Аудит расчетов с подотчетными лицами

 

2.2. Характеристика бухгалтерского  учета  расчетов с подотчетными лицами ЗАО «Алан»

 

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы в ЗАО «Алан» предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

     На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Чаще всего в ЗАО «Алан» под отчет наличные деньги выдаются:

• в качестве аванса на командировочные расходы;
• на хозяйственные нужды .

Таким образом, расчеты условно можно поделить на два вида – расчеты по командировочным расходам и расходам на хозяйственные нужды.

Для направления работника в служебную командировку в ЗАО «Алан», оформлен приказ по организации за подписью руководителя, в котором указана цель, сроки и место командировки, перечень лиц, направляемых в командировку (форма № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»). Для каждого работника сформулировано служебное задание, которое оформляется документом типовой формы N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении». По возвращении из командировки ЗАО «Алан» работник делает записи о выполнении служебного задания, его непосредственный руководитель делает пометки о полноте и качестве проделанной работы.              

После завершения командировки сотрудник ЗАО «Алан» оформляет надлежащим образом авансовый отчет, который  сдается работником в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней после дня его возвращения из командировки.

К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение и документы, подтверждающие фактически произведенные расходы. На авансовом отчете о произведенных командировочных расходах директор организации ставит свою подпись, подтверждая таким образом обоснованность произведенных расходов, а бухгалтерия после сверки арифметических подсчетов с указанными в оправдательных документах, производит списание выданных в под отчет работнику сумм на соответствующие счета согласно Плану счетов ЗАО «Алан». Корреспонденция счетов по учету командировочных расходов представлена в таблице 4.

 

Таблица 1  - Проводки, отражающие операции учета командировочных расходов в ЗАО «Алан»

Содержание операции	Корреспонденция счетов
	Дт	Кт
Выданы из кассы денежные средства под отчет на командировочные расходы	71	50
Закуплены командированным лицом , материалы, внеоборотные активы:	10,08	71
Командировочные расходы: списаны суточные в пределах норм списаны суточные сверх норм оплата за наем жилья по документам	20,26,25 91/2 20,26,19	71
Приняты к возмещению суммы: оплаченного НДС по командировкам выделенного расчетным путем	68	19
Командировочные расходы связаны с реализацией прочих активов	91	71
Командировочные расходы связаны с непроизводственной деятельностью	99	71

 

        Выдавая деньги под отчет на хозяйственные расходы, бухгалтерия ЗАО «Алан» соблюдают требования, установленные Порядком ведения кассовых операций. Деньги не выдаются не отчитавшемуся по ранее полученным авансам работникам, а так же запрещено передавать подотчетные суммы от одного работника другому.

При выдаче работнику из кассы деньги под отчет, делают проводку по дебету счета 71 и кредиту счета 50.

Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает.

Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации.  Работники, получивший деньги под отчет, соблюдают предельный размер расчетов наличными (100 000 руб. по одной сделке)..

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представить в бухгалтерию ЗАО «Алан» авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).

Целесообразность расходов проверяется и утверждается руководителем организации.

 Учетной  политикой ЗАО «Алан» установлен срок за который подотчетные лица обязаны отчитаться по полученным суммам в 3 дня.

Списание израсходованных подотчетных сумм отражают по кредиту счета 71 на основании авансового отчета работника  в дебет счетов 20, 25, 26, 10, 08, ...)

Если работник вернул в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы, делают проводку: Дебет 50 Кредит 71 - возвращены неиспользованные деньги.

Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, делают проводку : Дебет 94 Кредит 71 - отражена невозвращенная в срок подотчетная сумма.

Бухгалтерия ЗАО «Алан»« может удержать эту сумму из заработной платы работника: Дебет 70 Кредит 94 - невозвращенная подотчетная сумма удержана из зарплаты работника.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в ЗАО «Алан» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

         Учет ведется с помощью программы «1С: Бухгалтерия», ежемесячно составляются регистры по учету расчетов с подотчетными лицами – карточка счета, анализ счета и оборотно-сальдовая ведомость по счету 71.

