Информационное обеспечение маркетинговой деятельности предприятия

    Информация может быть представлена в числовом, текстовом, графическом, аналитическом, экспертном (советы и рекомендации), мультимедийном виде.

    Постановке информационно-аналитической службы на российских предприятиях препятствует недостаточное финансовое обеспечение. Информация при рыночных отношениях, как и труд квалифицированных экспертов, не говоря уже об информационной технике и средствах связи, стоят весьма дорого. Созданию службы должен предшествовать хотя бы приблизительный расчет необходимых средств. Экономия в этой области может привести в итоге к неверным предположениям и не адекватным выводам. Если средств не хватает, необходима концентрация на узко и четко поставленных задачах. Стремление получить эффективную аналитическую службу, соответствующую задачам стратегического развития, на основе скудного финансирования, не реализуемо.

 

5.1. Организация работы с информацией

    Работа с информацией связана с одной из функций маркетинга на предприятии — аналитической. Определение аналитической функции не означает, что проводится исключительно анализ ситуаций, а включает в себя прежде всего сбор и обработку информации, которая необходима для принятия грамотного, с наименьшей степенью вероятности ошибки управленческого решения. Уместно привести высказывание, сложившееся в среде управленцев: «Кто имеет информацию, тот владеет ситуацией».

    Информация складывается из разнородных данных, «голых» фактов, собранных из всевозможных источников. На основе информации формируются знания, которые помогают принимать решения и избегать неоправданного риска.

    Сбор и анализ данных представляет особую трудность для предприятий из-за следующих особенностей экономической ситуации в России:

• отсутствие достоверной и точной информации по многим вопросам и, следовательно, необходимость постоянно проверять ее различными способами;
• большое количество источников информации и полное отсутствие ее структуры;
• отсутствие открытого доступа к информации как официальной, так и коммерческой;
• большая эффективность использования неформальных каналов информации по сравнению с официальными;,
• преобладание в анализе рыночной ситуации качественных методов над количественными.

    Поэтому в отсутствие надежной статистики отечественные исследователи вынуждены кроме многократных перепроверок результатов использовать многоступенчатые схемы получения информации.

    Рассмотрим информационное поле, в графическом виде представленное прямоугольником (рис. 3).

    Информационное поле включает весь объем существующей где-либо и в каком-либо виде информации. В практической работе доступна только некоторая ее часть, как правило, очень малая по объему, которая на рисунке расположена в правой нижней четверти.

 

Информация, существующая  где-либо, но пока недоступная предприятию	Доступная  информация
Информация, имеющаяся у предприятия, неиспользуемая	Используемая информация

 

Рис. 3. Информационное  поле.

Стрелкой  указан вектор направления информационной работы

    Причина ограниченности имеющейся информации очевидна: недостаток денег на ее получение, неразумность организации работы, постоянный цейтнот, ее разобщенность, разрозненность и т.д. Очевидно стремление расширить область доступности информации, поднять разделяющую планку вверх. Однако наряду с имеющейся в распоряжении любо го управляющего или отдела маркетинга полезной, нужной, значимой информации всегда есть огромный массив информации бесполезной, устаревшей, неважной, которая, загромождая ценную информацию, делает просеивание и выбор последней еще более сложным. Условная грань на информационном поле, отделяющая полезную от бесполезной информации, располагается вертикально. Допустим, что справа от этой грани располагается полезная информация, а слева — бесполезная. Специалист, имеющий отношение к принятию решений, согласится с тем, что правая нижняя часть информационного поля в про порциях значительно меньше, чем три другие области.

    Вывод из проведенного выше анализа информационного поля очевиден: расширить область доступной и полезной информации в направлении указанного на рисунке вектора.

    Последовательность получения информации следующая:

    1) сбор и анализ всей имеющейся информации по интересующей проблематике;

    2) анализ требующейся для принятия решения информации;

    3) ранжирование требующейся информации по степени важности;

    4) оценка сложности получения информации и требуемых для этого денежных, временных, людских и прочих ресурсов;

    5) определение границ собираемой информации, т.е. на каком этапе работы можно остановиться. Объем получаемой информации напрямую связан с затратами, необходимыми для ее получения.

