Аудит расчетов с поставщиками

Положение по ведению  бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина РФ от 29.07.98.г. № 34 н (в ред. от 24.10.2010), конкретизируя положения Федерального Закона «О бухгалтерском учете», определяет объектами учета все те операции, которые тем или иным образом оказывают воздействие на изменение средств организации и источники их формирования, в том числе - расчеты с поставщиками.

В соответствии с общими принципами бухгалтерского учета каждая хозяйственная операция по учету расчетов должна быть зафиксирована непосредственно в момент ее совершения, а если это невозможно осуществить, то непосредственно после ее окончания. Фиксация существа хозяйственной операции осуществляется посредством составления документа. Первичный документ - бухгалтерский документ, составленный в момент совершения хозяйственной операции, подтверждающий фа ее совершения, раскрывающий ее содержание и юридически закрепляющий фа ее совершения.

При осуществлении учета  расчетов с поставщиками необходимо так же руководствоваться нормами  гражданского законодательства.

Гражданский кодекс Российской Федерации определяет юридическую сущность договоров поставки, купли-продажи, оказания услуг, в результате исполнения которых возникают обязательства между контрагентами. Кроме того, этот документ регулирует вопросы начисления пени, штрафов, процентов по товарным кредитам.

В системе отдельных  видов обязательств договор купли-продажи  занимает ведущие позиции. На его основе осуществляются отношения по обмену созданных природой и производимых человеком имущественных ценностей, являющихся товарами.

В п. 1 гл. 30 ГК РФ излагаются нормативные положения, относящиеся  к договору как сделке (юридическому факту), предусматривающей возникновение и содержание обязательственного правоотношения. Вместе с тем данные нормативные положения распространяют свое действие и на отношения, связанные с исполнением и прекращением договора, включая возможность наступления ответственности сторон за неисполнение и ненадлежащее исполнение договорного обязательства.

План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденный приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. N 94н, который внесен приказом Минфина России от 07 .05.2003 №38н, регулирует порядок отражения операций с поставщиками и подрядчиками на счетах бухгалтерского учета.

Для отражения операций по расчету с поставщиками используется счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

В инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета  финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина РФ от 31 ноября 2000 г. N 94н) детализирован порядок использования счета 60, определены основные корреспонденции и указано, что аналитический учет по счету 60 ведут по каждому полученному счету, а при расчетах в порядке плановых платежей - по каждому контрагенту.

Документы, служащие основанием для отражения хозяйственных операций по учету безналичных расчетов утверждены Положением ЦБР от 1 апреля 2003 г. N 222-П "О порядке осуществления безналичных расчетов физическими лицами в Российской Федерации".

Наличные расчеты с  поставщиками регламентируются  Указанием ЦБР от 14 ноября 2001 г. N 1050-У, которым установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке 100 тысяч рублей.

Другим важным элементом  системы нормативного регулирования  бухгалтерского учета операций по учету расчетов являются Положения по бухгалтерскому учету.

Положение по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/98 (утв. приказом Минфина РФ от 9 декабря 1998 г. N 60н) устанавливает четыре основных допущения, которые должны соблюдаться при формировании учетной политики, среди которых важнейшим для объективного и достоверного отражения задолженностей, отраженных в учете, является допущение имущественной обособленности. Оно предполагает, что активы и обязательства организации существуют обособленно от активов и обязательств собственников этой организации и от других организаций, то есть на балансе организации должно находиться имущество, принадлежащее ей на праве собственности, праве хозяйственного  ведения  или  оперативного  управления.  

Таким   образом, имущество, переходящее в собственность другой организации, выбывает из учетных регистров в качестве актива, в то же время в качестве пассива в учетных регистрах отражается обязательство по оплате реализованного имущества. Этим положением руководствуются предприятия при установлении момента возникновения обязательств предприятия по оплате полученных товаров (работ, услуг) и моментом признания расходов и обязательств перед поставщиками.