          Все регистры составляются на  основании данных авансовых отчетов. Для ввода информации о расходах, выполненных подотчетным лицом, в программе предусмотрен документ «Авансовый отчет» – меню: «Документы - Авансовый отчет».

            Документ позволяет указывать в качестве корреспондирующего счета произвольный счет из рабочего плана счетов, однако если аванс использован на приобретение материально-производственных запасов (МПЗ) - основных средств, нематериальных активов, материалов, или на оплату услуг, то в качестве корреспондирующего счета указывается счет расчета с контрагентами (60 или 76). В инструкции по применению плана счетов подобная корреспонденция отсутствует. Принимая во внимание рекомендательный характер инструкции и разрешение использовать дополнительные корреспонденции, не включенные в типовую схему, подобная проводка представляется вполне уместной.

Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца (Типовая форма N 807).

Если сотрудник представил в бухгалтерию уже заполненный отчет, то информацию из него переносят в форму документа и формируют проводки. Если сотрудник испытывает трудности в заполнении авансового отчета, то бухгалтер  самостоятельно составляет отчет по предоставленным документам. В этом случае распечатывают форму установленного образца и после утверждения отчета проводят.

Для «рублевых» авансовых отчетов используется субсчет 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях», для «валютных» - субсчет 71.11 «Расчеты с подотчетными лицами в валюте». В этом случае остаток на счете 71.11 по данному сотруднику переоценивается, и сумма курсовой разницы списывается проводкой на счет 91 «Прочие доходы и расходы».

 

 

 

 

 

 

 

3. АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ ЗАО «АЛАН»

3.1 План и программа аудита

С целью выявления существенных искажений при разработке плана аудита, был установлен приемлемый уровень существенности на основании показателей 2012 года ЗАО «Алан».

Таблица 2 – Значение уровня существенности

Наименование базового показателя	Значение базового показателя, тыс. руб.	Доля, %	Значение для нахождения уровня существенности, тыс.руб.
1	2	3	4
1. Балансовая прибыль	14121	5	706
2.Валовой объем реализации без НДС	272823	2	5456
3. Сумма собственного капитала	264831	2	5297
4. Валюта баланса	58167	5	2908

 

Уровень существенности был рассчитан следующим образом: по итогам финансового года были определены о финансовые показатели, перечисленные в графе №1 таблицы. Их значения заносятся в графу №2. От этих показателей были взяты процентные доли, приведенные в графе №3 и результат записан в графу №4.

 При составлении этой таблицы были проанализированы значения показателей, записанные в графе №4.

Поскольку значение 706 тыс.руб. отличается значительно от остальных значений, то было принято решение отбросить при дальнейших расчетах это значение.

Уровень существенности = (5456+5297+2908)/3=4554 тыс.руб.

Полученную величину было допустимо округлить до 5000 тыс. руб. и использовать как количественный показатель в качестве значения существенности.

        Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами использовался вопросник.

 

Таблица 3– Вопросник для проведения контроля расчетов с подотчетными лицами.

Направления и вопросы тестирования	Нет ответа		Да		Нет
Имеется ли приказ руководителя об определении круга подотчетных лиц, сроков отчетности и подотчетных сумм?			Х
Своевременно ли  сдаются авансовые отчеты в бухгалтерию организации?					Х
Производится ли выдача наличных денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам?			Х
Используются ли унифицированные формы первичных документов?			Х
Проверяются ли авансовые отчеты по формальным признакам и по существу отраженных операций, осуществляется ли арифметическая проверка авансовых отчетов и прилагаемых к ним документов?				Х
Применяются ли компьютерные программы для расчетов с подотчетными лицами?				Х
Осуществляется ли контроль лимита расчетов наличными  между юридическими  лицами?		Х
Правильно ли отражаются на счетах бухгалтерского учета операции с подотчетными лицами?				Х
Сверяются ли записи аналитического и синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», а также записи в Главной книге?				Х

 

Представленный вопросник позволил сделать вывод, что порядок расчетов с подотчетными лицами удовлетворителен.

 Используя формулу факторной модели аудиторского риска, было определено чему равен приемлемый аудиторский риск (ПАР).