Внедрение информационной системы Adaytum e.Planning

- Подготовка финансового бюджета.

    Перечень операционных бюджетов, как правило, исчерпывается следующим списком:

- бюджет продаж;

- бюджет производства;

- бюджет производственных запасов;

- бюджет прямых затрат на материалы;

- бюджет производственных накладных расходов;

- бюджет прямых затрат на оплату труда;

- бюджет коммерческих расходов;

- бюджет управленческих расходов;

- прогнозный отчет о прибыли.

    К числу финансовых бюджетов относятся

- инвестиционный бюджет;

- бюджет денежных средств;

- прогнозный баланс» [5,23].

    Последовательность формирования основного бюджета удобно представить в виде блок-схемы (рис. 1). Данная блок-схема не отражает всех возможных взаимосвязей между бюджетами, но описывает логическую последовательность процесса бюджетирования.

  При составлении бюджетов следует опираться на документы, по форме и структуре приближенные к документам бухгалтерской отчетности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1. Блок-схема формирования основного бюджета

 

Производить бюджетирование без применения вычислительных средств (локальной компьютерной сети) и  соответствующего программного обеспечения невозможно в реальном масштабе времени и ценности.

    Традиционным считается разбиение года на 12 месяцев и составление всех бюджетных таблиц для каждого месяца в отдельности. Необходимо сознавать, что в этом случае целый месяц представляется одной точкой времени. Зачастую это не устраивает финансового менеджера, и он стремится производить дальнейшее более детальное бюджетирование с разбивкой месяца на недели или на декады. Такой случай можно считать идеальным.    

    Выявлено, что главной проблемой планирования – это оперативное обеспечение процесса бюджетирования исходными данными. Практическая истина здесь очень проста: запрограммировать процесс планирования – это только часть задачи. Гораздо сложнее обеспечить информационную поддержку этому процессу в реальном масштабе времени.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Возможности  системы Adaytum e.Planning. Технология внедрения

 

2.1 Официальное представление системы Adaytum e.Planning

   

    «Компания Adaytum, лидер в разработке приложений для планирования бизнеса, представляет систему Adaytum e.Planning — разработанное на основе новейших интернет-технологий решение, предоставляющее возможности планирования, бюджетирования, прогнозирования, моделирования и формирования отчетности в одном интегрированном приложении.

      Adaytum e.Planning является несомненным лидером на рынке программных продуктов для планирования бизнеса (Enterprise Business Planning). Система используется на более чем 1 500 предприятиях по всему миру, среди которых ABN Amro, Accenture, ADC, Cisco Systems, Crate & Barrel, Lucent Technologies, Pfizer, Tenovis и другие.

     В России, СНГ и странах Балтии Adaytum e.Planning успешно внедряется и используется в компаниях Philip Morris, International Paper, Tetra Laval, в Унибанке (Латвия), на предприятии-производителе напитков UDV, в компании АПР-Сити, крупнейшем в России операторе наружной рекламы, в Холдинге МВО — одной из крупнейших российских торгово-сервисных сетей.

     Компания Adaytum — лидирующий поставщик решений для планирования бизнеса (EBP), участник рейтинга "Hot 100 Private Companies" журнала Upside (информационные технологии), списка "Inc.500" и списка Deloitte & Touche "Fast 500", объединяющего самые быстрорастущие компании в сфере высоких технологий в 2001 году» [10].

   Полноценное бизнес-планирование включает в себя планирование "сверху-вниз" и бюджетирование и прогнозирование "снизу-вверх". Использование традиционных процессов планирования приводит к конфликту интересов. Появляется расхождение между целями, устанавливаемыми руководителями и знанием персонала о реальной возможности реализации этих целей. Руководителям необходимо вовремя определять такие расхождения, чтобы избегать непредвиденных ситуаций.

