Влияние современных технических средств на эффективность коммуникационных процессов

Кроме того, иногда рабочая группа собирается для обсуждения разных проблем  и вопросов без участия менеджера. Как уже говорилось, такие взаимоотношения  коллег одного уровня способствуют повышению  удовлетворенности сотрудников  своей работой.

Неформальные коммуникации

Как уже было сказано, организации  состоят из формальных и неформальных элементов. Канал неформальных коммуникаций называют каналом слухов (grapevine дословно переводится как «виноградная лоза»). Известный исследователь К. Дэвис установил, что этот термин возник еще во время Гражданской войны в США. Провода телеграфной связи, протянутые от дерева к дереву, широко использовались армиями Севера и Юга и напоминали виноградную лозу. Сообщения, переданные по таким временным телеграфным линиям, часто доходили до адресата в искаженном виде.

Слухи «витают вокруг автоматов  с водой, по коридорам, в столовых и в любом другом месте, где  собираются люди». По неформальным каналам  информация распространяется намного  быстрее, чем по формальным, поэтому  менеджеры часто используют их для  распространения тех или иных «конфиденциальных» сведений, сопровождая  их словами «только между нами».

Информация, распространяемая в виде слухов, всегда считалась неточной. Однако исследования показывают, что  слухи чаще оказываются точными, чем неточными. Согласно исследованию Дэвиса, если речь идет о сведениях об организации, не подлежащих обсуждению, 80-99% слухов бывают точными; но если говорить об информации личного характера или о в высшей степени эмоциональных сведениях, уровень точности и достоверности будет намного ниже. Дэвис утверждает: «Люди склонны считать слухи неточными потому, что ошибки в них носят более драматичный характер и, следовательно, более прочно запоминаются, чем то, что, в общем-то, изо дня в день они были вполне точными». Кроме того, независимо от их точности «все свидетельствует об огромном влиянии слухов, как позитивном, так и негативном».

Ниже пересилены некоторые типы информации, передаваемой в организации  по неформальным каналам:

1) Предстоящие сокращения объему  производства

2) Новая политика штрафов за  опоздания

3) Изменения организационной структуры

4) Предстоящие переводы и повышения

5) Подробное изложение спора  двух менеджеров на последнем  собрании по проблемам сбыта

6) Кто с кем встречается после  работы [4, с. 151-154].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Понятие «информационные технологии»

Информационная  технология фирмы - технология обработки  информации с применением средств  автоматизации в целях решения  совокупности функциональных задач фирмы. Для этого используется проблемно-ориентированный программно-аппаратный комплекс, являющийся структурным или функциональным компонентом автоматизированной системы управления (АСУФ), а инструментальной базой реализации является информационная технологическая среда фирмы (ИТСФ) - совокупность функционально различных программных компонентов, взаимодействующих по данным и управлению, и предназначенных для реализации определенной технологии обработки информации в организации.

Цель  любой информационной технологии - получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе.

Информационные  системы могут помогать менеджерам проводить анализ проблемы, делают видимыми.

Говоря  о "новых" возможностях информационных систем в менеджменте необходимо называть некоторые из них новыми только для нас. Например, системы  поддержки принятия решений уже  более двух десятилетий используются в развитых странах, но пока еще не получили широкого распространения  в нашей стране.

Информация  перемещается внутри организации с  уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п.

Помимо  обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Коммуникации по восходящей, т.е. снизу вверх, также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел.

Также существуют горизонтальные коммуникации. Организация состоит из множества  подразделений, поэтому обмен информацией  между ними нужен для координации  задач и действий.

Дополнительные  выгоды от коммуникаций по горизонтали  заключаются в формировании равноправных отношений.

Важной  частью коммуникаций в организации  являются отношения между руководителем  и подчиненным. Они составляют основную часть коммуникативной деятельности руководителя.

В организации имеет место обмен  между руководителем и его  рабочей группой. Коммуникации с  рабочей группой в целом позволяют  руководителю повысить эффективность  действий группы.

Организации состоят из формальных и неформальных компонентов. Поскольку по каналам  слухов информация передается много  быстрее, чем по каналам формального  сообщения, руководители пользуются первыми  для запланированной утечки и  распространения определенной информации или сведений типа «только между  нами».

Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее, исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам  неформального сообщения, чаще оказывается  точной, а не искаженной.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Структура коммуникационных процессов

Как процесс коммуникации отражают принципы и закономерности обмена информации между людьми; как явление они  представляют установленные нормы  взаимодействия между людьми в рамках организации. Формирование системы коммуникаций предполагают рассмотрение содержания структуры этих коммуникаций.

