Аудит кассовых операций в СПК «Колхоз им. Кирова» Арзамазского района

С кассиром Масляевой В.А , в соответствии с п.32 Порядка ведения кассовых операций в РФ заключен договор о полной материальной ответственности и он под расписку ознакомлен с Порядком ведения кассовых операций в РФ.

Следует убедиться, что вся  первичная учетная документация по учету кассовых операций составляется по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (в ред. Постановления Госкомстата РФ от 03.05.2000г. № 36). При проведении аудита необходимо уделить особое внимание правильному, всесторонне грамотному заполнению первичных документов, наличие и подлинность подписей на кассовых ордерах.

Необходимо проверить  наличие на всех приходных и расходных  кассовых ордерах расписок получателей  денег (Приложение 6, 7). На всех приходных  и расходных кассовых ордерах  присутствуют подписи получателей  денежных средств. Далее устанавливаем, все ли приходные и расходные  кассовые ордера зарегистрированы в  журнале регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров (Приложение 8); совпадают ли суммы в ордерах  с суммами в журнале регистрации; совпадает ли источник поступления  денежных средств, указанный в кассовых ордерах и журнале регистрации. Для этого просматриваются все  кассовые ордера и сличаются с  журналом регистрации.

В кассе так же выдаются денежные средства по доверенностям  Доверенности остаются в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости, но не регистрируются в журнале учета  выданных доверенностей. Советуем ООО  «Агрос» вести журнал учета выданных доверенностей. Можем предложить следующую шапку журнала в таблице 3.3.

Документами, подтверждающими  движение денежных средств, кроме приходных  кассовых ордеров, отражающих факт поступления  денежных средств в кассу с расчетного счета, также являются чековые книжки, корешки чековых книжек и выписки банка. Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки храниться у главного бухгалтера в сейфе. Испорченные чеки погашаются надписью «Аннулировано» и хранятся подклеенными к корешкам чеков.

Таблица 3.3

Шапка журнала учета выданных доверенностей

Оплата труда и выплата  пособий по социальному страхованию  производится по платежным ведомостям (Приложение 9) на основании расходного кассового ордера на каждого получателя. При этом на титульном листе ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями директора и главного бухгалтера. По истечении установленных сроков оплаты труда (выплат пособий и стипендий) кассир в платежной ведомости (Приложение 9) напротив фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, делает отметку от руки: «Депонировано» и составляет реестр депонированных сумм. В конце платежной ведомости делает надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверяет их с общим итогом по ведомости и расписывается. Депонированные суммы сдаются в банк, и на эти суммы составляется один общий расходный кассовый ордер. К нему прикладываются квитанции приходной кассы банка о приеме наличных на расчетный счет.

Все платежные ведомости  должны регистрироваться в журнале (унифицированная форма № Т-53а). Данный журнал отсутствует в организации. Советуем ООО «Ротор» вести журнал регистрации платежных ведомостей.

Бухгалтерская отчетность составляется в порядке и в сроки, пред-смотренные Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и другими  нормативными актами Российской Федерации, регламентирующими ведение бухгалтерского учета. При составлении бухгалтерской  отчетности применяются формы, разработанные  с учетом указаний, содержащихся в  приказе Минфина России от 22.07.2003 № 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций».

Информация о денежных средствах в кассе отражаются в бухгалтерском балансе (форма  №1) (Приложение 10).

Бухгалтерский баланс характеризует  финансовое положение организации  по состоянию на отчетную дату. Денежные средства отражаются в балансе по строке 260. Эта сумма соответствует  определенной строке оборотно-сальдовой ведомости и Главной книги. Сравнение данных бухгалтерского баланса и Главной книги показано в таблице 3.4.

Таблица 3.4

Сравнение данных бухгалтерского баланса и Главной книги

Как видно из таблицы 3.4 расхождений  нет, денежные средства отражены верно.

Отчет о движении денежных средств - это динамический отчет. В сравнении с балансом и отчетом о прибылях и убытках он ориентирован на раскрытие для внешних пользователей бухгалтерской отчетности дополнительных сведений о финансовом положении организации, которые не могут быть прямо или косвенно получены из каких-либо других составных частей отчетности. В нем отражена информация о том, за счет каких средств организация вела свою деятельность и как их расходовала. Сведения даются как за отчетный период, так и за предыдущий. Отчет составлен в разрезе текущей, инвестиционной и финансовой деятельности организации.

Проверяется увязка показателей  остатков денежных средств на начало и конец отчетного года по отчету о движении денежных средств (Приложение 12) с показателями бухгалтерского баланса. Если организация имела остатки  валюты на валютном счете или в  кассе на начало года, то равенства  между показателями бухгалтерского баланса (стр.260) на начало года и отчета о движении денежных средств (стр.010) не будет. Проверка равенства данных строк представлена в таблице 3.5.

Таблица 3.5.

Проверка равенства данных по строке «Остаток денежных средств  на начало отчетного года» (форма  №4) со строкой 260 «Денежные средства» (форма №1)

Как видно из таблицы 9 расхождений  нет, денежные средства отражены верно.

3.4.Аудит кассовых  операций

Аудиторскую проверку денежных средств целесообразно начинать с проверки кассовых операций. Основным нормативным актом, регламентирующим порядок осуществления операций по приему, хранению и выдаче наличных денег в кассе организации, является Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. № 40. Этот документ устанавливает единый порядок хранения наличных денег, их приема, оформления кассовых документов и ведения кассовой книги, ревизии кассы, а также контроля за соблюдением кассовой дисциплины.

