Организация труда персонала

      Наличие телефона на рабочем столе обусловлено  особенностями работы. По статистике примерно каждые 15 минут работник использует телефон в рабочих целях. Телефон  располагается на правой части стола, так как работник использует телефонный аппарат правой рукой. Подставка для письменных принадлежностей по той же причине находится справа от работника. Основная рабочая зона используется работником непосредственно для выполнения трудовых операций (на рисунке это зона, где располагается клавиатура). При письменной работе в этой зоне располагаются документы, при работе с компьютером – клавиатура. Остальные зоны стола являются вспомогательными и предназначены для инструментов, документов, оборудования и аппаратов, которые используются ежедневно.  

      Рис. 3 Рабочий стол кадрового работника 

      Рядом с рабочим столом расположена  урна. Ее назначение – для бумажных отходов. На данном рабочем месте  полное заполнение урны осуществляется в течение двух дней. Уборка помещения и урн осуществляется два раза в неделю: во вторник и пятницу. Уборку следует проводить чаще, так как уже к концу рабочего дня пол уже становится грязным. Это вызвано большим количеством посетителей отдела администрирования персонала. К тому же уборка урн осуществляется совсем не своевременно. Вследствие этого некоторые бумажные отходы хранятся на рабочем месте, так как места в урне для них просто нет. Уборка помещения осуществляется не качественно: углы и некоторые труднодоступные области не промываются. Это грозит возможностью возникновения аллергических реакций у работников, так как пыль n-ой давности – это аллерген. Учитывая особенности функционирования данного отдела, можно сделать вывод, что оптимальными днями для уборки помещения являются понедельник, среда и пятница. 
 

2.3. Функции и служебные обязанности специалиста по администрированию персонала 

      Теперь  перейдем к рассмотрению служебных  обязанностей данного конкретного  работника, а именно специалиста  по администрированию персонала. В  его работу входят оформление больничных листов, оформление отпусков путем внесения их в личные карточки работников, выписка справок и ведение военно-учетного стола.

1. Оформление больничных листов. Каждый день в отдел администрирования поступает примерно 20 – 30 больничных листов. На их оформление уходит от 20 до 30 минут. Работа упрощается тем, что табельщицы сортируют больничные листы по цехам и отделам, и по каждому подразделению ведется отдельный бланк для внесения общего стажа работника, на основе которого и оформляется больничный.
2. Оформление отпусков. Отпуска делятся на ежегодные отпуска, отпуска без содержания, отпуска по беременности, ученические отпуска. Самым трудоемким процессом является внесение данных по отпускам без содержания. Каждый день их в отдел поступает примерно 80 – 100 штук. Для экономии рабочего времени отпуска также сортируются табельщицами по цехам и отделам. Самим работником для удобства заполнения производится сортировка по датам и фамилиям. Для заполнения данных по отпускам в среднем тратится 2 – 2,5 часа.
3. Выписка справок с места работы. В день поступает примерно 3 – 4 заявки на выписку справок. На выписку справок уходит максимум 2 недели. Такой срок связан с тем, что основной архив находится в другом конце завода. Поход в архив осуществляется один раз в две недели. Он занимает примерно 2 часа. Выписка справок в день от силы занимает минут 20, если их писать также по 3 - 4 штуки.
4. Ведение военно-учетного стола. В обязанности данного работника входит заполнение данных из военных билетов поступивших на работу работников. В день принимаются примерно 5 – 6 работников. Отчет по ведению военно-учетного стола сдается один раз в год.

      Учитывая  все обязанности данного сотрудника можно сделать вывод, что его  вполне уместно перевести на неполный рабочий день.

 

Глава 3. Разработка рекомендаций по усовершенствованию организации рабочего места и расчет их экономической эффективности 
 

3.1. Рекомендации по  усовершенствованию  организации рабочего места 

      В данной главе будут подведены  итоги по проанализированному рабочему месту специалиста по администрированию персонала ОАО «Авиакор – авиационный завод».

      Расположение  светильников в рабочем помещении  является неправильным, так как они  располагаются перпендикулярно  зрению работника. Следовало бы расположить светильники, сместив их на 90 градусов, так как светильники должны располагаться параллельно линии зрения работника. Затраты на изменение расположения подвесных светильников можно не учитывать, так как завод имеет свое собственное подразделение, которое занимается электроснабжением.

