платформы в области соединения учета ресурсов и координации движения документов.

Имеющиеся функциональные возможности -  наличие разнообразных технологий обработки документов, независимость от применяемой системы управления базами данных, масштабируемость – доказывают, что стоит на одну ступень выше по сравнению с предшествующими версиями.

Программа позволяет использовать разнообразные способы обработки  документов с разграничением прав доступа  к ним, применяя новейшие методики управления документооборотом, в том числе  сложившиеся в России.