    Графически это выглядит как логарифмическая, или экспоненциальная, зависимость (рис. 4). К сожалению, не всегда удается заранее определить, на каком этапе происходит насыщение объема информации, дальше которого эффективность используемых ресурсов снижается;

    6) если хотя бы раз или два пройти последовательно вышеперечисленные шаги 1—5, то результатом должно стать понимание того, что имеется, и того, что необходимо, т.е. разработка и утверждение строгого перечня:  

    а) всей имеющейся информации (из каких источников получена, кем получена, дата, степень важности для предприятия, степень доступа сотрудников);

Рис. 4. Вид  зависимости объекта получаемой информации от сопутствующих затрат.

    б) необходимой информации, которая должна обновляться и пополняться (например, ежедневный утренний курс валют).

    У информации, с которой приходится работать сотрудникам предприятий, имеются две очень важные особенности, с которыми необходимо считаться при ее анализе и обработке.

    • Любая информация, также как и ее источник, имеет определенную степень достоверности, т.е. любая информация обладает качеством недостоверности.

    • Нельзя свято верить одному источнику информации. Нужно искать и находить разные и анализировать их путем сопоставления.

    Метод совместного анализа информации целесообразно применять тогда, когда существует некоторый набор источников, но ни один из них явно не является приоритетным и надежным. Наш сегодняшний, да и ближайший будущий рынок именно таков. Отсутствие достоверной количественной информации приводит к тому, что точно определить такие показатели, как объемы суммарных продаж или оказанных услуг, не представляется возможным. Ряд предприятий используют этот метод для оценки разнообразных показателей.

    Что необходимо и что можно сделать для повышения степени достоверности информации?

    1. Использование возможно большего количества надежных источников информации, как показано в приведенном выше примере. «Ложь разная, а правда всегда одна» — несоответствие истине всплывет рано или поздно, не в одном, так в другом месте.

    2. Согласование, анализ и взаимное увязывание всех данных.

    Чтобы определить, какое количество товара продается у конкурента в соседней булочной, следует определить количество машин, завозящих хлеб, их примерный вес и примерную степень загрузки, сколько наименований продукции имеется в продаже, какова посещаемость булочной.

    3. Получать данные в определенном интервале времени и сопоставлять их во времени. Не может быть такого, чтобы предприятие, имея крупный склад, к которому днем и ночью стоит очередь грузовиков, приехавших получать товар, показывало нулевые результаты деятельности.

 

6. АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ООО «ЖЭУ №Х РАЙОНА»

6.1 КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ

Объектом исследования нашей  работы   является ООО «ЖЭУ №Х». Данная организация является коммерческой и для увеличения прибыли планирует проведение маркетинговых исследований и создание маркетинговой политики. В нашей работе мы рассмотрим информационную систему организации и обеспеченность необходимыми ресурсами для планируемых целей.

Согласно штатному расписанию на 01.01.2010 года ЖЭУ №Х количество сотрудников  составляет  105 человек.

Предприятие оказывает услуги с целью извлечения прибыли и удовлетворения населения в качественном и экономически безопасном коммунальном обслуживании.

Предметом  деятельности ЖЭУ №Х является   осуществление   в   установленном   законом  порядке   производственно – хозяйственной,  финансовой   и   иной,   предусмотренной   Уставом.

Основной вид деятельности  ЖЭУ №Х   ремонтные   и   восстановительные   работы:

• обеспечение проведения качественного обслуживания и эксплуатации жилого фонда;  

• создание внутрихозяйственных ремонтных бригад;

• оказание услуг по капитальному и  текущему ремонту жилых  помещений;

• озеленение и благоустройство, санитарная очистка населенных пунктов.

Для  достижения  целей  своей   деятельности ЖЭУ №Х  вправе    приобретать имущество, от своего имени совершать сделки  и  иные   юридические   действия,    закупать   за  наличный   и    безналичный   расчет   материальные   ресурсы,    осуществлять   хозяйственную   деятельность   и   распоряжаться   принадлежащим,    на праве хозяйственного пользования,    ему    имуществом,    утверждать   цены   на    выполненные,    работы  и   услуги,  нести обязанности, быть истцом    и   ответчиком   в   суде,   в    арбитражном    суде.

