Аудит расчетов с покупателями и заказчиками

 

- подготовка к заключению  договоров; 

 

- оценка оснований  заключения договоров;

 

- оформление договорных  отношений; 

 

- доведение содержания  договора до исполнителей;

 

- контроль за исполнением  договора;

 

- оценка результатов  исполнения договора.

 

Каким требованиям должен соответствовать договор как  юридический документ, и какие реквизиты для этого необходимы?

 

Форма документа согласно ГК РБ должна быть письменная (составлен  документ и подписан сторонами). Договор  может быть заключен путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телефонной, электронной  или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

 

Еще один способ заключения договора – выписка и оплата счета. Для того, чтобы счет выполнял соответствующие  функции договорного документа, в нем должны быть указаны: дата выдачи; наименование продавца и его банковские реквизиты; наименование покупателя; наименование товара (услуги); цена на единицу товара; общая сумма счета или причитающегося платежа; подпись уполномоченного лица, выписавшего счет. В счете указывается срок, в течение которого должен быть произведен платеж по счету (при розничных и мелкооптовых продажах).

 

Дата подписания договора – важнейший его реквизит. Указание конкретной даты заключения договора необходимо для того, чтобы точно  знать, каким нормативным актом следует руководствоваться как при заключении, так и при исполнении договора.

 

Место совершения сделки. По законодательству местом совершения сделки определяются: правоспособность и дееспособность лиц, совершающих  сделку.

 

Форма сделки. Это особенно важно при заключении внешнеторговых контрактов и договоров с фирмами государств – членов СНГ.

 

Точное указание должности, ФИО лица, подписавшего договор (директор, ген. директор). В случае подписания договора по доверенности, должна быть приложена доверенность с подписью лица, выдавшего ее, и печатью организации. В этом случае печать на договоре не требуется. Сотрудник организации, подписавший документ, не будучи на то уполномоченным, самостоятельно отвечает за последствия подписанного.

 

Реквизиты сторон. В отношении каждой стороны должны быть указаны: почтовые реквизиты; местонахождение (юридический адрес организации); фактический адрес; банковские реквизиты.

 

Таким образом правовая экспертиза хозяйственных договоров  проводится в следующей последовательности:

 

1. Проверяющий проводит  выборочную документальную проверку  соответствия договоров, заключенных  организацией за проверяемый  период, требованиям действующего  законодательства.

 

2. Анализ договоров.  В случае выявления фактов, не  соответствующих требованиям действующего законодательства, проверяющий выясняет, действительны ли данные сделки. При выявлении недействительных сделок проверяющий выясняет, признается данная сделка недействительной по решению суда (оспоримая сделка), либо без такого решения (ничтожная сделка). Таких сделок в КСУП «Совхоз Исток» не обнаружено.

 

3. Проверка контроля  за исполнением договоров. Проверяющий  изучает систему контроля за  исполнением договоров: действенна  ли она. Нарушений в КСУП  «Совхоз Исток» не обнаружено.

 

В результате были сделаны следующие выводы. Договорная работа на предприятии осуществляется следующим образом. Исходящие проекты договоров визируются экономистом и бухгалтером (при необходимости работниками других служб), после чего окончательный вариант договора предоставляется на подпись начальнику. Аналогичным образом ведется работа при заключении входящих от контрагентов договоров.

 

Журнал учета договоров  находится у экономиста, ответственный  за ведение и хранение журнала  экономист хозяйства, в должностные обязанности последней входит также контроль исполнения договорных обязательств сторонами. В случае неисполнения своих обязательств противной стороной в рамках договора информация об этом предоставляется главному бухгалтеру хозяйства, которая согласно своей должностной инструкции ведет претензионно-исковую работу организации.

 

При неисполнении контрагентом договорных условий после указанного в претензии срока, заверенные копии  всех имеющихся документов по отношениям с ним, направляются юристу для составления искового заявления в Хозяйственный суд Гомельской области. Все предъявленные иски удовлетворены в полном объеме.

