Автоматизация рабочего места бухгалтера по учету складских операций

Технологический процесс состоит  из двух основных этапов – сбор и  учет данных складских операций, поступления  и реализации продукции, ведение  информационной базы и формирование отчетов по соответствующим запросам к  базам данных.

Они могут выполняться в любой  календарный момент времени и  включают операции ввода, вывода реализации запросов и др. Операции имеют программное  выполнение, подчиненное единой алгоритмической  схеме. Программа по решению задач  учета складских операций и реализации продукции реализована в среде  MS Access.

Работа с программой начинается с вывода информационного окна и  активизации системы меню.

Работа программы осуществляется по диалоговому и событийному  режиму, при этом по диалогом понимается предоставление пользователю нескольких альтернатив  и обработка его  выбора. В диалоговую систему входят главное меню с соответствующими всплывающими подменю а также  диалоговые окна. Под событиями понимаются процессы активизируемые  пользователем (например – нажатие функциональных клавиш), а также программные события  – получение определенным полем  фокуса редактирование или потеря фокуса ввода. На основании данных событий  активизируются процедуры контроля допустимости данных.

Для учета поступления, реализации и излишков ТМЦ реализуются следующие  операции: ввод с документов по приходу, списанию и оприходованию материалов.

 

 

 Программа состоит из следующих  основных модулей.

Основная процедура  - конфигурация среды окружения, формирование основного  экрана программы, создание системы  главного меню и соответствующих  подменю, активизация меню.

Процедура обработки главного меню – запуск соответствующей процедуры.

Процедура ввода данных -  обеспечение  ввода информации с первичных  документов в базы данных, контроль за допустимостью значений, обеспечение  ввода данных путем выбора из списка.

Процедуры формирования отчетов –  обеспечение выдачи установленных  форм документов на основании критериев, определяемых пользователем и информационной базы.

Вспомогательные процедуры и функции  – реализация запросов, сообщений, формирование списков выбора а также  контроль за вводимыми данными.

Все модули в программе связаны  между собой по данным, которые  анализируются на входе и вырабатываются на выходе. Данные в модули поступают  через диалог с пользователем, параметры  и документы информационной базы. Передача данных от одного модуля к  другому осуществляется только через  хранимые документы.

Для ведения информационной базы могут  быть выполнены операции просмотра  и печати документов, их редактирование, ведение нормативно-справочных документов, а также создание архивов и  восстановление документов БД. Операции осуществляются путем выбора соответствующих  пунктов в главном и подчиненных  меню.

Данные через диалог могут быть получены прямым и косвенным способом. Прямой способ реализуется путем  их ввода по шаблону ( накладные, акты и прочие документы) или по запросу  конкретных значений реквизитов ( номер  подразделения, табельный номер  и др.). Косвенный способ – путем  меню или логических ( альтернативных ) запросов – 

«да» , «нет». При косвенном  способе данные, поступающие в  модуль, заранее предусмотрены алгоритмом, но внешне выглядят в учете известными фразами ( технологическими операциями, названиями выходных форм и т.п.).

Параметры ( входные документы ) –  входные данные, полученные в виде конкретных значений, переданных в  оперативной памяти смежным модулям ( функциям ).

 

 

 

2.2.3.2   Инструкционные карты основных операций технологического процесса

После запуска программы перед  пользователем отображается специальная  главная форма, которая позволяет  начать работу с базой данных.

Пункт Документы по приходу предназначен для различной работой с приходными документами. Пункт Документы по расходу предназначен для учета  и работы с расходными документами. При выборе Справочников становятся доступны все справочники программы  для их просмотра и редактирования. Пункт Отчеты содержит все доступные  отчеты.

Для учета поступления, реализации и излишков ТМЦ реализуются следующие  операции: ввод с документов по приходу, списанию и оприходованию материалов.

Учет поступления на складе осуществляется посредством меню Документы по приходу  – Приходные накладные. В открывшемся  диалоге ввода необходимо указать  следующие параметры: номер документа, дату операции, клиента, выбрать товар, указать единицу измерения, количество и цену. Выбор наименования товара, клиента и единицы измерения  осуществляется посредством поля со списком, где необходимо выбрать  позицию из предложенного списка. После указания количества товара и цены графа Сумма вычисляется программой.

После окончания ввода всей необходимой  информации необходимо нажать на клавишу  ОК. При нажатии этой клавиши поступивший  товар добавится к остаткам на складе, а также поведется приходная  накладная в журнале документов. Введенный документ можно распечатать, нажав кнопку Печать (Приложение). После  завершения работы с документом нужно  нажать кнопку Закрыть, чтобы завершить  работу с документом.

Форма Документы по приходу снабжена также несколькими инструментами  для эффективного поиска по базе документов. В частности пункт Поиск документов представляет собой экранную форму, в которой можно выбрать условия  поиска. Поиск может производиться  по номеру документа, по дате операции и по клиенту. Параметры поиска задаются пользователем в диалоговом режиме. Результатом поиска является отчет  с найденными документами. При необходимости  есть возможность распечатать данный отчет.

