Автоматизация рабочего места бухгалтера по учету складских операций

 

 

Рис. 1.1 Схема  внешней среды фирмы

Внутренняя  организационная структура фирмы  представляет собой схему изображенную на рисунке 1.2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1.2 Внутренняя структура организации

 

Во главе фирмы стоит генеральный  директор, который решает в основном управленческие вопросы, а также  вопросы стратегического характера. Он контролирует деятельность всех отделов. Также в его компетенции вопросы  движения финансовых потоков.

Закупкой товаров занимается отдел  снабжения. В его функции также  входит поиск новых поставщиков  с более выгодными условиями  поставки. Этот отдел решает вопросы  закупки по всему ассортименту. Закупка  производится на основании заявок покупателей, оформленными менеджерами.

 

В отдел сбыта входят менеджеры, которые занимаются непосредственно  клиентами. Каждый менеджер имеет совою  базу клиентов, с которыми он работает. Он заключает договора, обговаривает сроки, условия поставки и оплаты товара; осуществляет прием заказов  от покупателей.  Увеличивает свою базу клиентов за счет поиска новых.

Отдел бухгалтерии включает в себя три подотдела:  это главный  бухгалтер, выписка, платежи и касса.

Главный бухгалтер ведет бухгалтерский  учет, делает баланс, различные встречные  сверки, считает все налоги и решает вопросы, возникающие в отделах, находящихся в его подчинении.

Отдел «Платежи» предполагает отправку и получение платежей из банка  через специальную банковскую программу. Это оплата по счетам поставщикам, уплата налогов, каждодневные получения денежных средств на расчетный счет фирмы  от клиентов и др. платежи.

Кассир занимается распределением наличных средств фирмы (выдача заработной платы, выделение средств на хозяйственные  нужды, выдача командировочных и  т.д.)

В отдел экономической безопасности входят: начальник охраны, который  отвечает за безопасность объекта и  пропускной системой; системный администратор, обязанностью которого является сохранение информационной безопасности и обеспечение  функциональности вычислительного  комплекса.

Автоматизированная система предназначена  для решения задач отдела «Выписка». Основные задачи данного отдела –  это выписка расходных документов, занесение прихода, занесение банковских выписок, выписка внутренних документов, занесение номенклатуры и новых  клиентов, выведение остатков по складу, взаиморасчетов с клиентами.

Рассмотрим подробнее экономическую  сущность задач, решаемых по фирме в  целом и отдельно по отделу выписка.

 

2. Экономическая сущность задач учета складских операций и реализации продукции

Хозяйственный учет представляет собой  совокупность бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Учет –  одна из наиболее трудоемких функций  управления. Отличительной чертой учета  является большая массовость и однородность исходных и итоговых показателей.  Как правило, итоговые показатели формируются  путем многократной группировки  по различным признакам исходных первичных данных без применения сложных расчетов.

Управление торговыми процессами в ЗАО «Посад резинотехника» основывается на информации, отражающей объем, структуру  и динамику поступления, продажи  и запасов товаров. Движение информации между ЗАО «Посад резинотехника» и внешней средой (поставщиками, покупателями) осуществляется в форме  потоков информации. По отношению  к оптовому предприятию различают  входные, внутренние и выходные потоки информации (входную, внутреннюю и выходную информацию). От рациональной организации  потоков информации оптового предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения  зависят оперативность и эффективность  управления торговыми процессами.

Учет реализации товаров в оптовой  торговле осуществляется по мере отгрузки товаров и предъявления покупателям  расчетных документов.

Продажа товара происходит по следующей  схеме:

 

 

 

 

 

 

Укрупненная схема информационных потоков.

 

 

Счет к  оплате

 

 

 

Товары

 

Заявка на поставку

 

 

 

Товары

 

 

 

Заявка

Платежи Товар на

товар

 

 

 

 

Рис. 1.3 Схема  информационных потоков предприятия

 

Рассмотрим информационные потоки предприятия (рис. 1.3). Заказчик (юридическое  лицо) делает заявку у менеджера (сбрасывает по факсу или договаривается по телефону) на нужную ему продукцию.

Менеджер выставляет счет на оплату и отсылает заказчику. При наличии  товара на складе резервируется необходимое  количество. Если товара нет, то оформляется  заявка на поставку, где указывается  дата составления заявки, фамилия  ответственного менеджера, наименование продукции и крайние сроки  доставки товаров.