 

3.2 Проверка (аудит) обоснованности  и целесообразности используемых  КСУП «Совхоз Исток» форм безналичных  расчетов с покупателями и

 

заказчиками

 

Неотъемлемой частью хозяйственной деятельности предприятий  являются обязательства - отношения, в  силу которых "должник обязан совершить  в пользу кредитора определенное действие, как-то: передать имущество, выполнить работу, уплатить деньги, а кредитор имеет право требовать от должника исполнения его обязанности".

 

Факт возникновения  и погашения обязательств и создает  расчетные отношения, в которых  любая из организаций может быть как кредитором, так и дебитором.

 

Эти отношения оформляются  расчетным документом, который представляет собой оформленное распоряжение плательщика о списании денежных средств со своего счета и перечислении их на счет получателя средств или на счет, указанный получателем средств.

 

Согласно Банковскому  кодексу Республики Беларусь под безналичными расчетами понимаются «расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием индивидуальных предпринимателей и физических лиц, проводимые через банк, его филиал (отделение) в безналичном порядке, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республики Беларусь» (статья 236).

 

Данилкова А.С. определяет безналичный расчет как «проводимый  записью в документах, а не уплату наличных денег». Эту точку зрения поддерживает В. А. Белов, который основываясь  на литературе 20-х годов, делает весьма интересное замечание о том, что тогда подобные расчеты именовались «безнадежными» [5, с. 241].

 

Одновременно эти авторы включают в число безналичных  расчетов зачетные операции, что, но мнению А. В. Медведева не достаточно обосновано [19. с. 47].

 

Безналичные расчеты, по мнению Рогуленко Т.М. - это «расчеты, производимые без участия наличных денег путем списания средств  в банке плательщика и зачисления их на счет получателя или путем  зачета взаимных требований хозяйственных  органов» [21].

 

В настоящее время к безналичным расчетам предъявляются жесткие требования:

 

бесперебойность, своевременность, безопасность, надежность, экономичность.

 

В зависимости от вида расчетных документов, способов платежа  и организации документооборота в банках плательщиков и получателей денежных средств, от их местонахождения, порядка отпуска продукции, товаров, работ и услуг применяют различные формы расчетов, то есть совокупность способов осуществления платежей, порядок документооборота и оборота денежных средств между участниками расчетов и учреждениями банков.

 

Форма расчетов фиксируется  в договорах поставки и других аналогичных документах, которые  составляются субъектами хозяйствования.

 

Основными формами расчетов являются:

акцептная форма (платежными требованиями-поручениями);

платежными поручениями;

аккредитивная форма;

расчеты платежными чеками.

 

Акцептная форма расчетов является одной из основных форм расчетов. Она осуществляется платежными поручениями-требованиями или требованиями на оплату. Вначале  отражается передача товара покупателю, а затем оплата за нее.

 

На Рисунке 3.2.1 отражена последовательность действий поставщика и покупателя при расчете платежными требованиями-поручениями:

 

1. заключив договор,  поставщик передает товар покупателю;

 

2. поставщик выставляет платежное требование на инкассо (т.е. поручение банку на получение суммы с покупателя);

 

3. передача платежного  требования в банк покупателя;

 

4. передача платежного  требования для акцепта покупателю;

 

5. акцепт - это согласие  на оплату;

 

6. авизо о перечислении средств - официальное банковское извещение о перечислении средств со счета плательщика на счет поставщика;

 

7. выписка об оплате  платежного требования.

 

Таким образом, платежное  требование-поручение - письменное поручение  поставщика банку взыскать с покупателя и зачислить на расчетный счет поставщика определенную сумму денег. Недостаток данной формы состоит в том, что она не гарантирует своевременного поступления денег поставщику за отгруженные товарно-материальные ценности.

 

 

 

Рисунок 3.2.1. Акцептная форма расчетов.

 

Платежное поручение - это  письменное распоряжение владельца  счета о перечислении средств  со своего счета на счет получателя.

 

Достоинства данной формы  расчетов заключаются в следующем: возможна предварительная оплата; позволяет сократить документооборот, так как документы совершают "пробег" только в одну сторону.

