Формирование операционных и финансовых бюджетов на предприятии

Контроль. Тщательно подготовленный бюджет предприятия  является наилучшим стандартом, с  которым сравниваются фактически полученные результаты, поскольку он включает суммарную оценку эффекта всех переменных, которые прогнозировались во время разработки бюджета.

Общей практикой является сравнение текущих  результатов с результатами за прошедший  период или аналогичный период предыдущего  года. Однако такие исторические факты  имеют существенные недостатки, так  как при таком сравнении не учитываются изменения в стратегии и направлениях деятельности компании в текущем периоде. Сравнение достигнутых показателей с бюджетными указывает области, куда следует направить в первую очередь внимание менеджмента компании, а анализ отклонений фактических и бюджетных показателей может помочь выявить эту проблемную область и определить новые возможности, показать, что первоначальный бюджет был нереалистичен.

Оценка. Отклонения от утвержденного на предприятии  бюджета, определяемые ежемесячно (ежеквартально), служат для целей контроля в течение всего бюджетного периода. Сравнение фактических и бюджетных показателей за период, как правило, является главным фактором оценки работы каждого центра ответственности и его руководителей в конце периода.

Анализ. Сравнение фактических показателей с бюджетными и бюджетных показателей с целями предприятия показывает, куда следует направить внимание руководства в первую очередь и какие управленческие действия необходимо совершить. Анализ отклонений плановых и достигнутых показателей может помочь выявить проблемную область, новые возможности, не учтенные бюджетом предприятия. Кроме того, анализ дает возможность принятия таких важных решений, как:

- какую  продукцию выгоднее производить;

- стоит  ли продолжать выпускать полуфабрикаты на собственных производственных мощностях или закупать их у поставщиков и тому подобное.

Формирование  финансовой осведомленности. Информация, представленная в бюджетах предприятия, дает возможность менеджерам иметь  представления о планах, возможных более эффективных решениях по тому либо другому вопросу, кроме того, обеспечивает информационную прозрачность всех бизнес-процессов предприятия.

Обучение. Человек, его знания и опыт являются основой современного производства, успешной деятельности предприятия, главным оружием в конкурентной борьбе на рынке. Начальной точкой внедрения системы бюджетирования является процесс приобретения сотрудниками необходимых знаний.

Постановка  бюджетирования и сам бюджет предприятия  выступают основой для повышения профессиональных навыков сотрудников в области финансового управления, экономического анализа и мотивируют на успешное создание и совершенствование всей системы бюджетирования предприятия.

Таким образом, составление бюджетов способствует детальному изучению сотрудниками деятельности своих подразделений, а также взаимоотношений между этими подразделениями в целом по предприятию. Это особенно актуально для новых сотрудников и новых руководителей структурных подразделений. Обучающая функция системы бюджетирования является фактором, направленным на успешное внедрение и совершенствование системы.

Бюджетирование, благодаря вышеперечисленным функциям, актуально для таких предприятий, которым необходимо получать дополнительные конкурентные преимущества за счет более эффективного управления финансами и бизнес-процессами, совершенствования организационной структуры, изыскания внутренних резервов снижения затрат на производство и реализацию продукции (услуг), оптимизации налогообложения, предвидения кризисных ситуаций и минимизации рисков. Бюджетирование направлено на постоянное совершенствование хозяйственных процессов, что является жизненной необходимостью любого современного предприятия. 

1.3 Основные  этапы формирования операционного и финансового бюджета предприятия. 

Бюджет  представляет собой финансовый документ, созданный до того как предполагаемые действия выполняются. В отличие  от отчета о прибылях и убытках  или бухгалтерского баланса, бюджет не имеет стандартизованной формы, которая должна строго соблюдаться.

Структура бюджета зависит от того, что является предметом бюджета, размера организации, степени, в которой процесс составления  бюджета интегрирован с финансовой структурой предприятия. Бюджет должен представлять информацию доступным  и ясным образом так, чтобы его содержание было понятно пользователю. Бюджетный цикл включает в себя следующие этапы:

- планирование деятельности предприятия в целом и по подразделениям.

- подготовка проектов отдельных бюджетов.

- подготовка проекта общего бюджета.

- внесение корректировок и согласование бюджетов.

- утверждение бюджета, проектирование обратных связей и учет меняющихся условий.

В основе бюджетирования лежит общий (главный) бюджет, который представляет собой  скоординированный по всем подразделениям или функциям план работы для предприятия в целом. Он состоит из оперативного и финансового бюджетов.

I. Оперативный  бюджет.

 Бюджет  продаж.

 Производственный  бюджет.

 Бюджет  производственных запасов. 

 Бюджет  закупок (использования материалов  или прямых затрат на материалы).

 Бюджет  общепроизводственных расходов.

 Бюджет  трудовых затрат 

 Бюджет  коммерческих расходов.

 Бюджет  общих и административных расходов.

 Прогнозный  отчет о прибылях и убытках.  

II. Финансовый  бюджет.

 Бюджет  капитальных затрат (инвестиционный бюджет).

 Бюджет  денежных средств (кассовый бюджет).

 Прогнозный  баланс.

   Оперативный бюджет показывает планируемые операции на предстоящий год для сегмента или отдельной функции компании. В процессе его подготовки прогнозируемые объемы продаж и производства трансформируются в количественные оценки доходов и расходов для каждого из действующих подразделений компании.

 Прогноз объёма продаж - это необходимый предварительный этап работы по подготовке бюджета продаж.

