Автоматизация рабочего места бухгалтера по учету складских операций

 

 

Излишки материалов на складе отражаются в тех же таблицах. Оприходование отражается в таблице  «Приход», а списание в таблице  «Расход».

 

Все данные заносятся в компьютер  с помощью специально разработанных  форм. С помощью этих форм удобно заносить информацию, а также форма  позволяет просто выбирать нужную позицию  из предложенного списка, что позволяет  сохранить целостность данных.

На основании первичных данных можно распечатать приходные  накладные, товарные накладные, счет-фактуры  и акт списания товара.

 Данная входная информация  позволяет формировать итоговые  таблицы «Остатки» и «Журнал», а также, с использованием запросов, итоговые отчеты.

Помимо  входных данных, в проектируемой  системе есть и постоянные данные, которые хранятся и заносятся  в справочники системы.

 

 

2.1.2.2   Описание структуры постоянной информации

Ведение данных постоянной информации позволяет исключить условно-постоянную информацию из первичных документов, что влияет на снижение трудоёмкости их заполнения, а также позволяет  автоматизировать отчётный процесс.

К постоянной информации относится  информация, хранящаяся в следующих  справочниках:

• Справочник Клиенты;
• Справочник Товары;
• Справочник Единицы измерения;
• Справочник Аббревиатуры;
• Справочник Расчетные Счета.

 

 

 

 

 

Рассмотрим  подробнее структуру этих справочников:

 

Таблица №5 Структура  таблицы «Клиенты»

 

Таблица №6  Структура таблицы «Товары»

 

Таблица №7 Структура  таблицы «Единицы измерения»

 

 

Таблица №8 Структура таблицы «Аббревиатуры»

 

 

 

Таблица №9 Структура таблицы «Расчетные счета»

 

Основными функциями Справочников являются:

• обеспечение проверки кодированных значений признаков при вводе данных;
• декодирование значений признаков при выводе данных на экран дисплея;
• хранение постоянной информации, связанной с определёнными значениями признаков;
• оформление пояснительным текстом таблиц, получаемых в результате решения комплекса задач.

 

 

2.1.3   Характеристика результатной информации

В ходе разработки автоматизированного  решения задачи учета складских  операций и реализации продукции, результатными  показателями являются (печатные формы  всех отчетов представлены в Приложениях):

• Печать приходной накладной;
• Печать товарной накладной;
• Печать счет-фактуры;
• Печать журнала по приходу;
• Печать журнала по расходу;
• Печать акта списания;
• Ведомость по остаткам на складе;
• Формирование прайс-листа;
• Поиск документа по дате;
• Поиск документа по клиенту;
• Поиск документа по номеру;

В результате учета поступления  ТМЦ на склады предприятия получаем машинный выходной документ Приходная  накладная и счет-фактура (Приложения). Эти документы получаются в результате обработки  информации из таблиц Приход, ПриходТов, Справочник Клиенты, Справочник Товары. Эти документы остаются на фирме и подшиваются в отдельную  папку для ведения отчетности по учету поступления товара.

Также учет поступления ТМЦ ведется  с помощью Журнала по приходу, где отражаются все операции по приходу  с указанием даты операции, номера документа, суммой документа и наименованием  поставщика за определенную дату (Приложение). Журнал по приходу формируется в  результате обработки таблиц Приход, ПриходТов, Журнал с помощью запроса  Журнал по приходу. Журнал по приходу  является регистром всех приходных  накладных.

При реализации товара покупателям  получаем выходные машинные документы  Расходная накладная и счет-фактура (Приложение). Расходная накладная  и счет-фактура получаются в результате обработки информации таблиц Расход, РасходТов, Справочник Клиенты, Справочник Товары. Эти документы необходимы для учета реализации товаров  клиентам. Один экземпляр документов остается у клиента, а второй остается на фирме.

Журнал документов по расходу позволяет  регистрировать все расходные документы  за определенный период, например за месяц. В журнале регистрируются дата реализации товара, номер документа реализации, сумма реализации и наименование клиента. Журнал документов по расходу  позволяет вести учет по расходу.