      Работа  в отделе администрирования сопряжена  с большим объемом информации. Вследствие специфики работы, а именно работы с большим количеством  документов, на рабочем столе не хватает вертикальной подставки  для документов, которая должна располагаться на правой части стола. Также по этой причине следовало бы заменить существующий монитор компьютера на монитор с жидкокристаллическим экраном, который будет занимать гораздо меньше полезной площади рабочего стола и будет не так негативно влиять на зрительные органы рабочего.

      Следует осуществить замену рабочей мебели (стола и стула) вследствие их неудовлетворительного  состояния. Самым оптимальным вариантом  является покупка углового стола  с многофункциональными выдвижными ящиками, выдвижной полкой для клавиатуры, а самое главное – такой стол обеспечит эффективную работу как при пользовании персональным компьютером, так и при общении с клиентами через приемное окно. Рабочий стул (кресло) предлагается приобрести подъемно-поворотный  и  регулируемый по высоте и углам наклона сиденья и спинки.

      Рассмотрим, как будет выглядеть рабочее  место специалиста после внедрения  предложенных мероприятий (рис.4).  

Рис. 4 Оптимальное  рабочее место специалиста 

      В обязанности данного сотрудника входит ведение военно-учетного стола. Программа mobwork является специальной компьютерной программой для ведения базы военнообязанных работников. Для эффективной работы с данной программой и сокращения затрат времени на заполнение базы военнообязанных рекомендуется установить специальную компьютерную программу, которая будет объединять две базы данных: базу данных 1С и базу данных программы mobwork. Стоимость такой программы составляет 4000 рублей. Приобретение такой программы также является важным шагом для того, чтобы перевести специалиста по администрированию персонала на неполный рабочий день.

      Следует увеличить количество дней уборки помещения  с 2 на 3 дня. Самыми оптимальными днями  для проведения уборки рабочего помещения  являются понедельник, среда и пятница. Затраты на проведение уборок в рабочем помещении можно не учитывать, так как предприятие имеет свое подразделение, в работу которого входит уборка рабочих помещений.

      Учитывая  психологический аспект в трудовой деятельности, для нормальной в эмоциональном плане деятельности работников необходимо установить перегородку между двумя сотрудниками, которые сидят лицом друг к другу.

      И самое главное – предприятию  экономически не целесообразно держать  данного конкретного работника  на полной ставке. К тому же предприятию не выгодно содержать рядовых сотрудников, которые не прописаны в Самаре, так как для них предусмотрены компенсационные выплаты на оплату снимаемого жилья в размере 1800 рублей в месяц. 
 
 

      3.2. Эффективность мероприятий  по усовершенствованию организации рабочего места 

      Мероприятия по оптимальной организации рабочего места могут носить как экономический, так и социальный эффект. Рассмотрим поэтапно все предложенные мероприятия.

      Экономическая эффективность выражается в стоимостных (денежных) показателях и рассчитывается в виде:

      Э_эф=Э_к-З,

      где, Э_к – ожидаемая экономия, а З – производимые затраты.

      Подсчитаем, какую экономическую выгоду организация  будет иметь от перевода работника  на неполный рабочий день. Оклад  работника составляет 6400 рублей, премия составляет 30 процентов от оклада. К тому же данный работник получает 1800 рублей как иногородний. В результате получается, что работник за месяц получает:

      6400 + 0,3*6400 + 1800 = 10120 рублей.

      Данный  работник, работающий неполный рабочий  день будет получать:

      3200 + 0,3*3200 + 1800 = 5960 рублей.

      Следовательно, экономия предприятия в месяц  будет составлять 4160 рублей, в год  экономия будет составлять:

      4160*12 = 49920 рублей.

      Самым оптимальным вариантом является сокращение данного работника и  прием на его место нового сотрудника, прописанного в Самаре. Тогда экономия предприятия в год будет составлять:

      49920 + 1800*12 = 71520 рублей.

      Самым необходимым мероприятием является замена стола. Самым оптимальным  вариантом в данном случае является приобретение углового стола, который предоставит удобство как при работе с компьютером, так и при общении с посетителями через приемное окно. Средняя стоимость такого стола составляет 17000 рублей. Сроки эксплуатации рабочей мебели на предприятии не предусмотрены, но в среднем (по результатам статистики) срок службы рабочего стола и стула составляет 10 лет. Рабочий стул (кресло) предлагается приобрести подъемно-поворотный  и  регулируемый по высоте и углам наклона сиденья и спинки. Стоимость такого стула составляет 3000 рублей. То есть стоимость мебели обойдется в 20000 рублей.

