Автоматизация рабочего места бухгалтера по учету складских операций

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ

За последние двадцать лет значительно  возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, политической, духовной. И процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. Учёные утверждают, что каждые десять лет количество информации увеличивается вдвое. В  связи с этим возникает необходимость  использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

 Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы  финансового звена крупного предприятия,  нельзя не отметить, что эффективная  работа его всецело зависит  от уровня оснащения компании  информационными средствами на  базе компьютерных систем автоматизированного  складского учета.

Компьютерный учет имеет свои особенности  и радикально отличается от обычного. Компьютер не только облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных  данных для анализа хода торговой деятельности, необходимого для управления ею. Отчеты о положении в торговле, получаемые с помощью компьютера, можно получить и без него –  никакой особой математики в компьютере не содержится – но на расчеты уйдет  столько времени, что они уже  ни на что не будут нужны; или ими  придется занять такое количество расчетчиков, что на их зарплату уйдет значительно  больше, чем будет получено прибыли  в результате их расчетов. Таким  образом при применении компьютера “количество переходит в качество”: увеличение скорости расчетов делает возможным качественное улучшение  самой схемы построения торговли.

Программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах уже довольно давно. К сожалению, эти программы либо были элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны и трудны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений.

Целью данного дипломного проекта  является разработка системы автоматизации  рабочего места бухгалтера по учету  складских операций и реализации продукции для предприятия, работающей в сфере торговли асбестотехнических и резинотехнических изделий.

Для того чтобы автоматизировать учет складских операций и реализацию продукции, необходимо решить следующие  задачи:

1. Собрать материал о предприятии ЗАО «Посад резинотехника»;
2. Проанализировать сущность задач учета складских операций и реализации продукции;
3. Обосновать использование вычислительной техники;
4. Формализовать расчеты;
5. Обосновать разработки по всем видам обеспечения;
6. Построить инфологическую модель;
7. Охарактеризовать входную, постоянную, промежуточную и результатную информацию;
8. Реализовать выбранный вариант проекта;

Основное преимущество автоматизации - это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности  возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном  и том же объекте, увеличение степени  достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных  документов, различных журналов, папок, заявок и т.д., повторное внесение одной и той же информации в  различные промежуточные документы. Также значительно сокращает  время автоматический поиск информации, который производится из специальных  экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта.

Основой задачей данной проектируемой  системы является учет и оперативное  регулирование хозяйственных операций, подготовки стандартных документов для внешней среды (счетов, накладных, счетов-фактур). Оперативное управление хозяйственными процессами составляет от одного до нескольких дней и реализует  регистрацию событий, например оформление и мониторинг выполнения заказов, приход и расход материальных ценностей  на складе и т.д. Эти задачи имеют  итеративный, регулярный характер, выполняются  непосредственными исполнителями  хозяйственных процессов (рабочими, кладовщиками, администраторами и т.д.) и связаны с оформлением и  пересылкой документов в соответствии с четко определенными алгоритмами. Результаты выполнения хозяйственных  операций регистрируются в соответствующих  журналах. Автоматизация этих процессов  позволит хранить информацию в одной  базе, информация в которую вводится с помощью удобного интерфейса.

Данная информационная система  будет реализована в отделе  бухгалтерии в блоке выписки. Пользователем этой системы будет  человек, занимающийся учетом товаров  на складах, а также текущей выпиской расходных документов и оприходованием вновь поступивших товаров.

Информационная система позволит избавить сотрудника от рутинной повседневной работы по выписке расходных накладных. Так как раньше документы выписывались в ручную, в которых указывались  повторяющиеся реквизиты, а также  большой перечень номенклатуры –  это занимало много времени. Автоматизация  позволит значительно сократить  время. Сотруднику нужно будет только выбрать из списка соответствующего клиента и указать номенклатуру из справочника, выбрать дату и отправить  на печать документ. В печатной форме  автоматически укажутся все необходимые  реквизиты в соответствии с установленной  формой печати документов. 

Чтобы сделать отчет, необходимо собрать  нужные данные путем поиска их в  соответствующих документах,  если это отчет за год, то необходимо будет  просмотреть все документы за этот год, на что уйдет огромное количество времени. При выведении итогов по отчету необходима огромная точность в расчетах, что не всегда получается даже у специалиста своего дела. Эти и многие другие задачи сможет решить проектируемая информационная система.

При поиске нужного объекта (суммы, документа, количества), если не будет  известен документ в котором его  искать, нужно будет перелистать  всю кипу документов и просмотреть  каждую позицию. Автоматизация позволит сделать выборку по этой позиции  и значительно сократит объем  подходящих документов или сведет к  одному единственному искомому документу.

Возникают сложности и с составлением прайс-листа. Если на склад привезли новый вид товаров или если изменилась цена на старые товары, необходимо будет заново переделывать весь прайс-лист. Внедрение автоматизированной системы  позволит автоматически делать все  эти действия при добавлении новой  позиции номенклатуры.

За счет сокращения времени на выполнение долгих рутинных работ, можно повысить трудоемкость сотрудника, который может  теперь выполнять не только свою работу, но и взять на себя ряд других обязанностей.   

Создание собственной автоматизированной системы позволит учесть все особенности, разрабатывается только то, что нужно, и как нужно. Анализ по предприятиям, где уже используются разработанные  на стороне программные продукты, показывает, что имеются некоторые  проблемы с сопровождением, связанные, прежде всего, с тем, что автоматизируемое предприятие и разработчик находятся  в разных городах. В связи с  этим, между заказом на какую-либо доработку и результатом проходит, как правило, не менее месяца.

Аналитическая часть

1. Характеристика предприятия ЗАО «Посад резинотехника»

Фирма ЗАО «Посад резинотехника» находится  на российском рынке около четырех  лет. На территории фирмы выделена площадь  под склады, где хранятся основные виды товаров, продаваемых клиентам, поэтому менеджеры могут контролировать наличие материала на складе, отгрузку,  погрузку и проводить инвентаризацию в непосредственной близости от офиса. Благодаря этому упрощена схема  документооборота.

Продукция поступает непосредственно  с заводов-изготовителей и реализуется  клиентам, нуждающимся в данном виде товаров. Организация осуществляет транспортировку продукции с  производства на базу, ее складирование, хранение и отгрузку клиентам.

Номенклатура реализуемых товаров  составляет несколько сотен наименований и постоянно увеличивается. В  основном это резинотехнические  и асбестотехнические изделия.

Организация ведет оптовую торговлю за безналичный расчет. Удовлетворяя потребности розничных торговцев, предприятие оптовой торговли получает доход от торговой надбавки на продаваемые  товары.

Во внешней системе организация  ЗАО «Посад резинотехника» выполняет  роль посредника между производителями  товаров и клиентами на эту  продукцию. Наглядно это можно увидеть  из рисунка 1.1