Оформленная заявка поступает в  отдел снабжения, где все заявки сортируются в зависимости от товара, от сроков поставки и т.д. и  определяется примерная дата поступления  товара на склад.

Менеджер, имея эти данные, уточняет сроки доставки товара с клиентом.

Снабженцы выставляют заявки на товар  поставщикам, оплачивают выставленные счета и привозят товар, который  поступает на склад фирмы.

После того, как заказчик проплатил  выставленный ему счет и проплата прошла по банку, он может приехать за заказанной продукцией. Работающий с ним менеджер оформляет необходимые  документы и отпускает товар.  

Более детально процесс реализации продукции и функциональные задачи автоматизируемого объекта можно  проследить из следующей схемы:

 

Детальная схема по конкретному  человеку

 

 

 

 

Данные

Рис. 1.4 Схема  информационных потоков по отделу Выписка

 

АСУ предназначена для решения  автоматизации повседневной работы бухгалтера, ведущего оперативный учет по приходу и расходу ТМЦ (товарно-материальных ценностей).

Основной единицей информации в  системе является документ. Существует несколько видов документов: накладная, счет, акт на списание, платеж и др. Вся остальная информация (например, состояние склада на текущий момент, состояние расчетных счетов, баланс с контрагентами) может быть вычислена  на основе этих основных файлов базы данных, изменить ее можно только путем ввода  или редактирования необходимого документа.

Основные операции в системе  подразделяются на две группы: товарные и расчетно-денежные операции.

При выполнении товарных операций, как  правило, изменяется количество товаров  на складах. К ним относится Продажа  товаров, Закупка товаров, Перемещение  товаров.

Рассмотрим информационные потоки отдела Выписка (рис. 1.4).

При поступлении товаров от поставщиков  заводится приходная накладная.

После того, как клиент оплатил  счет, выставленный ему менеджером, он имеет право приехать за своей  продукцией. В течение трех дней после оплаты товар резервируется  на складе кладовщиком.

На основании счета выписывается расходная накладная на склад. По этой накладной клиент может получить со склада продукцию, оплаченную им. На складе товар взвешивается или измеряется и в накладной указывается  точное количество продукции и заверяется подписью кладовщика. С учетом сделанных  пометок выписываются товарная накладная  и счет-фактура, на которых потом  ставятся подпись и печать.  

В случае пересортицы товаров или  излишков оформляются внутренние документы  – списание или оприходование.

На основании имеющихся данных можно сформировать ряд отчетов.

Отчет по остаткам на складах. Он может  быть сформирован на конкретную дату и по конкретной продукции.

Также можно сформировать отчет  по приходным, расходным документам и банковским выпискам за определенный период времени, который показывает общую сумму по этим документам за какой-то период времени.

Любой оформленный ранее документ можно вызвать из базы данных и  распечатать, отредактировать или  удалить.

 

 

 

 

1.3   Обоснование использования вычислительной техники для решения данного комплекса задач

За последние двадцать лет значительно  возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, политической, духовной. И процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. Учёные утверждают, что каждые десять лет количество информации увеличивается вдвое. В  связи с этим возникает необходимость  использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

В настоящее время все предприятия  испытывают настоятельную потребность  в расширении аналитических работ, связанных с разработкой перспектив развития, комплексной оценкой эффективности  применения различных форм хозяйствования, своевременной выработкой оперативных  управленческих решений.

При помощи ЭВМ на оптовом предприятии  ЗАО «Посад резинотехника» автоматизирован  учет поступления и продажи товаров, учет расчетов с поставщиками и покупателями, операций по расчетному счету, количественно-суммовой учет. В общем объеме учетных работ  эти задачи имеют значительный удельный вес.

 Их автоматизация  позволяет сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета. В  памяти ЭВМ хранится и может  быть выдана на печать детальная  информация о количестве поступления  и продажи конкретного товара  по каждому документу в случае  несовпадения величины запаса  с данными машинного учета.

Исходной информацией для учета  являются первичные документы. При  ручном учете, а также частичной  автоматизации обработки информации каждое подразделение оптового предприятия (бухгалтерия, отдел закупок и  продаж и др.) для выполнения возложенных  на них функций вводит в ЭВМ  по существу одни и те же данные из первичных  документов, на основе которых составляются отчетные и другие выходные документы  бухгалтерского, оперативного и статистического  учета. Создание в каждом подразделении  своей собственной информационной базы приводит к многократному дублированию информации, увеличению времени и  стоимости ее обработки.