Основы проектирования организационных систем

С позиций системной методологии в иерархичности структур организации замечают следующие принципиальные недостатки:

• большинство из них построено по графическому принципу «виноградной кисти». Здесь иерархия довлеет над функцией управления. По сути, из всех видов организационных связей управления на графе иерархического построения структуры видны лишь вертикальные связи «управление—подчинение. Не обозначены связи реализации других узловых функций управления: планирования, организации, контроля, регулирования. Даже если они предполагаются как компоненты вертикальных связей, то здесь отсутствуют связи координации, согласования, коммуникации между элементами системы;

• в многоступенчатых иерархических построениях как в линейных, так и в функциональных структурах значительно удлиняются цепочки прохождения команд или цепи связей. Все зто снижает адаптивность системы к изменениям внешней среды.

Однако системный подход позволяет сформулировать некоторые принципы анализа и проектирования структур управления:

1) функция первична — структура  вторична;

2) построение структуры управления  как структуры связей (прямых  и обратных) по выполнению основных  функций управления,

3) полнота соответствия, которая означает, что каждой из основных задач  должно соответствовать определенное  звено (подразделение или должностное  лицо) в структуре управления;

4) сокращение цепи последовательных  связей, или цепочки прохождения команд;

5) управляемость и делегирование  полномочий;

6) авторегулирование и самоорганизация  в элементах системы;

7) предел автономизации (самостоятельности)

Эффективность построения организационной структуры не может быть оценена каким-либо одним показателем, С одной стороны, здесь следует учитывать, насколько структура обеспечивает достижение организацией результатов, соответствующих поставленным перед пей производственно-хозяйственным целям, с другой — насколько ее внутреннее построение и процессы функционирования адекватны объективным требованиям к их содержанию, организации и свойствам.

Конечным критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационной структуры является наиболее полное и устойчивое достижение целей, поставленных в области производства, экономики, технического прогресса и социального развития. Однако довести этот критерий до практически применимых простых показателей, связать каждое конкретное организационное решение с его конечными результатами, как правило, чрезвычайно трудно. Поэтому целесообразно использовать набор нормативных характеристик аппарата управления;

• производительность при переработке информации;

• оперативность принятия управленческих решений;

• надежность аппарата управления, выражающуюся в качестве исполнения решений в рамках установленных сроков и ресурсов;

• адаптивность и гибкость, характеризующейся способностью своевременного выявления организационных проблем и соответствующей перестройкой работы.

Особенно значима экономичность аппарата управления. Однако не следует при этом экономический критерий сводить непременно к сокращению численности персонала. Необходимо формулировать его как критерий экономической эффективности, в соответствии с которым должна быть обеспечена максимализация результатов по отношению к затратам на управление,

В теории организации, особенно в части проектирования организационных систем, при исследовании связи между структурой, целями и технологией организации выделяют два подхода:

1) сравнительный анализ, осуществляемый главным образом социологами естественной ориентации в теории организации;

2) системное прогностировение, разрабатываемое приверженцами концепции организации как искусственной социотехнической системы и сторонниками административной теории управления.

При сравнительном анализе всегда исследуется не одна организация, а группа.  При этом отдельная организация рассматривается как системная целостность, которая выступает единицей анализа При анализе не уделяют особого внимания структурному и техническому разнообразию элементов, составляющих организацию Менее влиятельное крыло в этом подходе иногда выделяет в рамках организационной целостности и дополнительные компоненты анализа (подразделения и рабочие группы) Одной из главных задач сравнительного анализа является установление типов изучаемых организаций. Организационная система обычно описывается в терминах некоторых общих структурных и технологических характеристик:

• уровень сложности и формализации отношений,

• степень централизации,

• уровень интеграции рабочего потока и др

Выбранные для анализа структурные и технологические переменные рассматриваются как концептуально различные, но причинно связанные между собой. Конкретная организация (система) описывается как точка в многомерном пространстве, координаты которой фиксируются через местоположение характеристик на соответствующей оси координат. В итоге получают типологию организаций. Внимание в рамках выделенных типов сосредоточивается па типичных моделях (образцах) поведение социальных элементов. Процесс нахождения этого образца облегчается в результате использования линейных статистических методов (корреляционный, регрессивный анализ и др.).

При сравнительном анализе проводится интенсивное изучение нескольких систем, что позволяет сделать общее заключение о различных системах. При этом его слабой стороной является то, что не учитывается детальное проникновение в суть. Специфика подхода заключается в том, что исследуются существующие модели взаимосвязи между переменными, а не изобретаются новые.

Системное проектирование принципиально отличается от сравнительного анализа

Во-первых, оно предполагает, что организационная система не может быть понята без точного определения внутриорганизационных компонентов и их взаимосвязей. В частности, структура и технология рассматриваются как взаимозависимые аспекты единой проектируемой социотехнической системы. Особое внимание уделяется взаимосвязи между переменными и спецификой ситуации в системе. Этот метод способствует проникновению в механизмы работы организации, но в то же время не позволяет провести сравнительное теоретизирование', так как исследование проводится всегда и одной конкретной организации и в определенный период.

Во-вторых» при системном проектировании не осуществляется измерение структурных и технологических переменных и нс определяется их взаимосвязь путем статистического анализа.

Системное проектирование — это процесс, посредством которого генерируется конфигурация организации на основе информации о технологическом производственном потоке. Организационная цель или стратегия рассматривается как основа формирования структуры и комплекс взаимозависимых технических действий. Дли создания иерархической структуры применяют различные административные правила в целях обработки информации по разным видам деятельности, Единой методологии для сбора данных или оценки результатов в рамках данного подхода не создано. Выводы основываются на личном консультационном опыте. Наконец, при системном проектировании главным образом изобретаются новые организационные связи, а не объясняются существующие,

С методологической точки зрения в единой системе должны рассматриваться и различные методы формирования организационных структур управления» Подход к оценке эффективности различных вариантов организационной структуры определяется ее ролью как характеристикой системы управления..