Размер отражения дебиторской задолженности в бухгалтерском учете определяется Положением по бухгалтерскому учету «Доходы организации» (ПБУ 9/99), утвержденным Приказом Минфина России от 6 мая 1999г. №32н.

Кредиторская задолженность  отражается в бухгалтерском учете  согласно Положению по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99), утвержденным Приказом Минфина России от 6 июля 1999г. №33н.

Конечная цель бухгалтерского учета расчетов с поставщиками и подрядчиками - предоставление достоверной информации о возникших и погашенных обязательствах. Вопросы отражения этой информации в бухгалтерской отчетности регулируются Положением по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" ПБУ 4/99, утвержденным приказом Минфина РФ от 6 июля 1999 г. N 43н (в ред. от 08.11.2010 № 142н).

В Положении среди  прочих указаны порядок отражения  дебиторской и кредиторской задолженностей поставщиков.

Бухгалтерская отчетность согласно данному положению является открытой для пользователей, в том числе поставщиков. Организация должна обеспечить возможность для пользователей ознакомиться с бухгалтерской отчетностью.

Рабочие документы самого предприятия определяют особенности  организации и ведения учета непосредственно на конкретном предприятии. Основными из них являются:

• приказ (распоряжение) об учетной политике;
• утвержденные руководителем формы первичных учетных документов;
• графики документооборота;
• утвержденный  руководителем  Рабочий  план  счетов   бухгалтерского учета;
• утвержденные руководителем формы внутренней отчетности.

 

1.3. Этапы аудита расчетов с поставщиками и подрядчиками

 

 

 Аудит расчетов с поставщиками и  подрядчиками целесообразно осуществлять в два этапа.

На первом этапе необходимо дать оценку системе внутреннего  контроля расчетов с поставщиками и  подрядчиками. Путем инспектирования и опроса должностных лиц аудиторы устанавливают разделение функций принятия решений, совершения операций и контроля за ними, т.е. круг лиц, принимающих решение о заключении договора (директор или управление закупок), совершающих операцию заключения договора поставки (отдел закупок), ответственных и контролирующих организацию учета, контроля признания и списания кредиторской задолженности (бухгалтер по расчетам с поставщиками и подрядчиками, главный бухгалтер).

Аудиторы также проверяют  наличие действующего графика документооборота по расчетам с поставщиками и подрядчиками, наличие компьютерной обработки первичных данных, организацию архивного дела.

Второй этап связан с  фактическим контролем за формированием  достоверной информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками и включает в себя:

1) Контроль за соблюдением положений нормативных актов, регламентирующих расчеты между контрагентами. Проведение контрольных процедур для подтверждения достоверности информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками на предприятиях должно быть выполнено таким образом, чтобы убедиться в полноте отражения в учете всех обязательств перед ними, возникающих в соответствии с нормативными и правовыми актами государственного, ведомственного уровней и предприятия, своевременности отражения всех расчетных операций и правильности определения их оценки. Для обоснования своих выводов аудитор должен руководствоваться следующими нормативными и правовыми актами:

- Гражданский кодекс  Российской Федерации;

- Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая);

- Федеральный  закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете";

-  Приказ Минфина России от 05.10.2011 N 124н "О внесении изменений в формы бухгалтерской отчетности организаций, утвержденные Приказом Минфина России от 02.07.2010 N 66н";

-  Приказ Минфина России от 13.06.1995 N 49 "Об утверждении Методических рекомендаций по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" (в ред. от 08.11.2010);

- Письмо Минфина России от 20.01.2003 N 16-00-12/2 "О применении Письма Минфина России от 31.10.1994 N 142 "О порядке отражения в бухгалтерском учете и отчетности операций с векселями, применяемыми при расчетах организациями за поставку товаров, выполненные работы и оказанные услуги".

