Аудит расчетов с подотчетными лицами

При возвращении  из командировки и сдаче авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных  лиц списывается с кредита счета 71 в дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы" и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курса валют курсовая разница списывается на счет 91 "Прочие доходы и расходы": положительная - на доходы (дебет счета 71, кредит счета 91), отрицательная - на расходы (дебет счета 91, кредит счета 71).

Оформление  документов по командировкам.

Для того чтобы отправить  в командировку работника, необходимо оформить следующие документы (ст. 166 ТК РФ):

- приказ (распоряжение) о  направлении работника (работников) в командировку;

- командировочное удостоверение;

- служебное задание  для направления в командировку  и отчет о его выполнении;

- авансовый отчет.

В соответствии с положениями закона 402-ФЗ «О бухгалтерском  учете» формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Первичные учетные  документы должны содержать следующие  обязательные реквизиты:

1) наименование  документа;

2) дата составления  документа;

3) наименование  экономического субъекта, составившего  документ;

4) содержание  факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального  и (или) денежного измерения  факта хозяйственной жизни с  указанием единиц измерения;

6) наименование  должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и  ответственного (ответственных) за  правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц указанных в п.6 с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Аудитору важно обратить внимание на то, что нет необходимости оформлять командировочное удостоверение при направлении работника в загранкомандировку, так как даты пересечения Государственной границы Российской Федерации определяются по отметкам в загранпаспорте работника (см. Письмо Минфина России от 17.05.2006 N 03-03-04/1/469).

Работник, вернувшийся  из командировки, не позднее трех дней после возвращения должен составить авансовый отчет  и представить его в бухгалтерию. К авансовому отчету прилагаются все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки.

Аудитору следует проверить  целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.).

Командированному работнику  по авансовому отчету оплачивают:

- расходы по найму  жилого помещения;

- расходы по проезду  к месту командировки и обратно;

- суточные;

- другие расходы (оплату  услуг связи или почты).

На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдают аванс. Аванс  выдается в рублях (при командировках  по Российской Федерации) или в валюте страны, в которую он направляется (при зарубежных командировках). Валюта на оплату командировочных расходов может быть получена только с валютного счета, т.е. организации для получения валюты необходимо открыть валютный счет в банке.

Такая операция не противоречит Федеральному закону от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" (Письмо Банка России от 30.07.2007 N 36-3/1381).

Валюта командированному работнику может быть выдана наличными  из кассы, или может быть открыт карточный  валютный счет и перечислены деньги на него. После возвращения работника из командировки сумма неизрасходованного аванса должна быть возвращена в кассу организации, а пластиковая (валютная) карта сдана.

Командировочные расходы  включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), в момент утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Их перечень открыт, поэтому в организации должен быть утвержден перечень командировочных расходов, а их максимальный размер закреплен в локальном нормативном акте. Аудитору следует удостовериться в наличии такого локального нормативного акта.

Аудитору необходимо проверить возмещение суммы расходов по найму жилого помещения, расходов по оплате дополнительных услуг, оказываемых  в гостиницах и включаемых в счет за проживание. Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (бассейном, сауной, тренажерным залом и т.п.). Такие расходы работнику не оплачивают. Если же решением руководителя организации такие расходы оплачиваются, то их сумму облагают налогом на доходы физических лиц (далее - НДФЛ). Расходы на проживание, возмещаемые командированному работнику, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Сумма расходов на проживание командированного работника, оплаченная организацией, не облагается НДФЛ, страховыми взносами.

Аудитор должен удостовериться в том, что первичные документы  установленной формы имеют все  обязательные реквизиты, квитанции, счета  на оплату выписаны на подотчетное  лицо, так как документально не подтвержденные расходы налогооблагаемую прибыль организации не уменьшают.

Аудитору необходимо помнить, что согласно Письму Минфина России от 04.04.2005 N 03-03-01-04/1/148 затраты по бронированию номеров в гостиницах включаются в командировочные расходы (см. также Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24.03.2006 N А28-10790/2005-233/15).

Суммы НДС, уплаченные за наем жилого помещения и дополнительные услуги, оказанные в гостинице  в период проживания (за исключением  услуг баров и ресторанов, услуг  по обслуживанию в номере, услуг  по использованию рекреационно-оздоровительных объектов), принимаются к вычету. Для этого аудитору необходимо удостовериться, что расходы были произведены для ведения деятельности, облагаемой НДС. В этом случае данные расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль организации. Налоговый вычет производится на основании счета-фактуры гостиницы. Если в стоимость проживания включено питание, но его не выделили в счете-фактуре отдельно, то всю сумму НДС можно принять к вычету.

Расходы на проезд к месту  командировки и обратно, возмещаемые  командированному работнику, включают:

- стоимость билета  на транспортное средство общего  пользования (самолет, поезд и  т.д.);

- оплату услуг, связанных  с предварительной продажей (бронированием)  билетов;

- плату за пользование  в поездах постельными принадлежностями;

- стоимость проезда  транспортом общего пользования  к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой  населенного пункта;

- сумму страховых платежей  по обязательному страхованию  пассажиров на транспорте.

Учет расходов, связанных  с проездом к месту командировки и обратно, уменьшающих налогооблагаемую прибыль организации, регулируется пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Глава 25 НК РФ не ограничивает размер возмещения сумм оплаты проезда сотрудника к месту командирования и обратно.