Учет реализации на складе осуществляется посредством меню Документы по расходу  – Товарные накладные. Эта форма  используется для расходования продукции  на складе. Пользователю необходимо заполнить  следующие поля: номер документа, дату операции, клиента, выбрать нужную номенклатуру, указать количество, единицу измерения и цену.

После того, как все данные занесены, нужно нажать кнопку ОК для проведения операции в Журнале и обновления данных в Остатках.

Кнопка Печать выводит товарную накладную для просмотра и  последующей печати.

Учет излишков и недостатков  на складе ведется посредством меню Документы по приходу – Оприходование  товара (учет недостатков) и Документы  по расходу – Списание товара (учет излишков). В открывшееся форме  необходимо указать следующие параметры: номер документа, дату операции, клиента, выбрать товар, указать единицу  измерения, количество и цену. Далее необходимо провести операцию, нажав кнопку ОК. При Оприходование товар добавится на склад, а при списание – спишется. Акт списания можно распечатать на принтере, нажав кнопку Печать. После завершения работы с документами нужно нажать кнопку Закрыть.

Основной формой хранения данных в  программе является справочник. В  данной программе ведутся основные справочники Клиенты и Товары, и дополнительные справочники Единицы  измерения, Расчетные счета, Аббревиатуры. Справочники состоят из записей. Одновременно на экране для пользователя отображаются данные только одной записи. Все данные по текущей записи в  справочнике доступны для редактирования,

Для добавления нового клиента необходимо выбрать Справочники – Клиенты. В открывшейся форме необходимо указать аббревиатуру организации, забить наименование клиента, указать  его адрес, ИНН и расчетный  счет.

Аббревиатура выбирается из поля со списком. Если необходимой аббревиатуры нет в списке, то ее можно добавить, нажав на кнопку справа. Нажатие  этой кнопки вызывает дополнительный справочник Аббревиатуры, куда можно  добавить требуемую аббревиатуру.

Расчетные счета также выбираются из предложенного поля со списком. При  нажатии на кнопку справа, можно  добавить новый расчетный счет. При  введении нового расчетного счета необходимо указать: Банк, город банка, корреспондентский  счет и  расчетный счет.

Для добавления нового вида товара необходимо выбрать Справочники – Товары. В открывшейся форме необходимо указать наименование товара, единицу  измерения, цену товара и при необходимости  написать комментарий к товару.

Единицу измерения для удобства предлагается выбрать из списка единиц. Если требуемой единицы измерения  нет в предложенном списке, то ее можно добавить, нажав на кнопку расположенную справа от поля. При  нажатии этой кнопки вызывается дополнительный справочник Единицы измерения. При добавлении новой единицы измерения в этот справочник она появляется в списке единиц измерения.

Для просмотра текущего состояния  остатков на складе необходимо выбрать  Отчеты – Остатки на складе. В  результате получается печатная форма  отчета, в котором указываются: наименование товара, текущий остаток на складе и единица измерения.

Для создания реестра документов по приходу необходимо выбрать Отчеты – Журнал по приходу. Далее необходимо указать дату начала периода формирования отчета и дату окончания периода  формирования отчета. С учетом выбранных  параметров выдается печатная форма  отчета, в котором указываются: дата документа, номер документа, сумма  документа и поставщик.

При нажатии Отчеты – Журнал документов по расходу формируется реестр документов по расходу. Перед формирование данного  отчета компьютер запрашивает данные о периоде формирования отчета. В  результате формирования получается печатная форма отчета с указанием таких  параметров как  дата документа, номер  документа, сумма документа и  клиент.

Чтобы получить прайс-лист товаров, нужно  выбрать Отчеты – Прайс-лист. Отчет  формируется на текущую дату и  содержит следующие позиции: наименование товара, единица измерения товара, цена товара и комментарий. Отчет  выдается в форме, готовой для  печати.

Для окончания работы с системой необходимо выбрать пункт меню «Выход». При этом система выполнит закрытие открытых объектов и приложение будет  закрыто.

 

Обоснование экономической  эффективности

В данном разделе рассмотрена методика и специфика расчета экономической  эффективности проекта.

Эффективность - одно из наиболее общих  экономических понятий, не имеющих  пока, по-видимому, единого общепризнанного  определения. Это одна из возможных  характеристик качества системы, а  именно её характеристика с точки  зрения соотношения затрат и результатов  функционирования системы.

Смета затрат на разработку

1. Определение трудоемкости

Затраты на разработку распределяются между двумя видами работ: научно-исследовательскими и опытно-конструкторскими. В рамках данного проекта предусматривается  расчет затрат на выполнение только научно-исследовательских  работ (НИР). При определении трудоемкости НИР применяется метод укрупненного членения НИР на стадии и этапы.

Программное изделие планируется  разрабатывать с помощью системы  управления базами данных Access 2000, ориентированной на графический интерфейс разработки программ.

 

2. Структура затрат на разработку  программного изделия (относительная  трудоемкость стадий)

Затраты труда на разработку типичного  программного изделия (ПИ) принимаются  в соответствии с исходными данными  таблицы № 10.

 

 

 

 

 

 

 

Таблица № 10

Структура затрат на разработку