Внедрение информационной системы Adaytum e.Planning

    e.Planning Analyst даёт возможность "заложить" структуру бизнеса в модель, определив при этом ключевые показатели и информацию, необходимые для осуществления планирования, бюджетирования и прогнозирования. Созданная в Analyst модель разделяется на подмодели, строго настроенные под ролевые функции того или иного участника процесса планирования. Подмодели в виде шаблонов модуля Contributor публикуются через Интернет/интранет всем линейным менеджерам и сотрудникам, принимающим участие в процессе планирования.

Аналитический инструментарий позволяет проанализировать без  перепрограммирования, как любые — незначительные и радикальные — изменения влияют на бизнес-модель. Analyst помогает согласовывать планы, бюджеты и прогнозы в режиме реального времени, фиксировать запланированные показатели в системе для целостного управления изменениями, значительно упрощая процедуру согласования. Cобирая данные c помощью Contributor от всех участников процесса планирования, модуль Analyst обеспечивает их постоянное обновление. В процессе утверждения индивидуальных бюджетов Analyst импортирует фактические данные из соответствующего внешнего хранилища посредством ODBC импорта.

Основные свойства модуля Contributor:

Использование Web-технологии позволяет решить проблему консолидирования данных от удаленных пользователей.

Оптимизированные вычисления. Механизм вычислений загружается вместе с шаблоном на рабочую станцию  конечного пользователя. Все вычисления производятся локально. На сервер передаются только измененные данные, что минимизирует трафик.

    Многоплатформенность: используемые платформы: XML/SQL Server/Oracle.

Система управления документооборотом  позволяет не только собирать данные от удаленных пользователей, но и  отслеживать статус выполнения работ  по верстке бюджета на местах, а также четко определяет ответственность за принятые решения, вплоть до персональной, и регламентирует момент принятия решений.

      Модуль e.Planning Contributor обеспечивает итерационный процесс оперативного планирования "снизу-вверх" между удалёнными и подчинёнными подразделениями компании, контрагентами и руководством. e.Planning Contributor разработан как приложение, не требующее дополнительного обучения и IT-поддержки.

Используемая в Adaytum e.Planning архитектура распределённых вычислений, в сочетании с новейшими интернет-технологиями передачи данных, обеспечивает высокую скорость обработки и передачи информации между участниками процесса и позволяет значительно сократить сроки согласования и консолидации бюджетных данных, освобождая время на анализ данных и принятие управленческих решений.

    Через интернет/интранет, используя интерфейс Web-браузера, Contributor открывает настроенный в соответствии с ролевой функцией пользователя шаблон бюджета для ввода бюджетных данных и определяет тип данных и направление потока данных. Пользователям разрешено работать только с шаблонами, относящимися к их центру затрат, и вводить данные только в шаблоны, авторизированные для ввода. Им не приходится сталкиваться с незнакомой терминологией, сложными вычислениями и логикой: вычислительный механизм Contributor выполняет функцию перевода привычных для каждого участника процесса терминов (например, натуральных показателей) в финансовые данные. Функция пересчёта исходного распределения (breakback) позволяет каждому пользователю проанализировать, как влияет на конечный результат вводимая им информация.

   «После того, как пользователь ввел в систему всю необходимую информацию, Contributor предлагает два варианта дальнейших действий: сохранить информацию в системе или передать на рассмотрение вышестоящему менеджеру. Сохраненные данные получают статус "в процессе" и остаются доступными для последующего редактирования.   

   Переданным на рассмотрение данным присваивается статус "блокировано", они доступны для просмотра, но не могут быть отредактированы.

Менеджеры используют Contributor для просмотра и оценки бюджетных  прогнозов и представления отчетов  вышестоящему руководству. Менеджеры  высшего уровня могут просмотреть  статус всех шаблонов, за которые они  несут ответственность, принять их или отклонить, потребовав внесения изменений. В случае внесения дополнительных изменений нижестоящий менеджер/сотрудник получает соответствующее сообщение по электронной почте, при этом статус изменяется с "блокировано" на "в процессе". В случае утверждения шаблона вышестоящим менеджером он становится доступным для менеджера следующего уровня» [11].