Структура коммуникационного процесса - упорядоченное  множество узловых точек, связанных  коммуникационным процессом, каждая из которых находится в определённых отношениях. В информационно-коммуникационной структуре выделяются 7 основных звеньев: кто говорит (коммуникатор; источник; отправитель; адресант; рекламодатель; автор); что говорит (содержание); как говорит (вид, форма); посредством чего говорит (канал; вид связи); кому говорит (аудитория; получатель; адресаты; читатель; зритель; слушатель; реципиент и т. д.); когда говорит (время); с каким результатом (обратная связь).

Одна  часть звеньев соотносится с  информационной системой, другая часть  звеньев - со сферой коммуникационных процессов. В целом они образуют единство. Информация является двусторонним непрерывным процессом, который  характеризуется обратной связью.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Элементы и этапы процесса коммуникации

В процессе обмена информацией можно  выделить четыре базовых элемента.

1.Отправитель,  лицо, генерирующее идеи или собирающее  информацию и передающее ее.

2.Сообщение,  собственно информация, закодированная  с помощью символов.

3.Канал,  средство передачи информации.

4.Получатель, лицо, которому предназначена информация  и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель  и получатель проходят несколько  взаимосвязанных этапов. Их задача -- составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Взаимосвязанные этапы таковы:

1. Зарождение идеи.

2. Кодирование и выбор канала.

3. Передача.

4. Декодирование.

 

Зарождение  идеи

Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель  решает, какую значимую идею или  сообщение следует сделать предметом  обмена.

Кодирование и выбор канала

Прежде  чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение.

Отправитель должен также выбрать канал, совместимый  с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым  общеизвестным каналам относятся  передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Если канал не соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффективен. Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом.

Передача

На  третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю.

Декодирование

После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование -- это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информации на этом должен завершиться.

7. Роль обратной связи

При наличии обратной связи отправитель  и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все  этапы процесса обмена информацией  для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя.

Обратная  связь может способствовать значительному  повышению эффективности обмена управленческой информацией. Согласно ряду исследований двусторонний обмен  информацией (при наличии возможностей для обратной связи) по сравнению  с односторонним (обратная связь  отсутствует), хотя и протекает медленнее, тем не менее эффективнее снимает напряжения, более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений. Это подтверждено в самых разных культурах.

 

 

 

8. Особенности межличностных коммуникаций

Межличностная коммуникация - процесс одновременного речевого взаимодействия коммуникантов и их воздействия друг на друга. Для межличностной коммуникации характерен ряд особенностей.

Неотвратимость  и неизбежность межличностной коммуникации объясняются условиями человеческого  бытия - человек как социальный феномен  не может существовать без общения, которое является его важнейшей  потребностью.

Необратимость межличностной коммуникации понимается как невозможность уничтожить сказанное («слово не воробей»).

Непосредственная  обратная связь является непременным  условием осуществления межличностной  коммуникации.

Межличностные отношения - определяющий фактор в процессе межличностной коммуникации. Эти  отношения складываются в результате деловых и творческих контактов - официальных и неофициальных, в  результате способности людей эмоционально воспринимать друг друга - эмпатии. Большую роль в межличностных отношениях играет эмоциональный фактор. Поэтапность, которая наблюдается в развитии межличностных отношений (установление, поддержание, подъем, спад, прекращение и возможное возобновление), непосредственно связана с характером межличностной коммуникации в плане ее формы и содержания.

На  характер межличностных отношений  оказывают влияние условия, в  которых происходит общение. Существует анонимное общение - взаимодействие между незнакомыми людьми (в самолете, зрительном зале и т.п.), функционально-ролевое  общение (взаимоотношения между  членами профессионального коллектива), личное или интимное общение (в группе друзей, в семье).

Многоканальность  является специфической чертой актуализации межличностной коммуникации. Именно при межличностной коммуникации возможно одновременное использование  нескольких каналов передачи и восприятия информации - можно не только слышать  и видеть собеседника, но и дотронуться  до него рукой, уловить запах, который  может сообщать дополнительную информацию о партнере, оценить дистанцию между собой и партнером как показатель межличностных отношений.

9. Совершенствование коммуникации в организациях

Регулирование информационных потоков

Руководители  на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих  информационных потребностей, а также  других потребителей информации в организации.

Управленческие  действия

Планирование, реализация и контроль формируют  дополнительные возможности управленческого  действия в направлении совершенствования  информационного обмена. Обсуждение и прояснение новых планов, вариантов  стратегии, целей и назначений, необходимых  для более эффективной реализации намеченного, контроль хода работ по плану-графику, отчеты по результатам  такого контроля - все это доступно руководителю.