Аудит расчетов с подотчетными лицами

           Аудитор должен проверить чтобы, расчеты с подотчетными лицами учитывались на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России. Причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно – отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используют журнал-ордер № 7. Но предприятие может и само разработать форму аналитического регистра. Главное, чтобы в нем отражались те же сведения, что и в журнале-ордере № 7, а именно: когда и кому выданы деньги, в каком размере, когда сдан авансовый отчет, на какие счета бухгалтерского учета отнесены расходы подотчетного лица.

Заполнив расходный кассовый ордер и указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетное лицо ставит в ордере свою подпись. Необходимо проверить, чтобы эту операцию бухгалтер предприятия отразил следующей проводкой: Дебет 71 Кредит 50 - выданы деньги под отчет.

Необходимо проверить, чтобы сотрудник, который составляет авансовый отчет, подтвердил свои расходы так называемыми оправдательными документами. Их нужно приложить к авансовому отчету, перечислить на его обратной стороне и пронумеровать. Такими документами являются товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т. п.

Обращается внимание на правомерность оформления представительских расходов.

Представительские расходы могут быть признаны оправданными, если имеются в наличии: приказ руководителя о представительских расходах, перечень участников мероприятия, программа мероприятия, авансовый отчет с прилагаемыми товарными и кассовыми чеками, закупочным актом  и др. Представительские расходы должны быть обоснованы сметой затрат с учетом нормативного значения, принимаемого для целей бухгалтерского и налогового учета. При этом к представительским расходам можно отнести следующие затраты:

- по проведению официального приема

- по транспортному  обеспечению представителей других  организаций, связанному сих доставкой  до места проведения встречи  и обратно;

- по буфетному  обслуживанию лиц участвующих  во встрече во время переговоров;

- по оплате  услуг переводчиков, не стоящих  в штате организации.

Типичные ошибки, допускаемые бухгалтерами при расчетах с подотчетными лицами:

Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм:

• выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;
• выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;
• выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;
• несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
• списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.

Нарушения при оформлении командировочных расходов:

— отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

— отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;

— несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

— отсутствие приказов (распоряжений) об уплате суточных сверх установленных норм;

— отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:

— нарушение порядка удержания налога на доходы физических лиц с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;

— некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов.

Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами:

• выделение сумм НДС расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;
• списание на затраты сумм НДС от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.

Нарушения порядка учета представительских расходов:

• несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете;
• отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:

• некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;
• неправильное выделение остатков на конец отчетного периода.

 Аудитору  при проверке авансовых отчетов  подотчетных лиц необходимо обратить внимание на следующее:

• наличие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;
• правильность возмещения командировочных расходов (суточные, квартирные, стоимость проезда);
• имеется ли командировочное удостоверение с отметками в месте пребывания в командировке;
• правильность и своевременность составления авансовых отчетов;
• правильность возмещения затрат на хозяйственные нужды;
• наличие оправдательных документов;
• полнота и своевременность сдачи в кассу остатка подотчетных сумм;
• правильность возмещения затрат при краткосрочных загранкомандировках (при этом следует помнить, что пересчет расходов по загранкомандировкам, выраженных в иностранной валюте, производится на момент прибытия работника из командировки);
• правильность составления бухгалтерских проводок по операциям с подотчетными лицами;
• правильность выведения остатков на конец месяца по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
• соответствие записей в авансовых отчетах записям в журнале-ордере № 7 по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и главной книге (при журнально-ордерной форме учета)

       Планируя  аудиторскую проверку необходимо  установить существенность – максимально допустимый размер ошибочной суммы, которая может быть показана в публикуемых финансовых отчетах и рассматриваться как несущественная, т.е. не вводящая пользователей в заблуждение.

             Разработка общего плана и  программы аудита основывается  на предварительных данных об экономическом субъекте, а также на результатах проведенных аналитических процедур. Проведением аналитических процедур аудиторская организация должна выявить области, значимые для аудита. Аудиторская организация должна сформировать мнение о деятельности внутреннего аудита, необходимое для планирования предстоящей проверки. Содержание общего плана аудита  оформляется в виде таблицы. В общем плане аудиторская организация определяет способ проведения аудита на основании результатов предварительного анализа,

оценки надежности системы внутреннего контроля и рисков аудита.

          Перед началом основной проверки  расчетов с подотчетными лицами  аудитор должен составить примерную  программу изучения документов  в зависимости от состояния данного раздела учета на предприятии. При составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно использовать за основу план.

Разработка программы проведения аудита включает этапы, аналогичные тем, что и разработка общего плана аудита. Программа является развитием общего плана аудита и представляет собой детальный  перечень аудиторских процедур.

 

 

2. ХАРАКТЕРИСТИКА ЗАО «АЛАН»

 

2.1 Краткая характеристика ЗАО «Алан»

 

Закрытое акционерное общество «Алан» (Общество) является юридическим лицом и действует на основании Устава и Законодательства РФ.