 Прогноз  объёма продаж превращается в бюджет продаж в том случае, если руководство предприятия считает, что прогнозируемый объём продаж может быть достигнут.

При подготовке бюджета продаж необходимо учитывать  уровни объёма продаж за предыдущие периоды  и проанализировать ряд макроэкономических факторов, каждый из которых может оказать существенное влияние на объём продаж и его зависимость от прибыльности продукции.

Надёжность  прогноза продаж повышается в результате использования комбинаций экспертных и статистических методов:

Бюджет продаж - важный шаг в составлении основного бюджета; оценка объёма продаж влияет на все последующие бюджеты.

 Бюджет  продаж отражает месячный или  квартальный объём продаж в  натуральных и в стоимостных показателях, составляется с учётом: уровня спроса на продукцию предприятия, географии сбыта, категорий покупателей, сезонных факторов. Бюджет продаж включает в себя ожидаемый денежный поток от продаж, который в дальнейшем будет включён и в доходную часть бюджета потока денежных средств.

 Для  прогноза денежных поступлений от продаж необходимо учитывать коэффициенты инкассации, которые показывают, какая часть отгруженной продукции будет оплачена в первый месяц (месяц отгрузки), во второй и т.д., с учётом корректировки на безнадёжные долги.

   Бюджет производства - это план выпуска продукции в натуральных показателях

Бюджет  производства составляется исходя из бюджета продаж; он учитывает производственные мощности, увеличение или уменьшение запасов (бюджет производственных запасов), а также величину внешних закупок.

Необходимый объём выпуска продукции определяется как предполагаемый запас готовой  продукции на конец периода плюс объём продаж за данный период и  минус запас готовой продукции  на начало периода.

Бюджет  производственных запасов содержит информацию, необходимую для подготовки прогнозного отчёта о прибылях и убытках - в части подготовки данных о производственной себестоимости реализованной продукции и прогнозного балансового отчёта - в части подготовки данных о состоянии нормируемых оборотных средств (сырья, материалов и запасов готовой продукции) на конец планируемого периода Объём незавершённого производства определяется, исходя из технологических особенностей изготовления продукции.

  Бюджет закупок - это план закупок продукции из ассортиментного ряда в разрезе видов продукции или по основным поставщикам. Показывает сколько и какой продукции должно быть приобретено предприятием у внешних (импорт) и внутренних поставщиков.

Бюджет  закупок составляется отделом закупок  исходя из бюджета продаж, так как объём закупок напрямую зависит от объёма продаж. Объём закупок сырья и материалов зависит от ожидаемого объёма их использования, а также от предполагаемого уровня запасов .

Формула для вычисления объёма закупок выглядит следующим образом:

Объём закупок = объём использования + запасы на конец периода - запасы на начало периода

Бюджет  закупок, как правило, составляется с учётом сроков и порядка погашения  кредиторской задолженности за материалы.

   Бюджет общепроизводственных расходов отражает объём всех затрат, связанных с производством продукции, за исключением затрат на прямые материалы и прямых затрат на оплату труда.

Общепроизводственные  расходы включают в себя постоянную и переменную части. Постоянная часть  планируется, исходя из потребностей производства, переменная часть - как норматив, например, от трудозатрат основных производственных рабочих. Бюджет общепроизводственных расходов обычно включает в себя ряд стандартных статей затрат: амортизацию и аренду производственного оборудования, страховку, дополнительные выплаты рабочим, оплату непроизводительного времени и т.д.

   Прямые затраты на оплату труда - это затраты на заработную плату основного производственного персонала

Бюджет  затрат на оплату труда подготавливается, исходя из бюджета производства, данных о производительности труда и ставок оплаты труда основного производственного персонала

В бюджете  заработной платы основного производственного  персонала необходимо выделять две  составные части:

- фиксированную часть оплаты труда

- сдельную часть оплаты труда

Если  к моменту составления бюджета  накопилась значительная кредиторская задолженность по выплате заработной платы, то необходимо предусмотреть  график её погашения.

  В бюджете коммерческих расходов учитываются все расходы связанные со сбытом, продвижением и хранением товара. Бюджет коммерческих расходов формируется с учетом бюджета переменных общепроизводственных расходов, рекламного бюджета и других постоянных коммерческих расходов.

Переменные  коммерческие расходы (комиссионные вознаграждения, затраты на упаковку, складскую обработку, транспортировку товаров заказчикам) зависят от объёма продаж и закупок и переносятся из бюджета переменных общепроизводственных расходов. Коммерческие расходы группируются по критериям, основными из которых являются: виды продукции, категории покупателей. При составлении бюджета коммерческих расходов в отдельную группу выделяются постоянные затраты: расходы на рекламу и маркетинг и расходы на хранение товаров на складе. Величина этих расходов планируется на основе статистических данных (расходы предшествующего периода с учетом сезонности) и решений менеджмента. Например, может быть принято решение об изменении местонахождения склада или площади арендуемых помещений, о пересмотре сумм страховых покрытий товарных запасов и другое. Бюджет показывает все расходы, не связанные с коммерческой деятельностью предприятия, а именно: затраты на содержание офиса, расходы на содержание персонала, освещение и отопление сооружений непроизводственного назначения, командировки, услуги связи, налоги и проценты за кредиты, относящиеся на себестоимость и т.д. Общие и административные расходы носят постоянный характер. Бюджет общих и административных расходов составляется на основе бюджетов подготовленных центрами ответственности.

  Прогнозный отчёт о прибыли и убытках - первый из документов основного бюджета, показывающий, какой доход заработало предприятие за отчётный период и какие затраты были понесены.