Автоматизация бухгалтерского учета

     Последние версии системы «Флагман» компании «Инфософт» включают подсистемы «Финансовый менеджмент», «Договоры и взаиморасчеты», «Зарплата», «Налоговый и бухгалтерский учет». 

      Рейтинг фирм, разработчиков бухгалтерских программ¹³. 

     На  рынке компьютерных программ в России представлен широкий спектр вариантов  бухгалтерских программ от самых  простейших, способных выполнить минимальный набор операций, необходимый для мелких фирм, до очень разветвленных, осуществляющих расширенный комплекс операций с глубокой аналитикой. При выборе программного обеспечения для предприятия возможны различные варианты. Но бесспорным лидером среди разработчиков является фирма 1С. Одной из наиболее популярных и распространенных программ автоматизации учета является программа «1С: Бухгалтерия» для Windows (по данным «Финансовой газеты», газеты «Софт-Маркет» и др.). Программа имеет большую и долгую историю, начиная с первых версий для операционной системы DOS. Она достаточно удобна, универсальна и проста в пользовании. Бухгалтеру требуется совсем немного времени, чтобы освоить простые, но весьма эффективные приемы работы, позволяющие решить основные проблемы ведения учета.

     «1С: Бухгалтерия» представляет собой программный продукт, относящийся к системе программ «1С: Предприятие», и фактически представляет собой систему «1С: Предприятие» с компонентой «Бухгалтерский учет».

     По классификации компьютерных бухгалтерских систем эта программа относится к категории бухгалтерских конструкторов, а также комплексных бухгалтерских систем. Установка системы производится при помощи специальной программы установки. 

3. Автоматизация бухгалтерского учета  на базе системы программ «1С: Предприятие»

     Программа «1С: Бухгалтерия» – универсальная бухгалтерская программа. «1С: Бухгалтерия» может быть настроена самим бухгалтером на особенности бухгалтерского учета на своем предприятии, на любые изменения законодательства и форм отчетности. Один раз освоив универсальные возможности программы, бухгалтер сможет автоматизировать различные разделы учета: кассу, банк, материалы, товары, основные средства, расчеты с организациями, зарплату и т.д. «1С: Бухгалтерия» успешно используется на малых предприятиях, в торговле, в бюджетных организациях, на заводах и т.д.

     В базовый комплект поставки входят одна или две дискеты, руководство пользователя и регистрационная анкета. Для установки и эксплуатации программы компьютер должен иметь: операционную систему Windows; процессор Intel-80386DX или выше; оперативную память не менее 4 Мбайт; жесткий диск (используется около 4 Мбайт); накопитель на гибких магнитных дисках; принтер; дисплей. Для предотвращения возможности незаконного тиражирования «1С: Бухгалтерия» предоставляется пользователям в защищенном от копирования виде (ключевая дискета, аппаратный ключ и др.)

     Основные особенности «1С: Бухгалтерия»:

• ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребностям предприятия;
• возможности ведение количественного и многовалютного учета;
• получение всей необходимой отчетности и разнообразных документов по синтетическому и аналитическому учету;
• полная настраиваемость: возможность изменять и дополнять план счетов, систему проводок, настройки аналитического учета, формы первичных документов, формы отчетности;
• возможность автоматической печати выходных первичных документов.

     Исходными данными для программы являются проводки, вносимые в журнал хозяйственных операций. В программу следует вводить все проводки, отражающие хозяйственную деятельность предприятия. Программа рассчитана на хранение большого числа проводок – десятков и сотен тысяч, однако среди них всегда можно найти нужные по дате, счетам дебета и кредита, сумме или содержанию. Кроме этого можно ограничить «видимость» проводок за год, полгода, квартал и т.д.

     Программа позволяет вводить проводки следующими способами: при ручном вводе проводок в журнал указывается дата, корреспонденция счетов, сумма и содержание операции (рисунок 1).

