Аудит подотчетных сумм

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Проблема правильного  отражения в учете расчетов с  подотчетными лицами остается наиболее важной в организации бухгалтерского учета на предприятии, так как в процессе данных расчетов используется денежная наличность, которая является одной из главных основ производственной деятельности современного предприятия.

Актуальность  данной темы заключается в необходимости  изучения аудита расчетов с подотчетными лицами, с целью выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов. Изучение выбранной темы также дает возможность оценить способы избежание ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам.

Цель курсовой работы предполагает решение следующих задач:

• дать понятие учета расчетов с подотчетными лицами;
• определить нормативные и законодательные документы, регламентирующие объект проверки;
• рассмотреть аудит расчетов с подотчетными лицами;
• выяснить типичные ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами, дать им характеристику;
• проанализировать полученный материал и сделать выводы.

Объектом настоящего исследования является состояние учета  расчетов с подотчетными лицами в МУП «Гортоп».

 

 

 

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ АУДИТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

 

1.1 Учет операций по расчетам с подотчетными лицами

 

Подотчетными  лицами называют сотрудников организации, которым выдаются денежные суммы, для произведения расчетов и расходов в интересах выдавшей их организации.

В дальнейшем эти  сотрудники должны представить отчет о произведенных расходах. То есть денежные средства выдаются им «под отчет».

Деньги, выданные подотчетным лицам, являются подотчетными суммами. Подотчетными суммами могут оплачиваться:

• хозяйственные нужды (хозяйственные расходы);
• представительские расходы;
• командировочные расходы.

Расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться как  в наличной, так и в безналичной  формах.

Выдача подотчетных  сумм производится на основании письменного  заявления сотрудника, подписанного руководителем компании. 

После осуществления  расходов подотчетных средств, сотрудники обязаны в установленные сроки  отчитаться перед организацией, представив в бухгалтерию компании авансовый  отчет и приложив документы, подтверждающие произведенные им расходы. 

При возникновении перерасхода, сотруднику возвращают сумму перерасхода. Остаток неизрасходованных подотчетных сумм возвращается в кассу организации.

С 2012 года вступило в действие новое «Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» от 12.10.2011 №373-П, утвержденное ЦБ РФ.¹

В соответствии с п. 4.4. Положения №373-П, для выдачи наличных денег на расходы, связанные  с осуществлением деятельности юридического лица (ИП), сотруднику под отчет оформляется расходным кассовым ордером.

При этом сотрудник, как подотчетное лицо, обязан составить  письменное заявление в произвольной форме на выдачу подотчетных сумм.

Данное заявление  должно содержать собственноручную надпись руководителя компании о  сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются.

В заявлении  так же должна быть дата и подпись  руководителем компании.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов.

Если в установленные  сроки сотрудник авансовый отчет  не представил, подотчетная сумма  может быть удержана из заработной платы сотрудника в соответствии со ст.137 Трудового кодекса. 

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Приказом, утвержденным руководителем организации устанавливаются  сроки:

• проверки авансового отчета бухгалтерией;
• утверждение отчета руководителем;
• окончательный расчет по авансовому отчету.

В соответствии с п.3.4. Положения №373-П прием  остатка наличных денег, полученных под отчет, как и прежде, проводится кассиром по приходному кассовому ордеру.

В настоящее  время все большую популярность приобретают безналичные расчеты  с подотчетными лицами.

Во первых, при  безналичных перечислениях нет  нужды сотруднику каждый раз писать заявление о выдаче под отчет  денежных средств, во вторых – нет нужды заниматься кассовыми документами, в третьих – не нужно снимать с расчетного счета денежные средства на хозяйственные расходы.

Кроме того, выдача под отчет по безналичному расчету, удобна при нахождении сотрудников в командировках в других городах.

Однако, при перечислении подотчетных сумм на «зарплатные» пластиковые карты сотрудников могут возникнуть определенные налоговые риски.

Они связаны  с переквалификацией денежных средств, перечисленных как подотчетные  в заработную плату. Налоговые органы при проведении проверки на такие суммы могут доначислить страховые взносы, НДФЛ, пени и штрафы. Чтобы не вступать в конфликты с налоговыми органами и минимизировать налоговые риски, организации могут обезопасить себя следующим образом:

• отразить в учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета организаций возможность перечисления безналичных денежных средств на выдачу подотчетных сумм с использованием любых реквизитов сотрудников;
• четко указывать назначение платежа именно как «перечисление подотчетных средств» и настаивать на своей позиции, в случае, если обслуживающий банк попытается изменить назначение платежа;
• своевременно и в полном объеме вести учет авансовых отчетов и приложенных к нему подтверждающих документов.

При оформлении отчета о расходовании подотчетных сумм, выданных сотруднику, используется унифицированная форма «Авансовый отчет» (форма №АО-1).

