Аудит подотчетных сумм

Аудитор должен проверить чтобы, расчеты с подотчетными лицами учитывались на счете 71. Причем в аналитических регистрах эти  расчеты нужно отражать подробно - отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используют журнал-ордер № 7.

Предприятие может само разработать форму аналитического регистра. Главное, чтобы в нем отражались те же сведения, что и в журнале-ордере № 7, а именно: когда и кому выданы деньги, в каком размере, когда сдан авансовый отчет, на какие счета бухгалтерского учета отнесены расходы подотчетных лиц.

Заполнив расходный  кассовый ордер и указав в нем  выдаваемую сумму, кассир выплачивает  сотруднику деньги, а подотчетное лицо ставит в ордере свою подпись. Необходимо проверить, чтобы эту операцию бухгалтер предприятия отразил следующей проводкой: Дебет 71 Кредит 50 - выданы деньги под отчет.

Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый  отчет. Авансовый отчет заполняется от руки или на компьютере. Он составляется в одном экземпляре. Важно проверить, чтобы он был правильно оформлен.

Необходимо  проверить, чтобы сотрудник, который  составляет авансовый отчет, подтвердил свои расходы так называемыми оправдательными документами. Их нужно приложить к авансовому отчету, перечислить на его обратной стороне и пронумеровать. Такими документами являются товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т. п.

Эти документы  должны быть правильно оформлены.

К товарному  чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек. Только так подотчетное лицо может доказать, что он действительно заплатил продавцу. Исключение составляют только те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата. Но тогда в товарных чеках должно быть написано, что продавцу разрешается торговать без ККМ.

Если из авансового отчета видно, что подотчетное лицо истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо (остаток) по данному авансовому отчету будет нулевым. То есть ни за работником, ни за предприятием задолженности не образуется. В графах авансового отчета «Остаток» и «Перерасход» бухгалтер должен поставить прочерки.

Если же часть  денег осталось неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия, при этом в авансовом отчете он должен указать сумму остатка. Получив деньги, кассир составляет приходный кассовый ордер, а бухгалтер предприятия делает следующую проводку: Дебет 50 Кредит 71 - получен остаток денег от подотчетного лица.

Как правило, подотчетные  лица покупают для своего предприятия  материалы. Если их используют сразу, не храня на складе, то нужно составить  акт на списание материалов, перечислив в нем все, что куплено. Тогда  со счета 71 материалы можно списать  на счета учета затрат - 20, 26, 23 и т.д. Акт прикладывают к авансовому отчету. С его помощью можно доказать при проверке, какие именно материалы вы списали. Если же купленные материалы отправляются на склад, то их нужно обязательно приходовать на счет 10. А списать только в момент передачи в производство.

Заполненный авансовый  отчет сдается в бухгалтерию, где проверяют, правильно ли он составлен, все ли оправдательные документы  к нему приложены, нет ли в нем  арифметических ошибок. Аудитор должен проверить, чтобы отчет был подписан самим подотчетным лицом, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет, утвержден руководителем организации или уполномоченным на это лицом.

 На основании  данных утвержденного авансового  отчета бухгалтерия списывает подотчетные суммы. Заполненный и утвержденный авансовый отчет вместе с приложенными к нему документами переплетается и сдается в текущий архив организации. В этом архиве он хранится пять лет, (срок хранения авансового отчета установлен Перечнем типовых управленческих документов, образовавшихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом).

В бухгалтерском  балансе дебиторскую задолженность  по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать в строке «Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)», а кредиторскую - по строке  «Прочие кредиторы». Если этого не сделать, то организацию могут оштрафовать за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета.

При отражении  в бухгалтерском учете командировочных расходов подотчетных лиц организации исходят из следующего. Цель командировки определяет ее классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно разделить на служебные и непроизводственные.

При заключении организацией договоров гражданско-правового  характера с физическими лицами последние получают от организации  денежные средства за выполненные для  организации работы и оказанные  услуги. Наряду с этим организация может согласно договору оплачивать данным лицам их расходы по найму жилищных помещений и проезду к месту выполнения работ (услуг) и обратно. В этом случае организация списывает расходы по выполнению работ (услуг) на затраты на производство продукции (работ, услуг) как расходы на оплату труда. Расходы организации по возмещению данным лицам их расходов по найму помещений и проезду не являются командировочными и списываются на затраты на производство по статье «Прочие расходы». При этом расходы по найму помещений и проезду возмещаются организацией согласно подтверждающим указанные расходы документам.

Нужно проверить, что счет 71 дебетуется на выданные под  отчет суммы в корреспонденции  со счетами учета денежных средств. Расходование сумм, выданных под отчет, отражается по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Так, при приобретении подотчетными лицами за плату у других организаций и лиц оборудования, требующего монтажа, дебетуется счет 07 «Оборудование к установке» и кредитуется счет 71.³

При оплате подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением объектов, которые подлежат учету в качестве основных средств, нематериальных активов и прочих внеоборотных активов, в бухгалтерском учете осуществляется запись по дебету счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» в корреспонденции с кредитом счета 71.

Оплата подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением  материально-производственных запасов, товаров, отражаются по дебету счетов 10 «Материалы», 41 «Товары».

Сумма НДС по приобретенным материальным ценностям оплаченным подотчетными лицами, отражается по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость» в корреспонденции с кредитом счета 71.

