Основы управления МПЗ на примере склада «Находка»

Приемка и оприходование  поступающих материалов и тары (под  материалы) оформляется соответствующими складами, как правило, путем составления  приходных ордеров (типовая межотраслевая  форма № М-4 утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997г. № 71а), при отсутствии расхождений  между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству). Форма № М-4 применяется для учета материалов, поступающих от поставщика или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей. Графа «Номер паспорта» заполняется при оформлении хозяйственных операций по материальным ценностям, содержащим драгоценные металлы и камни.

В приходном ордере указываются следующие реквизиты:

• организация;
• структурное подразделение;
• дата составления;
• склад;
• поставщик;
• страховая компания;
• корреспондирующий счет;
• номер документа;
• наименование материала;
• номенклатурный номер;
• единица измерения; количество;
• цена;
• сумма без НДС;
• сумма НДС;
• сумма с учетом НДС;
• номер паспорта;
• порядковый номер в складской картотеке.

Форма акта о приемке  материалов (форма № М-7) также  утверждена постановлением Госкомстата  РФ № 71а. В указаниях по заполнению формы № М-7 уточнено, что она  составляется также при приемке  материалов, поступивших без документов. Акт о приемке материалов является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику или отправителю. Необходимые дополнительные данные, не выделенные в форме отдельными строками, записываются в разделе "Другие данные".

Акт в двух экземплярах  составляется членами приемной комиссии с обязательным участием материально  ответственного лица и представителя  отправителя (поставщика) или представителя  незаинтересованной организации. После  приемки ценностей акты с приложением  документов (транспортных накладных  и т.д.) передают: один экземпляр –  в бухгалтерию организации для  учета движения материальных ценностей, другой – отделу снабжения или  бухгалтерии для направления  претензионного письма поставщику. Графа  «Номер паспорта» заполняется только в случаях обнаружения расхождений  при оформлении хозяйственных операций по поступлению материальных ценностей, содержащих драгоценные металлы  и камни.

Приемные акты и приходные  ордера на оприходование материалов должны, как правило, составляться в  день их поступления. Только при этом условии возможно предъявление претензий  поставщику (в том случае, если те или иные условия договора нарушены) без опасения того, что органы арбитража  будут иметь формальную возможность  отказать в рассмотрении иска.

Для  оформления  отпуска  материалов  по  утвержденным  лимитам применяется  - лимитно-заборная  карта  (форма №М-8). Данный документ применяется  также  для  текущего контроля соблюдения установленных лимитов   отпуска   материалов,  а  также  является  оправдательным документом  для  списания материальных ценностей со склада. Выписку лимитно-заборной  карты  производят  подразделения  организации, на которые возложены функции снабжения или планирования.

Требование-накладная  (форма  №М-11) применяется в тех случаях, когда   материальные   ценности   перемещаются  между  структурными подразделениями  организации  или  между материально ответственными лицами.   Требование-накладная  заменяет  выписку  лимитно-заборной карты,  в  том  случае  если  отпуск  МПЗ  в  производство не носит массовый  характер  и  лимиты  такого  списания  в  организации  не установлены.

Накладная  составляется  материально  ответственным  лицом  того структурного  подразделения,  которое  сдает материальные ценности. Первый  экземпляр  накладной  служит основанием сдающему складу для списания  ценностей,  на  основании  второго экземпляра принимающий склад  принимает  эти  ценности  к  учету.  Накладная подписывается материально   ответственными  лицами  и  сдающего,  и  принимающего подразделения   и   сдается   в   бухгалтерию  для  учета  движения материалов.

Все первичные документы  по приходу и расходу материальных ценностей поступают в бухгалтерию, где они, прежде всего, подвергаются контролю по существу операций и правильности оформления. Здесь, в частности, проверяют  наличие реквизитов, подписей, арифметические подсчёты, особое внимание обращается на законность операций. Неверно оформленные  документы возвращаются на доработку. После проверки работником бухгалтерии  документов, они подтверждаются таксировке. Затем все приходные и расходные  документы группируются по складам, синтетическим счетам, субсчетам, а  в разрезе отдельных групп  материалов – по учётным ценам. Итоги  подсчётов этих документов заносятся  в накопительные ведомости синтетического учёта, которые ведутся по складам  и отдельно по приходу и расходу  в соответствии с указанной классификацией.

Сложенный порядок учёта  материально-производственных запасов  позволяет осуществлять систематический  контроль за складским учётом, получать информацию об их движении, сократить  трудоёмкость учётной работы, облегчить  поиск технических ошибок.

В случаях, предусмотренных законодательством, организации обязаны проводить  инвентаризацию материально-производственных запасов, в ходе которой проверяется  и документально подтверждается их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризация является не только важным общехозяйственным  мероприятием, но и элементом учетной политики. Согласно пункту 3 статьи 6 Федерального закона №129-ФЗ, при формировании учетной политики организации должен быть утвержден порядок проведения инвентаризации имущества организации.

