Денежные средства в кассе организации

Общий порядок кассовых операций состоит из перемещения (приема и выдачи) и хранения наличных средств, оформления соответствующих документов, а также ревизии и соблюдения кассовой дисциплины.

Следовательно, задачи учета кассовых операций это полный и точный контроль за денежными средствами (перемещением и сохранностью), их целевым использованием, а также за соблюдением кассовой дисциплины.

Основные положения о деньгах и о видах расчетов в Российской Федерации сформулированы Гражданским кодексом РФ. Согласно ст.140 ГК РФ платежи на территории РФ осуществляются путем наличных и безналичных расчетов.

Наличные расчеты - это расчеты, в которых реально участвуют наличные деньги.

Они могут быть только в одной-единственной форме - путем передачи денежных банкнот и монет одним лицом другому лицу во исполнение какого-либо гражданско-правового обязательства.

Предприятия для ведения хозяйственной деятельности открывают расчетные, текущие, валютные счета.

На расчетном счете сосредотачиваются свободные денежные средства и поступления за реализованную продукцию, выполненные работы и услуги, краткосрочные и долгосрочные ссуды, полученные от банка, и прочие зачисления. На валютном счете предприятия могут храниться валютные средства, получаемые им в рамках расчетов с иностранными покупателями и заказчиками, либо в рамках валютных кредитов.

Статьей 862 ГК РФ и Положением ЦБ РФ от 12.04.01 №2 – П «О безналичных расчетах Российской Федерации» предусмотрено: расчеты платежными поручениями; расчеты по аккредитиву; расчеты чеками; расчеты по инкассо.

Форма безналичного расчета - это способ реализации клиентом (плательщиком) своего права требования к кредитной организации о перечислении денежных средств. Данные способы различаются видами расчетных документов, порядком документооборота, условиями предоставления средств в распоряжение получателя и т.д.).

Безналичные расчеты производятся через банки и иные кредитные организации, в которых открыты соответствующие счета, если иное не вытекает из закона и не обусловлено используемой формой расчетов (п.3 ст.861 ГК РФ).

Ограничение наличных расчетов (в форме ограничения их предельного размера) устанавливает ЦБ РФ своими указаниями.

В соответствии со ст.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» все организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг в обязательном порядке применяют контрольно-кассовую технику.

Суммы, которые можно держать в кассе предприятия ограничены лимитом, устанавливаемым банком по согласованию с организацией. Для установления лимита остатка денежных средств в кассе организации представляет в обслуживающий банк специальный расчет по форме, утвержденной Положением ЦБ РФ от 05.01.98 № 14 – П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации».

Порядок ведения кассовых операций могут проверить уполномоченные лица:

– являющиеся работниками учреждения (внутренний контроль);

– органов Росфиннадзора;

– налоговых органов.

Кроме того, в целях проверки финансово-хозяйственной деятельности и ведения бухгалтерского учета, в том числе соблюдения порядка ведения кассовых операций, учреждения вправе прибегать к услугам аудиторских фирм или частных аудиторов. Стоит отметить, что согласно ранее действовавшему Порядку № 401 проверку соблюдения учреждениями требований кассовой дисциплины систематически могли осуществлять банки. В Порядке № 373-П такое положение отсутствует. То есть теперь кредитные организации не уполномочены осуществлять такие проверки. Рассмотрим особенности проведения проверки кассы указанными проверяющими органами.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций каждое предприятие должно иметь кассу. Касса – это изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денежных средств в российской и иностранной валюте и денежных документов. Денежные средства являются самыми высоколиквидными ее активами, могут легко и быстро обмениваться на любые разновидности материальных ценностей. К денежным документам относятся почтовые марки, марки государственной пошлины, векселя, акции, другие виды ценных бумаг, оплаченные авиабилеты, путевки в дома отдыха, иные аналогичные документы.

Касса – это структурное подразделение предприятия, предназначенное для приема, хранения и выдачи наличных денежных средств. В кассе предприятия могут храниться не только наличные денежные средства, но и денежные документы, и бланки строгой отчетности.

Для ведения кассовых операций в штате предприятия предусмотрена должность кассира, который несет материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей. После издания приказа о назначении кассира руководитель предприятия обязан ознакомить его с правилами ведения кассовых операций и заключить с ним договор о полной материальной ответственности.

Кассир не может передоверить, кому бы то ни было выполнение своих обязанностей. При необходимости временной замены обязанности кассира возлагаются на другого работника, с которым, заключают договор о полной материальной ответственности. В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь) находящиеся у него под отчетом ценности передают другому кассиру в присутствии инвентаризационной комиссии с обязательным составлением акта.

