Денежные средства в кассе организации

Наличные деньги, полученные кассой, расходуются только на те цели, на которые они были получены (выдача заработной платы, командировочные или хозяйственные расходы). ЗАО «Фотон» может иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимита их остатка, установленного учреждением банком по согласованию с руководителем ЗАО «Фотон». Сверх лимита наличные деньги в кассе могут храниться только во время выдачи заработной платы не более трех рабочих дней. Всю денежную наличность сверх лимита организация сдает в банк.

Для учета кассовых операций в организации применяется счет 50 «Касса». В ЗАО «Фотон» ведется непосредственно счет 50 «Касса» без применения дополнительных субсчетов.

По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств в кассу ЗАО «Фотон». По кредиту счета 50 «Касса» отражается выбытие (выплата) денежных средств из кассы. Сальдо счета указывает на наличие суммы денежных средств в кассе предприятия на начало месяца или на конец месяца. Оборот по дебету – это суммы, поступившие наличными в кассу, оборот по кредиту – суммы, выданные наличными из кассы.

Кассовые операции записываются по кредиту счета 50 «Касса», к которому открыт субсчет 1 «Касса организации» и отражаются в журнале-ордере №1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью №1. Основанием для заполнения журнала-ордера №1 и в ведомости №1 служат отчеты кассира.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией ЗАО «Фотон» оформляются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации, которые утверждены постановлением Госкомстатом России от 18 августа 1998 года № 88  по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации.

К форме первичной учетной документации по учету кассовых операций на предприятии ЗАО «Фотон» относятся:

 КО - 1 «Приходный кассовый ордер»;

 КО - 2 «Расходный кассовый ордер»;

 КО - 3 «Журнал регистрации приходных  и расходных кассовых 

               документов»;

 КО – 4 «Кассовая книга»;

 АО – 1 «Авансовый отчет».

Кассовые ордера — это документы, удостоверяющие законность поступления денег в кассу предприятия и их расходования по целевому назначению. Кассовые ордера выписываются только чернилами в бухгалтерии и передаются кассиру на исполнение. В ордерах указывается основание для их составления, и перечисляются прилагаемые к ним документы. В ордерах не допускается никаких исправлений и подчисток.

Документы заполняются в одном экземпляре, четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или на компьютере.

Печатью заверяются документы, для которых это предусмотрено законодательством.

Первичные документы в ЗАО «Фотон» оформляться в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Поступление наличных денег в кассу ЗАО «Фотон» оформляют приходным кассовым ордером. Ордер выписывается в одном экземпляре и подписывается главным бухгалтером и кассиром.

При выписке приходного кассового ордера указывается в специальной строке основание для принятия денег в кассу. Это может быть возврат неиспользованной подотчетной суммы, остаток неиспользованного аванса на командировочные расходы, возврат ссуды, возмещение материального ущерба, выручка и т.д. Обязательно указывается, от кого приняты денежные средства: если от юридического лица, пишется его название, если от физического лица - фамилия, имя, отчество (в родительном падеже). Сумма проставляется цифрами и прописью.

В приложении указываются первичные документы, на основании которых составлен приходный кассовый ордер, с указанием их номеров и дат составления. На приходном кассовом ордере проставляются дата его выписки и номер. Все остальные указанные на бланке реквизиты приходного кассового ордера также заполняются в обязательном порядке. Одновременно заполняется квитанция к приходному кассовому ордеру, которая подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом. Отрывную квитанцию заверяют печатью организации, регистрируют в журнале регистрации приходных кассовых документов в хронологической последовательности и передают человеку, сдавшему деньги в кассу. Если наличные деньги (например, на выдачу зарплаты) были получены в банке, то квитанцию подшивают к банковским документам. 

Выдача наличных денег из кассы организации оформляется расходным кассовым ордером. Ордер выписывается в одном экземпляре и подписывается кассиром, главным бухгалтером и руководителем организации. Никаких подчисток, помарок или исправлений, хотя бы оговоренных, в этих документах не допускаются.

Для выписки расходного кассового ордера у работника бухгалтерии должно быть основание.

 Например, расходный  ордер на выдачу денежных средств под отчет на хозяйственные нужды может быть выписан только при предъявлении заявления с визой руководителя, а на выдачу аванса на командировочные расходы — при наличии приказа на командировку и командировочного удостоверения. Соответственно в расходном кассовом ордере в строке «Основание» указывается цель, на которую выдаются деньги, и документ, послуживший основанием для выписки расходного кассового ордера. Документ, являющийся основанием для выписки расходного кассового ордера, указывается и в строке «Приложение».

Сумма проставляется цифрами в соответствующей рамке в верхней части документа и прописью в строке «Сумма» (за исключением копеек, их можно записать цифрами).

Ордер также подписывает человек, получивший наличные деньги.   Получатель собственноручно чернилами или шариковой ручкой в строке после слова «Получил» записывает полученную им сумму: рубли — прописью, копейки — цифрами, ставит дату получения и свою подпись. Кассир записывает в соответствующей графе его паспортные данные.

Все приходные и расходные кассовые ордера до передачи их в кассу регистрируются по журналу соответствующей бухгалтерией, с присвоением порядковых номеров последовательно с начало года и до конца года.

Приходные и расходные кассовые ордера после получения или выдачи по ним денег немедленно подписываются кассиром, а приложенные к ним документы после проверки их наличия погашаются соответственно штампом «получено» или «оплачено».