Необходимо обратить особое внимание на важность этого положения, так как во многих организациях (особенно в сфере малого бизнеса) инвентаризации либо вообще не проводятся, либо проводятся с нарушением установленных правил, что приводит к формальному заполнению инвентаризационных описей и актов  по данным регистров бухгалтерского учета (без проведения натуральной /вещественной проверки).

Основными целями инвентаризации являются:

• выявление фактического наличия имущества (как собственного, таки не принадлежащего организации, но числящегося в бухгалтерском учете) в целях обеспечения его сохранности, а также выявление неучтенных объектов;
• определение фактического количества материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства;
• сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);
• проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их рыночной стоимости и фактического физического состояния.

В Федеральном  законе №129-ФЗ подчеркивается необходимость  подтверждения правильности и достоверности  оценки имущества и обязательств, а не возможность для руководителя организации устанавливать по результатам  инвентаризации оценку учитываемого объекта, которую он считает правильной и достоверной.  Проверка соблюдения правил и условий хранения товарно-материальных ценностей.

Основу инвентаризации материально-производственных запасов  составляет полная или выборочная проверка наличия ценностей специально созданной  комиссией. Это может быть постоянно действующая инвентаризационная комиссия, рабочая комиссия, разовая комиссия.

В тех складах и кладовых, которые не являются самостоятельными учетными единицами, инвентаризация хранящихся запасов производится одновременно с инвентаризацией незавершенного производства в подразделении, где  расположены данные склады и кладовые. Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в бухгалтерском учете организации применяются типовые унифицированные формы первичной учетной документации. Названные формы утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (с изменениями на 6 апреля 2001 года). До проведения инвентаризации важно убедиться, что в организации четко организовано складское хозяйство и контрольно-пропускная система.

Для этого инвентаризационной комиссии рекомендуется проверить  следующие факты:

• осуществляется ли охрана территории организации, оборудованы ли помещения пожарно-охранной сигнализацией;
• заключены ли фактически и правильно ли оформлены договоры о полной индивидуальной или бригадной материальной ответственности с работниками, которым переданы ценности для сохранения и использования;
• соответствуют ли должности материально ответственных лиц утвержденному перечню должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности;
• созданы ли материально ответственным лицам условия для обеспечения сохранности материальных ценностей, имеются ли закрываемые складские помещения, шкафы, сейфы, емкости для хранения ценностей;
• оснащены ли места хранения материальных ценностей необходимыми измерительными приборами;
• существует ли контроль над порядком вывоза ценностей из организации и выдачей доверенностей на их получение;
• хранятся ли товарно-материальные ценности, принадлежащие третьим лицам, отдельно;
• назначена ли приказом руководителя постоянно действующая комиссия для проверки сохранности материальных ценностей.

Руководитель организации  должен обеспечить условия для полной и точной проверки фактического наличия  имущества в установленные сроки; предоставить работников, мерную тару и инвентарь для перемеривания, взвешивания, перемещения грузов, измерительные  и контрольные приборы.  Бухгалтерия распечатывает инвентаризационные описи, не заполняя графу «По данным бухгалтерского учета», по объектам и структурным подразделениям, подлежащим инвентаризации в количестве не менее двух экземпляров. Подготовленные инвентаризационные описи раздаются всем материально ответственным лицам для заполнения графы «Фактическое наличие» с указанием сроков заполнения.

Для оформления результатов  инвентаризации могут применяться  единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся  на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. Владельцам ценностей предоставляется  справка о результатах инвентаризации с приложением копии инвентаризационной описи.

3 УЧЕТ МПЗ В ТД «НАХОДКА»

3.1 КРАТКАЯ  ХАРАКТЕРИСТИКА ТД «НАХОДКА»

Торговый дом "Находка" был зарегистрирован в 2001 году. Основными видами деятельности являются торгово-закупочная деятельность, оптово – розничная торговля и реализация кондитерских изделий,  консерв, напитков, приправ и др.

Организационная структура  предприятия представлена на рис. 1.2

Рис. 1.2 Организационная  структура предприятия ТД «Находка»

Бухгалтерский учет на предприятии  ведется отдельным структурным  подразделением. Помимо главного бухгалтера работает кассир и два бухгалтера. Функцией бухгалтерии является учет и анализ финансового состояния предприятия, который показывает, по каким направлениям надо вести работу, чтобы улучшить его. Для облегчения своей работы бухгалтерия использует автоматизированный учет с использованием программы 1С: Бухгалтерия, версия 8. Бухгалтерия обязана следить за точными и своевременными выплатами налогов и денежных обязательств организации, вести точный документальный учет по работе организации для представления отчетности в проверяющие органы.

Бухгалтерская отчетность представляется в установленные  сроки:

• годовая отчетность (до 30 марта следующего за отчетным годом);

• ежеквартальная отчетность  (до 20   числа   месяца   следующего   за отчетным).

Система материальной ответственности регламентируется договорами материальной ответственности, являющимися неотъемлемой частью трудового  договора заключенного с работниками  бухгалтерии.

Таблица. 2 Основные экономические показатели хозяйственно-финансовой деятельности ТД «Находка» за 2009 – 2011 гг.