Аудит лимитируемый расходов

Обратите внимание, что в Письме от 13 апреля 2005 года № ГВ-6-05/295 специалисты ФНС дали ответ на вопрос о том, нужно ли начислять на сумму надбавок к заработной плате, которые выплачиваются взамен суточных при направлении работников для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ. Как указано в Письме, нормы и порядок возмещения при направлении работников предприятий для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ были утверждены Постановлением Минтруда России от 29 июня 1994 года №51, впоследствии отмененным Постановлением Минтруда России от 26 апреля 2004 года №60. Что касается расходов по найму жилого помещения и по проезду от места постоянной работы до места производства работ и обратно, то, если направление работника на проведение монтажных, наладочных, строительных работ оформлено в качестве служебной командировки, эти расходы, согласно подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ, не облагаются взносами (Письмо ФНС России №ГВ-6-05/295).

Письмом Минфина России от 01 июня 2005 года №03-05-01-04/168 разъяснено, в каких случаях долгосрочные поездки водителей в другие регионы РФ признаются служебными командировками. Перечни профессий, должностей и категорий работников, в том числе автомобильного транспорта и автомобильных дорог, которым выплачиваются надбавки в размерах возмещения расходов и постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, утверждены Постановлением Совета Министров РСФСР от 12 декабря 1978 года №579. К таким работникам отнесены водители грузовых автомобилей, постоянно работающие на регулярных междугородных перевозках. Поэтому данные поездки служебными командировками не признаются. Водителям грузовых автомобилей в таких случаях выплачивается надбавка к месячному должностному окладу (тарифной ставке) за сутки работы в пути, которая является составной частью оплаты труда и подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке.

Если поездки водителей грузовых автомобилей не носят постоянного характера и в каждом случае осуществляются по отдельному распоряжению работодателя, то данную поездку следует рассматривать как служебную командировку. В этом случае командировочные расходы в виде суточных в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы по найму жилого помещения в доход водителя, подлежащий обложению НДФЛ, не включаются (см. также Письма Минфина России от 08 февраля 2005 года №03-05-01-04/21, УМНС по г. Москве от 04 августа 2004 года №28-11/51153).

Суточные, выплаченные работникам при направлении в командировки продолжительностью менее 24 часов, облагаются НДФЛ (Постановление ФАС ВВО от 16.08.2007 № А28-1084/2007-3/29).

Обратите внимание, что начиная с 2008 года согласно Федеральному закону от 29.07.2007 № 216-ФЗ предельный размер суточных, которые не облагаются НДФЛ, составит 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России и 2 500 руб. в заграничной командировке. Сумма суточных, которая превышает установленные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 нормы, облагаются НДФЛ и взносов во внебюджетны фонды в общеустановленном порядке.

2.5. Внутренний аудит расходов на компенсацию за использование личного автотранспорта в служебных целях

Путевой лист  легкового автомобиля (форма №3) является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю.

Выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом. Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Чек ККМ, выдаваемый АЗС, подтверждает только факт произведенных предприятием расходов по приобретению ГСМ, но по нему нельзя установить, расходовался ли приобретенный бензин, и если да, то в каком количестве, для целей производства или на какие-либо иные цели.

Основным первичным документом учета работы автомобиля является путевой лист, который является документом строгой отчетности. В частности, в нем указывается дата и цель поездки, показания спидометра, остатки горючего при выезде и возврате и другие реквизиты.

2.5.1. Типичные ошибки  при учете расходов на компенсацию  за использование личного автотранспорта  в служебных целях 

Статья 168.1 ТК РФ предусматривает обязанность работодателя компенсировать расходы работников во время служебных поездок (стоимость проезда, проживания, суточные и иные затраты за постоянные разъезды). При этом нормы суточных, которые действуют при расчете налога на прибыль, утвержденные Постановлением Правительства от 08 февраля 2002 года №93, при разъездной работе не учитываются.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников и перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Учитывая вышеизложенное, расходы работодателя, связанные с компенсацией расходов сотрудников, работа которых носит разъездной характер, могут быть включены в состав расходов на оплату труда, учитываемых при определении налоговой базы по налогу на прибыль (Письмо Минфина России от 29 августа 2006 года №03-03-04/1/642),

Расходы, связанные с компенсацией расходов сотрудников, работа которых носит разъездной характер не облагается ЕСН (Письмо Минфина России от 21 августа 2006 года №03-05-02-04/130).

По-мнению Минфина стоимость проезда, проживания, суточных и иных подобных затрат приравнена к компенсациям (ст. 168.1 ТК РФ). Следовательно, такие выплаты в соответствии со ст. 217 НК РФ освобождены от уплаты НДФЛ (в пределах норм, установленных законодательством) (Письмо Минфина России от 29 августа 206 года №03-05-01-04/252).

Также размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников и перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

В соответствии с подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются при расчете налога на прибыль.

По данному вопросу в 2005 году было много дискуссий. Минфин России трактует понятие компенсация следующим образом: работник должен представить в бухгалтерию копии технического паспорта автомобиля, мотоцикла, если сотрудник управляет автомобилем по доверенности, то и копию доверенности, а также другие документы, подтверждающие обоснованность понесенных им расходов (к примеру, путевые листы). О необходимости наличия путевых листов содержится в Письме МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@.

Если приказом по предприятию закреплено, что такому работнику выплачивается компенсация за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, то такие расходы принимаются для целей налогообложения в пределах установленных норм. Нормы в отношении легковых автомобилей и мотоциклов установлены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Нормы компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов представлены в приложении №2.