      Перегородку необходимо поставить не прозрачную, чтобы работники не видели друг друга. Стоимость такой перегородки  составляет примерно 5000 рублей. Срок эксплуатации перегородки также не предусмотрен, уместно принять срок службы за 10 лет.

      Монитор с жидкокристаллическим экраном  стоит примерно 7000 рублей. Срок его  эксплуатации составляет 7 лет.

      Исходя  из срока эксплуатации, рассчитаем, какой величины будут отчисления в расходы на персонал на 1 год. Если брать стоимость рабочего стола, рабочего стула и перегородки (25000 рублей), то в расходы на персонал будет отчисляться:

      25000:10 = 2500 рублей.

      То  есть каждый год на протяжении 10 лет  в расходы будет отчисляться 2500 рублей.

      По  такой же аналогии, исходя из стоимости монитора с жидкокристаллическим экраном, каждый год на протяжении 7 лет в расходы будет отчисляться 1000 рублей.

      То  есть первые 7 лет после покупки  мебели и техники расходы будут  составлять 3500 рублей.

      Компьютерная  программа, позволяющая объединить две базы данных – 1С и mobwork – стоит 4000 рублей. Срок ее эксплуатации составляет 2 года. То есть затраты по приобретению данной программы должны быть списаны в течение двух лет. В год затраты будут составлять 2000 рублей.

      Приняв  во внимание предложение по сокращению данного сотрудника и приему на его место работника, прописанного в Самаре, экономическая эффективность от всех предложенных мероприятий по усовершенствованию организации труда на конкретном рабочем месте на каждый год первые 2 года будет составлять:

      Э = 71520 – 5500 = 66020 рублей.

      Последующие 5 лет, учитывая, что стоимость программы  уже будет списана, ежегодные  расходы будут составлять:

      Э = 71520 – 3500 = 68020 рублей.

      Оставшиеся 3 года эта сумма будет больше, так как к этому периоду стоимость монитора с жидкокристаллическим экраном будет уже списана:

      Э = 49920 – 2500 = 69020 рублей.

      Описанный выше порядок списания стоимости  средств производства ведется по правилам бухгалтерского учета. Ниже попытаемся определить минимальный срок, при котором все мероприятия по усовершенствованию организации труда на рабочем месте полностью окупятся. Затраты на данное рабочее место специалиста по администрированию персонала составляют:

      17000 + 3000 + 5000 + 7000 + 4000 = 36000 рублей.

      Экономия  в месяц при переводе уже работающего сотрудника составляет 4160 рублей. Следовательно приобретения данного отдела полностью окупятся уже спустя:

      36000:4160 = 9 месяцев.

      Если  же будет произведено сокращение данного сотрудника и прием на его место нового работника прописанного в Самаре, то экономия предприятия в месяц будет составлять:

      4160 + 1800 = 5960 рублей.

      Здесь следует учесть затраты на поиск  необходимого предприятию работника. Поиск специалистов на ОАО «Авиакор – авиационный завод» осуществляется через кадровые агентства. Стоимость услуги кадрового агентства составляет 25 процентов от месячного оклада работника, которого необходимо найти. То есть расходы на поиск нового работника в отдел администрирования будут составлять:

      6400 * 0,25 = 1600 рублей.

      То  есть в целом затраты будут составлять:

      36000 + 1600 = 37600 рублей.

      Получается, что все затраты вследствие приема нового работника, прописанного в Самаре, на неполный рабочий день полностью  окупятся через:

      37600:5960 = 7 месяцев.

      Из  всего вышенаписанного можно сделать вывод, что самым оптимальным является решение о сокращении данного специалиста по администрированию персонала и прием на его место нового работника, прописанного в городе Самара, на неполный рабочий день.

      Однако, помимо экономической эффективности, данные мероприятия также имеют и социальный эффект, который предполагает, в первую очередь, повышение работоспособности специалиста по администрированию персонала вследствие  улучшения условий труда на рабочем месте, совершенствования внешней и внутренней планировки, улучшения отношения работника к труду, т.к. труд становится более эффективным, повышения удовлетворенности трудом, сокращения потерь рабочего времени.