Анализ затрат по водопроводу по ПО «Водоканал» г. Черкесска за I – й квартал 2011 г

На массовые однородные грузы, например руду, известняк, песок, щебень, уголь и другие, которые прибывают от одного и того же поставщика несколько раз в течение одного дня, допускается составление приходного ордера в целом за день. О каждой приемке делается запись на обороте приходного ордера. В конце дня обороты подсчитываются, общий итог заносится в приходный ордер.

На практике нередки случаи, когда при приеме материальных ценностей материально-ответственным  лицом выявляется несоответствие поступивших  материалов их ассортименту, количеству и качеству, указанных в документах поставщика. В такой ситуации приходный ордер формы №М-4 не составляется, а составляется Акт о приемке материалов (форма №М-7). Данный акт составляется также для оформления приемки материалов, поступивших без документов.

Данный акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Акт составляется комиссией, в состав которой в  обязательном порядке входит материально  ответственное лицо, представитель  отправителя (поставщика) или представитель  незаинтересованной организации.

Акт составляется в двух экземплярах, один из которых  с приложенными документами передается в бухгалтерию, а другой – отделу снабжения или бухгалтерии для  направления претензионного письма поставщику. Если в организации есть юридический отдел, то составление претензионного письма может быть поручено данному отделу.

Приходные ордера и акты о приемке материалов должны составляться в день их поступления. В некоторых случаях, когда отдельные  партии материалов находятся в процессе технической приемки или лабораторного испытания, материалы принимаются на ответственное хранение. В этом случае заведующий складом или кладовщик делает записи о таких материалах в специальную книгу. Записи в данной книге ведутся с подразделением материалов: «Материалы, ожидающие приемки» и «Материалы, принятые на ответственное хранение». На складах и в кладовых такие материалы должны храниться обособленно и до выяснения результатов приемки расходование их не допускается.

Следует обратить внимание, что сдаче на склад подлежат и материалы, закупленные подотчетными лицами. Принятие к учету таких материалов производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих их приобретение. Такими документами могут выступать накладные, мягкие чеки к чекам ККТ, счета-фактуры, закупочные акты при покупке материалов у населения. Все перечисленные виды документов и документы, свидетельствующие о том, что материалы оплачены, в обязательном порядке должны быть приложены к авансовому отчету подотчетного лица.

Выше мы говорили о том, что к бухгалтерскому учету  в качестве материально-производственных запасов, наряду с сырьем, материалами, иными активами, принимаются и  товары.

Основанием  для отражения операций по поступлению  товаров являются Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132 (далее - Постановление №132).

Согласно пункту 2.1.1 Методических рекомендаций по учету  и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных Письмом Роскомторга от 10 июля 1996 года №1-794/32-5, порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и комплектности и его документального оформления регулируются действующими техническими условиями, условиями поставки, договорами купли - продажи и инструкциями о порядке приемки товаров народного потребления по количеству, качеству и комплектности.

Передача товара покупателю оформляется товаросопроводительными  документами, предусмотренными условиями поставки и перевозки товара. Это могут быть накладные, товарно-транспортные накладные, железнодорожные накладные, счета, счета-фактуры.

Товары, приобретаемые  организацией торговли для перепродажи, могут поступать непосредственно к ней на склад, а могут приниматься торговой организацией вне собственного склада.

Осуществляя приемку  на своем складе, организация торговли может заверить товаросопроводительный документ своим штампом, в этом случае не требуется доверенность. Если приемка осуществляется вне склада покупателя (на складе поставщика, на железнодорожной станции, пристани, в аэропорту), то получение товара осуществляется материально-ответственным лицом организации торговли по доверенности, которая подтверждает право материально-ответственного лица на получение товара. Порядок оформления доверенности был рассмотрен выше.

Пунктом 2.1.5 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска  товаров в организациях торговли, утвержденных Письмом Роскомторга от 10 июля 1996 года №1-794/32-5, определено, что порядок приемки товаров, документальное оформление приемки зависят, в частности:  

 от места  приемки; 

 от характера  приемки (по количеству, качеству, комплектности); 

 от степени  соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие).

Приемка товаров  по количеству и качеству предусматривает  проверку соответствия фактического наличия  товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и (или) расчетных  документах, а при приемке по качеству и комплектности – требованиям к качеству товаров, предусмотренных в договоре.

Получение товара оформляется по-разному - в зависимости  от близости офиса к месту нахождения склада. Если склад фирмы-поставщика и офис находятся в одном месте, то оформление документов и выдача товаров происходит одновременно. Документом на отпуск товаров в данном случае является накладная.

Если склад  фирмы-поставщика удален от офиса, то представителю  торговой организации (материально-ответственному лицу) выдается документ на получение товара, по которому ему на складе будут отпущены материальные ценности. В случае отсутствия на складе товара в необходимом количестве, получателю выписывается новый документ – расходная накладная, в которой указывается фактически отпущенное количество товара. В накладной указывается: 

 номер и  дата выписки;

 наименование  поставщика и покупателя;  

 наименование  и краткое описание товара;

 количество  товара;

цена и общая  стоимость товара (с учетом НДС), налог на добавленную стоимость должен быть указан отдельной строкой.