Показатели, используемые при оценках эффективности аппарата управления и его организационной структуры, могут быть разбиты на следующие три взаимосвязанные группы:

• группа показателей, характеризующих эффективность системы управления, выражающуюся через конечные результаты деятельности организации и затраты на управление;

• группа показателей, характеризующих содержание и организацию процесса управления, в том числе непосредственные результаты и затраты управленческого труда;

• группа показателей, характеризующих рациональность организационной структуры, которые могут использоваться в качестве нормативных при анализе эффективности проектируемых вариантов организационных структур

Важными требованиями, которые должны быть реализованы при формировании системы показателей для оценки эффективности организационной структуры, являются обеспечение структурно-иерархического соответствия показателей системе целей организации, способность адекватного отражения динамичности управляемых процессов, сбалансированность и непротиворечивость показателей

 

 

Заключение

 

Процесс организационного проектирования  - это упорядочение организационно-структурных характеристик системы для того, чтобы достичь или улучшить их эффективность, адаптивность и результативность

Современные формы организации, сконцентрировавшие  в себе огромное количество «идей, людей и вещей», порождают интегральный характер организационных вопросов. Наиболее  актуальными для современных компаний являются вопросы организационного проектирования, так как именно они  тесно связаны с организациями будущего. Условия, в которых приходится действовать современным организациям, требуют от менеджера системного мышления.

Нарастающее усложнение, комплексность современных задач, необходимость их решения в единстве различных аспектов (технических, экономических, экологических, социальных и организационных); нарастание скорости изменений; дефицит ресурсов; усиление роли человеческого фактора; новые формы взаимодействия науки и бизнеса; глобализация конкуренции и кооперации; требования международной стандартизации —это вызывает необходимость системного подхода к проектированию организационных систем, неизбежность  учета внешних и внутренних факторов организации, с учетом их  динамического развития и изменения.

Итак, современные методы проектирования базируются на рассмотрении организации как открытой динамической системы, в которой главная цель  -  самосохранение и развитие. Проектирование предприятий  -  неотъемлемая часть, обязательный этап единого процесса организационного развития системы, когда всякий раз необходимо решать три важных задачи и исследовать три главных этапа в развитии организации:

• будущее состояние (где организация хотела бы находиться);

• настоящее состояние (где организация находится сейчас);

• переходное состояние (как перейти от настоящего к будущему).

Рассмотрев основные понятия организационного проектирования; основные подходы и методологические принципы построения организационных структур; изучив основные этапы и методы организационного проектирования; остановившись на оценке эффективности организационных проектов, можно сделать вывод, что организационное проектирование представляет собой сложный процесс, состоящий из различных этапов, стадий и разработок, и имеющий большое значение для развития организационной, производственной системы.

 

 

Глоссарий

№ п/п	Понятие	Определение
1	Анализ работы	процедура, посредством которой определяются обязанности и характер работ, а также тип людей (в терминах знаний и умений), которых следует нанять. Анализ позволяет получить данные о требованиях к работе, которые затем используются при создании описания работы (в чем заключается работа) и спецификацией работы (каких людей на нее нанимать).
2	Аттестация рабочих мест	комплексная оценка рабочих мест на соответствие техническим, технологическим и организационным решениям, требованиям охраны и условий труда. Основными задачами аттестации рабочих мест являются: а) обеспечение сбалансированности их количества с численностью персонала; б) повышение производительности труда; в) рациональное использование основных фондов; г) создание благоприятных условий труда для работающих.
3	Гибкое планирование	планирование, в которое заложены  механизмы оперативного изменения планов в зависимости от обстоятельств. Под этим названием можно обобщить методики планирования различной степени «гибкости» - обычный план с заложенными в него резервами по времени; план с вариантами реагирования на различные варианты развития ситуации; контекстный план (список задач, «привязанных» к контекстам, а не к астрономическому времени).
4	Деловые качества персонала	личностные особенности сотрудников, отражающие их готовность выполнять определенную работу. Деловые качества включают: конкретные способности; мотивационные стремления; и психические свойства, необходимые для выполнения определенной работы
5	Контроль	создание обзора указателей на личные либо делегированные задачи, позволяющего обеспечить их своевременное исполнение, либо заблаговременное стимулирование исполнителя.
6	Организация / управление.	создание, структурирование некоторого  «самодвижущегося», самостоятельно  функционирующего объекта (фирмы, системы  личной работы, саморазворачивающейся  деятельности); управление - влияние  на курс его движения, имеющее целью привести объект в нужную точку или по нужной траектории. (Различение по П.Г.Щедровицкому)
7	Планирование	процесс выбора целей и решений, необходимых для их достижения, см. также функция планирования.
8	Ресурсы	измеримые, организуемые, управляемые материальные и нематериальные «субстанции», необходимые для достижения целей. К наиболее универсальным ресурсам, могущим выступать в качестве «универсального эквивалента», мерила при обмене, можно отнести время, деньги, информацию, энергию.
9	Система	единство, состоящее из взаимозависимых частей, каждая из которых привносит что-то конкретное в уникальные характеристики целого. В то же время любая часть системы испытывает на себе влияние целого.
10	Технология управления персоналом	совокупность приемов, способов и методов воздействия на персонал в процессе его найма, использования, развития и высвобождения с целью получения наилучших конечных результатов трудовой деятельности. Технология управления персоналом регламентируется специально разработанными нормативно-методическими документами.
11	Проектная организация	организация, выполняющая проектно-изыскательские работы.