Аудитору необходимо удостоверить факт наличия соответствующих  оправдательных документов, служащих основанием для признания расходов по служебным командировкам (в частности, проездных билетов), а также соответствия размера возмещаемых сотруднику расходов по служебным командировкам размеру, установленному коллективным договором или приказом руководителя организации.

Заметим, что согласно Письмам Минфина России от 13.04.2007 N 03-03-06/4/48 и от 22.05.2007 N 03-03-06/2/82 расходы на проезд работника на такси в аэропорт при направлении в служебную командировку как внутри страны, так и за ее пределы могут быть включены в состав прочих расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль (см. также Постановление ФАС Северо-Западного округа от 27.04.2007 N А05-11584/2006-31). Документальным подтверждением данных расходов должны служить чеки, выданные в такси.

Сумма НДС по расходам, связанным с проездом, принимается к вычету при условии, что пункты отправления и назначения находятся на территории Российской Федерации. Также сумма НДС должна быть выделена в проездном документе (билете) отдельной строкой. Счет-фактура в этом случае не требуется, так как билет является бланком строгой отчетности.

Далее аудитору необходимо проверить обоснованность выплаты  суточных за каждый день нахождения командированного работника в командировке, включая  выходные и праздничные дни, а  также за все дни нахождения в  пути (включая день отъезда и приезда).

Аудитору необходимо удостовериться в наличии соответствующего документа.

Днем отъезда считается  день отправления транспортного  средства (самолета, поезда), на котором  работник отправляется в командировку, а днем приезда - день прибытия транспортного средства. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее - следующие. Такие же правила применяются для определения последнего дня командировки.

Если работник направлен в зарубежную командировку, то суточные за время передвижения по территории Российской Федерации выплачиваются по нормам, установленным для командировок в пределах нашей страны.

День пересечения границы  оплачивается по принципу страны въезда.

За день пересечения границы Российской Федерации при выезде суточные оплачиваются в иностранной валюте по нормам той страны, куда въезжает работник. При возвращении в Российскую Федерацию день пересечения границы оплачивается по нормам, установленным для России.

В случае выезда за границу и возврата в Российскую Федерацию в течение одного дня суточные оплачиваются в размере 50% от установленной нормы для той страны, в которую командируется работник.

При направлении работника  в командировку в две и более  страны суточные за день пересечения государственной границы выплачиваются в валюте и по нормам той страны, в которую направляется работник.

Если работника иностранной  валютой обеспечивает принимающая  сторона, то суточные не выплачиваются. Если принимающая сторона предоставляет работникам питание, то суточные выплачиваются в размере 30% от установленной нормы.

Также аудитору необходимо проверить нормирование суточных для  целей налогообложения. Размер суточных, которые организация выплачивает  своим работникам, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ). При этом размеры не могут быть ниже размеров, установленных Правительством Российской Федерации для бюджетных организаций. В настоящее время этот размер составляет 100 руб. за день нахождения в командировке по Российской Федерации, а за границей от 53 долл. США (Украина) до 95 долл. (Чад) согласно Постановлению Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 93.

Если суточные выдаются в пределах норм, то их сумма уменьшает  налогооблагаемую прибыль, не облагается НДФЛ, страховыми взносами.

Если суточные выдают сверх установленных норм, но в  соответствии с коллективным договором  или другим локальным документом, то сумма превышения:

- не уменьшает налогооблагаемую  прибыль;

- не облагается НДФЛ, страховыми взносами.

С 1 января 2008 г. согласно п. 3 ст. 217 НК РФ установлены предельные нормативы суточных, которые не будут включаться в доход командированного работника и облагаться НДФЛ, - до 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и до 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (Федеральный закон от 24.07.2007 N 216-ФЗ).

Возмещение  сумм расходов на хозяйственные нужды.

Под расходами на хозяйственные  нужды понимаются затраты по приобретению канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, по оплате мелкого ремонта и др.

Руководитель организации  должен утвердить своим приказом список работников, которым могут  выдаваться денежные средства под отчет. Аудитору необходимо удостовериться в наличии такого приказа. Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, не ограничен. Такой срок также может установить руководитель организации своим приказом. Если руководитель такой срок установил, то работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через три рабочих дня после истечения данного срока.

Аудитор должен удостовериться в том, что работники, получившие деньги под отчет, соблюдают предельный размер расчетов наличными - 100 000 руб. по одной сделке с одним юридическим лицом (см. Указание Банка России от 20.06.2007 N 1843-У). Лимит применяется к расчетам в рамках одного договора, заключенного между фирмами. На это указано в совместном Письме МНС России и Банка России от 01.07.2002 N 24-2-02/252; 02.07.2002 N 85-Т. За нарушение этого ограничения на организацию и ее руководителя может быть наложен штраф: для организации - от 40 000 до 50 000 руб., для руководителя - от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

При представлении авансового отчета должен быть предъявлен кассовый чек ККМ (Письмо Управления МНС России по г. Москве от 12.08.2003 N 29-12/44158). Исключением могут быть только бланки строгой отчетности или выписки о трансакциях, подтверждающие расчеты кредиткой, если деньги под отчет были списаны или перечислены с использованием счета работника.

К кассовому чеку должны быть приложены товарные чеки с расшифровкой покупки.

Работник, получивший денежные средства под отчет, должен за них  отчитаться, представив в бухгалтерию  авансовый отчет по форме N АО-1 (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу фирмы (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).