2) Проверка полноты отражения обязательств перед поставщиками и подрядчиками. Для проверки полноты отражения обязательств перед поставщиками и подрядчиками следует сопоставить данные первичных приходных документов. Затем необходимо проверить наличие счетов-фактур от поставщиков по каждой конкретной сделке по журналу регистрации счетов-фактур. После этого необходимо сверить полученные данные с данными складского учета или с информацией от бухгалтерии о принятых к учету работах, услугах.

Подтверждение полноты  информации об обязательствах перед  поставщиками и подрядчиками, отраженной в регистрах бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, осуществляется выборочным методом в разрезе операций по поступлению ТМЦ, выполненным работам и оказанным услугам.

В организациях, являющихся плательщиками налога на добавленную стоимость (НДС), путем сверки входящих счетов-фактур с записями книги покупок и платежными поручениями по оплате возникших обязательств устанавливают правильность применения налоговых вычетов по НДС. Необходимо убедиться, что "входящий" НДС по неотфактурованным поставкам не был принят к возмещению.

Вместе с тем аудитор  проверяет полноту предъявления "входного" НДС к вычету по выданным авансам и восстановление с суммы  предоплаты НДС, ранее принятого  к вычету в том же налоговом  периоде. В противном случае аудитор должен внести корректировки в книги покупок и продаж, налоговые декларации по НДС, регистры бухгалтерского учета по счетам 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" и 68 "Расчеты с бюджетом", 76-2 "НДС с авансов выданных".

Основные нарушения, встречающиеся  на данном этапе проверки:

- расхождение цен в  полученных документах с условиями  договора;

- отсутствие договоров  по совершаемым сделкам, первичных  документов, подтверждающих возникновение кредиторской задолженности;

- возмещение "входящего"  НДС по неотфактурованным поставкам;

- невосстановление с  суммы предоплаты НДС, ранее  принятого к вычету, сумм авансов  и предоплат в одном и том же налоговом периоде.

3) Проверка оснований для признания обязательств перед поставщиками и подрядчиками. Для достижения данной контрольной процедуры аудитору необходимо установить принадлежность предприятию обязательств перед поставщиками и подрядчиками.

Путем просмотра договора, счетов, счетов-фактур, товарно-транспортных накладных, товарных накладных, актов выполненных работ или оказанных услуг, различных протоколов согласования цен, а также пакетов документов, приложенных к претензиям и исковым заявлениям (претензионные расчеты, коммерческие акты об установленном расхождении в количестве и качестве при приемке ТМЦ (а в качестве - при приемке выполненных работ, оказанных услуг - претензионные удостоверения о полномочии участников количественной и качественной выбраковки, документы, подтверждающие произведенные расходы, стоимость которых возмещается за счет поставщика)), проверяющие устанавливают наличие и правильное заполнение всех необходимых реквизитов, а также соответствие содержания договоров требованиям Гражданского кодекса Российской Федерации (ГК РФ). Особое внимание следует уделить соответствию применяемых форм первичных учетных документов унифицированным формам документов.

Путем сопоставления  платежных документов (платежные  поручения, требования-поручения, акцепты, кассовые документы) и счетов-фактур устанавливают обоснованность списания кредиторской задолженности.

Как показывает практика, основные нарушения, которые могут  встречаться на данном этапе проверки, - это несоответствие условий содержания договоров требованиям ГК РФ, неправильное заполнение счетов-фактур или отсутствие необходимых реквизитов в документах и т.д.

4) Аудитору необходимо также проверить правильность учета курсовых разниц (возникших при расчетах с контрагентами-нерезидентами), сопоставив данные договоров по объему и ценам поставки данным выписок банка и подобранным к ним платежным поручениям, счетов-фактур по указанным видам операций, данным бухгалтерским справкам по расчету курсовых разниц, регистрам бухгалтерского учета по счету 91 "Прочие доходы и расходы".

5) Также проверяющим необходимо проверить правильность формирования величины обязательств в соответствии с условиями договоров о представлении товарного кредита по выданным векселям.