Аудит расчетов с подотчетными лицами

-неопределенность  финансового положения предприятия  предполагает возможность утраты  им платежеспособности в обозримом  будущем требует от аудиторской организации более строгих критериев оценки материальности;

-кумулятивный  эффект. Аудиторам следует оценивать  общий эффект известных и возможных  ошибок.

Аудит всегда связан с риском двух видов: предпринимательским  и аудиторским.

Предпринимательский риск означает, что аудиторская организация может полностью или частично не получить оплату за выполненную работу независимо от ее результата из-за конфликта с клиентом, или к ней могут быть применены штрафные санкции. Он определяется рядом факторов: конкурентоспособностью аудиторской организации, финансовым состоянием клиента, характером операций клиента, компетентностью администрации и учетного персонала и др.

Аудиторский риск - риск неэффективности аудиторской  проверки, то есть риск выдачи заключения о достоверности бухгалтерской отчетности при наличие в ней существенных ошибок и пропусков.

Программа аудита является развитием общего плана  аудита и представляет собой детальный  перечень содержания аудиторских процедур, необходимых для практической реализации плана аудита. Программа служит подробной инструкцией для ассистентов аудитора, а для руководителей аудиторской организации и аудиторской группы — одновременно и средством контроля качества работы.

Аудиторскую программу  следует составлять в виде программы  тестов средств контроля и в виде программы аудиторских процедур по существу.

Программа тестов средств контроля — это перечень совокупности действий, предназначенных  для сбора информации о функционировании системы внутреннего контроля и  учета. Тесты средств контроля помогают выявить существенные недостатки средств контроля экономического субъекта.

Аудиторские процедуры  по существу — это детальная проверка правильного отражения в бухгалтерском  учете оборотов и сальдо по счетам. Программа аудиторских процедур по существу представляет собой перечень действий аудитора для таких детальных конкретных проверок. Для процедур по существу аудитору следует определить, какие именно разделы бухгалтерского учета он будет проверять, и составить программу аудита по каждому разделу бухгалтерского учета.

Выводы аудитора по каждому разделу аудиторской  программы являются фактическим  материалом для составления аудиторского отчета (письменной информации руководству  экономического субъекта) и аудиторского заключения, а также основанием для формирования объективного мнения аудитора о бухгалтерской отчетности экономического субъекта.

План аудиторской  проверки учета расчётов с подотчётными лицами должен содержать: название проверяемой  организации, период в течении которого будет проводиться проверка данной организации на этом участке, число человеко-часов, фамилию, имя, отчество руководителя аудиторской проверки, состав аудиторской группы, планируемый аудиторский риск, а также планируемый уровень существенности. Аудиторская организация определяет в общем плане роль внутреннего аудита, а также необходимость привлечения экспертов в процессе проведения аудита.

Программа аудиторской  проверки учета расчётов с подотчётными лицами составляется на основании Плана  аудиторской проверки данного участка. Программа аудиторской проверки также как и план содержит обязательные реквизиты: название проверяемой организации, период проверки, число человеко-часов, фамилию, имя, отчество руководителя аудиторской группы, состав аудиторской группы, планируемый аудиторский риск, планируемый уровень существенности.

Она служит подробной  инструкцией аудиторам и одновременно средством контроля сроков проведения работы для руководителя аудиторской  организации и аудиторской группы.

Составляя программу  проверки расчётов с подотчётными лицами, аудитор направляет свои усилия на проверку тех участков, которые не подвергались контролю или мало контролировались бухгалтерией.

Программа аудита учета расчётов с подотчётными лицами представляет собой детальный перечень содержания аудиторских процедур, необходимых для практической реализации плана аудита, для сбора аудиторских доказательств.

Аудиторская организация, если сочтет это целесообразным, может  согласовать с руководством проверяемого экономического субъекта отдельные  положения общего плана и программы аудита. При этом аудиторская организация является независимой в выборе приемов и методов аудита, отраженных в общем плане и программе, но несет полную ответственность за результаты своей работы в соответствии с данным общим планом и данной программой.

По окончании  процесса планирования аудита общий  план и программа аудита должны быть оформлены документально и завизированы в установленном порядке.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Методика аудита  расчетов с подотчетными лицами

2.1 Проверка законности операций с подотчетными лицами

При проверке расчетов с подотчетными лицами аудитор может  использовать тест, содержащий следующие  вопросы:

- соответствуют  ли положениям нормативных актов  порядок, размеры и условия  возмещения расходов на командировки по территории Российской Федерации;

- соответствуют  ли положениям нормативных актов  порядок, размеры и условия  возмещения расходов на зарубежные  командировки;

- соответствует  ли положениям нормативных актов  налогообложение расходов на  командировку;

- соответствует ли положениям нормативных актов порядок выдачи и расходования средств на хозяйственные нужды;

- соответствует  ли положениям нормативных актов  порядок выдачи и расходования  средств на представительские  расходы;

- соответствует  ли положениям нормативных актов документальное оформление расчетов с подотчетными лицами;

- соответствуют  ли положениям нормативных актов  расчеты суточных (в том числе  по загранкомандировкам) в бухгалтерском  и налоговом учете;

- имеется ли  на предприятии список лиц  (приказ руководителя), которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды;

- выдаются ли  новые авансы лицам, не отчитавшимся  по ранее полученным под отчет  суммам;

- оформляется  ли письменная документация (распоряжения  руководителя предприятия) по  направлению работников в командировки;

- организован  ли аналитический учет командировочных  расходов;

- производится  ли расчет сумм, причитающихся  работнику на командировки.