    После того, как процесс утверждения документа завершён, данные консолидируются для анализа. Данные из заполненных шаблонов экспортируются на SQL или Oracle сервер. Финансовый аналитик, работающий с приложением Analyst, имеет возможность обновлять финансовую модель путем импорта как фактических, так и плановых данных из SQL или Oracle. Проведя анализ и необходимые коррективы бюджета, финансовый аналитик может, используя модуль Contributor, деконсолидировать агрегированные данные до того уровня детализации, который был задан при создании модели. Таким образом приводятся в соответствие показатели при планировании "сверху вниз" и "снизу вверх", анализ отклонений фактических и планируемых показателей происходит в реальном режиме времени, а сам процесс планирования и бюджетирования становится действительно динамическим.

Основные свойства модуля Reporter:

- Открытая архитектура, обепечивающая интеграцию с другими системами;

Star-schema & MS OLAP;

- Web-технологии, обеспечивающие быстрый доступ к хранилищам данных и публикацию отчётов через Интернет;

- Лёгкость создания любых форматов отчётов;

- Любые форматы данных;

- Стандартные, диктуемые фискальными органами, и специальные (с особыми разрезами аналитик) отчеты;

- Единое Хранилище отчетов;

- Обеспечение высокой степени защиты данных посредством многоуровневого авторизованного доступа к информации.

    На этапе создания и распределения отчетности используется модуль e.Planning Reporter, совмещающий удобный для пользователя интерфейс браузера с мощными аналитическими возможностями. Модуль e.Planning Reporter разработан на основе хорошо известного и мощного генератора отчетности Business Objects и использует широко распространённую технологию OLAP для работы с хранилищами данных, что позволяет совместить высокую скорость обработки многомерных массивов данных с возможностью быстро производить сложные вычисления, формируя специальные отчёты с особыми разрезами аналитик.

     Модуль e.Planning Reporter предоставляет доступ к финансовой и оперативной информации модулей Analyst, Contributor и других источников данных, позволяя быстро строить стандартные фискальные отчёты и настраиваемые специальные отчёты, необходимые менеджерам разных уровней для принятия обоснованных управленческих решений. Пользователи могут с лёгкостью создавать необходимые формы отчётов с помощью функции Wizard, а также на основе существующих стандартных форм. Права доступа к источникам данных строго регламентируются в соответствии с ролевой функцией пользователя.

     Модуль Reporter представлен в двух клиентских версиях. Для менеджеров и сотрудников подразделений Reporter доступен в качестве "тонкого клиента". Пользователи могут быстро получить доступ к информации в кэш-памяти, не делая непосредственных запросов к источнику данных, что обеспечивает быструю производительность при создании отчетности и поддержку в процессе принятия решений.

     Для финансовых аналитиков, которым необходим доступ более чем к одному источнику данных для всеобъемлющей управленческой отчётности и анализа, Reporter представляет более мощную версию, включающую данные по системе e.Planning, а также данные из других систем, в частности, Главной книги, ERP, CRM, и других баз данных. Отчеты, созданные на основе множества источников, могут быть быстро опубликованы для удалённых пользователей через Интернет.

Средства администрирования: Adaytum e.Planning Administrator

     Решение Adaytum e.Planning специально разработано для упрощения работы отдела информационных технологий. Администрирование системы осуществляется модулем e.Planning Administrator. В случае типового внедрения и использования данного модуля администраторские функции выполняет не IT-специалист, а сотрудник финансового отдела. Модуль     

    Administrator обеспечивает пользователей возможностями централизованного управления системой Adaytum e.Planning с помощью стандартных технологий Microsoft.

    Так же, как и другие модули системы, e.Planning Administrator прост в использовании. Для обеспечения безопасности и целостности системы Administrator разработан как автономное приложение, которое напрямую поддерживает связь с хранилищем данных и сервером IIS Web server.   

   Administrator поддерживает  структуру шаблонов, контролирует иерархическую структуру, процессы и статус документооборота, управляет коммуникациями между всеми участниками процесса планирования и обеспечивает высокий уровень защиты системы.