 

6.2. ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ СТРУКТУРА ИНФОРМАЦИОННОЙ  СИСТЕМЫ ПРЕДПРИЯТИЯ

Проанализируем предприятие  как систему. Внутренняя среда данного предприятия состоит из трех функциональных подсистем:

1. финансовая подсистема;

2. техническая подсистема;

3. кадровая подсистема.

 

 

 

 

 

рис. 5. Структура ЖЭУ №Х

Охарактеризуем подсистемы по виду основных элементов и их функций. Финансовая подсистема предприятия состоит из следующих основных элементов:

• Бухгалтерия. Функции отдела – сбор, обобщение, обработка хозяйственной и финансовой информации, а также контроль за правильным отражением доходов и расходов в документах, расчет зарплаты сотрудников.

• Расчетный  отдел. Функции отдела – начисление и прием квартплаты, работа с квартиросъемщиками по финансовым вопросам.

Техническая   подсистема   предприятия  ЖЭУ №Х   состоит   из следующих основных элементов:

• инженерно – технический отдел. Функции отдела – обеспечение проведения качественного обслуживания и эксплуатации жилого фонда, распределение трудовых ресурсов, прием жалоб и заявок от населения

• отдел снабжения. Функции отдела – организация бесперебойного обеспечения предприятия качественными сырьем и материалами, комплектующими.

Кадровая подсистема предприятия состоит из следующих основных элементов:

• отдел кадров. Функции отдела – поиск, отбор и набор персонала,

аттестация кадров, обучение персонала. Осуществление        контроля над надлежащим оформлением установленной документации и т.д.;

     • профсоюзный отдел. Функции отдела – социальная защита персонала, организация социальных мероприятий.

 

6.3. АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ

Определим потоки входной, выходной информации.

Входной информацией в ИС является:

• Информация от населения о необходимости оказания услуг технического отдела.

• Постановления и законодательные акты органов местного самоуправления, а так же  статьи трудового, уголовного и административного кодексов. Оперативный, бухгалтерский статистический учёт и отчетность на предприятии ведётся в соответствии с законодательством РФ.

• Данные об изменении тарифов на жилищно-коммунальные услуги.

• Иная нормативно-справочная, правовая информация.

Выходной информацией в ИС является:

• Финансово-бухгалтерская (платежные документы, реестры, отчеты).

• Предоставление информации населению о планируемых ремонтных работах.

• Правовая и справочная информация для квартиросъемщиков.

• Заявки поставщикам.

• Заключение договоров на оказание услуг.

• Уведомление квартиросъемщиков и собственников жилья о задолженности.

Кроме информации на входе и на выходе, между подсистемами предприятия циркулирует около 100 форм документов.

 

6.4. АППАРАТНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

В организации в качестве аппаратных средств функционирования информационной системы используются различные персональные компьютеры.

Средние параметры имеющихся в наличии ПК (в целом компьютеры мало различаются по производительности и являются, по сути, «офисным вариантом комплектования»):

процессор: ADM Athlon™ XP 2000+;

материнская плата: Asus NCCHDL (Dual Socket 604, i875P);

ОЗУ: DRR 256 Мб;

HDD 40 Гб Maxtor 6E040L0;

видеокарта: ATI Radeon 9550 / X1050 Series 128 Мб;

дисковод: TEAC DW-552G DVD-R CD-RW;

контроллер гибких дисков: NEC 1,44 М, 3,5”;

монитор: Samsung 797DF.

Оргтехника:

принтер (2 шт.): EPSON STYLUS C65 Series (A4, 8MB, USB 2.0, лоток на 120 листов);

копировальная техника: Epson Stylus TX117 (цифровой копир/принтер/сканер);

Выход на принтер и копир возможен с каждого компьютера локальной сети.

Структурно ИС включает в себя 5 персональных компьютеров Рис.6.

Все компьютеры объединены в локальную сеть с возможностью обмена информацией. ПК в сети объединены в последовательную цепочку. Сигнал от любого компьютера передаётся в обоих направлениях.

Недостатком данного соединения является то, что при повреждениях кабеля сеть распадается на две автономные части.