   «Система Adaytum e.Planning позволяет оценивать результаты и осуществлять обмен своевременной и достоверной информацией как между сотрудниками внутри компании, так и с контрагентами, используя скоростные технологии Интернета. Adaytum e.Planning позволяет строить прогнозы и формировать планы, анализируя различные сценарии "Что если". e.Planning позволяет с лёгкостью вносить изменения в модель (новые бизнес-процессы, бизнес-структуры), следуя кривой развития бизнеса. Система обеспечивает "прозрачность" любых отклонений от плановых показателей, предоставляет возможность доступа к своевременной, точной информации, позволяющей строить надежные прогнозы и оперативно принимать эффективные управленческие решения, используя мощные средства анализа и отчетности» [11].

Adaytum e.Planning позволяет  увеличить число участников процесса  планирования, поддерживая сотни,  и даже тысячи территориально  удалённых пользователей, соединённых через Интранет или Интернет, при нулевых затратах на обучение и IT поддержку, и обеспечивает всех участников процесса планирования возможностями для эффективного сотрудничества, с использованием передовых web-технологий и адекватной ролевой терминологии. Такие возможности масштабирования системы особенно актуальны для крупных компаний с распределённой структурой.

   Adaytum e.Planning значительно упрощает процесс планирования, сокращает продолжительность циклов планирования и увеличивает их частоту, обеспечивая соответствие плановых величин реальным. Adaytum e.Planning является мощным инструментом по поддержке принятия управленческих решений.

   Функционал e.Planning можно условно разделить на три части: инструментарий для обеспечения распределенной подготовки данных, аналитическое ядро и модули подготовки отчетов. Первый и последний модули - типичные интернет-приложения, обеспечивающие удаленный доступ к данным, по первому впечатлению можно предположить, что в этом отношении никаких существенных недостатков у системы нет.

   Ядро, обеспечивающее непосредствееную работу с бюджетом, сохранило на себе некоторые следы старых версий программы. Работа над составлением бюджета не слишком автоматизирована. Это означает, что система не позволит сделать бюджет полностью "динамическим", затрудняется what-if анализ, но, с другой стороны, значительно снижается трудоемкость внедрения системы.

    Практически весь интерфейс системы, связанный со сбором и представлением данных, выполнен в среде Internet Explorer. Это также существенно упрощает развертывание системы в случаях с географически распределенным управлением. Для распределенной работы над бюджетами в системе сделано очень многое, по этому параметру ее можно поставить на первое место среди аналогичных решений, есть специальный инструментарий для удаленного контроля за подготовкой и согласованием бюджетов и другие подобные сервисы (в принципе, такой контроль возможен во всех распределенных системах, но сделан он менее цельным и удобным).

     «Большинство систем бизнес-планирования используют реляционные базы данных или OLAP компоненты — или же недостаточно интегрированные их комбинации. Так, реляционные базы данных хоть и позволяют быстро собирать данные, но не являются оптимальными для проведения анализа и формирования отчетности. С другой стороны, кубы OLAP оптимальны для проведения анализа и формирования отчетности, но не позволяют быстро собирать информацию. Более того, ни одно из решений для планирования не предоставляет пользователям возможностей динамического моделирования.

     Adaytum e.Planning может быть интегрирован с программными продуктами, в которых осуществляется учет, за счет архитектуры Windows DNA. Adaytum e.Planning может выступать как источник бюджетных показателей для внутренних модулей бюджетирования ERP-системах, а также может выбирать фактические учетные данные из этих систем для проведения контроля "план-факт".

     Adaytum e.Planning можно коротко охарактеризовать как «предметно ориентированный многопользовательский Excel», предоставляющий в принципе очень широкие возможности для поддержки процесса бюджетирования, но реализация этих возможностей требует больших трудозатрат» [9].

     Достоинства: графический интерфейс описания и интерпретации бюджетной модели, позволяющий наглядно проанализировать модель как единое целое и отследить все связи между объектами.

Развитые средства поддержки  коллективной работы, в том числе  через Web браузер. Система позволяет  создавать различные шаблоны  таблиц и отчетов для разных категорий  пользователей. Схемы документооборота и регламенты можно просто рисовать с помощью мыши.

Масштабируемость системы, основанная на современных средствах  распределенной обработки данных, что  позволяет масштабировать систему  для тысяч пользователей, а также  на возможности разделения модели на подмодели по определенным аналитическим уровням (по ЦФО, по затратам и т.д.)