Согласно законодательства о материальной ответственности рабочих и служащих кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Ведение бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению (Закон «О бухгалтерском учете», положения по бухгалтерскому учету), другие носят рекомендательный характер (План счетов, методические указания, комментарии).

Каждая организация обязана обеспечить сохранность денег как в помещении кассы, так и при доставке их из банка или при сдаче в банк. Администрация несет ответственность, если по ее вине не были созданы условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке.

Кассир может вести документацию, как в бумажном, так и в электронном виде. При этом отчеты о кассовом остатке все равно должны распечатываться, а в конце года подшиваться в книгу с пронумерованными листами. В случае если кассовая книга ведется в электронном виде, должна быть обеспечена сохранность данных и предусмотрена защита от несанкционированного изменения сведений.

При учете кассовых операций и налично-денежных расчетов также следует руководствоваться следующими нормативными документами:

- Указания Банка Росси от 14.11.2001 № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке».

- Методические указания по инвентаризации  имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина  Российской Федерации от 13.06.1995 № 49

- Постановление Госкомстата России  от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (с изменениями и дополнениями).

Административную ответственность за нарушение порядка ведения кассовых операций устанавливает глава 15 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях 30.12.2001 № 195-ФЗ.

Таким образом, при бухгалтерском учете операций по движению денежных средств, следует руководствоваться вышеприведенными документами, регламентирующими ведение кассовых операций и наличных денежных расчетов.

1.2.Документация по поступлению  и использованию денежных средств   в кассе организации

Все хозяйственные операции совершенные и наличным и безналичным путем имеют документальное подтверждение.

Основанием для отражения в бухгалтерском учете движения наличных денежных средств служат первичные документы. Документ – любой носитель информации, с помощью которого хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации, утвержденными постановлением Госкомстатом России от 18 августа 1998 года № 88 по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации.

К формам первичной учетной документации по учету кассовых операций относятся:

1. КО – 1 «Приходный кассовый ордер» – применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации;
2. КО – 2 «Расходный кассовый ордер» – применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации;
3. КО – 3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов» – применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов;
4. КО – 4 «Кассовая книга» – применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе;
5. КО – 5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» – применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу.

Кассовые операции осуществляет бухгалтер-кассир, являющийся должностным лицом с полной материальной ответственностью за сохранность всех принятых на хранение денег и денежных документов. Все хозяйственные операции, совершенные через кассу организации имеют документальное оформление в определенной последовательности. Документооборот кассовых операций представлен на рисунке 1.

 

 

 

 

 

 

Рис. 1. Документооборот по учету кассовых операций

 

Форма документа определяется совокупностью показателей и их расположением в документе. Наименование показателей и их число в документах зависят в основном от содержания отражаемой хозяйственной операции. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не предоставляется возможным – непосредственно по окончанию операции. Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленные сроки и в порядке для отражения в бухгалтерском учете производится в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Документооборот движения денежных средств осуществляется по двум направлениям проведения хозяйственных операций связанных с денежными средствами: наличный оборот денежных средств и безналичный оборот денежных средств.         Первичные  документы  оформляются согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34 и содержат следующие реквизиты:

- наименование документа (формы);

- код формы;

- дата составления документа;

- наименование организации, от  имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

- наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи этих работников  и их расшифровки. [34]

Документы заполняются в одном экземпляре, четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или на компьютере.

К кассовым документам все реквизиты должны быть заполнены четко и ясно, подчистки, помарки или исправления не допускаются.

Печатью заверяются документы, для которых это предусмотрено законодательством.

Независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности организации обязаны хранить свободные денежные средства в банках.

Расчеты по обязательствам с другими организациями, как правило, проводятся в безналичном порядке через банки или другими способами, устанавливаемыми ЦБ РФ в соответствии с законодательством РФ.

Безналичные расчеты осуществляются посредством перечислений по расчетным, текущим и валютным счетам клиентов, системы корреспондентских счетов между различными банками, клиринговых зачетов взаимных требований через расчетные палаты, а также с помощью векселей и чеков, заменяющих наличные деньги.

Формы безналичных расчетов выбираются организациями самостоятельно и предусматриваются в договорах, заключаемых с банками. В рамках безналичных расчетов в качестве участников расчетов рассматриваются плательщики и получатели средств (взыскатели), а также обслуживающие их банки и банки-корреспонденты.

Все операции по банковским счетам проводятся только на основании расчетных документов. Расчетный документ — это оформленное на бумажном носителе или в электронном виде распоряжение:

- плательщика — о списании  денежных средств со своего  счета и перечислении их насчет получателя;