По мнению налоговых органов (Письма Минфина России от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140, МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@), выплата компенсации может считаться обоснованной только в тех случаях, когда производственная (служебная) деятельность работника связана с постоянными служебными разъездами и это подтверждается его должностными обязанностями

Расходы организации в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов признаются на дату ее выплаты работнику как при методе начисления (подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ), так и при кассовом методе (ст. 273 НК РФ).

Независимо от того какую бы величину компенсации работодатель установил соглашением, сумма превышения этой выплаты над нормой в расходах при исчислении налога на прибыль не учитывается (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Если работник использовал личный автомобиль для служебных поездок не полный месяц (например, работал несколько дней в месяце, а остальное время был в отпуске), то и фактические расходы по использованию им личного автомобиля для служебных поездок за эти несколько дней будут значительно меньше, чем если бы он использовал автомобиль в течение всего месяца, и, следовательно, эти компенсационные выплаты будут меньше нормы компенсации, установленной Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92 (письмо Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/63).

Обращаю внимание бухгалтеров, что представители налоговых органов однозначно считают, что в установленных предельных размерах компенсации уже учтены все возможные затраты по эксплуатации автомобиля: и сумма износа, и затраты на горюче-смазочные материалы, на техническое обслуживание и текущий ремонт (Письмо Минфина России от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140 и от 15.09.2005 N 03-03-04/2/63). Поэтому выплата каких-то дополнительных компенсаций (например, в возмещение стоимости ГСМ) рассматривается ими в целях налогообложения как сверхнормативная выплата, не уменьшающая налоговую базу по налогу на прибыль.

2.6. Внутренний аудит  процентов по полученным кредитам  и займам

По договору займа проценты выплачивались одновременно с возвратом основной суммы долга. Заем был получен наличными денежными средствами. Других заемных средств организация не привлекала. По окончании срока договора займа организация по письменной просьбе заимодавца в счет возврата заемных средств и причитающихся ему процентов перечислила денежные средства в оплату услуг, оказываемых заимодавцу косметологической клиникой.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, информация о состоянии краткосрочных (на срок не более 12 месяцев) займов, полученных организацией, отражается на счете 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам".

Сумма полученного организацией займа отражалась по кредиту счета 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам" и дебету счета 50 "Касса".

Причитающиеся по полученным кредитам и займам проценты к уплате учитывались на счете 66 обособленно.

Начисленные в соответствии с условиями договора проценты по полученным займам включались заемщиком в состав текущих расходов в качестве операционных расходов (п.14 Положения по бухгалтерскому учету "Учет займов и кредитов и затрат по их обслуживанию" ПБУ 15/01, утвержденного Приказом Минфина России от 02.08.2001 N 60н). Задолженность по полученным займам и кредитам показывалась с учетом причитающихся на конец отчетного периода к уплате процентов согласно условиям договоров (п.17 ПБУ 15/01).

Таким образом, начисленные проценты по полученному займу отражались ежемесячно по кредиту счета 66, субсчет 66-2, в корреспонденции с дебетом счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91-2 "Прочие расходы".

В целях налогообложения прибыли проценты за пользование займом (независимо от характера предоставленного кредита или займа) учитывались в составе внереализационных расходов на основании пп.2 п.1 ст.265 Налогового кодекса РФ, с учетом требований ст.269 НК РФ.

Согласно п.1 ст.269 НК РФ при отсутствии долговых обязательств, выданных в том же квартале на сопоставимых условиях, предельная величина процентов, признаваемых расходом, принимается равной ставке рефинансирования ЦБ РФ, увеличенной в 1,1 раза, действующей на момент оформления долгового обязательства в рублях. На момент заключения договора ставка рефинансирования ЦБ РФ составляла 25%, следовательно, ежемесячный максимальный размер расходов на уплату процентов по полученному займу составлял 27,5% (25% х 1,1) от суммы займа.

Заимодавец на основании п.1 ст.313 ГК РФ возлагал обязательство по оплате услуг косметологической клиники на организацию - заемщика. Поскольку заимодавец не являлся работником организации, то перечисление денежных средств по его просьбе в оплату третьему лицу на основании Плана счетов отражалось по кредиту счета 51 "Расчетные счета" в корреспонденции с дебетом счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". По кредиту счета 76 в корреспонденции с дебетом счета 66 в данном случае отражалось погашение задолженности организации перед работником по возврату займа и причитающихся процентов.

2.6.1. Типичные ошибки  по учету процентов по полученным кредитам и займам

К примеру, организация предоставила кредит сроком на 3 года. Согласно условиям договора проценты за пользование кредитными средствами возвращаются в момент его погашения. В налоговом учете бухгалтерией проценты за пользование кредитными средствами признаны доходом единовременно в период окончания срока кредитного договора. При расчете налога на прибыль применяется метод начисления.

Согласно подп.6 ст. 250 НК РФ в состав внереализационных доходов включаются проценты, полученные по договорам займа, кредита, банковского счета, банковского вклада, а также по ценным бумагам и другим долговым обязательствам.

В соответствии с п. 6 ст. 271 НК РФ по договорам займа и иным аналогичным договорам (иным долговым обязательствам, включая ценные бумаги), срок действия которых приходится более, чем на один отчетный период, доход признается полученным и включается в состав соответствующих доходов на конец каждого отчетного периода.