При проверке аудитор, кроме  того, должен руководствоваться Законом  Российской Федерации от 25 сентября 1992 г. № 3537-1 «О денежной системе Российской Федерации». В качестве методического  материала можно использовать Рекомендации Центрального банка РФ от 30 сентября 1994 г. № 113 по осуществлению учреждениями банка проверок соблюдения предприятиями, организациями и учреждениями Порядка  ведения кассовых операций в РФ. Наконец, аудитор должен пользоваться нормативными документами, утвержденными  соответствующими министерствами и  ведомствами, которыми регулируются кассовые опе­рации, имеющие отраслевые особенности (расходование наличных сумм заготовительными организациями, организациями потребительской кооперации, инкассирование торговой выручки и т.п.).

Проверка кассы обычно начинается с проведения инвентаризации кассовой наличности немедленно по прибытии аудитора на место проверки в присутствии кассира и главного (старшего) бухгалтера. При наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы предотвратить возможность покрытия из других источников недостачи денег, изменения остатка денег, выведенного в кассовой книге. Последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня кассир представляет для проверки, а также дает расписку о том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или не списанных в расход денег.

Далее кассир начинает группировку  наличных денег по ответствующим  купюрам и в присутствии аудитора и главное бухгалтера организации проводит полный полистный их  счет, включая опечатанные в пачках деньги, полученные в учреждении банка.

Аудитор должен помнить, что  выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном  кассовом орд ре или другом заменяющем его документе, в оправдание остаток  наличных денег в кассе не принимается. Наличные деньги, подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считают излишком кассы и зачисляются в доход  организации. Часто расписки, якобы  подтверждающие получение денег  у кассира: сдачу их на временное  хранение, во внимание не принимаются

При инвентаризации кассовой наличности аудитору необходимо установить также наличие других ценностей  в кассе: ценных бумаг, денежных документов. Результаты инвентаризации наличных денежных средств и других ценностей в  кассе сопоставляются данными об их остатках, зафиксированными в бухгалтерском  отчете. Выявленные в ходе инвентаризации кассовой наличности лишки по рекомендации аудитора приходуются по приходному кассовому ордеру в доход организации (дебет счета 50 и кредит счета 91), и данная операция записывается в кассовой книге, лишки могут быть результатом умышленных действий (неучтенные средства) или допущенных ошибок при приеме и выдаче денежных средств. Поэтому аудитор должен объективно оценить ситуацию и определить правильную формулировку для акта проверки.

Выявленная в ходе инвентаризации незначительная недостача денег  может быть погашена кассиром путем  внесения недостающей суммы в  кассу организации. Данная операция должна быть также оформлена приходным  кассовым ордером и записана в  кассовой книге. Кассир обязан дать аудитору письменное объяснение причин излишков или недостач. При обнаружении  значительных недостач вследствие злоупотреблений  аудитор может рекомендовать  руководителю организации немедленно отстранить кассира от должности  и передать дело следственным органам.

Результаты инвентаризации наличных денежных средств и других ценностей в кассе аудитор  оформляет актом по типовой форме  № ИНВ-15, который кроме аудитора подписывают кассир и главный (старший) бухгалтер проверяемого экономического субъекта. Этот акт является письменным аудиторским доказательством, и его данные необходимы аудитору в дальнейшем проверке полноты оприходования и правильности списания денежных средств по кассе.

При проверке кассы аудитору необходимо также выяснить: заключен ли с кассиром договор о материальной ответственности или имеется  ли в личном деле кассира обязательство  о материальной ответственности, предусмотренное  Порядком ведения кассовых операций; соответствует ли помещение кассы  требованиям, установленным для  работы кассира; обеспечены ли охрана кассы и сохранность денег  при доставке из банка и во время  выдачи заработной платы; имеется ли для хранения денег и других ценностей в кассе сейф или несгораемый шкаф; соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа (несгораемого шкафа) для хранения денег и других ценностей в кассе; соблюдается ли установленный лимит хранения денежной наличности по отдельным датам; проводятся ли периодические внезапные проверки кассы и имеются ли акты по таким проверкам.

Затем аудитор переходит  к проверке правильности документального  оформления операций. Практика проверок показывает, что во многих организациях кассовые документы составляются некачественно, часто в приходных и расходных  документах отсутствуют подписи  ответственных лиц, вносивших деньги в кассу или получивших их из кассы, и другие обязательные реквизиты. Такие  документы считаются недействительными, а проведенные по ним операции необоснованными. Если такое установлено, то аудитор должен сообщить об этом руководителю и главному бухгалтеру организации с целью принятия оперативных мер.

На следующем этапе  проверки следует установить: ведут  ли в данной организации по установленной  форме журнал регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров; все  ли кассовые документы зарегистрированы в журнале, нет ли пропущенных номеров кассовых ордеров; наличие и правильность веде­ния кассовой книги, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью, а количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера; действительно ли одну кассовую книгу ведут в данной организации (особенно это касается многопрофиль­ных организаций, которые данный порядок часто нарушают).

После выяснения соблюдения установленных требований необходимо переходить к проверке законности совершения кассовых операций, соответствия их Порядку  ведения кассовых операций. Проверке подлежат все приходные и расходные  денежные