      Если по указанным счетам ведется аналитический учет, то программа потребует ввести признаки аналитического учета (субконто).

     Если по счетам проводки ведется количественный и/или валютный учет, то программа потребует ввести количество и/или сумму в валюте – использование типовых операций позволит автоматизировать ввод стандартных или часто используемых операций.

     Рис. 1. Экранная форма документа “Операция”

     При вводе типовой операции создаются одна или несколько проводок, причем суммы этих проводок могут вычисляться автоматически. Например – можно оприходовать материалы и сразу же списать по ним НДС, начислить зарплату и сразу же определить отчисления в пенсионный фонд и другие фонды и т. д. С помощью типовых операций можно также закрыть счета, рассчитать прибыль (рисунок 2).

     Рис. 2. Форма типовой операции

     С помощью режима «Документы и расчеты» в журнал операций можно ввести данные о некотором документе (платежном поручении (приложение 1), накладной (приложение 2) и т.д.) или расчете (прибыли, налогов, переоценки валюты и т. д.) и связанные с ними проводки, которые автоматически рассчитываются по заданным формулам. Можно установить автоматический перерасчет проводок, связанных с документом или расчетом. Эта возможность очень удобна для таких операций как переоценка валюты, расчет прибыли и налогов и т.д. Программа позволяет при вводе проводок автоматически формировать и распечатывать выходные документы. Один раз введя реквизиты операции (количество, сумму, дату и т.д.), можно сразу получить и проводки в журнале операций, и выходной (первичный) документ (платежное поручение, накладную, счет, расходный или приходный ордер (приложение 3, 4).

     На основании введенных проводок формируется отчетность и различные вспомогательные документы: оборотно-сальдовая ведомость (приложение 5), шахматка (приложение 6), анализ счета (приложение 7), журнал-ордер и ведомость по счету (приложение 8), сводные проводки (приложение 9), карточку счета (приложение 10). Документы могут содержать сведения за месяц, квартал, год или любой другой период времени.

     Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников): план счетов; список видов объектов аналитического учета; списки объектов аналитического учета (субконто); констант и т. д.

     В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме этого данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.

     При самом простом использовании «1С: Бухгалтерии» можно ограничиться только простым ведением синтетического учета. При этом можно вводить проводки и на их основе получать оборотно-сальдовые ведомости, карточки счетов, главную книгу, вести кассу, обрабатывать банковские документы, печатать платежные документы и выдавать отчеты для налоговых органов.

     Полностью же возможности программы «1С: Бухгалтерия» раскрываются при ведении аналитического учета. В этом случае программа позволит отслеживать расчеты с конкретными покупателями и поставщиками, учитывать наличие и движение товаров и основных средств, выполнение договоров, расчеты по зарплате и с подотчетными лицами и т.д.

     Кроме этого программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

     Вместе с продуктом предлагается широкий перечень заполняемых форм первичных документов, но если пользователя не устраивает какой-либо документ, он может изменить его печатную форму и алгоритм заполнения. Пользуясь внутренним макроязыком, можно описать практически любой документ. Реализованные в базовом комплекте алгоритмы переоценки валюты и начисления амортизации требуют от пользователя строгого соблюдения правил отражения информации на счетах. Система формирует всю отчетность, предоставляемую в налоговые инспекции. Для этого используется генератор отчетов, в котором при помощи внутреннего макроязыка создаются собственные отчетные документы. Чтобы расширить функциональное наполнение САБУ, можно разработать собственные алгоритмы переоценки валютных пассивов и активов в зависимости от действующего законодательства, начисления амортизации по нематериальным активам, формирования учетных регистров.

     «1С: Бухгалтерия» позволяет поддерживать разные системы учета и вести учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе. Она может использоваться как наглядный инструмент бухгалтера, а также как средство полной автоматизации учета от ввода первичной документации до формирования отчетности. Система «1С: Бухгалтерия» может использоваться для ведения практически любых разделов бухгалтерского учета: учета операций по кассе и банку; учета валютных операций; учета основных средств и нематериальных активов; учета материалов, товаров, услуг и производства продукции; учета взаиморасчетов с дебиторами, кредиторами, организациями и подотчетными лицами; учета расчетов по заработной плате; расчета с бюджетом и других разделов учета.

