Аудит учета денежных средств

Бухгалтерская обработка документа "Отчет кассира" заключается в проверке правильности оформления приходных и расходных кассовых ордеров, а также соответствия записей в отчете с данными по прилагаемым к нему документам. Обязательно производят подсчет операций за день и остаток на начало и конец рабочего дня. Сверяются полученные и сданные денежные средства в учреждениях банка в соответствие с выписками банка по расчетным и другим счетам организации.

На руководителей организаций возлагается ответственность за оборудование кассы и сохранности денег в помещениях кассы, а также при транспортировке их из учреждения банка и в учреждение банка. Все наличные денежные средства и ценные бумаги должны храниться в сейфах, которые по окончании рабочего дня должны закрываться на ключ, хранящийся у кассира. Хранить в кассе наличные денежные средства и другие ценности, не принадлежащие предприятию, запрещается.

При назначении кассира на работу, руководитель обязан ознакомить его с порядком ведения кассовых операций и составить договор о полной материальной ответственности. Кассир несет материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. Ему запрещается передавать свои полномочия другим лицам. Если на предприятии имеется один кассир, то в случае его болезни и прочих обстоятельствах, в связи с которыми он не может выполнять свои обязанности, обязанности кассира передаются другому лицу с обязательным условием составления договора о материальной ответственности. Находящиеся у кассира ценности должны быть пересчитаны кассиром, которому передаются обязанности ведения кассы в организации, в присутствие комиссии, назначенной руководителем, или в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации. О результатах передачи составляется акт за подписями указанных лиц.

Руководитель организации должен установить сроки проведения внезапной ревизии кассы с полистным пересчетом денежной наличности.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на кассира, главного бухгалтера и руководителя организации. Проверка ведения кассовых операций систематически проводится обслуживающим банком.

Безналичные расчеты осуществляются через кредитные организации и/или Банк России по счетам, открытым на основании договора банковского счета или договора корреспондентского счета, если иное не установлено законодательством и не обусловлено используемой формой расчетов.

В иды расчетных документов, используемых при осуществлении безналичных расчетов, существуют следующие: платежные поручения; аккредитивы; платежные требования; инкассовые поручения; чеки.

С расчетного счета банк оплачивает обязательства, расходы и поручения предприятия. Операции по зачислению сумм на расчетный счет или списанию с него банк производит на основании письменных распоряжений владельцев расчетного счета или с их согласия. При недостаточности денежных средств на счете, списание денежных средств осуществляется в последовательности, предусмотренной ГК РФ. Эта последовательность называется очередностью платежа:

- в первую очередь осуществляется списание по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств со счета для удовлетворения требований о возмещении вреда, причиненного жизни и здоровью, а также требований о взыскании алиментов;

- во вторую очередь происходит списание по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по выплате выходных пособий и оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору, в том числе по контракту, по выплате вознаграждений авторам результатов интеллектуальной деятельности;

- в третью очередь происходит списание по платежным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору (контракту), а также по отчислениям в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации и фонды обязательного медицинского страхования;

- в четвертую очередь происходит списание по платежным документам, предусматривающим платежи в бюджет и внебюджетные фонды, отчисления в которые не предусмотрены в третьей очереди;

- в пятую очередь происходит списание по исполнительным документам, предусматривающим удовлетворение других денежных требований;

- в шестую очередь происходит списание по другим платежным документам в порядке календарной очередности.

Расчетные документы, которые включены в Общероссийский классификатор управленческой документации, предъявляются в банк в количестве экземпляров, соответствующем количеству участников расчетов. Все экземпляры должны быть заполнены идентично. Один экземпляр с подписями и печатью предназначен для банка. Списание банком денежных средств производится на основании этого экземпляра расчетного документа. Копии расчетных документов предназначаются – одна плательщику, другая – получателю платежа. Расчетный документ должен быть подписан лицами, имеющими на это право. Как правило, это руководитель и главный бухгалтер организации. Если в штате организации отсутствует главный бухгалтер или лицо, которому может быть предоставлено право второй подписи, на расчетном документе ставят одну подпись и печать организации. Банк устанавливает в свою очередь соответствие подписей и печати на основании карточки с образцами подписей и оттиска печати, предоставленной в банк в обязательном порядке при открытии расчетного счета.