Накладная должна быть выписана в 4-х экземплярах, первые два остаются у поставщика (на складе и в бухгалтерии), оставшиеся два  передаются покупателю (в бухгалтерию  и материально-ответственному лицу). Накладная должна быть заверена печатями поставщика и получателя и подписями материально-ответственных лиц (один отпустил товар, другой – принял).

Если товар  находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или  по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

Если количество и качество товара соответствуют  данным, указанным в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, товарно-транспортная накладная и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) накладывается штамп организации-покупателя, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

Для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора применяется Акт о приемке товаров (форма №ТОРГ-1), составляемый членами приемной комиссии, уполномоченными руководителем организации. Приемка товаров производится по фактическому наличию.

Количество  составляемых экземпляров акта и  комплектность прилагаемых документов определяется в каждом конкретном случае.

Для оформления приемки товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика, применяются следующие документы:

- Акт об установленном  расхождении по количеству и  качеству при приемке товарно-материальных  ценностей (форма №ТОРГ-2), составляемый на отечественные товары в четырех экземплярах;

- Акт об установленном  расхождении по количеству и  качеству при приемке импортных  товаров (форма №ТОРГ-3), составляемый на импортные товары в пяти экземплярах.

Если в момент приемки товара выявлено несоответствие веса брутто весу, указанному в сопроводительных документах, покупатель не должен вскрывать тару и упаковку. Если при правильности веса брутто недостача товара установлена в ходе проверки веса нетто или количества товарных единиц в отдельных местах, то покупатель вправе приостановить приемку остального груза. Тару, упаковку вскрытых мест и товары, находившиеся в них, необходимо сохранить, а затем передать представителю организации отправителя.

То есть при  обнаружении отклонений по количеству, качеству представитель торговой организации обязан:

·   приостановить приемку;

·   обеспечить сохранность товара и принять все необходимые меры к предотвращению его смешения с другим однородным товаром;

·   вызвать представителя поставщика для составления двустороннего акта.

Уведомление о вызове представителя отправителя (поставщика) должно быть направлено ему не позднее 24-х часов, а в случае несоответствия при приемке скоропортящихся товаров – немедленно.

Для учета товарно-материальных ценностей в местах хранения товаров  Постановлением №132 утвержден Товарный ярлык (форма №ТОРГ-11), заполняемый материально ответственным лицом в одном экземпляре на каждое наименование товара с проставлением порядкового номера ярлыка. Товарный ярлык хранится вместе с товарно-материальными ценностями, его данные используют для заполнения инвентаризационной описи при проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей.

Выдача материальных ценностей со склада.

Материальные  ценности могут выдаваться со склада в производство, а также в случае их продажи и выбытия по иным причинам.

Отпуск материала  в производство – это выдача материалов со склада, кладовой непосредственно  для изготовления продукции, выполнения работ и оказания услуг, а также  для управленческих нужд организации.

В зависимости  от того, как организована структура складского хозяйства, материалы отпускаются в соответствии с установленными нормами и в соответствующих единицах измерения следующим образом:  

- либо на  склады подразделений организации  и уже оттуда непосредственно  в производство – на участки, в бригады и на рабочие места;

-  либо непосредственно в подразделения, если в них отсутствуют склады.

Кладовщики  отпускают материалы со склада строго определенным работникам. Списки лиц, которые имеют право на получение  материалов со складов, а также образцы их подписей, должны быть согласованы с главным бухгалтером организации и доведены до сведения материально-ответственных лиц, осуществляющих отпуск материалов.

Отпуск материалов в производство со складов подразделений  непосредственно на участки, в бригады и на рабочие места производится в порядке, который устанавливается руководителем подразделения.

Рассмотрим, какими первичными документами оформляется  выдача материалов со склада.

Выше мы отметили, что выдача материалов производится в соответствии с установленными нормами, то есть отпуск материалов в производство должен производится на основе предварительно установленных лимитов. Такие лимиты устанавливаются на основе норм расхода материалов и производственных программ, разработанных в организации.

Для оформления отпуска материалов по утвержденным лимитам применяется Лимитно-заборная карта (форма №М-8). Данный документ применяется также для текущего контроля соблюдения установленных лимитов отпуска материалов, а также является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада. Выписку лимитно-заборной карты производят подразделения организации, на которые возложены функции снабжения или планирования.

На каждое наименование материала выписывается два экземпляра документа, один из которых до начала месяца передается структурному подразделению, а другой – складу. Как правило, лимитно-заборная карта выписывается на месяц, но если движение материалов в организации невелико, то этот документ может быть выписан и на квартал. На каждый склад выписывается отдельная лимитно-заборная карта.

При выдаче материалов кладовщик отмечает в обоих экземплярах  документа дату и количество отпущенных материалов и выводит остаток  лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной карте получателя расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада – получатель.

После использования  лимита заведующий складом или кладовщик  сдает лимитно - заборные карты в  бухгалтерию. Независимо от того, использован  лимит или нет, в начале месяца все лимитно-заборные карты за прошлый месяц должны быть сданы. Если карта была выдана на квартал, она должна быть сдана в начале следующего квартала.