     Программа имеет гибкие возможности по организации учета разного вида:

• синтетического учета по многоуровневому плану счетов;
• учета по нескольким планам счетов;
• валютного учета и учета покрытия валют;
• многомерного аналитического учета (в том числе и по каждому измерению);
•  количественного учета.

     Ввод информации может быть организован с разной степенью автоматизации в виде режима ручного ввода, типовых операций и автоматического формирования операций по документам.

     Система «1С: Бухгалтерия» может работать в двух основных режимах: Конфигуратора и Пользователя. Режим Конфигуратор позволяет настраивать компоненты системы автоматизации и запоминать их в специальной базе данных. Режим Пользователь предназначен для непосредственного использования созданной настройки в работе с целью ввода, обработки, хранения и выдачи сводной информации о деятельности предприятия.

     Хозяйственная деятельность предприятия может быть описана данными следующих видов.

     Константы – постоянные (условно-постоянные) величины. Константы хранят информацию, которая не изменяется или изменяется достаточно редко: название организации, ее почтовый адрес и т.д.

     Справочники – списки однородных элементов данных. Используются для хранения нормативно-справочной информации. Они позволяют пользователю вводить, хранить и получать информацию, структурируя ее в виде дерева. Для каждого справочника открывается отдельное окно. Если справочник имеет иерархическую структуру, окно справочника может содержать дерево групп (рисунок 3, 4, 5).

     Перед учетом любых хозяйственных операций прежде всего определяется план счетов, на основе которого в дальнейшем будет вестись бухгалтерский учет. План счетов представляет собой таблицу, каждая строка которой определяет счет или субсчет бухгалтерского учета. После выбора требуемого плана счетов можно задать необходимые для работы субсчета (рисунок 6).

     Рис. 6. План счетов

     Бухгалтерский и налоговый учет организации  ведут в соответствии с учетной  политикой, формируемой главным бухгалтером и утверждаемой руководителем организации. Учетная политика описывает применяемую организацией совокупность способов ведения учета – первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности. Отдельные элементы учетной политики организации в конфигурации «Бухгалтерия предприятия» могут поддерживаться в автоматизированном режиме. Конкретный выбор фактически предопределит поведение системы, включая набор объектов и алгоритмов, необходимых для ведения учета в автоматизированном режиме.

     Среди элементов учетной политики можно  выделить такие, которые определяют поведение системы автоматизации в целом. Для целей бухгалтерского учета к ним относятся: способ оценки запасов; порядок признания общехозяйственных расходов; применение ПБУ 18/02; способ оценки товаров в розничной торговле; способ расчета себестоимости производства; вариант учета выпуска готовой продукции. Эта информация в программе хранится в регистре сведений «Учетная политика» (рисунок 7).

     Рис. 7. Учетная политика предприятия

     Документы – служат для ввода информации о совершенных хозяйственных операциях (рисунок 8). Журналы – списки объектов данных типа «Документ». Они служат для работы с документами. После ввода данных в журнал документ можно сохранить для дальнейшего контроля (рисунок 9). Количество журналов, их внешний вид и виды хранящихся в них документов определяются в Конфигураторе.

     Рис. 8. Документа «Поступление товаров и услуг»

     Рис. 9. Журнал приходных кассовых ордеров 

     Отчеты – средство получения выходной информации. Источником данных для построения отчетов служат документы, справочники и регистры, также используется информация, хранящаяся в константах. К основным отчетам относятся оборотно-сальдовые ведомости, сводные проводки, шахматка, ведомость анализа счета. Регламентированные отчеты предназначены для передачи их в контролирующие инстанции, они ежеквартально обновляются фирмой «1С».