 

2.3 Техническая  характеристика системы Adaytum e.Planning

   «Adaytum e.Planning имеет следующие преимущества:

• Высокий уровень интеграции с существующими на предприятии приложениями и системами (Главные Книги, ERP-системы, CRM и т.д.) и Интернет-решениями;
• Интегрированная платформа, которая освобождает разработчиков от необходимости использования дополнительных приложений для формирования запросов, доступа к внешним источникам данных и публикации в Интернет;
• Единая инфраструктура обслуживания для быстрого создания приложений» [9].

    В отличие от традиционных клиент-серверных приложений, которые были затем оснащены дополнительными функциями для возможности работы через Интернет, решение Adaytum e.Planning было изначально разработано как специализированное клиент-серверное приложение на базе новейших Интернет-технологий.

    Работа сотен или даже тысяч пользователей с программным продуктом предполагает использование больших объемов многомерных данных и, следовательно, требует задействования больших вычислительных мощностей средств OLAP. Adaytum решает эту проблему за счет создания принципиально новой вычислительной модели.

      Adaytm e.Planning использует распределённую модель вычислений, что позволяет минимизировать обращение к базе данных и сетевой трафик: вэб-клиент конечного пользователя один раз загружает механизм вычислений и бизнес-правил ActiveX. Такая архитектура позволяет осуществлять все бюджетные расчёты локально, независимо от сервера и сети, а затем отправлять изменённые данные в сильно сжатом формате на сервер. Наличие собственного инструмента вычисления дает пользователям возможность использования различных вариантов бизнес-сценариев, что ранее было технологически невозможно.

     Инновационный  подход к распределенной обработке  данных, отсутствие необходимости  установки специальных приложений у конечных пользователей, а также средства администрирования, обеспечивающие высокий уровень защиты системы, позволяют масштабировать Adaytum e.Planning для тысяч пользователей, при нулевых затратах на дополнительное обучение и IT-поддержку.

Системные требования

     Для внедрения серверной части Adaytum e.Planning (необходимо для всех конфигураций Adaytum e.Planning) требуется следующее программное обеспечение:

• Microsoft SQL Server 7 (Service Pack 1 или выше), Microsoft SQL Server

2000 или Oracle 8i;

• Windows NT Server 4. (рекомендованы: Service Pack 5, Service Pack 6a)

или сервер Windows 2000;

• Windows NT Option Pack 4. Это бесплатный "апгрейд", поставляемый с

Windows NT, обеспечивающий Internet Information Services и Microsoft Transaction Services.

     Внедрение клиентской части Adaytum e.Planning (необходимо для e.Planning Analyst, Contributor и Reporter) имеет следующие минимальные требования к аппаратной и программной части:

• PC класса Pentium с ОС Windows 98, 2000 или NT 4 (Windows 95 не рекомендован для большинства приложений);
• 128 MB RAM для Analyst (рекомендуется 256 MB для больших вычислений);
• Internet Explorer 4 (Service Pack 2) и более поздние версии;
• Связь с сетью или доступ к Интернет в зависимости от типа инсталляции.

      e.Planning Administrator имеет следующие минимальные требования к аппаратной и программной части:

- PC класса Pentium с ОС Windows NT4 (Service Pack 2), минимальный объем оперативной памяти 64 MB.

Связь с сетью (рекомендуется  быстрая связь с сервером через LAN, или же WAN с высокой пропускной способностью).

Внедрение Adaytum e.Planning

       «Внедрение Adaytum e.Planning осуществляется высококвалифицированными специалистами компании Robertson & Blums Corporation по проверенной методологии Adaytum Implementation Methodology (AIM), обеспечивающей выполнение работ в установленные сроки в строгом соответствии с требованиями заказчика. Сроки внедрения и механизм управления проектами зависят от размеров и сложности проекта. Пост-внедренческая поддержка включает в себя консалтинг, техническую поддержку, услуги"hot-line", обучение персонала работе с системой» [11].

    Существую  три типа внедрения Adaytum e.Planning:

-  прямое внедрение — e.Planning непосредственно заменяет использовавшуюся ранее систему;

-  модульное внедрение — e.Planning заменяет элементы используемой системы модуль за модулем;