При использовании  организацией для отражения в  бухгалтерском учете приобретения (заготовления) материальных ценностей счетов 15 и 16, при оплате подотчетными лицами приобретенных ценностей осуществляется запись по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» в корреспонденции с кредитом счета 71.

 Оплата расходов, связанных с производством продукции (работ, услуг), их продажей, продажей товаров и управлением производством и организацией в целом, отражается по дебету счетов 20, 23, 25, 26, 44.

Расходы, связанные  с формированием организацией расходов операционного или внереализационного характера, отражаются по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» в корреспонденции с кредитом счета 71.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленные  сроки, подлежат отражению по кредиту  счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  в корреспонденции с дебетом счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В дальнейшем суммы, учтенные по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», списываются  с кредита указанного счета в  дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работников) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда).

Сальдо по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  показывает сумму денежных средств, находящихся в подотчете у работников организации, кредитовое сальдо по этому счету отражает задолженность организации перед подотчетными лицами по произведенным ими расходам. Аналитический учет по счету 71 ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдачи и каждому авансовому отчету.

Нередко в организациях допускаются ошибки в учете расчетов с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и  отсутствия контроля за учетом расчетов данного вида:

• в организации не соблюдается порядок выдачи денег под отчет;
• в организации не проводится инвентаризация расчетов с подотчетными лицами;
• к авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы;
• расчет с другими юридическими лицами, выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты;
• бухгалтерия организации неправомерно принимает авансовые отчеты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчетных средств.

1.3 Информационная и нормативная база аудита расчетов с подотчетными лицами

Учет расчетов с подотчетными лицами и аудит  такого учета регламентирован  целым рядом нормативных документов.

Закон РФ «О бухгалтерском  учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов (статья 9, п. 2). Разрешает составлять документы на машинных носителях (статья 9, п. 7). Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов (статья 9, п. 3). Обязывает директора организации и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами (статья 9, п. 3).

Налоговый кодекс Российской Федерации содержит нормы о различных хозяйственных операциях, так или иначе связанные с выдачей денежных сумм под отчет, влекут за собой затраты организации (в том числе - и выплаты (компенсационного характера) сотрудникам).

В связи с  этим могут происходить изменения  налогооблагаемой базы по налогам различных видов - налог на доходы физических лиц, единый социальный налог, налог на прибыль. Кроме того, может возникнуть вопрос о принятии (непринятии) к вычету «входного» налога на добавленную стоимость. Таким образом, рассматриваемые хозяйственные операции должны определенным образом соотноситься с требованиями Налогового Кодекса РФ.

Статьи Налогового кодекса разъясняют какие расходы уменьшают налогооблагаемую базу, а какие нет (ст.236,238,264). При использовании подотчетной иностранной валюты из-за изменения валютного курса может образоваться курсовая разница. Для целей налогового учета полученная отрицательная курсовая разница признается в составе вне реализационных расходов (п.п.5 п.1 ст. 265 НК), а полученная положительная курсовая разница признается в составе вне реализационных доходов (п.11 ст.250 НК). В статье 208 НК РФ сказано, какие выплаты относят к доходам работника и облагают НДФЛ.

Трудовой кодекс РФ содержит понятие служебной командировки, так, согласно 166 статье служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В то же время, если работа связана с постоянными поездками или имеет разъездной характер, то такие поездки не признаются командировками.

Если фирма  отправляет сотрудника в командировку, то она (фирма) должна ему оплатить (ст. 168 ТК РФ):

• расходы по проезду к месту командировки и обратно;
• расходы по найму жилого помещения;
• суточные в размере, установленном в трудовом договоре;
• другие расходы, связанные с командировкой (плата за получение визы, телефонные переговоры, бронирование билетов и проживания и др.).

Согласно ст. 167 ТК РФ, когда работник находится  в командировке, фирма должна выплатить  сотруднику не обычную зарплату, а  доход исходя из среднего заработка.

Если по завершении командировки сроки, установленные для отчета, прошли, а сотрудник так и не отчитался, то в таком случае образуется долг работника перед предприятием. В соответствии с главой 39 Трудового кодекса РФ работники предприятия несут материальную ответственность. Материальная ответственность работников в полном размере предусмотрена в статьях 242 и 243 ТК РФ. Это случаи ущерба, причиненного по вине работника предприятию, учреждению, организации, когда имущество и другие ценности были получены работником под отчет по разовой доверенности или по другим разовым документам.

«Положение о порядке  ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» от 12.10.2011 №373-П, утвержденное ЦБ РФ (до 2012 года «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» от 22.09.1993 № 40, утвержденный решением Совета Директоров ЦБР).

Постановления Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55, которое устанавливает унифицированную форму № АО-1 «Авансовый отчет». К заполняемому авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие суммы фактически понесенных расходов.

Постановлением  Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 утверждены формы Приказа о  направлении работника в командировку, служебного задания и командировочного удостоверения. Если сотрудник направляется в командировку, то отдел кадров должен оформить указанные документы.

Таким образом, форма приказа  о направлении работника (работников) в командировку в настоящее время  унифицирована. Это значит, если на предприятии все-таки оформляют  приказ, то он должен быть оформлен по установленной форме. При оформлении командировки по территории Российской Федерации можно издать приказ руководителя о командировании (форма № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» или № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»). В приказе указываются следующие реквизиты: фамилия, имя и отчество командируемого работника, предполагаемая дата выезда в служебную командировку, дата возвращения из служебной командировки или планируемый срок командирования.