     Недостатки: несмотря на то, что в Adaytum e.Planning развиты средства поддержки коллективной работы практически для неограниченного числа пользователей, мощность системы уступает некоторым аналогам.

Adaytum e.Planning требует больших  трудозатрат по внедрению и  сопровождению.

Оставляет желать лучшего  и функционал:

• иерархии моделируются только при помощи формул;
• не поддерживается технология «скользящего» бюджетирования, которая реализована в большинстве систем этого класса;
• отсутствуют многие функции, облегчающие расчет плановых показателей: планирование от достигнутого с использованием трендов, средства разнесения данных бюджетных статей и т.д.

     Вообще, большинство взаимосвязей в системе моделируются только через формулы. Минимальная стоимость лицензий, USD: 33 000, стоимость 10 лицензий, USD: 44 000.

Adaytum e.Planning можно рекомендовать  организациям, для которых принципиальное  значение имеет поддержка многопользовательской  работы.

2.2 Модули системы Adaytum e.Planning

     «Процесс планирования начинается с определения стратегических целей, которые формализуются затем в стратегическом плане развития или аналогичном документе на языке цифр и показателей (сократить издержки на 10%, увеличить объём продаж вдвое, и т.п.). В создании такого плана участвует ограниченное число менеджеров, представляющих высшее руководство.

   С другой стороны, повседневная деятельность требует оперативного планирования, продуктом которого является бюджет компании/организации, складывающийся из бюджетов подразделений, отделов и т.д. Бюджет является высокодетализированным документом, в процесс его формирования вовлекаются линейные менеджеры и сотрудники из всех подразделений. На этом этапе возникает проблема согласования бюджета со стратегическим планом компании. Процесс составления бюджета и его согласования является итерационным и иерархическим "снизу вверх", в силу чего именно эта стадия традиционно наиболее трудоёмка.

    Третья составляющая цикла планирования — контроль за исполнением, сопоставление плана и факта, анализ отклонений, формирование стандартных фискальных и внутренних специальных отчётов.

   Система Adaytum e.Planning разработана с учётом специфики всех трёх составляющих процесса планирования, и состоит из трёх модулей, строго настроенных в соответствии с ролевыми функциями участников:

-  e.Planning Analyst — используется на стратегическом уровне планирования. Представляет инструментарий для построения сценариев и моделей "Что если", финансового анализа, определения процессов и позволяет осуществлять эффективное распределение ролевых шаблонов между участниками процесса оперативного планирования и бюджетирования.

-  e.Planning Contributor — предназначен для осуществления итерационного оперативного планирования между удаленными и подчиненными подразделениями и руководством компании. Представляет собой Интернет- шаблоны для сбора информации от сотен и тысяч участников процесса планирования. Не требует дополнительной IT-поддержки и обучения пользователей.

-  e.Planning Reporter — предоставляет пользователям возможности доступа к оперативной информации и её обработки на основе разнообразных, построенных на основании отчетов опций, а также обеспечиает быструю публикацию отчетов через Интернет» [11].

Основные свойства модуля Analyst:

Модульный вычислительный механизм с  использованием как простейших арифметических и логических формул, так и встроенных функций, являющихся мощным инструментом для финансового анализа.

Быстрота построения и внесения изменений в модель с отслеживанием истории изменений и их влияния на комплексную модель планирования.

Функция обратного распределения (breackback) позволяет задавать итоговые значения показателей и разбивать  их до любой степени детализации, с учетом весов тех или иных параметров (затраты по отделам, доход от каждого вида продуктов и т.д.).

Механизм соединений визуализирует  связи между массивами данных, позволяет создавать таблицы  соответствия (бухгалтерский план счетов — бюджетный план счетов), а также производить импорт фактических данных из внешних систем через ODBC драйвер.

Отсутствие программирования. Создание и внесение изменений в модель не требуют специальных IT знаний.

Функциональность и гибкость e.Planning Analyst позволяет руководству компании осуществлять полноценное стратегическое планирование "сверху-вниз", предоставляя возможности для создания и исследования новых бизнес-моделей. Система позволяет легко изменять и быстро тестировать различные сценарии развития "Что если" и оценивать возможные результаты решения поставленных бизнес задач.