Журнал документов формируется  в результате обработки информации таблиц Расход, РасходТов и Журнал с помощью запроса Журнал документов по расходу.

При излишках на складе происходит списание товара со склада, выходным машинным документом при списании является Акт списания. Акт списания позволяет вести  учет излишков на складе. Этот документ получается в результате обработки  информации таблиц Приход, ПриходТов, Справочник Клиенты, Справочник Товары.

При разработке автоматизированного  решения задачи учета движения ТМЦ  на складах получаем выходной машинный документ Ведомость по остаткам на складе (Приложение). Данная ведомость  получается в результате обработки  информации хранящейся в таблице  Остатки. Данные этой таблицы обновляются  при каждом поступлении товара и  при каждом расходе, поэтому они  остаются актуальными на любой момент времени.

Выходной машинный документ Прас-лист получается в результате обработки  информации, хранящейся в таблице  Справочник Товары.

При формировании отчетов Поиск  документа по дате, Поиск документа  по клиенту, Поиск документа по номеру используются данные таблицы Журнал, данный отчет отображает все документы  за указанную дату, по указанному клиенту  и номеру.

Далее рассмотрим характеристику промежуточной  информации.

 

 

2.1.4   Характеристика промежуточной информации

Промежуточная информация формируется  в процессе решения некоторых  разработанных задач на ЭВМ и  используется для выполнения соответствующих  расчетов. К такой информации следует  отнести информацию, хранящуюся в  таблицах:

 

• Остатки;
• Журнал;

Данные в таблице Остатки  обновляются с каждым приходом товара, то есть к количеству фактического остатка прибавляется количество вновь  поступившего товара. Обновление происходит с помощью запроса Обновление остатков по приходу при проведении приходной накладной. А при каждом расходе товара обновление происходит путем отнимания от фактического количества товара количества реализованного товара с помощью запроса Обновление остатков по расходу при проведении Товарной накладной.

Также и при оприходовании товара на склад прибавляется количество оприходованного  товара, а при списании отнимается количество списанного товара.

Промежуточная информация таблицы  Остатки формируется, используя  информацию, хранящуюся в таблицах Приход, ПриходТов,   Расход, РасходТов.

Данные таблицы Остатки являются исходными при формировании отчета Остатки на складе.

Данные в таблицу Журнал добавляются  при каждом приходе и при каждом расходе товара, при оприходовании  и списании. В журнале регистрируются все документы по приходу, расходу, оприходованию и списанию товара, в нем указывается дата операции, номер документа и контрагент.

При проведении документа, данные автоматически  добавляются в таблицу Журнал с помощью запросов Проведение прихода, Проведение расхода, Проведение оприходования, Проведение списания.

Данные таблицы Журнал используются как промежуточные при формировании отчета Журнал по приходу и Журнал по расходу.

 

 

2.2  Машинная реализация комплекса задач

2.2.1   Описание структуры диалога

Рассмотрим  систему меню автоматизируемой системы  рис. 2.2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2.2 Система меню автоматизированной системы

 

 

 

 

 

 

 

Взаимодействие пользователя с  системой осуществляется в диалоговом режиме. Основным связующим элементом разрабатываемой АИС является система меню, состоящего из главного меню и подменю (рис. 2.2). Разработанная система является меню - ориентированной.

При выборе меню Документы по приходу  пользователь попадает в подменю, в  котором определены:

• Приходные накладные;
• Оприходование товара;
• Поиск документов;
• Назад.

Пункт меню Приходные накладные  предназначен для занесения прихода  и просмотра приходных накладных. Удобный интерфейс позволяет  выбрать нужного поставщика из предложенного  списка, выбрать нужную позицию номенклатуры из списка, а также единицу измерения. В строке суммы автоматически  считается сумма по данной позиции, равная произведению количества на цену. Из этого пункта накладная проводится, то есть регистрируется факт прихода  и печатается счет-фактура и накладная. Выйти из меню Приходные накладные  можно нажав кнопку Закрыть.