  Акционерами Общества могут быть признающие положения Устава:

- юридические  лица и граждане РФ и других  государств СНГ;

- иностранные  юридические лица, включая, в частности, любые компании, фирмы, предприятия, организации, ассоциации, созданные и правомочные осуществлять инвестиции в соответствии с законодательством страны своего местонахождения;

- иностранные  граждане, лица без гражданства, российские граждане и граждане  государств содружества, имеющие  постоянное местожительство за границей, при условии, что они зарегистрированы для ведения хозяйственной деятельности в стране их гражданства или постоянного местожительства;

- международные  организации.

Полное фирменное наименование: Закрытое акционерное общество «Алан».

Целью ЗАО «Алан» является извлечение прибыли.

ЗАО «Алан» осуществляет следующие виды деятельности:

- строительство  систем электросвязи, в том числе  радиотелефонной связи;

- предоставление  услуг электросвязи, в том числе  радиотелефонной, юридическим и  физическим лицам;

- эксплуатация  сетей сухопутной подвижной радиосвязи, информационно-коммуникационных сетей и сервисного обслуживания аппаратуры;

- осуществление  ремонтно-строительных, пуско-наладочных, ремонтно-восстановительных работ;

- рекламных  и информационных мероприятий;

- предоставление  информационно-справочных услуг;

- ремонта и  обслуживания техники на договорной  основе;

- представительства  интересов зарубежных фирм и  организаций;

- сдачи в  аренду имущества, принадлежащего  обществу;

- выполнение  строительно-монтажных работ;

- монтаж технологического  оборудования;

Деятельность ЗАО «Алан» не ограничивается оговоренной в Уставе. Общество имеет гражданские права и несет обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных законом.

Общество является юридическим лицом и имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, включая имущество, переданное ему акционерами в счет оплаты акций. Общество может от своего приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Общество вправе открывать банковские счета на территории РФ и за ее пределами.

Реализация продукции, выполнение работ и предоставление услуг осуществляются по ценам и тарифам, устанавливаемым обществом самостоятельно, кроме случаев, предусмотренных законодательством.

Общество вправе привлекать для работы российских и иностранных специалистов, самостоятельно определять формы, системы, размеры и виды оплаты их труда.

Вмешательство в административную и хозяйственную деятельность общества со стороны государственных, общественных и других организаций не допускается, если это не обусловлено их правами по осуществлению контроля и ревизии согласно действующему законодательству.

Общество несет ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом.

Органами управления ЗАО «Алан» являются:

- Общее собрание  акционеров;

- Совет директоров;

- Генеральный  директор;

- Ликвидационная  комиссия на период ликвидации.

Органом контроля за финансово-хозяйственной и правовой деятельностью Общества является ревизионная комиссия (ревизор) Общества.

Совет директоров и ревизионная комиссия избираются Общим собранием акционеров в порядке, предусмотренном ФЗ «Об акционерных Обществах» и Уставом.

Ликвидационная комиссия при добровольной ликвидации Общества избирается общим собранием в порядке, предусмотренном Федеральным законом «Об акционерных обществах» и Уставом. При принудительной ликвидации ликвидационная комиссия назначается судом (арбитражем).

Высшим органом управления Общества является общее собрание его акционеров. К его компетенции относятся: внесение изменений и дополнений в Устав или утверждение устава в новой редакции;  реорганизация, ликвидация Общества; определение количественного состава Совета директоров; определение количества, номинальной стоимости акций; увеличение, уменьшение уставного капитала; решение иных вопросов, предусмотренных ФЗ «Об акционерных обществах».

К компетенции Совета директоров Общества относятся следующие вопросы: определение приоритетных направлений деятельности Общества; созыв годового и внеочередного общих собраний акционеров;  утверждение повестки дня общего собрания акционеров; определение цены имущества, цены размещения и выкупа эмиссионных ценных бумаг; создание филиалов и открытие представительств; решение иных вопросов.

Руководство текущей деятельностью Общества осуществляется Генеральным директором.

Генеральный директор осуществляет оперативное руководство деятельностью Общества; имеет право первой подписи под финансовыми документами; распоряжается имуществом Общества для обеспечения его текущей деятельности; представляет интересы Общества, как в Российской Федерации, так и за ее пределами; утверждает штаты, заключает трудовые договоры с работниками; открывает в банках счета; организует ведение бухгалтерского учета и отчетности.

Генеральный директор назначается Советом директоров сроком на 3 года.

Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью осуществляется ревизионной комиссией Общества. Члены ревизионной комиссии избираются Общим собранием акционеров в количестве трех человек на срок до следующего годового Общего собрания акционеров большинством голосов акционеров – владельцев голосующих акций Общества, принимающих участие в собрании.