Влияние современных технических средств на эффективность коммуникационных процессов

С помощью программы "1С Документооборот" можно:

• осуществлять работу с помощью веб-браузеров
• уменьшить время, необходимое на поиск нужной информации, а также общее время коллективного ведения документооборота.
• улучшить качество документации путем устранения большинства спорных ситуаций и упорядочивания работы с документами
• обеспечить сохранность версий и отсутствие повторения информации при работе нескольких лиц с одним документом
• наладить работу пользователей с документами.

Обработка документации

В программе можно обрабатывать любые типы документов, на каждый из которых заводится учетно-регистрационная  карточка, содержащая реквизиты согласно ГОСТ Р 6.30-2003, ГСДОУ и традиций делопроизводства, принятых в российской практике.

Хранение и доступ к  документации 1С

Для организации хранения документов применяется структура  папок с возможностью ограничения  доступа к ним.

Структура папок может  быть создана на основе организационной  структуры учреждения либо по видам  документации. Для каждой папки можно  установить разграничение доступа, то есть, какой пользователь, что  может осуществлять – читать, добавлять, редактировать или удалять информацию - из этой папки.

Регистрация корреспонденции 1С:Документооборот

В программе можно производить  регистрацию входящих и исходящих  документов предприятия. При этом номер  документа генерируется программой самостоятельно по определенным правилам.

Регистрация корреспонденции  осуществляется по требованиям ГОСТ, типовых инструкций и традиций делопроизводства, сложившихся в отечественной  практике.

Регистрация корреспонденции  включает в себя этапы:

• рассмотрение документа и постановка на контроль, производится автоматически
• постановка исполнителей в известность
• контроль соблюдения сроков документа
• создание отчетности по поступлению/исполнению документа, по документам с истекшим сроком исполнения.

Обработка документов со сканера  в 1С:Предприятие 8.2

Программа позволяет загружать  любые документы с внешнего сканера. Единственное условие – поддержка  сканером интерфейса TWAIN.

Электронная почта

Программа позволяет отправлять с помощью электронной почты  любой документ из базы. Кроме того, есть возможность загрузки входящей и внутренней корреспонденции прямо  из электронного почтового ящика.

Просмотр, редактирование и  контроль версий 8.2

Просмотр и редактирование документации программы осуществляется с помощью приложений, установленных  на компьютерах пользователей.

Работа с документацией  производится на "рабочем столе", где пользователю показывается перечень документов, находящихся в стадии редактирования, а также перечень текущих задач, требующих выполнения. Пользователь может самостоятельно добавить или удалить раздел, а  также поменять местами его элементы.

Пользователь программы "1С:Документооборот" может как просматривать, так и редактировать документы. Одновременная работа с одним и тем же документом невозможна, так как программой предусмотрена блокировка уже использующегося файла.

После сохранения вновь отредактированного файла создается новая его  версия, где указывается, кто, когда  и во сколько ее создал.

В карточке документа перечисляется  список версий, пользователь вправе удалить  лишние и поменять текущую версию, кроме того, при необходимости  он может сравнить версии файлов часто  используемых форматов - doc, trf, html, txt, odt.

Бизнес-процессы при коллективной работе с документами 1С:8.2

Коллективная работа с  документом в программе "1С Документооборот" включает в себя следующие бизнес-процессы:

• Рассмотрение. В ходе этого бизнес-процесса документ направляется руководителю организации на рассмотрение, после которого возвращается автору с резолюцией.
• Исполнение документа. На этом этапе производится оповещение всех исполнителей документа и контролера за его исполнением, а также непосредственное исполнение. Может быть назначен один ответственный исполнитель. 
• Согласование. Бизнес-процесс предполагает, что документ отправляется на согласование всем указанным пользователям, а потом возвращается его автору для ознакомления с результатом или повторной отправки на согласование. 
• Утверждение. Документ передается на утверждение конкретному пользователю и возвращается автору с результатом. 
• Регистрация. Документ направляется секретарю, который присваивает номер, проставляет печать и отправляет адресату. 
• Ознакомление. В ходе этого бизнес-процесса документ отправляется всем пользователям для ознакомления. 
• Поручение. Этот бизнес-процесс подразумевает, что с помощью документа осуществляется выдача пользователям поручений и контроль их выполнения.

Однако выполнение задачи может осуществляться не только исполнителем, но и пользователем, находящимся  в роли исполнителя. Например, документ, отправленный на утверждение роли "Директор" будет доставлен тому, кто в  данный момент исполняет обязанности  директора – ему самому или  его заместителю.

В программе можно четко  прописать маршруты движения документа  в зависимости от его вида и  типа бизнес-процесса.

Поиск документов

Электронный документ является набором информации с определенной структурой, и состоит из двух частей: реквизитной и содержательной. Обе  эти части могут быть задействованы  в процессе поиска какой-либо информации.

В программе "1С:Документооборот" есть возможность осуществлять поиск документов и файлов как по информации, содержащейся в карточке, так и по содержимому версий документации наиболее используемых форматов с поддержкой русского и украинского языков.

