Аудит расчетов с подотчетными лицами

Проверка  правильности возмещения сумм представительских расходов.

Аудитор должен проверить  произведенные представительские  расходы, которыми считаются расходы  фирмы по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации. Полный перечень представительских расходов, которые могут быть учтены при налогообложении прибыли, приведен в ст. 264 НК РФ.

Для контроля за затратами  по приему делегаций, в организации должны быть установлены предельные размеры отдельных видов представительских расходов. Нормативы и перечень лиц, ответственных за использование средств, утверждаются приказом руководителя. Аудитору необходимо удостовериться в наличии такого приказа.

После окончания приема работник, ответственный за расходование средств на представительские расходы, должен составить авансовый отчет по форме N АО-1. К авансовому отчету прилагают все первичные документы, подтверждающие расходы по приему делегации (чеки ККМ, товарные чеки, закупочные акты и т.п.).

Сумма представительских  расходов уменьшает налогооблагаемую прибыль только при условии, что  она не превышает 4% затрат организации  на оплату труда (ст. 264 НК РФ). Сумма представительских расходов, которая превышает этот норматив, налогооблагаемую прибыль не уменьшает. Сумма НДС по представительским расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, принимается к вычету.

После окончания  работ аудитор формирует пакет  рабочих документов, составляет аудиторский  отчет и представляет его совместно  с рабочей документацией руководителю проверки.

Основные виды нарушений, которые могут быть выявлены в результате проверки проведения расчетов с подотчетными лицами:

1. Выдача денежных сумм под отчет при наличии задолженности по ранее выданному авансу.
2. К авансовому отчету приложен чек ККТ, который "выгорел" и не может подтвердить сумму понесенного расхода.
3. В первичных документах выделена сумма НДС, а в учете вся сумма отнесена на расходы, что приводит к занижению налога на прибыль.
4. В подтверждающих документах по обслуживанию автомобиля не указана марка и государственный номер автомобиля.
5. К авансовому отчету приложен товарный чек на приобретенный товар, в котором наименование товара указано аббревиатурой или на иностранном языке.
6. К авансовому отчету приложена квитанция об оплате, в которой плательщиком указан человек, не являющийся подотчетным лицом. Произошла передача денежных средств организации постороннему человеку.
7. В организации не соблюдается предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке.
8. Отсутствует приказ о выдаче подотчетных сумм.
9. Отсутствуют обязательные реквизиты в первичных документах.
10. Не соответствует остаток подотчетных сумм по авансовым отчетам и аналитике к счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
11. Приложены документы на иностранном языке без перевода на русский язык.
12. К авансовым отчетам не приложены оправдательные документы.
13. К авансовым отчетам приложены командировочные удостоверения без отметок в пунктах назначения о времени прибытия и выбытия (отсутствуют подписи).
14. Отсутствует отчет о командировке (служебное задание).
15. Отсутствует приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку.
16. Отсутствуют посадочные купоны к авиабилетам.
17. Отсутствует договор о полной материальной ответственности.
18. Нарушен порядок расчета суточных в иностранной валюте.
19. Не оформлена однодневная поездка в рамках одного города как командировка.
20. Расходы, понесенные по авансовому отчету, отражаются сразу по счетам учета расходов, счета 10 "Материалы" и 41 "Товары" игнорируются.

 

Аудиторская проверка заканчивается оформлением двух итоговых документов — акта аудиторской проверки бухгалтерского учета и достоверности отчетности и аудиторского заключения.

В акте аудиторской проверки с достаточной подробностью и доказательностью, без включения малосущественных деталей, аудиторы сообщают клиенту о проделанной работе, о ее основных направлениях и о том, какие из этих направлений подвергнуты сплошной проверке, а какие — выборочной. После этого указываются выявленные недостатки в последовательности, соответствующей их значимости. При этом в акте наряду с отмеченными недостатками должны быть изложены конкретные рекомендации по их исправлению и недопущению в будущем. Вместе с тем аудиторы не должны сами делать такие исправления, то есть выполнять работу персонала бухгалтерии.

Акт аудиторской проверки является строго конфиденциальным документом, с содержанием которого аудиторы не вправе без согласия на это клиента  знакомить третьих лиц, за исключением  случаев, предусмотренных действующим  законодательством (выявление хищений, мошенничества и других особых случаев). В связи с этим акт аудиторской проверки составляется в двух экземплярах, одни из которых передается аудиторами лично главному бухгалтеру предприятия или лицу, его замещающему, а второй экземпляр остается в аудиторской организации, проводившей проверку, для последующего контроля за устранением выявленных недостатков.

После подготовки проекта  акта аудиторы знакомят с его содержанием  руководство предприятия, рассматривают  высказанные при этом возражения и замечания, при необходимости вносят в акт соответствующие коррективы и подписывают его.

Аудиторское заключение — официальный документ, дающий оценку достоверности бухгалтерского учета и отчетности аудируемого  предприятия, подтвержденный подписью имеющего лицензию руководителя проверяющей группы аудиторской фирмы и печатью этой фирмы. В случае, если проверка осуществлялась самостоятельным независимым аудитором, имеющим лицензию, то подтверждение заключения производится его подписью и личной печатью.

Возможны четыре вида аудиторских заключений:

- заключение без замечаний  (безоговорочное заключение);

- заключение с замечаниями  (заключение с оговорками);

- отрицательное заключение;

- заключение не дается  совсем, либо дается отказное  заключение.