По результатам  опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с  подотчетными лицами в организации. Представленный вопросник позволяет сделать аудитору целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он впоследствии установит достоверность отчетных данных.

В ходе аудита расчетов с  подотчетными лицами необходимо установить, что все расчеты осуществляются со счета 71. Выданные под отчет суммы дебетуются в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

В целях обеспечения  внутреннего контроля над сохранностью денежных средств в организации  должен был издан приказ, устанавливающий  перечень лиц, которые имеют право получать денежные средства, размеры и срок, на который выдаются денежные средства. Не возвращенные работниками в установленные сроки подотчетные суммы отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94. В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 (если они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аудитору необходимо проверить, ведется ли аналитический  учет по счету 71 по каждой сумме, выданной под отчет. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Аудитором должны быть сопоставлены суммы, указанные в авансовых отчетах, с данными первичных документов, подтверждающих указанные расходы. Дата авансового отчета не должна быть ранее, чем дата приложенных документов, подтверждающих расходы. В таблице 2 приведен перечень первичных документов, которые аудитор должен проанализировать для признания указанных расходов правомерными.

Табл.2 Документы для  анализа аудитором при проверке расчетов с подотчетными лицами.

Вид расходов	Наименование первичных документов
Хозяйственные расходы	Товарные и кассовые чеки, акты выполненных работ, накладные, счета-фактуры
Представительские расходы	Товарные и кассовые чеки, накладные, счета- фактуры, приказы  о назначении лиц, ответственных  за проведение мероприятий, программы встречи с представителями, сметы расходов, утвержденных руководителем, списки участников встречи с указанием результатов встречи
Командировочные расходы	Проездные документы, счета  гостиниц, документы, подтверждающие оплату постельных принадлежностей, товарные и кассовые чеки, счета-фактуры

 

Отсутствие документов, подтверждающих расходы подотчетных  лиц, является основанием для налоговых  органов доначислить НДС и  налог на прибыль.

На основании Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" с 28 июня 2003 г. на всей территории Российской Федерации организации и индивидуальные предприниматели обязаны осуществлять наличные денежные расчеты за реализованные товары, выполненные работы и оказанные услуги с применением контрольно-кассовой техники (далее - ККТ), включенной в государственный реестр. Таким образом, ККТ применяется при всех наличных денежных расчетах с юридическими и физическими лицами, включая предоплату за оказание услуг, что и должен проконтролировать аудитор. При принятии к учету авансового отчета подотчетного лица наличие чека ККТ как оправдательного документа по расходу подотчетных денежных сумм обязательно (в отдельных случаях могут применяться бланки строгой отчетности вместо чеков ККТ).

Наиболее спорным моментом при проведении аудита подотчетных лиц является применение налогового вычета по НДС в части расходов на оплату проживания в гостинице. При оплате за наличный расчет подотчетными лицами услуг гостиниц (относящихся к расходам на наем жилого помещения) в период служебной командировки, услуг по перевозке работника к месту служебной командировки и обратно (включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельными принадлежностями) основанием для вычета суммы налога, уплаченной по таким услугам, является бланк строгой отчетности с выделенной в нем отдельной строкой суммой налога, а при отсутствии его - счет-фактура и документы, подтверждающие фактическую уплату суммы налога (в том числе кассовые чеки с выделенной в них отдельной строкой суммой налога).

Следовательно, для проверки таких расходов аудитору лишь остается собрать необходимый комплект документов, подтверждающих командировочные расходы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Проверка правильности  документального отражения операций  по расчету с подотчетными  лицами

 

В бухгалтерском учете подотчетные суммы учитывают на активном синтетическом счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 "Касса".

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с  кредита счета 71 в дебет счетов 10 "Материалы", 26 "Общехозяйственные расходы" и др. в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 "Касса". Аналитический учет расходов с подотчетными лицами ведут по каждой авансовой выдаче.

Не возвращенные подотчетными лицами суммы авансов  списывают со счета 71 в дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Со счета 94 суммы авансов списывают в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (если они не могут быть удержаны из суммы оплаты труда работников).

При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных расходов.

Полученную  в банке валюту приходуют по дебету счета 50 "Касса" с кредита счета 52 "Валютные счета". Выданная под отчет валюта списывается со счета 50 в дебет счета 71. В соответствии с письмом Минфина России от 1 февраля 2008 г. N 03-04-06-01/27 пересчет сумм выданных работникам суточных в иностранной валюте в рубли производится по курсу ЦБ РФ на дату их выплаты.