 

Расчеты платежными требованиями производятся в следующем порядке (Рисунок 3.2.2):

 

1. после заключения  договора осуществляется передача  товарно-материальных ценностей;

 

2. покупатель передает  в банк платежное поручение  для перечисления суммы средств;

 

3. банк покупателя  в свою очередь передает платежное  поручение в банк поставщика;

 

4. поставщик получает  выписку с расчетного счета  о зачислении суммы насчет  поставщика;

 

5. покупатель получает  выписку с расчетного счета  о снятии со счета средств.

 

Рисунок 3.2.2. Расчет платежными поручениями

 

Суть аккредитивной  формы расчета состоит в том, что оплата предшествует реализации продукции (Рисунок 3.2.3). При использовании аккредитивной формы расчетов покупатель (плательщик) депонирует в банке поставщика сумму аккредитива на отдельном счете. Очередность выполнения операций по расчетам такова:

 

1. покупатель передает  в банк заявление на аккредитив  для перечисления денежных средств на спецсчет в банке поставщика;

 

2. аккредитив передается  в банк поставщика, где резервируется  (депонируются) денежные средства  на отдельном счете в банке  поставщика;

 

3. поставщик получает  извещение о поступлении (депонировании)  средств от покупателя;

 

4. производится передача  товарно-материальных ценностей,  оказание услуг, выполнение работ;

 

5. в банк представляются  документы об отгрузке товара, продукции, выполнении работ или  оказании услуг;

 

6. на расчетный счет  поставщика зачисляются денежные  средства.

 

6

 

БАНКПОСТАВЩИКА

 

Рисунок 3.2.3 Аккредитивная  форма расчетов.

 

Достоинство данной формы  расчетов заключается в том, что  она гарантирует своевременную  оплату, поэтому ее можно применять, как санкцию к недобросовестному  плательщику за необоснованные отказы от акцепта платежных требований.

 

При реализации продукции  может быть использованы форма расчетов с помощью чека из чековой книжки (Рисунок 3.2.4). Необходимая сумма  денежных средств бронируется в  размере лимита для оплаты чеков.

 

Очередность выполнения операций по расчетам чеками:

 

1. в банк передается  заявление на получение чековой  книжки;

 

2. передается в банк  платежное поручение на депонирование  суммы средств на чековую книжку;

 

3. депонируются средства  для оплаты чеков на отдельном  счете;

 

4. получение чековой книжки;

 

5. отгрузка ценностей;

 

6. передача выписанного  чека поставщику;

 

7. передача в банк  реестра чеков для оплаты;

 

8. передается требование  на оплату чека в банк покупателя;

 

9. перечисляются средства  с депозита на расчетный счет  поставщика.

 

Рисунок 3.2.4. Расчет расчетными чеками.

 

Оптимизация форм безналичных  расчетов заключается в выборе той  формы расчетов, которая является наиболее приемлемой в конкретных случаях  с учетом при этом всех необходимых  договорных условий.

 

Безналичные расчеты для организаций выступают условием завершения сделок или выполнения ранее принятых обязательств, способствуют обеспечению кругооборота товаров (работ, услуг) и денежных средств.

 

Оптимизировать безналичные  расчеты можно путем ускорения  скорости платежей, развития системы автоматизированных расчетов в режиме реального времени, а также путем решения таких проблем, как: проблема задержки расчетов, проблема защиты межбанковских переводов от несанкционированного доступа, проблема создания специальной банковской почты.

 

В процессе проведения проверки обоснованности и целесообразности используемых субъектами хозяйствования форм безналичных расчетов необходимо учитывать, что денежные обязательства  в договорах должны быть выражены в белорусских рублях.

 

В договоре может быть предусмотрено, что обязательства подлежат оплате в белорусских рублях в сумме, эквивалентной определенной сумме в иностранной валюте или в условных денежных единицах. В этом случае подлежащая оплате в рублях сумма определяется по официальному курсу соответствующей валюты или условных денежных единиц на день платежа, если иной курс или иная дата его определения не установлены законодательством или соглашением сторон.