Возможно оформление расчетных документов и в электронном виде. В этом случае для удостоверения его подлинности необходима электронная подпись. Электронная цифровая подпись в электронном документе равноправна с собственноручной подписью на бумажном носителе при соблюдении следующих условий:

- сертификат ключа подписи не утратил силу на момент подписания электронного документа;

- подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

- электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

При расчетах платежным поручением банк обязуется по поручению плательщика за счет средств, находящихся на его счете, перевести определенную денежную сумму на счет указанного плательщиком лица в этом или ином банке в срок, предусмотренный законом или устанавливаемый в соответствии с ним, если более короткий срок не предусмотрен договором банковского счета.

Согласно Положению о безналичных расчетах платежным поручением является оформленное расчетным документом установленной формы распоряжение плательщика обслуживающему банку перевести определенную денежную сумму на счет получателя денежных средств в этом или другом банке. Посредством платежных поручений юридическое лицо может перечислять денежные средства: 1за товары (работы, услуги); в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды; в целях возврата или возмещения кредитов (займов) или депозитов и уплаты процентов по ним; в других целях, предусмотренных законодательством РФ или банковским договором.

Электронный платежный документ – это документ, который является основанием для совершения операций по счетам организаций, а также имеющий равную юридическую силу с расчетными документами на бумажных носителях, которые подписывают собственноручно уполномоченные лица и которые заверены оттиском печати. Наряду с электронным платежным поручением используется электронный служебно-информационный документ, подписанный электронной цифровой подписью и обеспечивающий обмен информацией при совершении расчетов и проведении операций по счетам (запросы, отчеты, выписки со счетов и др.).

Расчеты по аккредитиву регламентируются ст.867 ГК РФ, предусматривающей, что при расчетах по аккредитиву банк, действующий по поручению плательщика об открытии аккредитива и в соответствии с его указанием (банк-эмитент), обязуется произвести платежи получателю средств, оплатить переводной вексель или дать полномочие другому банку (исполняющему) произвести платежи получателю средств или оплатить переводной вексель.

ГК РФ предусматривает два вида аккредитива: покрытый (депонированный) и непокрытый (гарантированный).

При открытии депонированного аккредитива банк-эмитент обязан перечислить сумму аккредитива (покрытие) за счет плательщика либо предоставленного ему кредита в распоряжение исполняющего банка на весь срок действия обязательства банка-эмитента. Банк-эмитент предоставляет исполняющему банку право списывать средства с ведущегося у него корреспондентского счета банка-эмитента в пределах суммы аккредитива либо указывает в аккредитиве иной способ возмещения исполняющему банку сумм, выплаченных по аккредитиву в соответствие с его условиями.

При гарантированном аккредитиве исполняющему банку предоставляется право списать всю сумму аккредитива с ведущегося у него счета банка-эмитента. Порядок списания денежных средств по непокрытому аккредитиву, а также порядок возмещения денежных средств по нему банком эмитентом исполняющему банку определяется соглашением между банками. Порядок возмещения денежных средств по непокрытому аккредитиву плательщиком банку-эмитенту определяется в договоре между плательщиком и банком-эмитентом.

Безналичные расчеты по инкассо регулируются ст. 874 ГК РФ. Статьей предусмотрено, что при расчетах по инкассо банк (банк-эмитент) обязуется по поручению клиента осуществить за счет клиента действия по получению от плательщика платежа или акцепта платежа. В свою очередь банк-эмитент вправе привлекать для исполнения поручение клиента иной банк (исполняющий банк). Для юридических лиц расчеты по инкассо регулируются Положением о безналичных расчетах.