Первый вид заключения аудиторами дается в том случае, если не было обнаружено ошибок и недостатков в отчетности, а финансовое положение устойчиво и, по мнению аудиторов, не вызывает каких-либо опасений. Однако такое положение маловероятно и, скорее всего, имеет место один из двух вариантов: ошибки аудиторами найдены, но вносить соответствующие исправления нецелесообразно, либо аудиторская проверка произведена недостаточно профессионально или недобросовестно.

Заключение с замечаниями  делается при выявлении аудиторами отдельных легко устранимых недостатков, в целом не меняющих положительной оценки состояния бухгалтерского учета и отчетности. По всем выявленным недостаткам аудиторы обязаны дать свои рекомендации и проконтролировать их выполнение.

Отрицательное заключение дается в случае выявления серьезных нарушений и запущенности бухгалтерского учета и отчетности, в связи с чем бухгалтерская документация квалифицируется как недостоверная.

Четвертый вариант завершения аудиторской проверки возможен, если аудиторам не предъявляются все материалы, необходимые для оценки состояния бухгалтерского учета и отчетности. В результате аудиторы вынуждены прекратить проверку, официально уведомив об этом предприятие и свою вышестоящую организацию.

 

 

 

 

 

 

Заключение

В ходе проделанной  работы, были изучены аспекты аудита расчетов с подотчетными лицами, на основании чего можно подвести итоги и сделать выводы по всей изучаемой теме.

В организации бухгалтерского учета на предприятии, проблема правильного отражения в учете расчетов с подотчетными лицами остается наиболее важной, так как в процессе данных расчетов используется денежная наличность, которая является одной из главных основ производственной деятельности предприятия.

Подотчетными  лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также расходов связанных с деятельностью организации (хозяйственных, представительских и прочих).

Приступая к  проверке расчетов с подотчетными лицами, аудитору необходимо разработать план проверки, хорошо знать нормативную базу регулирующую данные расчеты и регламентирующие аудиторскую деятельность.

Источниками аудита являются: приказы и распоряжения по предприятию, авансовые отчеты с  прилагаемыми к ним оправдательными документами об использовании подотчетных сумм, отчеты кассира с прилагаемыми приходными и расходными кассовыми документами, Главная книга, баланс предприятия, данные аналитического и синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Основными задачами аудита расчетов с подотчетными лицами является: проверка соблюдения порядка ведения кассовых операций; контроль за своевременностью сдачи авансовых отчетов и правильности оформления выдачи средств подотчет; проверка правильности использования подотчетных сумм и оформление документов, приложенных к авансовым отчетам, а также своевременности возвращения неизрасходованных сумм, выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов.

Последовательность  и основные направления аудита:

1. Проверка соблюдения порядка выдачи авансов подотчетным лицам.

2.Проверка целесообразности, правомерности и правильности  оформления командировок отдельных  работников.

3. Контроль авансовых  отчетов на полноту и достоверность  документов по расходу, которые подлежат возмещению подотчетным лицам, оформления документов и авансовых отчетов.

4. Проверка правильности  определения размеров возмещения  расходов на командировки по  авансовым отчетам.

5. Контроль обоснованности  бухгалтерских записей в журнале-ордере по учету расчетов с подотчетными лицами при отображении операций по выдаче авансов, возврат избыточных неиспользованных сумм, списания за счет соответствующих источников средств.

6. Правильность  обобщений, определение остатков  в разрезе подотчетных лиц на конец месяца и соответствия их данным на начало месяца в журнале-ордере в следующем месяце, а также данным Главной книги относительно объемов и оборотов и остатков по дебету и кредиту счета 71.

7. Проверка состояния  контроля бухгалтерии за своевременностью расчетов (контроль сроков сдачи авансовых отчетов и неиспользованных остатков авансов).

Аудиторская проверка заканчивается оформлением двух итоговых документов — акта аудиторской  проверки бухгалтерского учета и  достоверности отчетности и аудиторского заключения содержащего мнение аудиторской организации, индивидуального аудитора о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности аудируемого лица с указанием обстоятельств, которые оказывают или могут оказать существенное влияние на достоверность такой отчетности.

Список используемых источников

1. Федеральный закон от 30 декабря 2008 г. N 307-ФЗ "Об аудиторской деятельности" // Информационно - Правовая система «Гарант».

2. Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" // Информационно - Правовая система «Гарант».

3. Гражданский кодекс РФ // Информационно - Правовая система «Гарант».

4. Налоговый кодекс РФ // Информационно - Правовая система «Гарант».

5. Трудовой кодекс РФ // Информационно - Правовая система «Гарант».

6.  Постановление Правительства РФ от 23 сентября 2002 г. N 696 "Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности" // Информационно - Правовая система «Гарант».

7. Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" // Информационно - Правовая система «Гарант».

8. Приказ Минфина РФ от 31 октября 2000 г. N 94н 
   "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению" // Информационно - Правовая система «Гарант».

9. Приказ Минфина РФ от 20 мая 2010 г. N 46н "Об утверждении федеральных стандартов аудиторской деятельности" // Информационно - Правовая система «Гарант».

10. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерац<span class="dash0417_0430_0433_043e_043b_043e_0432_043e_043a_00201__Char" style=" font-family: 'Times New Roman', 'Arial'; font-size: 14pt; fo