Учет рабочего времени  и контроль исполнения проектов

В программе имеется возможность  учета рабочего времени, что позволяет  руководителю организации оптимизировать работу сотрудников и принимать  верные управленческие решения.

Кроме того, есть возможность  составления пользователями программы  отчетов о количестве времени, потраченном  на тот или иной проект с указанием  его содержания. Данные этого отчета позволяют сделать выводы о временных  затратах сотрудников на тот или  иной вид работы.

Распределение информационной базы "1С:Предприятие 8.2"

В система документооборота на базе 1С версии 8.2 можно сохранять информацию как в информационной базе, так и на диске в компьютере - в режиме распределенной базы данных.

Документ является основным способом представления информации, на основе которой функционирует любое  предприятие. Информация бывает структурированная, предполагающая, что за ее хранение и управление отвечают базы данных и прикладные информационные системы, и неструктурированная - просто документы. Причем может существовать однозначная  зависимость между структурированными и неструктурированными документами, например накладная на отпуск товара и транзакция в прикладной информационной системе о списании товара со склада, причем только накладная имеет юридическую силу в отличие от транзакции в базе данных. Сегодня пришло понимание необходимости автоматизации хранения и обработки неструктурированной информации, так как ее объемы такие, что обрабатывать ее вручную уже не представляется возможным. Однако подходы и концепции построения систем, предназначенных для автоматизации документооборота имеют некоторые различия. 

Резервы повышения общей эффективности  предприятия лежат в уменьшении стоимости хранения информации. За счет сокращения площадей, на которых  хранится информация; уничтожения малоэффективных  бумажных документов; более компактного  хранения бумажных документов; переноса бумажных архивов в более дешевые  по стоимости хранения, удаленные  места, например за город; увеличения скорости поиска и доступа к необходимым  документам.

Существуют оценки, что до 90% времени  сотрудников тратится на так называемую обеспечивающую функции, а именно на поиск необходимых для работы документов. Это проблема усугубляется при коллективном использовании  документов, когда надо найти документы, созданные другим сотрудником, и  наконец, она становится практически  невыполнимой в том случае, если организация является территориально-распределенной. Современные коммуникационные технологии а именно электронный документооборот является важной частью, в организации коммуникационных процессов

Система электронного документооборота БОСС-Референт

Система документационного  обеспечения управления БОСС-Референт - это программный пакет, который  позволяет организациям создавать  эффективные системы управления электронным документооборотом  и автоматизации делопроизводства и тем самым обеспечить существенное повышение эффективности работы управленческих структур. В частности, создание в организации подобных систем позволяет:

• Повысить скорость принятия решений и их качество
• Усилить контроль исполнительской дисциплины
• Повысить управляемость организации
• Увеличить продуктивность работы отдельных сотрудников, рабочих групп, организации в целом.
• Система БОСС-Референт имеет большое число внедрений и предназначена для предприятий различных размеров и форм собственности:
• Крупные коммерческие предприятия и холдинги
• Федеральные органы власти
• Региональные органы государственной власти и другие государственные предприятия
• Территориально распределённые предприятия
• Компании со сложной организационной структурой
• Компании с большим объёмом документооборота
• Небольшие, стремительно растущие компании.

Функционалом системы  БОСС-Референт могут воспользоваться  как руководители, так и начальники отделов, IT-специалисты, делопроизводители, исполнители, секретари и другие сотрудники предприятий, благодаря  широкому кругу автоматизированных бизнес-процессов:

• Работа с внутренними документами организации
• Обработка входящих и исходящих документов
• Управление внешними контактами
• Работа с договорами организации
• Организация новостных каналов и конференций
• Ведение справочника организации в электронном виде
• Поддержка инженерного обеспечения хозяйственных объектов организации
• Организация и планирование мероприятий.

Система электронного документооборота DIRECTUM.

DIRECTUM – корпоративная  система электронного документооборота  и управления взаимодействием,  нацеленная на повышение эффективности  работы всех сотрудников организации  в разных областях их совместной  деятельности.

Система DIRECTUM поддерживает полный цикл работы с электронными документами, при этом традиционное "бумажное" делопроизводство органично  вписывается в электронный документооборот  организации с развитыми горизонтальными  связями. Кроме того, DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Решение описанных задач  обеспечивают модули системы DIRECTUM:

Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты MS Word, электронные таблицы MS Excel, рисунки Visio, CorelDraw и пр.); полнотекстовый и атрибутивный поиск; версии документов и электронно-цифровая подпись; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами.

Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов (workflow).

Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации документов; контроль местонахождения бумажных документов.

Управление взаимодействием  с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

Эффективное использование  системы DIRECTUM также обеспечивают следующие  компоненты:

Сервер репликации. Создание территориально распределенных систем, обменивающихся в режиме off-line; иерархическая система вторичных серверов; настраиваемый состав реплицируемых данных.