Расчеты по инкассо осуществляются на основании платежных требований, оплата которых может производиться по распоряжению плательщика или без его распоряжения, то есть в акцептном и безакцептном порядках, и инкассовых поручений, оплата которых производится в безакцептном порядке.

Платежные требования и инкассовые поручения предъявляются получателем средств, то есть взыскателем, к счету плательщика через обслуживающий получателя средств банк. Законодательство наделяет полномочиями исполняющий банк оставить без исполнения инкассовое поручение, если оно не соответствует предъявленным требованиям.

Если на расчетном счете плательщика по инкассовому поручению недостаточно средств для его оплаты, то возможны следующие способы исполнения инкассового поручения: овердрафт; частичная оплата.

Овердрафт, предусмотренный договором банковского счета, позволяет оплатить поступившее инкассовое поручение. При отсутствии денежных средств на счете плательщика или недостаточности средств овердрафта для оплаты, расчетные документы помещаются в картотеку с указанием даты помещения в картотеку. Они оплачиваются по мере поступления денежных средств на счет плательщика в очередности, установленной законодательством.

Существуют такие понятия как "отзывной аккредитив" и "безотзывный аккредитив". Отзывной аккредитив это тот аккредитив, который может быть изменен или отменен банком-эмитентом без предварительного уведомления получателя средств. Аккредитив является отзывным, если в его тексте прямо не установлено иное. Безотзывной аккредитив – это тот аккредитив, который не может быть отменен без согласия получателя средств. По просьбе банка-эмитента исполняющий банк может подтвердить безотзывный аккредитив. Такое подтверждение означает принятие исполняющим банком дополнительного к обязательству банка-эмитента обязательства произвести платеж в соответствие с условиями аккредитива.

Об открытии аккредитива банк-эмитент обязан сообщить получателю средств через исполняющий банк либо через банк получателя средств с согласия последнего. О закрытии аккредитива исполняющий банк должен поставить в известность банк-эмитент. Если при закрытии аккредитива осталась неиспользованная сумма, она подлежит возврату банку-эмитенту одновременно с закрытием аккредитива. При этом банк-эмитент обязан зачислить возвращенные суммы на счет плательщика, с которого были депонированы средства.

1.3 Раскрытие информации о денежных средствах в бухгалтерской отчетности

Вся информация о денежных средствах организаций содержится в бухгалтерской отчетности. Поступления денежных средств и денежных эквивалентов в организацию, платежи организаций (денежные потоки), а также остатки денежных средств и денежных эквивалентов на начало и конец периода, содержатся в форме "Отчет о движении денежных средств". Остатки на начало и конец периода наличных денежных средств и безналичных денежных средств отражаются в бухгалтерском балансе в разделе II "Оборотные активы" строке "Денежные средства". Информация, представленная в отчете о движении денежных средств, более подробно раскрывается в пояснительной записке годовой бухгалтерской отчетности. В отчете о движении денежных средств организация раскрывает состав денежных средств и денежных эквивалентов и представляет увязку сумм с соответствующими статьями бухгалтерского баланса.

«Отчет о движении денежных средств представляет собой обобщение данных о денежных средствах, а также высоколиквидных финансовых вложениях, которые могут быть легко обращены в заранее известную сумму денежных средств и которые подвержены незначительному риску изменения стоимости (далее – денежные эквиваленты)». Денежными эквивалентами могут быть: открытые в кредитных организациях депозиты до востребования.

Показатели бухгалтерской отчетности отражаются в валюте Российской Федерации – в рублях. Иностранная валюта пересчитывается в рубли по официальному курсу этой валюты к рублю, устанавливаемому Центральным банком Российской Федерации на дату осуществления или поступления платежа. Если изменение официального курса иностранной валюты к рублю несущественно, то пересчет в рубли можно производить по среднему курсу, который должен быть исчислен за месяц или более короткий период. Данное действие производится, когда в организациях совершается большое число однородных операций в иностранной валюте.