Выдача денег по расходным кассовым ордерам производится кассиром против предъявленного получателем паспорта или личного пропуска с отметкой в нижней части ордера данных о предъявлении документа. При получении денег по доверенности бухгалтерия в тексте ордера записывает фамилию, имя и отчество лица, через которого производится выдача денег. Доверенность прикрепляется кассиром к расходному кассовому ордеру с отметкой в нем даты выдачи доверенности. Выплату денег по доверенности разрешается производить без обозначения в ней суммы заработной платы, но с обязательным указанием расчетного периода, за который причитается зарплата.            Все операции в ЗАО «Фотон» по поступлению и выдаче наличных денег учитываются в кассовой книге.

Кассовая книга ЗАО «Фотон» пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью. Количество листов кассовой книги заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Произведенные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера ЗАО «Фотон».

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

 Записи в кассовую книгу  производятся кассиром сразу  после получения и выдачи денег  по каждому ордеру.

 Ежедневно в конце рабочего  дня кассир ЗАО «Фотон» подсчитывает итоги произведенных операций по приходу и расходу за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира отрывной лист (копию записей в кассовой книге) вместе с приходными и расходными ордерами и актами на сдачу кассовых документов под расписку в кассовой книге.

При возвращении кассиром ордеров без исполнения бухгалтерия производит в журнале регистрации приходных и расходных документов в графе «отметки» надпись соответственно «не получено» или «не выдано». Суммы по таким ордерам в итоги журнала не включаются.

Наличные деньги в кассе, не оправданные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы.

Ответственность за порядок ведения кассовых операций возлагается на кассира и главного бухгалтера ЗАО «Фотон».

 

2.4. Пути совершенствования учета и контроля денежных средств в организации ЗАО «Фотон»

Как видно из проведенной работы, учет денежных средств в ЗАО «Фотон» поставлен на высокий уровень. Однако и в данной ситуации можно предложить внедрение новшеств.

Бухгалтерский учет денежных средств имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, в эффективном использовании финансовых ресурсов. Умелое распределение денежных средств само по себе может приносить организации дополнительный доход. Поэтому нужно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли.

Бухгалтерский учет денежных средств, расчетных и кредитных операций в ЗАО «Фотон» должен выполнять следующие основные задачи:

- проверка правильности документального  оформления и законности операций с денежными средствами, расчетных и кредитных операций, своевременное и полное отражение их в учете;

- обеспечение своевременности, полноты  и правильности расчетов по  всем видам платежей и поступлений, выявление дебиторской и кредиторской  задолженности;

- своевременное выявление результатов  инвентаризации денежных средств, денежных документов и расчетов, обеспечение изыскания дебиторской  и погашение кредиторской задолженности  и ссуд кредитных учреждений  в установленные сроки.

- обеспечение сохранности денежных средств, бесперебойное обеспечение денежной наличностью неотложных нужд организации;

- изыскание возможностей наиболее  рационального вложения свободных  денежных средств как источника  финансовых инвестиций, приносящих  доход.

Оптимизация является одной из важнейших функций управления денежными потоками в ЗАО «Фотон», направленной на повышение их эффективности в предстоящем периоде.

Основными целями оптимизации денежных потоков организации ЗАО «Фотон» являются:

- обеспечение сбалансированности  объемов денежных потоков;

- обеспечение синхронности формирования  денежных потоков во времени;

- обеспечение роста чистого  денежного потока предприятия.

Важными задачами, решаемыми в процессе оптимизации управления денежными потоками, являются:

1) Выявление и реализация резервов, позволяющих снизить зависимость предприятия от внешних источников привлечения денежных средств; обеспечение более полной сбалансированности положительных и отрицательных денежных потоков во времени и по объемам; повышение суммы и качества чистого денежного потока предприятия.

2) Планирование денежных потоков  предприятия в разрезе различных  их видов. Такое планирование  носит прогнозный характер.

3) Обеспечение эффективного контроля  денежных потоков предприятия. Объектом  такого контроля являются: выполнение установленных плановых заданий по формированию объема денежных средств и их расходованию по предусмотренным направлениям; равномерность формирования денежных потоков во времени; ликвидность денежных потоков и их эффективность. Эти показатели контролируются в процессе мониторинга текущей финансовой деятельности предприятия.

4) Планирование денежных потоков  в ЗАО «Фотон», представляющее собой процесс выбора наилучших форм их организации на предприятии.

Большие и качественные изменения в организацию бухгалтерского учета денежных средств вносит использование современных ЭВМ и создаваемых на их основе автоматизированных систем управления производством. Применение более современных ЭВМ позволяет значительно повысить контрольные функции, достоверность и оперативность бухгалтерского учета, использование его данных для управления производством, открывает широкие возможности для комплексной механизации и автоматизации всех планово-экономических расчетов.

В условиях использования ЭВМ необходимая информация о движении денежных средств и состоянии расчетов обеспечивается путем составления машинограммы - контрольной ведомости оборотов по синтетическим счетам в разрезе корреспондирующих счетов и субсчетов. Кроме того, выдаются машинограммы аналитического учета по счетам денежных средств и расчетов, которые заменяют соответствующие учетные регистры. Машинограммы применяются для контроля и выверки расчетов с поставщиками, покупателями, разными дебиторами и кредиторами и др. По данным машинограмм заполняются отдельные статьи баланса предприятия.

Как рекомендацию к более оперативному ведению учета денежных средств, можно предложить оснастить кассу ЗАО «Фотон» более современным персональным компьютером с пакетом необходимых прикладных программ.