Форма данного  документа утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001г. №55 «Об  утверждении унифицированной формы  первичной учетной документации №АО-1 «Авансовый отчет».

Авансовый отчет  составляется подотчетным лицом  в одном экземпляре. И предоставляется  для последующей обработки в  бухгалтерию вместе с документами, подтверждающими произведенные  расходы.

В авансовом  отчете необходимо указать все документы, подтверждающие произведенные расходы и суммы затрат по ним.

После проверки бухгалтер заполняет остальные  графы авансового отчета, в том числе - проставляет суммы расходов, принятые к учету и используемые счета бухгалтерского учета.

В случае, если подотчетному лицу выдавались денежные средства в иностранной валюте в  соответствии с действующим законодательством, в авансовом отчете проставляются  так же данные, относящиеся к иностранной  валюте. В противном случае, эти графы не заполняются.

После проверки и заполнения авансового отчета бухгалтером, его передают на утверждение руководителем  организации.

После утверждения  авансового отчета руководителем, бухгалтерия  производит списание подотчетных денежных средств с сотрудника.

Сумма неиспользованного аванса вносится подотчетным лицом в кассу организации, а суммы перерасхода – возвращаются сотруднику.

В соответствии со ст.252 Налогового кодекса, расходы  организации должны быть обоснованны  и документально подтверждены. Данное требование относится и к расходам, произведенным для организации подотчетными лицами.

Письма Минфина, касающиеся документов, подтверждающих расходы, произведенные подотчетным лицом:

• Письмо от 10.11.2011г. №03-03-07/51, в котором Минфин указал перечень документов, необходимых для подтверждения расходов по оплате проездных документов командированными сотрудниками;
• Письмо Минфина от 27.02.2012г. №03−03−07/6 о порядке подтверждение расходов при оформлении электронных билетов;
• Письмо от 11.11.2011г. №03-03-06/1/741 о расходах в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением.

После составления, подписания и утверждения авансового отчета данные о хозяйственных операциях  необходимо отразить в регистрах  бухгалтерского учета.

При этом следует  ориентироваться на План счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденный Приказом Минфина от 31.10.2000г. №94н.

В соответствии с этим документом, для обобщения  информации о расчетах с работниками  по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На основании  авансовых отчетов бухгалтер  делает следующие проводки в регистрах  бухгалтерского учета:

• Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - Кредит счета 50/51 (счета учета денежных средств) - выданы под отчет денежные средства на расходы сотруднику;
• Дебет счета 20/25/26/44 (счета учета расходов) - Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - учтены расходы, произведенные сотрудником в интересах организации.
• Дебет счета 08/10/41 (счета учета материальных ценностей) - Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - оприходованы внеоборотные активы (ОС), МПЗ, товары;
• Дебет счета 60/76 (счета учета расчетов)   - Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - сотрудником погашена задолженность перед контрагентами;
• Дебет счета 50 «Касса» - Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - сотрудником возвращены в кассу не использованные подотчетные суммы.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются со счета 71:

• Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - не возвращенные своевременно работником подотчетные средства списаны на недостачи;
• Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - если не возвращенные в срок подотчетные суммы могут быть удержаны из зарплаты сотрудника;
• Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» - Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - если не возвращенные в срок подотчетные суммы не могут быть удержаны из зарплаты сотрудника.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.²

 

1.2 Методика аудита расчетов с подотчетными лицами

 

Аудитор при  проверке должен знать, что получать деньги в подотчет имеют право, только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю - купить бензин, секретарю - отправить почту, командированному - заплатить за гостиницу.

Все работники  предприятия, получающие деньги под  отчет, должны соблюдать правила  работы с наличностью. В приказе о подотчетных лицах нужно не только перечислить подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию. Если на предприятии нет такого приказа, то получается, что срок, на который выдаются деньги, не установлен и в ходе проверке предприятие могут оштрафовать за нарушение Порядка ведения кассовых операций.

Аудитор должен проверить, чтобы каждый сотрудник, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, был ознакомлен под расписку с приказом, а при необходимости были разъяснены правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.

При аудиторской  проверке необходимо помнить, что сотрудник  предприятия может получить из кассы  деньги под отчет только на определенные цели:

• предприятие выдает своим сотрудникам наличные, когда направляют их в командировку, - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник получит деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о командировке. В нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также какая сумма командировочных ему положена. Только тогда кассир вправе составить расходный ордер и выдать командированному сотруднику деньги;
• средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными от имени своего предприятия с другими организациями (водитель покупает у АЗС горюче-смазочные материалы для служебного автомобиля, секретарь - марки для конвертов на почте, а бухгалтер - бланки налоговых деклараций в магазине). Чтобы получить деньги, сотрудник пишет заявление на имя руководителя организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ, в котором указывает, кому, на какие цели выдаются деньги. Затем кассир составит расходный ордер и выдаст необходимую сумму.